mẹo hay

Nộp phụ lục thông báo phát hành hóa đơn năm 2024

Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi bổ sung thông tư 39/2014/TT-BTC và thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn về hoá đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ.

Thông báo phát hành hoá đơn

Trước khi đưa vào sử dụng cho việc bán hàng hoá, dịch vụ phải làm thông báo phát hành cho các loại hoá đơn sau:

Hoá đơn điện tử
Hoá đơn đặt in
Hoá đơn tự in
Hoá đơn in trực tiếp từ máy tính tiền

Thời hạn: Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai [02] ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Lập thông báo phát hành hoá đơn

Nộp tại cơ quan thuế

Tải mẫu thông báo phát hành hoá đơn mẫu TB01/AC [Ban hành theo thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014].
Điền thông tin, giám đốc ký tên, đóng dấu -> Nộp cho cơ quan thuế.

Nộp qua trang thuế điện tử

Chọn thông báo phát hành hoá đơn

Sau khi đăng nhập phần mềm HTKK, chọn Hoá đơn/Thông báo phát hành hoá đơn [TB01/AC].

Điền thông tin trên tờ khai

Thông tin tại mục 3:
- Chỉ tiêu mã loại hoá đơn: Chọn loại hoá đơn muốn làm thông báo phát hành.
- Chỉ tiêu tên loại hoá đơn: Phần mềm sẽ tự cập nhập sau khi nhập chỉ tiêu mã loại hoá đơn.
- Chỉ tiêu ngày bắt đầu sử dụng: Để sau ngày nộp thông báo phát hành hoá đơn ít nhất 2 ngày làm việc. Ví Dụ ngày nộp thông báo phát hành là ngày 21/9/2021 thì ngày sử dụng là ngày 23/9
- Chỉ tiêu Doanh nghiệp in/Doanh nghiệp cung cấp phần mềm: Điền tên và mã số thuế của đơn vị cung cấp hoá đơn.
- Thông tin tại mục 4: Dành cho những đơn vị đặt in hoặc tự in.

Nộp thông báo phát hành hoá đơn

Sau khi nhập đầy đủ thông tin thông báo phát hành hoá đơn thì người dùng tiến hành lưu lại, và kết xuất file Xml để nộp cơ quan thuế.

Đăng nhập trang thuế điện tử //thuedientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản của công ty.

Sau khi đăng nhập tiến hành kiểm tra xem DN đã đăng ký tờ khai thông báo phát hành hoá đơn mẫu TB01/AC. Vào mục “Khai thuế” -> “Đăng ký tờ khai”: tại đây sẽ hiển thị tất cả các tờ khai mà DN đã đăng ký.

Nếu thấy tờ khai trong danh sách thì không phải đăng ký nữa.
Nếu chưa thấy tờ khai trong danh sách thì phải tiến hành đăng ký thêm tờ khai.
- Chọn tờ khai cần đăng ký, xác định kỳ hạn và thời gian bắt đầu kê khai, sau đó bấm Tiếp tục.
- Kiểm tra lại danh sách và thông tin tờ khai muốn đăng ký thêm.
  - Bấm Chấp nhận để hoàn thành đăng ký.
  - Bấm Chọn lại để cập nhật, bổ sung thông tin tờ khai.

Chọn tải lên tờ khai thông báo phát hành hoá đơn file Xml kết xuất từ phần mềm hỗ trợ kê khai.

Nộp quyết định sử dụng hóa đơn và hóa đơn mẫu

Sau khi nộp thông báo phát hành, người dùng tiến hành nộp thêm quyết định sử dụng hoá đơn và hoá đơn mẫu. [Hoá đơn mẫu và quyết định sử dụng hoá đơn người dùng để chung vào file .doc].

Mở đường dẫn:

Tiến hành tra cứu thông báo phát hành hoá đơn mới nộp cơ quan thuế:

Tại mục kết quả tra cứu, chọn gửi phụ lục thông báo phát hành hoá đơn. Sau đó tiến hành tải phụ lục lên và tiến hành nộp.

Bạn đang cần phát hành hóa đơn điện tử nhưng chưa rõ thủ tục ra sao? Tham khảo ngay hướng dẫn chi tiết của EasyInvoice trong bài viết sau đây.

Nội dung bài viết

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ tại điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối việc khởi tạo, lập, gửi , nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài chính”.

Cũng căn cứ theo quy định của Chính phủ, tại Khoản 3, Điều 59 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa dịch vụ trước ngày 01/7/2022”.

Như vậy, thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không phải từ ngày 01/22/2020 như trước mà thay vào đó, doanh nghiệp có thời gian chuẩn bị thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

2. Quy định về thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Hướng dẫn lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử với Cơ quan thuế

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC, cụ thể:

“Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến Cơ quan thuế quản lý chậm nhất là 2 ngày trước khi các tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn”.

Như vậy, doanh nghiệp sẽ gửi thông báo phát hành hóa đơn cùng mẫu hóa đơn trong lần đầu thông báo phát hành. Trong đó, mẫu hóa đơn được gửi sẽ sử dụng khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong thời gian sử dụng hóa đơn tới khi thay đổi mẫu hóa đơn trong lần thông báo sau [nếu có].

Cơ quan thuế có trách nhiệm hướng dẫn các tổ chức thanh lý hợp đồng in ấn khi lập thông báo phát hành hóa đơn với các hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời gian thanh lý hợp đồng [với hóa đơn đặt in] và không bị xử phạt.

Trường hợp Cơ quan thuế nhận thấy thông báo phát hành hóa đơn của doanh nghiệp không đủ nội dung theo quy định thì trong thời hạn 2 ngày làm việc [tính từ ngày nhận được thông báo] sẽ có văn bản thông báo gửi tới tổ chức, doanh nghiệp. Doanh nghiệp khi nhận được thông báo cần điều chỉnh và gửi lại thông báo phát hành mới.

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice giúp tiết kiệm chi phí và luôn có sẵn những ưu đãi hấp dẫn dành cho bạn. Cùng với đội ngũ hỗ trợ viên luôn sẵn sàng tư vấn nhiệt tình 24/7 sẽ tư vấn và hỗ trợ các bạn ngay từ bước đầu tiếp cận, sử dụng hình thức hóa đơn mới này tới khi thành thạo.

Dưới đây là công tác chuẩn bị hồ sơ cho việc gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng cho công ty.

3. Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:

3.1. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Theo mẫu 01 Phụ lục ban hành kèm Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Doanh nghiệp lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử cần sử dụng mẫu phiếu này. Tải xuống ngay

3.2. Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Theo mẫu 02 Phụ lục ban hành kèm Thông tư 32/2011/TT-BTC. Tải xuống mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Các thông tin cần điền trên mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu bao gồm:

Tên công ty
Mã số thuế công ty
Địa chỉ trụ sở chính công ty
Điện thoại liên hệ
Các loại hóa đơn phát hành [Hóa đơn GTGT…]
Tên Cơ quan thuế tiếp nhận thông báo [Là Cơ quan thuế mà bạn nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Ví dụ: Chi cục thuế Quận 1]

3.3. Mẫu hóa đơn điện tử

Đây là mẫu hóa đơn mà doanh nghiệp sử dụng để xuất hóa đơn trong mỗi lần bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ trong thời gian sử dụng hóa đơn. Chính vì vậy, nếu doanh nghiệp bạn muốn hóa đơn điện tử đại diện cho công ty có tính thẩm mỹ hãy lựa chọn lấy một mẫu hóa đơn thật đẹp và phù hợp.

Nếu bạn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice có thể tham khảo thêm về các mẫu hóa đơn điện tử và bạn có thể linh động trong việc chỉnh sửa và thay đổi các mẫu này. Ngoài ra, Easyinvoice còn giúp các doanh nghiệp tự động thiết kế các mẫu hóa đơn theo nhu cầu riêng.

Như vậy, trên đây là 3 nội dung cần thiết các bạn cần chuẩn bị trước khi đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng.

Một số lưu ý:

Hóa đơn mẫu cùng với mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử phải được scan chung vào 1 bản dưới dạng word
Cần phải chuẩn bị thêm một bản mẫu thông báo phát hành hóa đơn có định dạng .xml [có thể tạo trong phần mềm HTKK theo hướng dẫn bên dưới]
Phải chuẩn bị chữ ký số để ký điện tử

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chúng ta cùng đến với bước Thông báo phát hành hóa đơn.

4. Các bước lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Các bước để thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:

Bước 1: Lập mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Để lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử, các bạn tiến hành cài đặt phần mềm HTKK.

-> Tải ngay phần mềm HTKK mới nhất

Nếu bạn chưa cài đặt phần mềm HTKK có thể download tại Easyinvoice tại: Tài nguyên > Phần mềm hỗ trợ > Nhấn vào nút tải như trong ảnh dưới.

Sau khi cài đặt, bạn đăng nhập phần mềm HTKK qua mã số thuế của mình. Thực hiện theo lần lượt theo hướng dẫn như sau: Tại mục Hóa đơn [1] > Click vào Thông báo phát hành hóa đơn [TB01/AC].

Điền đầy đủ thông tin như trong ảnh dưới và ấn kết xuất XML các bạn nhé.

Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Truy cập website //thuedientu.gdt.gov.vn/etaxnnt/, đăng nhập phần doanh nghiệp.

Lựa chọn mục Tài khoản -> Ấn Đăng ký thêm tờ khai

Tại phần THÔNG BÁO HÓA ĐƠN, bạn tích vào cuối dòng 102 | TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn | Kê khai theo từng lần phát sinh như hình dưới > Tiếp tục.

Sau đó các bạn nộp Thông báo phát hành hóa đơn bằng cách vào mục “Nộp tờ khai” và tải lên file thông báo định dạng XML đã tải về khi nãy.

Công việc nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử cũng tương tự việc nộp tờ khai thuế GTGT.

Bước 3: Nộp quyết định sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu bản word

3 bản mẫu trên phải được scan với định dạng word.

Sau bước 2, vẫn trên cổng thông tin điện tử nhantokhai.gdt.gov.vn, bạn chọn chuyên mục: Tra cứu

Ở dòng Tờ khai, bạn lựa chọn TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn

Cuối cùng, bạn chỉ cần lựa chọn file word đính kèm và ấn ký nộp là xong quy trình rồi.

Sau 2 ngày làm việc nữa, bạn có thể kiểm tra xem hóa đơn đã được phát hành chưa để sử dụng bằng cách truy cập //tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html để kiểm tra hóa đơn đã có đầy đủ thông tin chưa [nếu có là đã được phép sử dụng rồi đấy].

Còn nếu chưa có kết quả thì bạn nên in ngay một bản cứng để gửi trực tiếp đến Cơ quan thuế.

Như vậy là đã hoàn thành toàn bộ thủ tục lập, đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng lần đầu.

5. Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2

Nếu doanh nghiệp, tổ chức bạn đã từng lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu thì ở lần thứ 2, mọi chuyện sẽ trở nên cực đơn giản.

Nếu như không có sự thay đổi về nội dung hay hình thức mẫu hóa đơn thì bạn sẽ không cần phải gửi kèm theo hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn thôi.

Các bước còn lại làm y như thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu. Nếu ở những bước này, bạn thấy thắc mắc, khó hiểu, khó thao tác gì thì hãy liên hệ để bên EasyInvoice hỗ trợ nhé.