Ngày 05/3/2020, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư. Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. Trong phần giải thích từ ngữ, Nghị định quy định “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật định dạng theo quy định. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.
Kỹ thuật trình bày chữ ký số của người có thẩm quyền; dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức trong văn bản điện tử được quy định như sau:
- Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics [.png] nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký. - Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng [.png] nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái. - Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo. Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị. Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen. - Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8 Mục IV phần I, Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.Nghị định số 30/2020/NĐ-CP với 7 chương 38 điều có hiệu lực thi hành kể từ ngày 5/3/2020. Các Nghị định trước đây về công tác văn thư hết hiệu lực từ ngày Nghị định này có hiệu lực pháp luật.
Tác giả bài viết: Hải Sơn giới thiệu
Nguồn tin: VKS ND TP Cần Thơ
Tại Điều 5 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, có quy định:
- Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
- Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.
=> Như vậy, theo quy định nêu trên thì văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền ký số thì có giá trị pháp lý như bản gốc của văn bản đó.
Bạn có thể tham khảo: Nguyên tắc sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước
Phân biệt bản gốc và bản chính văn bản chuẩn pháp luật
Phân biệt bản gốc và bản chính văn bản [Ảnh minh họa]
Nhiều người vẫn có sự nhầm lẫn khi hiểu về ý nghĩa của bản gốc văn bản và bản chính văn bản giấy là như nhau. Tuy nhiên, nếu nắm được bản chất bạn sẽ nhận diện được sự khác nhau giữa 2 nội dung trên.
Căn cứ khoản 8, 9 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thì:
- “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.
- “Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
Như vậy, có thể hiểu Bản gốc là văn bản hoàn chỉnh xong, người trực tiếp xử lý ký nháy và sau đó sẽ có chữ ký của người có thẩm quyền. thông thường chủ thể có thẩm quyền chỉ ký một bản.
Bản có chữ ký tươi đó sẽ được sao chép thành nhiều bản rồi đem đóng dấu. Bản có chữ ký tươi sẽ là bản gốc và các bản còn lại sẽ là bản chính và có hiệu lực pháp lý như nhau.
Văn bản điện tử là phần mềm đang được sử dụng khá rộng rãi hiện nay. Chỉ cần có mạng Internet và thiết bị để soạn thảo, kết nối thì mọi cá nhân, tổ chức trên phạm vi toàn cầu có thể truyền thông tin, tài liệu cho nhau mà không cần lo đến vấn đề khoảng cách. Điều này giúp cho việc tiếp nhận và sử lý thông tin trở nên dễ dàng và tiết kiệm nhiều thời gian hơn. Vậy văn bản điện tử là gì? Văn bản điện tử và văn bản giấy khác nhau như thế nào?
Cơ sở pháp lý
- Luật Giao dịch điện tử năm 2005;
- Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/09/2015 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp;
- Nghị định số 108/2018/NĐ-CP của Chính phủ ngày 23/08/2018 sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/09/2015 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp.
1. Văn bản điện tử là gì?
Căn cứ theo Khoản 7 Điều 3 Nghị định 78/2015/NĐ-CP quy định: “Văn bản điện tử là dữ liệu điện tử được tạo trực tuyến hoặc được quét [scan] từ văn bản giấy theo định dạng “.doc” hoặc “.pdf” và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy.”
Nói cách khác, văn bản điện tử được hiểu là những văn bản được thể hiện thông qua dữ liệu điện tử được lập trình sẵn trên các thiết bị như máy tính, điện thoại. Văn bản điện tử được tạo ra dưới dạng trực tuyến hoặc được scan từ các giấy tờ giấy sang dạng hình ảnh hoặc dưới dạng .doc hoặc dạng .pdf. Về nội dung của văn điện tử phải y nguyên như như văn bản giấy.
2. Văn bản điện tử tiếng Anh là gì?
Văn bản điện tử tiếng Anh là Electronic text
Một số thuật ngữ pháp lý được dịch sang tiếng Anh:
| Văn bản điện tử | Electronic text |
| Định dạng | Format |
| Chương trình định dạng văn bản | Text formatting program |
| Chữ ký điện tử | Electronic Signature |
3. Văn bản điện tử có đặc điểm gì?
Hiện nay, văn bản điện tử được mọi người sử dụng một cách phổ biến. Nội dung của văn bản điện tử và đảm bảo giống với nội dung trên văn bản giấy, có sự cố định, thống nhất giữa các thông tin. Ưu điểm lớn nhất của văn bản điện tử là thuận tiện, dễ dàng sử dụng, có thể tiết kiệm thời gian và chi phí về giấy. Đặc biệt, trên văn bản điện tử, người sử dụng dễ dàng chỉnh sửa nội dung văn bản khi gặp sai sót. Đây là điều mà văn bản giấy không đáp ứng được.
4. Sự khác nhau giữa văn bản điện tử và văn bản giấy?
Văn bản điện tử ra đời đã giúp cho hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và sự liên hệ, truyền đạt thông tin giữa các cá nhân, tổ chức trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn. Sau đây là những ưu điểm vượt trội của văn bản điện tử so với văn bản giấy:
- Sự chu chuyển nhanh chóng trong môi trường điện tử: Đây là ưu điểm vượt trội nhất của văn bản điện tử đối với văn bản giấy. Chỉ cần có mạng Internet và thiết bị để soạn thảo, kết nối thì mọi cá nhân, tổ chức trên phạm vi toàn cầu có thể truyền thông tin, tài liệu cho nhau mà không cần lo đến vấn đề khoảng cách. Sự chu chuyển nhanh chóng của văn bản điện tử đồng nghĩa với sự kịp thời gần như ngay lập tức của các thông tin. Điều này giúp cho việc tiếp nhận và sử lý thông tin trở nên dễ dàng và tiết kiệm nhiều thời gian hơn.
- Chỉnh sửa văn bản đơn giản và nhanh chóng cũng là một ưu thế của tài liệu điện tử: nếu trước đây, với tài liệu truyền thống trên nền giấy, việc sửa lại một văn bản thường mất nhiều thời gian và công sức [thường phải chép lại toàn bộ trang tài liệu cần sửa] thì ngày nay, việc soạn thảo văn bản trên máy tính điện tử cho phép chỉnh sửa nội dung đơn giản và nhanh chóng. Tuy nhiên, đây vừa là ưu thế của tài liệu điện tử vừa là thách thức đối với nền hành chính và công tác lưu trữ. Ở một mức độ nào đó, sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý cho phép bảo đảm an toàn thông tin, bằng cách sử dụng chữ ký số, hạn chế đối tượng tiếp cận tài liệu [bằng cách đặt mã số], đặt chế độ kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu. Ngoài ra, việc sử dụng văn bản điện tử cho phép làm việc cùng lúc với nhiều văn bản khác nhau và duy trì lịch sử làm việc với văn bản.
- Bảo đảm việc quản lý văn bản từ khi chúng được sản sinh ra đến khi chuyển giao vào lưu trữ. Việc lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian và kho tàng so với tài liệu giấy. Trang bị hệ thống chu chuyển văn bản điện tử cho phép tiết kiệm phần lớn chi phí văn phòng phẩm cho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho vận chuyển văn bản bằng đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động và tăng hiệu suất lao động, bảo đảm an toàn tài liệu.
- Trong cùng một cơ quan, tổ chức, đơn vị, khi chu chuyển văn bản điện tử, các cá nhân trong cùng một cơ quan đơn vị sẽ được đặt trong một môi trường thông tin chung, nhiều người sẽ có thể tham gia để giải quyết công việc Điều này bảo đảm sự thông suốt và thống nhất trong quá trình xử lý văn bản. Ngoài ra, việc sử dụng văn bản điện tử thông qua internet và hộp thư điện tử bảo đảm sự liên kết với các hệ thống bên ngoài.
- Quá trình xử lý văn bản điện tử trở nên nhanh chóng, thuận tiện và theo một hệ thống nhất định: Việc tìm kiếm văn bản và thông tin văn bản mang tính hệ thống rất cao vì được thực hiện thông qua hệ thống tra tìm tự động. Kết quả tra tìm thường cho ra một hệ thống văn bản có cùng dạng thông tin. Việc sử dụng văn bản điện tử và lưu giữ trong môi trường điện tử cũng giảm thiểu khả năng thất lạc văn bản, điều có thể dễ dàng xảy ra đối với tài liệu giấy.
- Văn bản điện tử khắc phục được một số những hạn chế của văn bản giấy đặc biệt là ở tốc độ gửi và nhận thông tin, đã làm giảm bớt những công đoạn thủ công, tiết kiệm rất nhiều chi phí có liên quan và tạo môi trường làm việc điện tử rộng khắp, là tiền đề quan trọng trong việc xây dựng chính phủ điện tử.
5. Sự xuất hiện của chữ ký điện tử – xác minh văn bản điện tử
Để đảm bảo tính và tính toàn vẹn, tính nguyên gốc của thông tin trong văn bản điện tử [do việc dàng thay đổi nội dung thông tin trong tài liệu điện tử mà không để lại dấu vết, vấn đề xác định tác giả.v.v..] người ta sử dụng giải pháp kỹ thuật là chữ ký điện tử. Theo Điều 21 – Luật Giao dịch điện tử: “Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký”.
Để đảm bảo tính chính xác thông tin trong văn bản điện tử [do việc thay đổi thông tin dễ dàng] người ta sử dụng kỹ thuật phân tích cũng như phần mềm ứng dụng để tạo ra chữ ký điện tử. Với mục đích xác thực danh tính cũng như xác nhận các giao dịch điện tử, giúp cho các hoạt động liên quan đến văn bản điện tử được minh bạch và các doanh nghiệp xác minh được danh tính của bản thân. Chữ ký điện tử xác định được nguồn gốc của văn bản điện tử.
Xem thêm: Luật mẫu về chữ kí điện tử là gì? Phân tích ưu và nhược điểm
Đây là một bước ngoặc trong lịch sử phát triển của công nghệ số. Bằng phương thức điện tử và dưới phương pháp tạo lập từ dạng từ, chữ số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức đa dạng khác, gắng liền hoặc kết hợp với thông điệp dữ liệu một cách logic với thông điệp và có khả năng nhận biết và xác nhận người ký trên văn bản điện tử.
Trên mỗi chữ ký số đều được mã hóa mang thông tin người ký, cùng những tài liệu liên quan để chứng thực chữ ký. Chữ ký điện tử giúp bảo mật thông tin nếu không được sự cho phép của người ký. Chữ ký số không thể làm giả vì mỗi chữ ký số được tạo ra đều dựa trên người xác nhận chữ ký.
Về bản chất, chữ ký điện tử là chương trình phần mềm điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng theo đó người đó có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác.
Tuy nhiên, chữ ký điện tử đang gặp nhiều thách thức cũng như những khả năng bảo mật không cao:
– Tính bảo mật không cao như văn bản giấy bởi chữ ký bằng tay được thực hiện trên giấy, được ký trực tiếp và luôn đi kèm với vật mang tin, chữ ký tay không thể chuyển giao cho người khác. Còn chữ ký số là một bộ mật mã được cấp cho người sử dụng, đây là phần mềm máy tính không phụ thuộc vào vật mang tin. Khi sử dụng, chữ ký số tách biệt khỏi chủ nhân của chữ ký. Nói cách khác, chủ nhân của chữ ký số không phải là người duy nhất có được mật mã của chữ ký.
– Sự lệ thuộc vào máy móc và chương trình phần mềm bởi để kiểm tra tính xác thực của văn bản, chữ ký cần có hệ thống máy tính và phần mềm tương thích.
– Vấn đề bản gốc, bản chính: Nếu đối với tài liệu giấy, chữ ký được ký một lần và chỉ có một bản duy nhất [được coi là bản gốc]. Bản gốc được ký bằng chữ ký tay sẽ không thể cùng lúc ở hai chỗ khác nhau. Có thể tin tưởng rằng, nếu bản gốc duy nhất mất đi thì sẽ không thể có bản thứ hai giống hệt như vậy. Nhưng với văn bản điện tử đã được ký bằng chữ ký số, người ta có thể copy lại và bản copy từ bản chính và bản copy từ bản copy không có gì khác biệt so với bản chính duy nhất được ký. Khái niệm bản gốc, bản chính trong văn bản hành chính sẽ phải xem xét lại đối với văn bản điện tử. Bên cạnh đó, thời hạn của chữ ký điện tử cũng là những vấn đề về mặt kỹ thuật và pháp lý cần tiếp tục nghiên cứu, có các quy định làm rõ.