Mỗi khi sử dụng Word, bạn thường lo lắng mình gõ sai hoặc viết sai ngữ pháp [nếu dùng tiếng anh hoặc các ngôn ngữ khác], tuy nhiên, đừng lo gì cả bởi Word cung cấp một số tính năng kiểm tra - bao gồm công cụ kiểm tra ngữ pháp và chính tả - giúp bạn tạo tài liệu một cách chuyên nghiệp và không phạm lỗi.
Chạy trình kiểm tra chính tả và ngữ pháp [Spelling and Grammar check]
Bước 1: Trong tab Review, nhấp chọn Spelling & Grammar.
Bước 2: Bảng Spelling and Grammar sẽ xuất hiện ở phía bên phải. Đối với mỗi lỗi trong tài liệu, Word sẽ đưa ra một hoặc nhiều gợi ý. Bạn có thể chọn một trong các gợi ý hoặc nhấp Change để sửa lỗi.
Bước 3: Word sẽ di chuyển qua từng lỗi cho đến khi bạn xem lại tất cả. Sau khi lỗi cuối cùng được xem, một hộp thoại sẽ xuất hiện xác nhận rằng việc kiểm tra chính tả và ngữ pháp đã hoàn tất. Nhấp chọn OK.
Bỏ qua lỗi
Trên thực tế, việc kiểm tra chính tả và ngữ pháp của Word không phải lúc nào cũng chính xác, đặc biệt là đối với ngữ pháp, có rất nhiều lỗi Word sẽ không thông báo cho người dùng hoặc thông báo lỗi sai. Nếu Word thông báo lỗi sai, bạn có thể chọn không thay đổi.
Đối với các lỗi spelling
Ý nghĩa của các tùy chọn:
- Ignore: Tùy chọn này sẽ bỏ qua từ mà không thay đổi từ gốc.
- Ignore All: Tùy chọn này sẽ bỏ qua từ mà không thay đổi từ gốc và nó cũng sẽ bỏ qua tất cả các trường hợp khác trong tài liệu của bạn.
- Add: Tùy chọn này sẽ thêm từ vào trong từ điển nên nó sẽ không xuất hiện lỗi tương tự vào các lần sau. Bạn cần đảm bảo từ được viết đúng trước khi chọn Add.
Đối với các lỗi grammar
- Ignore: Tùy chọn này sẽ bỏ qua từ hoặc cụm từ lỗi mà không thay đổi từ gốc.
Đối với một số lỗi ngữ pháp, Word sẽ giải thích lý do tại sao nó đánh lỗi từ, cụm từ hoặc câu đó. Điều này giúp bạn xác định xem có nên thay đổi hay bỏ qua lỗi đó không.
Tự động kiểm tra chính tả và ngữ pháp
Theo mặc định, Word sẽ tự động check lỗi ngữ pháp và chính tả trong tài liệu của bạn, do đó, bạn không cần chạy trình kiểm tra chuyên biệt. Những lỗi này được chỉ ra bởi các đường lượn sóng dưới chân của các từ.
- Đường màu đỏ chỉ một từ sai lỗi chính tả.
- Đường màu xanh chỉ ra lỗi ngữ pháp, bao gồm các những từ bị dùng sai [lỗi chính tả theo ngữ cảnh].
Cách sửa lỗi chính tả
Nhấp chuột phải vào từ được gạch chân, sau đó chọn từ in đậm được gọi ý trong danh sách đề xuất.
Sau đó, từ được sửa sẽ xuất hiện thay thế cho từ dùng sai trong văn bản.
Cách kiểm tra lỗi ngữ pháp
- Nhấp chuột phải vào từ hoặc cụm từ được gạch chân, sau đó chọn cụm từ gợi ý thích hợp trong danh sách.
- Cụm từ được sửa sẽ xuất hiện trong văn bản.
Thay đổi cài đặt kiểm tra chính tả và ngữ pháp tự động
Nhấp vào tab File, sau đó chọn Options.
Một hộp thoại sẽ hiện ra. Ở phía bên trái hộp thoại, nhấp chọn Proofing. Tại đây có một vài tùy chọn. Ví dụ: Nếu bạn không muốn Word đánh dấu các lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp hoặc các từ thường xuyên bị nhầm lẫn một cách tự động, bạn chỉ cần bỏ tích những tùy chọn mình muốn.
Hướng dẫn ẩn các lỗi chính tả và ngữ pháp trong văn bản
Nếu bạn chia sẻ tài liệu với người khác, có thể bạn sẽ không muốn văn bản của mình hiển thị các đường màu đỏ và xanh rối mắt. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng ẩn các lỗi chính tả và ngữ pháp đó đi.
Bước 1: Nhấp vào tab File, sau đó chọn Options.
Bước 2: Một hộp thoại sẽ hiện ra, hãy nhấp chọn Proofing, sau đó tích vào ô bên cạnh Hide spelling errors in this document only và Hide grammar errors in this document only. Cuối cùng, nhấp chọn OK.
Word sẽ kiểm tra kỹ từng lỗi và cho phép bạn sửa chúng. Giải pháp này nhanh hơn bạn tự mò từng lỗi trên màn hình. Hãy dùng cách này khi phải xử lý tài liệu dài.
2. Rà soát lỗi chính tả bằng Google tài liệu
Bước 1: Mở File Driver, truy cập vào Google tài liệu sau đó chọn mục Trống
Bước 2: Coppy đoạn văn bản cần kiểm tra lỗi bằng phìm Ctrl +C sau đó dán vào Google tài liệu bằng phím Ctril +V.
Lúc này những lỗi sai sẽ được hiện thị bằng dấu gạch dưới màu đỏ giống Word.
Bước 3: Chỉnh lỗi chỉnh tả bị sai bằng cách nhấn chọn từ bị gạch dưới và thay thế bằng từ mới.
3. Cách kiểm tra lỗi chính tả trong Word bỏ gạch chân phía dưới
Bước 1: Trên thanh công cụ của văn bản Work, bạn chọn View → Language
Bước 2: Trong Language chọn Set Proofing Language.
Bước 3: Trong Language chọn Vietnamese → Set As Detault
Bước 4: Chọn Yes để xác nhận
4. Cách tắt kiểm tra lỗi chính tả Microsoft Word
Bước 1: Trên thanh công cụ chọn File -> chọn More -> Options. Được hình như dưới đây:
Cách tắt kiểm tra lỗi chính tả Microsoft Word
Bước 2: Tiếp tục chọn Proofing. Sau đó bạn có thể bỏ đánh dấu một hoặc nhiều mục cần thiết:
Cụ thể:
+ Check spelling as you type: Kiểm tra chính tả khi bạn gõ.
+ Mark grammar errors as you type: Kiểm tra ngữ pháp khi bạn gõ.
+ Frequently confused words: Các từ thường bị nhầm lẫn.
+ Check grammar with spelling: Kiểm tra ngữ pháp bằng chính tả.
Cuối cùng nhấn Ok để hoàn thành.
Bỏ đánh dấu những mục không cần thiết
5. Cách tắt kiểm tra lỗi chính tả ở một đoạn văn bản của Microsoft Word
Bước 1: Tô đen đoạn văn bản cần chỉnh sửa, sau đó chọn mục Review trên thanh công cụ.
Bước 2: Trong mục Language -> nhấn chọn Set Proofing Language.
Bước 3: Trong cửa sổ Language, tích chọn ô Do not check spelling or grammar, sau đó nhấn Ok để hoàn thành.
6. Một số phần mềm hỗ trợ rà soát lỗi chính tả ngoài Microsoft Word
6.1. Google Docs
Google Docs là một ứng dụng dùng để hỗ trợ soạn thảo trực tuyến, được cung cấp bởi nhà phát hành Google. Google Docs đặc biệt ở chỗ cho phép người dùng kiểm tra chính tả một cách nhanh chóng ngay trên giao diện làm việc.
Các tính năng nổi bật:
- Sử dụng miễn phí ở mọi nơi khi có mạng Internet.
- Cung cấp đầy đủ công cụ soạn thảo.
- Tích hợp nhiều tiện ích và font chữ.
- Hỗ trợ chia sẻ và sửa đổi cùng nhiều người.
- Hỗ trợ chức năng nói để nhập dữ liệu.
Google Docs
Nhược điểm của Google Docs:
- Cần đăng ký tài khoản để sử dụng.
- Chèn ảnh vào giao diện khó khăn dễ xảy ra lỗi.
- Thiếu font chữ dành cho tiếng Việt.
6.2. VCatSpell
VCatSpell là phần mềm kiểm tra lỗi chính tả tiếng Việt đầu tiên và được ra mắt chính thức vào năm 1990. Cho đến hiện tại, phần mềm vẫn sở hữu nhiều điểm cộng được người dùng đánh giá cao.
Các tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ trên mọi phiên bản của Microsoft Word.
- Hỗ trợ tạo ra những đoạn văn bản hay báo cáo dài trang.
Nhược điểm: Giao diện sơ sài, lỗi thời.
6.3. Tummo Spell
Tummo Spell là phiên bản mới nhất của phần mềm kiểm tra lỗi chính tả văn bản Word, Excel nhanh chóng và hiệu quả. Đồng thời cũng giúp bạn sửa lỗi nhanh hơn.
Phần mền Tummo Spell
Các tính năng nổi bật:
- Tự động thêm vào giao diện Microsoft Word sau khi cài đặt.
- Nhanh chóng kiểm tra lỗi chính tả trong các file Word.
- Tìm kiếm, thay thế từ bị lỗi nhanh chóng.
- Cài đặt nhanh chóng, hoàn toàn miễn phí.
Nhược điểm: Đôi lúc thông báo cả những từ đúng trong tập tin.
7. Kết luận
Trên đây là những cách để bạn rà soát lỗi chính tả và ngữ pháp trong word sau những lần thực hiện xong việc gõ văn bản để bạn dễ dàng nhận ra được các vấn đề về lỗi chính tả. Chúc các bạn có thể thực hiện được các thao tác ấy sau khi đọc xong bài viết này. Mong rằng những bài viết này sẽ hữu ích đến với các bạn.
Làm sao để tất kiểm tra chính tả trong Word?
Cách thực hiện cũng tương tự Word 365, 2019, 2016, 2013 nhưng có một chút khác biệt về giao diện. Bước 1: Chọn File > Chọn Options. Bước 2: Chọn Proofing > Tích bỏ các tính năng tại When correcting spelling and grammar in Word. Bước 3: Nhấn OK để hoàn tất.
Thế nào chưa chức năng kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp?
Trên menu Công cụ , trỏ đến Soát chính tả và Ngữ pháp, rồi bấm vào Đặt lại Từ và Ngữ pháp bị Bỏ qua. Word sẽ hiển thị cảnh báo về thao tác đặt lại trình soát chính tả và trình soát ngữ pháp. Bấm Có để tiếp tục. Bấm vào tab Xem lại, rồi bấm vào Kiểm tra chính tả & Ngữ pháp để kiểm tra chính tả và ngữ pháp.
Autocorrect Options là gì?
Autocorrect là gì? Autocorrect là tính tăng thay thế từ, cụm từ hiệu quả có sẵn trên Word. Bạn chỉ cần cài đặt cụm từ viết tắt cần thay thế và mục Replace và nhập nội dung cụm từ thay thế vào mục With trong AutoCorrect options. Khi bạn gõ tắt, từ đó sẽ tự động chuyển thành từ bạn muốn.
Lỗi chính tả trong Word gạch chân màu gì?
Gạch đỏ là báo lỗi chính tả [Spelling errors], gạch xanh là báo lỗi ngữ pháp [Grammar errors].