1 xác định nội dung công việc đó là gì
PLANNING SKILL - Khi được hỏi: “Bạn dự định sau này sẽ làm gì?”, các bạn trẻ thường trả lời: “Tôi sẽ làm chủ một doanh nghiệp, sẽ làm một diễn giả, muốn thành đạt, muốn cống hiến…”. Nhưng đa phần các bạn lại chưa hề có một kế hoạch rành mạch để hiện thực hóa dự định đó. Các bạn đang cần kỹ năng lập kế hoạch. Show Nguyên nhân của việc không chú ý hoặc không thể xác định được kế hoạch cho mình là do các bạn trẻ thiếu mục tiêu hoặc những mục tiêu ấy là mơ hồ. Khi bạn đã đặt mục tiêu dù ngắn hạn hay dài hạn cho mình như sẽ thành một chủ doanh nghiệp, sẽ là một lập trình viên phần mềm, là nhà nghiên cứu khoa học, nhà hoạt động xã hội … để có thể cống hiến, đóng góp được nhiều cho xã hội thì bạn cần phải có một kế hoạch rành mạch từng bước để thực hiện. Một kế hoạch được chuẩn bị kĩ lưỡng và được cập nhật, chỉnh sửa thường xuyên sẽ giúp bạn có những bước đi cụ thể và đánh giá được chất lượng của các công việc mình làm trên đường thực hiện dự án của mình.
Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra. Khi bạn lập được kế hoạch thì tư duy quản lý của bạn sẽ có hệ thống hơn để có thể tiên liệu được các tình huống sắp xảy ra. Bạn sẽ phối hợp được mọi nguồn lực của cá nhân, tổ chức để tạo nên một sức mạnh tổng hợp, có thể giữ vững “mũi tiến công” vào mục tiêu cuối cùng mình muốn hướng đến. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện dự án của mình. II. Cách viết một bản kế hoạch Để lập được một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và khoa học, bạn có thể dùng phương pháp 5W1H2C5M bao gồm các yếu tố sau:
1. Xác định mục tiêu, yêu cầu (Why) Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn cần phải tự hỏi mình là:
Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chín là why với nội dung như trên. Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu thì bạn sẽ luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng. 2. Xác định nội dung công việc (What)
3. Xác định 3W
4. Xác định cách thức thực hiện (How) How: (như thế nào?) nó bao gồm các nội dung:
5. Xác định phương pháp kiểm soát (Control) Cách thức kiểm soát (Control) sẽ liên quan đến:
6. Xác định phương pháp kiểm tra (Check) Phương pháp kiểm tra (Check) liên quan đến các nội dung sau:
7. Xác định nguồn lực (5M) Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi. Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
Man, bao gồm các nội dung:
Material: nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố:
III. Phân loại
1. Hoạch định chiến lược
2. Hoạch định tác nghiệp
3. Hoạch định dự án
4. Mục tiêu
Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART
5. Hoạch định kế hoạch năm Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm bao gồm:
Nội dung của kế hoạch công tác năm:
6. Hoạch định kế hoạch tháng Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng
Nội dung kế hoạch tháng:
7. Hoạch định kế hoạch tuần Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:
Nội dung kế hoạch tuần:
Tuy nhiên, không nên quá cứng nhắc trong kế hoạch. Vì thực tế, trong cuộc sống giới trẻ vẫn không đủ dữ liệu để lập kế hoạch. Thậm chí những năng khiếu vẫn chưa hoàn thiện một cách đầy đủ. Vì vậy, kế hoạch của bạn cần phải luôn được cập nhật, bổ sung thêm để phù hợp với điều kiện thực tế. Nội dung công việc là gì?Nội dung công việc bao gồm các hoạt động chức năng mà nhân viên phải thực hiện để đạt được mục tiêu công việc. Nội dung công việc bao gồm 3 cấp độ từ khái quát đến chi tiết: Cấp độ 1 (Bao quát) – Đề cập đến các chức năng/nhiệm vụ chung. Bản chất của công việc là gì?Có thể nói, bản chất công việc chính là yếu tố liên quan đến tính chất của công việc, đến những thách thức của công việc, tính phù hợp với năng lực cá nhân và sự thoải mái trong công việc mà nhân viên được giao phó. Theo đó,bản chất công việc phản ánh sự phù hợp của công việc mà nhân viên đảm nhận. Phương pháp thiết kế công việc là gì?Thiết kế công việc là quá trình liệt kê mục tiêu, nhiệm vụ và các điều kiện cụ thể mà người lao động cần có để đảm nhiệm công việc đó. Nhận định được có bao nhiêu việc cần làm, thứ tự thực hiện và hoàn thành công việc đó như thế nào. Bản tiêu chuẩn nhân viên là gì?Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê tất cả các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc. Hay nói khác đi là bản trình bày các điều kiện tiêu chuẩn tối thiểu có thể chấp nhận được mà một người cần phải có để hoàn thành một công việc riêng biệt nào đó. |