List việc cần làm

1. Liệt kê task theo tháng/ tuần

Đối với một project cụ thể, bạn có thể sẽ có những kế hoạch theo từng giai đoạn. Và hãy tận dụng nó! Bạn có thể viết hoặc note ra những task theo quý rồi đến tháng rồi đến tuần rồi từ đó việc PIC task theo ngày sẽ đơn giản hơn hết. Bên cạnh đó, việc làm như vậy sẽ giúp bạn không bị miss task.

Giả dụ, để lên To Do List cho 1 ngày, bạn hãy xác định theo cấp bậc thời gian.

• Đầu tiên xác định ngày đó thuộc giai đoạn nào --> giai đoạn X
• Giai đoạn X bao gồm những task lớn nào --> Task A, B, C
• Vào ngày đó, status của các task đó như thế nào?
• Dựa vào những status đó bạn có thể xem xét sắp xếp plan cho mình
  

Tuy nhiên, bạn vẫn cần lưu ý note vào những task định kỳ hằng tháng, hằng quý của mình nhé. Bên cạnh đó, To Do List của chúng ta không nhất thiết là chỉ liên quan đến công việc, mà nó còn có thể bao gồm các personal plan. Hãy nhớ rằng To Do List là để chúng ta hoàn thành những công việc mang đến giá trị, bao gồm cả những giá trị tinh thần.

2. Phân loại task

• Khi chúng ta làm việc trong 1 dự án, 1 tập thể, chắc chắn sẽ có rất nhiều task có độ ưu tiên khác nhau. Và khi sắp xếp To Do List, thì độ ưu tiên của task là 1 yếu tố hết sức quan trọng.

• Nếu bạn note ra 1 list task sẽ hoàn thành trong ngày đầy đủ và chi tiết, nhưng không phân loại chúng. Và bằng một cách vô tình nào đó, bạn làm những task có độ ưu tiên cao nhất vào cuối ngày, chẳng may nó phát sinh vấn đề và buộc bạn phải ở lại sau giờ làm để cover hay nhờ các bên hỗ trợ, thì rõ ràng chất lượng công việc cũng không được đảm bảo.

• Chính vì thế, sau khi note ra To Do List, bạn đừng quên liệt kê theo thứ tự độ ưu tiên để có thể hoàn thành tốt những task quan trọng trong ngày một cách trọn vẹn.

• Để phân loại task hiệu quả, cơ bản nhất thì chúng ta cần xác định những yếu tố sau đây: thời gian hoàn thành task, deadline của task, risk của task.

• Ngoài ra, chúng ta cũng nên sắp xếp độ ưu tiên linh động theo vấn đề nhân sự, ví dụ task A được hỗ trợ từ anh B, anh B có plan off vào buổi chiều thì rõ ràng chúng ta nên sắp xếp làm task đó vào buổi sáng để có thể báo cáo kịp thời khi task A có vấn đề cho anh B vào buổi sáng chẳng hạn.

• Để tăng tính hiệu quả hơn nữa thì bạn có thể loại bỏ những tasks mang lại giá trị thấp trong To Do List của mình. Một trong những vấn đề phổ biến nhất với To Do List là chúng bị quá tải. Khi bạn liên tục thêm items mới vào ngay khi chúng xuất hiện trong đầu bạn, từ đó việc tạo To Do List thường kết thúc với quá nhiều công việc cần làm mà có thể rằng bạn sẽ không đủ thời gian để hoàn thành tất cả trong 1 ngày, 1 tháng hay 1 quý. Nếu bạn lo ngại rằng mình sẽ quên mất chúng thì bạn có thể note lại ở một list khác mà ở đó chúng ta có thể xem lại nếu hết việc để làm. Cách này có thể làm bạn nhìn vào To Do List của mình một cách đỡ căng thẳng hơn rất nhiều lần.

Nếu bạn đã xóa tất cả các tasks có giá trị thấp khỏi To Do List của mình, phân loại chúng rõ ràng và lấy chúng từ list task theo tháng theo tuần mà vẫn thấy quá sức, hãy cân nhắc sử dụng một trong các kỹ thuật ưu tiên sau để tạo To Do List cho mình:

• Kỹ thuật MIT - Zen B Doneuta, Zen Babauta: khuyên bạn nên bắt đầu mỗi ngày bằng cách chọn từ 1 đến 3 tasks để tập trung vào ngày hôm đó. Đây là những task quan trọng nhất của bạn và bạn không nên làm việc gì khác cho đến khi những nhiệm vụ đó hoàn thành.
• Phương pháp Ivy Lee : vào cuối mỗi ngày làm việc, chọn 6 tasks để tập trung vào ngày mai, sắp xếp thứ tự ưu tiên từ 1 đến 6, sau đó thực hiện các nhiệm vụ đó theo thứ tự ưu tiên vào ngày hôm sau.
• Kỹ thuật 1-3-9: Vào đầu mỗi ngày làm việc, chọn 13 nhiệm vụ để tập trung vào ngày đó: 1 nhiệm vụ ưu tiên cao, 3 nhiệm vụ ưu tiên trung bình và 9 nhiệm vụ ưu tiên thấp. Hoàn thành nhiệm vụ ưu tiên cao trước, tiếp theo là các nhiệm vụ ưu tiên trung bình và cuối cùng là các nhiệm vụ ưu tiên thấp.

4. Tạo alert nhắc nhở hoặc dùng những công cụ hỗ trợ

• Sau khi tạo xong To Do List của mình, thì việc thực hành nó mới chính là công việc quan trọng nhất. Vậy làm sao để trình bày, nhắc nhở bản thân mình thực hiện To Do List một cách hiệu quả nhất?
• Bạn có thể đơn giản dùng calendar trên laptop hoặc điện thoại cá nhân để tạo alert nhắc nhở mình.
• Ngoài ra, nếu bạn muốn To Do List của mình được trình bày trực quan hơn, nhìn vào là có thể nhận biết ngay mình cần làm gì thì bạn có thể sử dụng những công cụ như: MeisterTask, Trello,....

• Sau khi tạo xong To Do List và đã dùng công cụ để quản lý nó, nhưng vẫn gặp phải vấn đề là chúng ta vẫn loay hoay, chưa thực sự quen và tập trung vào nó, thì 1 tip nho nhỏ ở đây là bạn có thể chia sẻ To Do List của mình cho người khác.
• Việc chia sẻ To Do List cá nhân cho tất cả mọi người đôi lúc sẽ không thực tế vì những yêu cầu về bảo mật, về sự riêng tư cá nhân. Nhưng nếu được, bạn có thể chia sẻ với những người được quyền biết nó.
• Tại sao việc chia sẻ To Do List lại giúp chúng ta hoàn thành To Do List tốt hơn?
• Thứ nhất, bạn sẽ cố gắng nhiều hơn trong việc trình bày To Do List. Thường khi chúng ta note xuống những nội dung chỉ cho mình đọc, sẽ có những ký hiệu, những chỗ viết tắt mà có khả năng vào thời gian sau hoặc khi căng thẳng, mình sẽ không hiểu rõ được nó nữa. Nhưng khi chúng ta biết rằng mình sẽ phải cho người khác đọc, bản thân chúng ta sẽ có động lực viết nó chỉnh chu hơn, dễ hiểu hơn. Việc làm này chủ yếu là giúp người khác có thể dễ dàng hiểu được nội dung công việc của bạn, nhưng vô tình nó còn sẽ giúp To Do List của bạn trực quan hơn.
• Thứ hai, bạn sẽ phải cố gắng nhiều hơn vì mình đã nói ra kế hoạch của mình, lúc đó bạn sẽ quyết tâm cao hơn để hoàn thành những task mà mình đặt ra. Đó là một chút động lực từ sự trách nhiệm của bạn đối với những nội dung mà mình đã nói.

Mỗi công việc đều có nhiều công đoạn khác nhau, mỗi công đoạn lại chia thành nhiều tasks khác nhau. Vì vậy, chúng ta nên hoàn thiện công việc cũng như bản thân mình bằng cách sắp xếp hiệu quả và hoàn thành tasks trọn vẹn mỗi ngày nhé! Tóm lại, để có một To Do List hiệu quả, trực quan, chúng ta có thể tham khảo những yếu tố sau:

• PIC task theo gian đoạn lớn hơn đến giai đoạn nhỏ hơn
• Phân loại tasks
• Áp dụng những kỹ thuật ưu tiên
• Tạo alert nhắc nhở và dùng những công cụ hỗ trợ hiệu quả
• Chia sẻ, công khai To Do List của mình.

Qua bài viết này, hy vọng bạn có thể tham khảo được những kiến thức hữu ích và giúp bản thân mình cải tiến công việc cũng như cuộc sống tốt lên mỗi ngày bạn nhé!

7. Tham khảo

//www.meistertask.com/blog/how-to-write-a-better-to-do-list-and-get-more-done/

All rights reserved

Danh sách việc cần làm [To-do list] là công cụ thiết yếu để tăng năng suất. Chúng cho phép bạn nắm bắt được những nhiệm vụ quan trọng cho công việc hoặc gia đình và giúp bạn cảm thấy hài lòng khi đánh dấu vào một nhiệm vụ đã hoàn thành.

Nhưng một danh sách việc cần làm chỉ hữu ích nếu bạn có thể truy cập nó ngay khi cần. Nếu sở hữu nhiều thiết bị, bạn có thể gặp sự cố khi truy cập danh sách của mình từ mỗi thiết bị đó.

Các ứng dụng việc cần làm trong bài viết này sẽ tự động đồng bộ hóa giữa web, máy tính và điện thoại, để bạn sẽ luôn có sẵn công cụ, nếu cần thêm một mục mới hoặc kiểm tra một mục đã có.

Top 8 phần mềm có khả năng đồng bộ hóa dang sách việc cần làm trên các thiết bị khác nhau

• 1. Wunderlist
• 2. Todoist
• 3. Google Tasks
• 4. Evernote
• 5. Any.do
• 6. DropTask
• 7. Microsoft To-Do
• 8. Remember the Milk

1. Wunderlist

Wunderlist là một ứng dụng yêu thích của những người muốn năng suất ở khắp mọi nơi. Wunderlist có nhiều kiểu danh sách khác nhau mà bạn có thể sử dụng cho to-do list, mua hàng tạp hóa và các công việc gia đình. Và nó có khả năng thêm hashtag vào các mục hoặc giao nhiệm vụ cho người khác.

Các công cụ cộng tác làm cho Wunderlist trở thành một lựa chọn tuyệt vời cho những người đang tìm cách chia sẻ những nhiệm vụ trong công việc với đồng nghiệp hoặc với các thành viên gia đình. Tính năng bình luận giúp mọi người có thể thảo luận sâu hơn về một mục.

Trên hết, Wunderlist tự động đồng bộ hóa giữa các thiết bị, có sẵn cho máy tính để bàn và thiết bị di động. Ngoài ra, còn có phiên bản web nếu bạn cần kiểm tra danh sách việc cần làm từ một thiết bị khác.

Tải Wunderlist cho Windows | Mac | Android | iOS | Windows Phone [Miễn phí, đăng ký có sẵn].

Lưu ý rằng Microsoft đang thay thế Wunderlist bằng Microsoft To-Do, một ứng dụng tuyệt vời khác có trong danh sách này.

2. Todoist

Todoist có giao diện gọn gàng, thanh lịch và quen thuộc với bất kỳ ai sử dụng Gmail. Todoist có một tính năng deadline tiện dụng để bạn có thể thấy khi nào một nhiệm vụ đến hạn và nhận thông báo để nhắc bạn hoàn thành nhiệm vụ đó. Bạn cũng có thể đặt ngày đến hạn định kỳ để các tác vụ thông thường được thêm vào danh sách việc cần làm một cách tự động.

Nếu thích theo dõi tiến trình, bạn sẽ được tận hưởng những hình ảnh trực quan cho phép bạn xem xu hướng năng suất của mình dưới dạng biểu đồ.

Tính năng đồng bộ hóa hoạt động hoàn hảo, nhờ những ứng dụng có sẵn cho máy tính để bàn và thiết bị di động. Ngoài ra, thậm chí còn có các ứng dụng cho thiết bị đeo trên người để bạn có thể thấy to-do list của mình trên Apple Watch hoặc Google Smartwatch.

Tải Todoist cho Windows | Mac | Android | iOS | Apple Watch | Wear OS [Miễn phí, đăng ký có sẵn].

3. Google Tasks

Nếu bạn là một người dùng Gmail và muốn có một danh sách việc cần làm tích hợp hoàn hảo với email, thì Google Tasks là ứng dụng bạn cần. Khi bạn ở trong hộp thư đến Gmail [hoặc Google Calendar], hãy chuyển đến menu biểu tượng ở bên phải và nhấp vào vòng tròn màu xanh với một dấu gạch chéo màu trắng xuyên qua nó. Thao tác này sẽ đưa bạn đến bảng điều khiển tác vụ.

Từ đây bạn có thể tạo danh sách mới và thêm nhiệm vụ. Bạn có thể chỉ định ngày và thời gian cho một nhiệm vụ, nếu muốn được nhắc về nó, hoặc tạo một nhiệm vụ từ email. Các tính năng khá tối thiểu nhưng nếu bạn chỉ cần một danh sách việc cần làm đơn giản thì Google Tasks sẽ nằm ngay cạnh hộp thư đến email và cũng được tích hợp với Google Calendar.

Nếu bạn muốn có phiên bản Google Tasks độc lập cho điện thoại hoặc trình duyệt, có một ứng dụng có sẵn cho Android và iOS.

Tải Google Tasks cho Android | iOS [Miễn phí].

4. Evernote

Evernote thường được sử dụng làm scrapbook kỹ thuật số để lưu văn bản, hình ảnh hoặc trang từ web vào notebook có thể tìm kiếm. Tuy nhiên, ban đầu Evernote được thiết kế như một ứng dụng ghi chú và vẫn rất hữu ích cho mục đích đó.

Bạn có thể tạo một file văn bản đơn giản để liệt kê các mục việc cần làm của mình, với các hộp kiểm để đánh dấu từng mục một khi thực hiện xong. Nhưng bạn cũng có thể sáng tạo hơn và lưu trữ to-do list dưới dạng hình ảnh, file đính kèm hoặc thậm chí là bản vẽ trên điện thoại thông minh. Không có cách nào để lên lịch các tác vụ, nhưng nếu bạn muốn lưu ghi chú cũng như to-do list thì ứng dụng tự động đồng bộ hóa này là một công cụ vô cùng hữu ích.

Để tìm hiểu về tất cả các tính năng bổ sung của dịch vụ, hãy xem hướng dẫn 9 thủ thuật sử dụng Evernote trên thiết bị di động iOS và Android của Quantrimang.com để biết thêm chi tiết.

Tải Evernote cho Windows | Mac | Android | iOS | Windows Phone [Miễn phí, đăng ký có sẵn].

5. Any.do

Any.do có giao diện sáng sủa, sắc nét, giống như bất kỳ sản phẩm nào của Apple. Nhưng Any.do không chỉ dành cho người dùng Mac hay iPhone, vì ứng dụng này cũng có thể được cài đặt trên Android. Ngoài ra, còn có một giao diện web có thể được sử dụng từ PC Windows hoặc bất kỳ thiết bị duyệt Internet nào khác.

Danh sách việc cần làm được sắp xếp theo ngày, vì vậy bạn có thể xem những nhiệm vụ nào được đặt cho hôm nay, ngày mai và hơn thế nữa. Any.do thực sự là sự kết hợp tuyệt vời giữa ứng dụng danh sách việc cần làm và ứng dụng lịch. Và tất nhiên, Any.do đồng bộ dữ liệu giữa tất cả các thiết bị của bạn ngay lập tức.

Tải Any.do cho Windows | Mac | Android | iOS [Miễn phí, đăng ký có sẵn].

6. DropTask

DropTask là ứng dụng nhằm mục đích quản lý tác vụ, vì vậy nó sử dụng các dự án thay vì danh sách để theo dõi những nhiệm vụ. DropTask cũng cho phép bạn đặt mức độ ưu tiên để bạn có thể thấy những gì khẩn cấp nhất.

Phiên bản miễn phí của DropTask cho phép bạn thực hiện tất cả những điều cơ bản, nhưng nếu bạn muốn cộng tác với hơn 2 người trong các dự án, bạn sẽ cần phiên bản đăng ký trả phí.

Tải DropTask cho Windows | Mac | iOS [Miễn phí, đăng ký có sẵn].

7. Microsoft To-Do

Ứng dụng Microsoft này đã chứng minh được sự phổ biến không chỉ với người dùng Windows, mà còn với những người khác, nhờ các ứng dụng di động và phiên bản web. Bạn sẽ nhận được lời nhắc đối với các nhiệm vụ quan trọng và tùy chọn để chia sẻ nhiệm vụ với người khác. Ngoài ra còn có một chế độ tối màu [Dark Mode] rất tốt cho những người hay bị mỏi mắt.

Việc đồng bộ hóa giữa các thiết bị và web diễn ra tự động và bạn có thể tích hợp ứng dụng với Outlook nếu bạn sử dụng ứng dụng Microsoft To-Do cho email của mình.

Tải Microsoft To-Do cho Windows | Android | iOS [Miễn phí].

8. Remember the Milk

Tùy chọn cuối cùng này cũng là công cụ tốt nhất trong danh sách hôm nay. Đây là một trong những ứng dụng danh sách việc cần làm đầy đủ tính năng nhất hiện có. Đó là lý do tại sao tại sao bài viết kết luận rằng Remember the Milk là ứng dụng to-do list tốt nhất. Bạn có thể tạo danh sách phụ, gắn thẻ, đặt quyền ưu tiên cho tác vụ, đính kèm file và tích hợp với các ứng dụng khác.

Remember the Milk cũng chạy trên một loạt các thiết bị, bao gồm những nền tảng ít được sử dụng như Apple Watch, Amazon Fire, Blackberry và Linux. Điều này có nghĩa là bạn có thể giữ đồng bộ hóa các to-do list của mình ở hầu hết mọi nơi để truy cập tức thì.

Tải Remember the Milk cho Windows | Mac | Linux | Android | iOS | Blackberry [Miễn phí, đăng ký có sẵn].

Với các ứng dụng danh sách việc cần làm có khả năng đồng bộ hóa này, bạn có thể đảm bảo rằng những to-do list của mình luôn trong tầm tay. Bất kể bạn đang sử dụng đồng thời những loại máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng nào, bạn đều có thể chắc chắn rằng to-do list của mình được cập nhật và sẵn sàng khi bạn cần chúng.

Danh sách việc cần làm là một công cụ tuyệt vời để giữ mọi thứ ngăn nắp, nhưng bạn có thể tận dụng tối đa chúng bằng cách quản lý tốt danh sách của mình. Tham khảo một số bài viết của Quantrimang.com về các mẹo để quản lý danh sách việc cần làm và nâng cao năng suất công việc.

Chúc bạn tìm được ứng dụng phù hợp!