Hướng dẫn lập shipping instruction năm 2024

Việc submit SI là một trong số những nghiệp vụ của các bạn làm chứng từ ở doanh nghiệp xuất nhập khẩu và công ty Logistics. Vậy “SI là gì, tại sao phải submit SI và cách submit như thế nào?” Trung tâm xuất nhập khẩu VinaTrain xin chia sẻ tới bạn đọc bài viết hướng dẫn chi tiết.

• Bài viết được xem nhiều: Khóa học xuất nhập khẩu online

SI (Shipping Instruction) là hướng dẫn gửi hàng do người xuất khẩu gửi cho các đơn vị vận tải như công ty Forwader, hãng tàu để biết về nội dung hàng hóa và những yêu cầu liên quan tới việc vận chuyển hàng hóa đảm bảo tiến độ vận tải, việc submit SI phải được bảo đảm trước ngày hàng load hàng lên tàu một khoảng thời gian hợp lý theo quy định của hãng tàu.

Tìm hiểu về SI (Shipping Instruction) trong xuất nhập khẩu hàng hóa

II. Ai Là Người Chịu Trách Nhiệm Khai Báo SI?

Những đối tượng liên quan đến việc submit SI bao gồm doanh nghiệp giao nhận, vận tải và nhà xuất khẩu. Các doanh nghiệp vận chuyển được thuê và họ có trách nhiệm, nghĩa vụ thực hiện công việc vận đơn, và chính họ cũng là người đứng ra yêu cầu các nhà xuất khẩu phải thực hiện khai báo SI.

Quy trình chi tiết bạn có thể hiểu như vậy:

• Nếu Seller đi trực tiếp qua hãng tàu thì người khai SI là Seller.
• Nếu Seller đi qua đại lý là các công ty dịch vụ logisitcs thì SI sẽ gửi từ Seller qua Đại lý . Đại lý dựa vào SI của Seller gửi để làm SI gửi hãng tàu.

III. Tại Sao Phải Submit SI?

Bạn có thể hiểu như vậy, quá trình đặt chỗ là việc booking nhưng hãng tàu chưa biết rõ về hàng hóa và mong muốn của khách hàng có gì phát sinh thêm ngoài những dịch vụ họ cung cấp không. Đồng thời khách hàng cũng phải cung cấp các thông tin liên quan tới hàng hóa để hãng vận tải biết điều này là bắt buộc để tránh việc phát sinh những sai khác trong vận tải các bên sẽ không có căn cứ quy trách nhiệm.

Vì SI cung cấp thông tin về việc vận chuyển hàng hóa nên nó giúp đảm bảo người giao nhận vận chuyển hàng hóa theo đúng yêu cầu của người gửi hàng, thống nhất các thông tin liên quan đến các chứng từ, thủ tục.

Thông thường, SI sẽ được phía xuất khẩu gửi cho FWD (các đại lý giao nhận/ nhà khai thác vận tải) hoặc các hãng tàu để họ lên bản nháp của chứng từ. Sau đó, BL nhà xuất khẩu gửi đến cho khách hàng kiểm tra bản nháp và xác nhận lại thông tin đã có trên BL (Bill of Lading).

Nên đã xác định làm hàng xuất thì hàng cont hay hàng lẻ thì chúng ta đều phải submit SI.

SI có thể được Submit trên hệ thống của hãng tàu

IV. Thông Tin Được Thể Hiện Trên SI

SI sẽ được trình bày trên word hoặc excel hoặc hệ thống có sẵn tùy theo công ty, nhưng về cơ bản cần phải đảm bảo thông tin sau:

• Tên người bán
• Tên người gửi hàng (Shipper)
• Tên người nhận hàng, người được nhận thông tin (consignee)
• Thời gian và mã số đặt hàng (Booking code): đây là thông tin cơ bản và cũng mang tính bắt buộc để làm cơ sở nhận biết với các đơn đặt hàng của khách hàng khác. Bên cạnh đó, nó cũng có vai trò làm căn cứ đảm bảo cho hàng hóa được vận chuyển đúng tiến độ.
• Thông tin hàng hóa: tên hàng, tổng lượng hàng hóa tính cả bao bì, thể tích, số lượng, tính chất và đặc trưng của hàng hóa (hàng dễ vỡ, hàng đông lạnh, dễ hư hỏng,…)
• Cách thức đóng gói: loại bao bì sử dụng để đóng gói, kích cỡ thùng hàng đóng, kích thước thùng hàng,…
• SI phải có thông tin liên quan đến cảng bốc hàng (Port of Loading) và cảng dỡ hàng (Port of discharge), thông tin cụ thể về thời gian, địa điểm giao hàng.
• Loại vận đơn mong muốn.
• Các giấy tờ liên quan nếu được yêu cầu.

Mẫu form SI được các công ty FWD sử dụng

V. Hướng Dẫn Submit SI

Việc submit SI được triển khai trước khi mang hàng ra cont hạ bãi chờ xuất và thường được khai báo qua 2 cách phổ biến sau:

• Khai báo SI qua email: Đa số các công ty FWD, công ty Logistics hoặc nhân viên hãng tàu sẽ tiếp nhận thông tin qua hình thức này vì thông tin sẽ nhanh chóng được tiếp nhận hơn và cũng dễ dàng, thuận lợi để xử lý thông tin cũng như phản hồi khi có lỗi phát sinh. Mỗi công ty FWD sẽ có những hệ thống khác nhau để tạo ra được những vận đơn theo cái form của công ty họ nhưng về cơ bản các thông tin vẫn phải đầy đủ.
• Khai báo trực tuyến trên website của hãng tàu/Forwarder:việc submit này cũng tương tự cách trên.

Lưu ý:

• Đối với hàng lẻ: khi submit SI cho bên chuyên đóng ghép hàng hóa (Coloader) thì đa số là sẽ submit qua email và họ sẽ dựa vào hệ thống của họ để tạo ra vận đơn và gửi lại cho FWD.
• Đối với hàng nguyên container: submit trực tiếp cho hãng tàu. Có hãng tàu thì họ yêu cầu phải gửi SI qua email. Thì mình vẫn tạo SI qua Word, Excel như bình thường, miễn sao vẫn đảm bảo đủ thông tin để gửi cho hãng tàu để họ tạo ra MBL (master bill) hoàn chỉnh.

Còn với những hãng yêu cầu submit online thì mình cứ submit qua hệ thống của họ. Hoặc mình có thể submit SI qua một trang điện tử có liên kết với hãng tàu để dựa vào đó để lấy thông tin rồi làm MBL.

Điều gì xảy ra nếu Submit SI muộn

Nếu trường hợp SI bị bên nhà xuất khẩu gửi chậm, muộn, quá thời gian cho phép thì các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển có thể sẽ bị phạt hành chính, thậm chí bị giữ hàng không lên tàu được. Như vậy, ta có thể thấy tầm quan trọng trọng việc submit SI đúng hạn là cực kỳ quan trọng.

Để nhận thêm nhiều tài liệu và kiến thức về xuất nhập khẩu thực tế hãy tham gia ngay nhóm tự học xuất nhập khẩu online cùng VinaTrain. Đã có hơn 7.000 thành viên tham gia nhóm tự học này nhận được hỗ trợ từ VinaTrain.

Hy vọng với những chia sẻ trên đã giúp độc giả hiểu rõ về Khái niệm của SI (Shipping Instruction) và cách khai báo SI như thế nào.

• Xem thêm bài viết liên quan: Cách KHAI MANIFEST theo quy định?

Như vậy, trong bài viết này, hệ thống đào tạo thực tế Vinatrain đã gửi tới bạn đọc thông tin về “SI (Shipping Instruction là gì? Khi nào cần submit SI?” Nội dung này có trong chương trình đào tạo tại khóa học xuất nhập khẩu thực tế do VinaTrain tổ chức. Bạn đọc quan tâm có thể tham khảo lịch khai giảng được cập nhật tại website của trung tâm VinaTrain.

Shipping Instruction do ai làm?

Thời gian submit Shipping Instruction (SI) SI phải được gửi tới người vận chuyển/Forwarder trước thời hạn Cut Off SI quy định trên Booking Note. Chẳng hạn như trong hình dưới đây, thời hạn gửi SI được quy định cho từng tuyến khác nhau: Nhật, Mỹ, Ấn Độ, Trung Quốc…

Sĩ để làm gì?

Shipping instruction – SI là gì? là các thông tin hướng dẫn vận chuyển/giao hàng của nhà xuất khẩu/Shipper đến Công ty vận tải/giao nhận. Đảm bảo người giao nhận vận chuyển hàng hóa theo đúng yêu cầu của người gửi hàng. Và hạn chế những sai sót trên trên các chứng từ giao nhận khác, đặc biệt là Bill of Lading.

Sĩ gửi cho ai?

SI (Shipping Instruction) là hướng dẫn gửi hàng do người xuất khẩu gửi cho các đơn vị vận tải như công ty Forwader, hãng tàu để biết về nội dung hàng hóa và những yêu cầu liên quan tới việc vận chuyển hàng hóa đảm bảo tiến độ vận tải, việc submit SI phải được bảo đảm trước ngày hàng load hàng lên tàu một khoảng thời ...

Si Shipping Instruction là gì?

SI (Shipping instruction) là một trong những giấy tờ quan trọng của bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Để quá trình vận chuyển hàng hóa thuận lợi và đúng yêu cầu SI cần phải thật chính xác và rõ ràng.