This Paper
A short summary of this paper
37 Full PDFs related to this paper
Download
PDF Pack
Văn phòng điện tử hiện nay đang trở thành xu hướng văn phòng mới được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Đó là xu hướng tất yếu khi thời đại công nghệ thông tin phát triển như vũ bảo và cuộc cải cách công nghiệp 4.0 đang diễn ra ngày một một mạnh mẽ.
Không còn hình bóng những văn phòng truyền thống
Vài năm trước đây có thể chúng ta vẫn nhìn thấy hình ảnh của một văn phòng thủ công truyền thống với nhiều bàn ghế, giấy tờ, nhất là ở các thư viện của các trường học. Nhưng những năm gần đây, với những sự thay đổi trong suy nghĩ, cách nhìn và đặc biệt là theo nhu cầu của thời đại mới việc thay đổi cách làm việc, để nâng cao hiệu quả công việc đã khiến cho nhiều doanh nghiệp đi lên cải cách hành chính và cải thiện môi trương làm việc hiện đại hơn.
Mô phỏng một góc làm việc truyền thống ngổn ngang giấy tờ
Thực tế cho thấy, khi văn phòng truyền thống còn tồn tại các công việc như quản lý hồ sơ, tài liệu, quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách quả là điều khó khăn, tốn kém nhiều chi phí, thời gian cho các đơn vị, tổ chưc, doanh nghiệp. Chỉ khi khoa học công nghệ phát triển đòi hỏi những công cụ, những giải pháp mới để cải thiện tình hình thì những công việc văn phòng trở nên dễ dàng hơn với sự ra đời của nhiều phần mềm văn phòng hỗ trợ.
Văn phòng hiện đại thời @
Đến nay, chúng ta có thể sẽ không nhìn thấy hình ảnh của những văn phòng như vậy nữa, hoặc điểm xuyết đâu đó ở những địa phương chưa có điều kiện để thay đổi. Còn đại đa số ở các tỉnh, thành phố đã thực hiện cải cách trước hết là cải cách thủ tục hành chính, thực hiện chính quyền một cửa và tiến tới xây dựng chính phủ điện tử. Các doanh nghiệp tìm kiếm giải pháp để không những tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu suất công việc, cạnh tranh hơn với các doanh nghiệp khác.
Văn phòng điện tử lên ngôi
Hiện nay, xu hướng đổi mới, hiện đại hóa văn phòng, công tác hành chính tại các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đang diễn ra rất mạnh mẽ và toàn diện, trong đó phải kể tới việc ứng dụng giải pháp văn phòng điện tử.
Ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử không chỉ mang lại hiệu quả cao trong công việc, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn giúp chuẩn hóa quy trình làm việc, quy trình xử lý văn bản hoặc lưu trữ hồ sơ tài liệu. Có thể nhận thấy, phần mềm văn phòng điện tử thực sự là một cuộc cách mạng trong đổi mới hệ thống quản lý văn phòng hiện nay. Văn phòng điện tử không chỉ giúp cho người dùng dễ dàng trong việc quản lý, sắp xếp, lưu trữ các loại tài liệu phức tạp còn giúp bạn có thể dễ dàng trong việc xây dựng kế hoạch làm việc, phân công, quản lý giám sát công việc hiệu quả, xóa bỏ ranh giới không gian, thời gian trong suốt quá trình thực hiện.
Phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice
Có không ít các phần mềm văn phòng điện tử được xây dựng. Một trong số đó là phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice do công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn lập lên.
CloudOffice là một hệ thống phần mềm điện tử giúp quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu, đồng thời nói cũng là một hệ thống điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp theo nhiều cấp. Phần mềm này được thiết kế một cách khoa học, linh hoạt với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, quản lý, lưu trữ, triển khai công việc trực tuyến trên mạng máy tính… Việc tiếp cận phần mềm CloudOffice là rất đơn giản, dễ sử dụng. Tin học hóa quy trình làm việc, thay đổi cách thức làm việc mới sẽ giúp mọi người tăng hiệu suất xử lý công việc từ đó nâng cao vai trò và trách nhiệm của mỗi người. Sau một thời gian dược phát hành, phần mềm này đã thu hút rất nhiều doanh nghiệp triển khai như: Công ty nước sạch VINACONEX, công ty CP CONECO miền Trung, Bưu điện tỉnh Điện Biên, và nhiều cơ quan đơn vị sử dụng như Cục Hải quan Hà Nội, Cục Hải quan Đồng Nai, Cục Hải quan Bình Dương…
Phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice công cụ lý tưởng cho những doanh nghiệp áp dụng hình thức làm việc từ xa
Tại các doanh nghiệp đã triển khai sử dụng phần mềm văn phòng điện tử, các nhân viên, công chức đều nhận định phần mềm này có giao diện tiếng Việt thân thiện, các tính năng thiết thực, dễ sử dụng và tạo sự thuận tiện cho người sử dụng trong việc trao đổi thông tin, trao đổi văn bản... Phần mềm này còn cho phép gửi, nhận email, gửi thông báo trong cơ quan tới từng cá nhân, hay tới nhóm, tới phòng ban, chỉ đạo xử lý công việc qua mạng. Người sử dụng có thể hội thoại, nhắn tin [chat], gửi file trực tiếp, trưng cầu ý kiến [Vote], gửi tin nhắn ra điện thoại di động [SMS], lên lịch làm việc, đăng ký lịch họp, quản lý danh bạ, nhắc việc, giao việc qua mạng và nhận phản hồi công việc đó... Đặc biệt, trên hệ thống văn phòng điện tử Cloudoffice, người dùng có thể hướng cách xử lý, tạo, duyệt các văn bản, công văn theo những chu trình [luồng công văn] cá nhân mà họ muốn một cách rất khoa học, nhanh chóng và tiện lợi.
Mọi thông tin chi tiết về hệ thống văn phòng điện tử CloudOffice xin liên hệ:
Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn
Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội
Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223
Tổng đài hỗ trợ: 1900 1286
website: cloudoffice.com.vn
Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước [văn phòng] là đơn vị có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo. Văn phòng chủ yếu tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo, nói cách khác, là tổ chức sự làm việc giúp lãnh đạo.
Chức năng tham mưu được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xây dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác; thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề án; kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức; biên tập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản...
Bên cạnh đó, văn phòng còn là bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến đi công tác, hoạt động chuyên môn của các đơn vị, bộ phận; chuẩn bị các điều kiện, phương tiện bảo đảm công tác của cơ quan, tổ chức nói chung.
Chức năng tham mưu, tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết với nhau: tham mưu là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu. Cũng từ đó việc lựa chọn, bồi dưỡng, đào tạo cán bộ văn phòng cần có định hướng đáp ứng tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, trong đó cần xác định rõ văn phòng không chỉ là cái “hộp thư” hay “một cái máy giúp việc” đơn thuần, mà cần có những con người phấn đấu vươn lên, sáng tạo, có được những ý kiến đề xuất xác đáng; đồng thời cũng cần tránh coi văn phòng là “tổng tham mưu”, bao biện làm thay những công việc không đúng chức năng.
Văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mới. Văn phòng càng sớm hiện đại hoá, càng phục vụ tốt sự lãnh đạo của cơ quan, tổ chức. Hiện đại hoá văn phòng cũng không phải là việc tốn kém lắm, điều kiện để trang bị cơ sở vật chất cũng không đến nỗi khó lắm, song việc đào tạo nhân sự thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó, với phong cách làm việc mới, hiện đại lại là vấn đề cần bàn.
Việc hiện đại hoá trang thiết bị phải được tiến hành đồng thời với hiện đại hoá chính tri thức con người làm việc trên những trang thiết bị đó và trong đó việc trang bị tri thức cần được tiến hành trước một bước.
Chất lượng công tác mọi mặt của văn phòng phụ thuộc rất nhiều vào việc giải quyết vấn đề đó. Đặc biệt, đối với cán bộ nghiên cứu, tổng hợp cần phải luôn luôn tự rèn luyện nâng cao trình độ biên tập, văn phong trong sáng, ngắn gọn nhưng rõ ràng, nhất là về nội dung, tư tưởng.
Để hiện đại hoá công tác văn phòng cần nghiên cứu, xây dựng và tiến hành tối ưu hoá các quá trình thực hiện nhiệm vụ của văn phòng, trong đó trước hết cần quan tâm đến những nội dung của hoạt động hoàn thiện công việc văn phòng.
Có thể thấy: một trong những vấn đề cơ bản nhất của bất cứ một cơ quan, tổ chức nào cũng là vấn đề tối ưu hoá và giải pháp tối ưu. Việc giải quyết các công việc văn phòng đang và về lâu dài vẫn là vấn đề được quan tâm. Việc nghiên cứu lý thuyết và hoạt động thực tiễn của công tác văn phòng trên cơ sở các khoa học quản lý và điều hành có thể giải quyết được những vấn đề này.
Bất cứ một mạng lưới phức tạp nào cũng bao gồm các điểm nút chính. Từ điểm nút này tới điểm nút khác ta có thể gọi là một cung hoặc một tuyến quy trình giải quyết công việc. Tuyến ngắn nhất, nhanh chóng nhất và có hiệu quả nhất giữa từng đôi điểm nút có thể được tính toán, xem xét. Việc tối ưu hoá chính là tìm ra những điểm nút đó.
Thí dụ, hoạt động giải quyết công việc có thể được tối ưu trên những mặt khác nhau tuỳ thuộc vào mục tiêu và mức độ hiệu quả hoá công việc trên những phương diện nhất định như:
1. Thể chế hoá [ban hành các quy chế về tổ chức bộ máy, nhân sự, quy trình hoạt động, điều hành, công tác tổng hợp, văn thư - lưu trữ, quản trị...].
2. Tổ chức: bộ máy và nhân sự phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn khi tiêu chuẩn đã được xây dựng và áp dụng từ trên xuống dưới, nếu có vấn đề trục trặc nào xảy ra có thể dễ dàng xác định được phần trách nhiệm của các bên có liên quan].
3. Quy trình công tác [cần xây dựng một bộ tiêu chuẩn đầy đủ về quy trình công tác. Quá trình xây dựng tiêu chuẩn đồng thời là quá trình hợp lý hoá, thống nhất hoá công việc; cắt bỏ những công đoạn, những thao tác không cần thiết. Các tài liệu này cần được lưu trữ, thường xuyên xem xét và loại bỏ những phần lạc hậu. Công tác kiểm tra chất lượng là một hoạt động không thể thiếu, cần quy định rõ những điểm cần kiểm tra và những chỉ tiêu cần thử nghiệm trong toàn bộ quá trình giải quyết công việc. Quy trình công tác sẽ bao gồm: các giai đoạn tiến hành; nguyên tắc thực hiện công việc; phương pháp, cách thức thực hiện...].
4. Chất lượng dịch vụ, sản phẩm: một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự phát triển của đơn vị là chất lượng sản phẩm hay dịch vụ, vì vậy phải quy định rõ ràng tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm hay dịch vụ của đơn vị, đồng thời phải có biện pháp kiểm soát để không bao giờ có các sản phẩm hay dịch vụ không đạt tiêu chuẩn. Việc kiểm soát chặt chẽ ở khâu cuối cùng là cần thiết nhưng chất lượng sản phẩm không phải chỉ quyết định ở khâu cuối cùng, chất lượng sản phẩm được hình thành trong suốt quá trình sản xuất, vì vậy cần có bộ tiêu chuẩn kỹ thuật cho quá trình thực thi công việc; tiêu chuẩn về kỹ năng và trình độ của nhân viên ở các vị trí làm việc khác nhau để bảo đảm chất lượng công việc; tiêu chuẩn bảo đảm duy trì chất lượng sản phẩm...
5. Sử dụng và quản lý thông tin [quá trình tin học hoá].
6. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào hoạt động của văn phòng.
Thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào hoạt động của văn phòng là một nhu cầu và xu hướng tất yếu. Về tổng thể, quá trình này cần trải qua các giai đoạn: trang bị kiến thức về các bước để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng: lập kế hoạch, đào tạo chuyên môn; khảo sát hệ thống hiện có của đơn vị, viết hệ thống tài liệu; công bố thực hiện; đánh giá nội bộ và cải tiến; chứng nhận đạt tiêu chuẩn và duy trì chất lượng của hệ thống. Đây là sự khởi động hết sức cần thiết để tối ưu hoá và nâng cao chất lượng phục vụ của văn phòng nhằm đóng góp tích cực và thiết thực vào thực hiện những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn của cơ quan, tổ chức; tạo sự chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ và phong cách làm việc khoa học, hiệu quả hơn.
Hạn chế chủ yếu về cải cách hành chính nói chung hiện nay ở nước ta là không nhanh chóng dứt điểm, thiếu biện pháp triệt để. Do đó, bộ máy quản lý chính quyền các cấp phải xác định các giải pháp khả thi, có khả năng thật sự giải quyết các vấn đề bức xúc và quyết tâm để tạo ra chuyển biến mạnh mẽ. Những giải pháp cơ bản liên quan đến hợp lý hoá, chuẩn hoá và công khai hoá trong giải quyết công việc phục vụ lãnh đạo và toàn cơ quan, tổ chức nói chung. Xét một cách nghiêm túc, trong bối cảnh cải cách hành chính hiện nay thật khó có thể bằng lòng với kết quả hoạt động của văn phòng không ít các cơ quan, tổ chức.
Trong bối cảnh tiếp tục thực hiện giai đoạn II [2006-2010] của Đề án tiếp tục đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hoá công sở của nền hành chính, việc đổi mới lề lối làm việc hành chính văn phòng vẫn là công tác trọng tâm đối với nhiều cơ quan, tổ chức. Bởi lẽ, công tác văn phòng cần được nâng cao hơn nữa nhằm đáp ứng những yêu cầu của nền hành chính trong giai đoạn phát triển mới của đất nước. Điều này đem lại những thành quả nhất định trong công tác văn phòng. Với nhiều hình thức khác nhau, nhiều văn phòng đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO trong một số mặt công tác; xây dựng và ban hành quy chế, quy trình xử lý công việc cho từng lĩnh vực cụ thể. Từ đó hoàn thành tốt hai chức năng cơ bản là tham mưu - tổng hợp điều phối và hậu cần. Trong khi đó, vẫn còn không ít những bất cập liên quan đến công tác văn phòng. Thí dụ, đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng hiện nay chưa được đào tạo đúng với chuyên môn, nghiệp vụ của mình; tổ chức bộ máy văn phòng không đồng nhất, chức năng còn chồng chéo, trùng lặp. Điều này ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả và sự vận hành thông suốt của công tác văn phòng. Chính vì vậy, cần phải có sự chuẩn hoá trong công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ để cán bộ, công chức văn phòng có tác phong làm việc hiệu quả, chuẩn mực và hiện đại. Đồng thời, mỗi đơn vị trong văn phòng phải luôn luôn có ý thức đánh giá nhiệm vụ đổi mới của mình, tổng kết những gì đã làm được, những gì còn tồn đọng, định ra phương hướng kiện toàn để tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác phục vụ. Vấn đề là cần cân nhắc kỹ lưỡng đổi mới khâu nào trước, khâu nào sau và từng bước nâng cao thế nào. Cần có tầm nhìn lâu dài với lộ trình thực hiện chắn chắn, rõ ràng cho từng thời kỳ cụ thể.
TS. Lưu Kiếm Thanh - Khoa Văn bản và Công nghệ Hành chính, Học viện Hành chính / Tạp chí Tổ chức Nhà nước Số 11/2008