Bất cập trong việc lấy hóa đơn đầu vào của công ty xây dựng là một trong những tình trạng mà các doanh nghiệp xây dựng thường xuyên gặp phải. Những bất cập đó là gì? Cùng tìm hiểu ngay bài viết dưới đây.
\>>> Doanh nghiệp quản lý hóa đơn đầu vào thủ công có bất cập gì?
\>>> Phần mềm hóa đơn đầu vào có vai trò gì trong quản lý doanh nghiệp?
1. Hóa đơn đầu vào lấy sau thời điểm nghiệm thu công trình
Thông thường, khi bán hàng phải xuất hóa đơn nhưng thực tế, các doanh nghiệp xây dựng nhỏ lại ngược lại. Đó chính là thanh toán công nợ xong thì bên bán mới chịu xuất hóa đơn. Việc làm này làm cho các công trình dù đã được hoàn thành nhưng chưa có hóa đơn đầu vào, khiến cho vật liệu đầu vào không được lấy kịp theo tiến độ hợp đồng. Cụ thể:
- Trong thực tế có rất nhiều công ty xây dựng đang trong tình trạng mua bán nhưng thường xuất bán thành nhiều lần trong tháng, để đến tận cuối tháng thì bên bán mới tổng hợp lại và đòi tiền;
- Thường xảy ra những trường hợp như gộp 01 hóa đơn cho tất cả các đợt mua hàng, hoặc để sang tháng mới xuất khi bên mua chịu thanh toán tiền hàng còn nợ;
- Khi công trình thi công, các doanh nghiệp xây dựng nhỏ thường dùng hết tiền trong quỹ lưu động cho các hoạt động trả lương và mua khác;
- Tình trạng thiếu hụt ngân sách làm cho kế toán không thể thanh toán kịp thời để lấy được hóa đơn theo đúng tiến độ nghiệm thu;
- Hóa đơn sau thời điểm nghiệm thu không được cơ quan chức năng chấp nhận tính vào chi phí công trình;
2. Hóa đơn đầu vào không đúng theo dự toán
Thông thường, bên bán cuối tháng khi đã đối chiếu công nợ hai bên, nếu thanh toán tiền hàng thì sẽ xuất hóa đơn. Nhưng hóa đơn bên bán xuất ra lại không khớp với dự toán và những gì mà bên mua đã lấy. Cụ thể:
- Vì những mặt hàng còn tồn trên sổ sách của bên bán nhiều nên họ muốn tống ra, bên mua là người lãnh hậu quả;
- Thời điểm chốt để xuất hóa đơn là bên bán đã hết hàng và chủng loại mà bên mua đã lấy để xuất hóa đơn;
- Doanh nghiệp xây dựng nhoe thường không có kỹ sư bóc tách nên không có dự toán. Kế toán sẽ không biết được là công trình đó cần phải mua những gì.
- Bên mua thanh toán công nợ được bao nhiêu thì bên bán mới xuất hóa đơn đúng bằng số tiền đó. Phần nợ còn lại tiếp tục giữ cho đến khi thanh toán hết;
Trên đây là 2 bất cập trong việc lấy hóa đơn đầu vào đối với các doanh nghiệp xây dựng. Để được dùng thử miễn phí hoặc được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn đầu vào vui lòng liên hệ hotline: 0981 772 388 – 1900 56 56 53
Phần mềm xử lý hóa đơn điện tử EasyIN: Lưu trữ tự động – Quản lý tập trung trên 1 hệ thống – Tiết kiệm 80% thời gian xử lý cho kế toán
- Hệ thống tự động phân tích và kiểm tra hoá đơn đầu vào đúng sai;
- Tự động nhập liệu, upload nhanh chóng và chính xác cùng lúc nhiều hóa đơn;
- Tự động đồng bộ với các phần mềm kế toán giúp tiết kiệm thời gian xử lý công việc;
- Lưu trữ hóa đơn an toàn với công nghệ bảo mật nhiều lớp, dễ dàng quản lý, tra cứu hóa đơn đầu vào;
- Hỗ trợ báo cáo tổng hợp hóa đơn đầu vào – đầu ra, kết xuất báo cáo danh sách hóa đơn đầu vào đơn giản;
- Giao diện thân thiện, có Mobile App giúp tối ưu hoá trải nghiệm người dùng;
Đặc biệt, đội ngũ chuyên môn của EasyIN cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.
Xây dựng, xây lắp là một trong những ngành được khuyến khích áp dụng và triển khai hoá đơn điện tử xây dựng. Bài viết dưới đây của MISA meInvoice hướng dẫn cách lập hoá đơn xây dựng và xuất hoá đơn điện tử cho công trình xây dựng.
1.Quy định về thời điểm xuất hóa đơn xây dựng
Theo thông tư 39/2014/TT-BTC quy định:
“Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, KHÔNG phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”
– Trường hợp giao hàng nhiều lần/ bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần Người bán phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng
– Trường hợp DN kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, nhà để bán, chuyển nhượng có thu tiền theo tiến độ thi công dự án hoặc đã thoả thuận theo hợp đồng thì ngày thu tiền được xem là ngày lập hoá đơn.
Trên mỗi hoá đơn cần có đầy đủ số tiền thu, giá đất được giảm trừ trong doanh thu tính thuế VAT, thuế suất và số thuế GTGT.
Lưu ý:
– Nếu DN có dự án xây dựng, thi công lắp đặt trong thời gian dài thì việc thanh toán tiền cần thực hiện theo tiến độ hoặc theo khối lượng công việc đã hoàn thành.
\=> Kế toán xây lắp cầp lập hoá đơn thanh toán khối lượng xây lắp đã bàn giao. Hoá đơn GTGT phải ghi rõ doanh thu chưa có thuế và thuế GTGT.
– Nếu dự án đã hoàn thành và kế toán đã lập hoá đơn thanh toán, đến khi quyết toán giá trị công trình có sự điều chỉnh trong giá trị khối lượng xây dựng cần thanh toán thì kế toán xây lắp phải lập hoá đơn chứng từ điều chỉnh.
Tóm lại, các khoản tạm ứng không được xuất hoá đơn mà chỉ theo dõi công nợ 131.
Xem thêm:
- Báo giá hóa đơn điện tử chi tiết nhất
- Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123
2.1. Xuất hóa đơn xây dựng cho công trình cuốn chiếu
Công trình xây dựng cuốn chiếu là gì?
Công trình xây dựng cuốn chiếu là công trình nghiệm thu theo giai đoạn hoàn thiện, hay làm đến đâu nghiệm thu đến đó. Theo vậy, khi hoàn thành đến phân đoạn nào thì sẽ nghiệm thu giai đoạn đó và xuất hoá đơn luôn, cụ thể:
- Giai đoạn làm móng công trình
Sau khi đổ xong móng cho công trình, đơn vị xây dựng hay kế toán xây dựng lập biên bản nghiệm thu giai đoạn làm móng.
Bộ giấy tờ bao gồm:
- Xác nhận khối lượng
- Bảng quyết toán khối lượng
- Giai đoạn Xây thô công trình
Với giai đoạn này, kế toán xây lắp cần có những giấy tờ sau:
- Biên bản nghiệm thu
- Biên bản xác nhận khối lượng công trình
- Bảng quyết toán khối lượng công trình
- Giai đoạn Hoàn thành xây dựng công trình
Hoàn thành công trình xong, kế toán xây dựng phải tổng kết lại giai đoạn trước đó và lập biên bản tổng hợp gồm các giấy tờ:
- Biên bản nghiệm thu khi hoàn thành công trình được đưa vào sử dụng
- Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành,
- Bảng quyết toán khối lượng công trình.
Sau đó kế toán xuất hóa đơn GTGT cho phần còn lại và thanh toán hợp đồng.
2.2. Xuất hoá đơn xây dựng đối với công trình hoàn thành đại cục
Khác biệt với công trình cuốn chiếu, công trình hoàn thành đại cục là một hình thức hoàn thiện công trình xây dựng hết mới tiến hành nghiệm thu và thanh toán giá trị.
Theo đó, kế toán chỉ cần xuất hoá đơn vào thời điểm bàn giao công trình, các giấy tờ cần có khi nghiệm thu khi kết thúc công trình gồm: