Hiện nay, tùy theo mục đích sử dụng mà hóa đơn được chia thành nhiều loại. Trong đó, hóa đơn 1 liên, 2 liên, 3 liên là 3 loại hoa đơn tiêu biểu nhất. Vậy 3 loại hóa đơn này khác nhau như thế nào? Bài viết sau đây chúng tôi sẽ giúp bạn phân biệt các loại hoa đơn trên một cách đơn giản nhưng chính xác nhất.
Phân biệt hóa đơn 1 liên, 2 liên và 3 liên
Mục đích sử dụng
- Hóa đơn 1 liên
Là loại hóa đơn thường được dùng làm hóa đơn bán lẻ [không cần lưu lại]. Có thể giúp liệt kê tên hàng hóa của khách hàng mua và số tiền tương ứng để giúp việc tính tiền được dễ dàng và minh bạch hơn.
- Hóa đơn liên 2 liên
Được dùng làm hóa đơn bán buôn và hóa đơn bán lẻ. Liệt kê tên hàng hóa bán cho khách hàng, liệt kê tổng số tiền, thời hạn bảo hành [nếu có], giúp cho việc đối chiếu hàng hóa khi mua bán được nhanh chóng và thuận tiện [khi cần].
- Hóa đơn 3 liên
Thường được dùng ở các công ty bán buôn, công ty bán hàng qua mạng, công ty chuyển phát nhanh, công ty giao hàng… dùng làm hóa đơn, biên lai, biên nhận. Hóa đơn 3 liên cũng có tác dụng như loại 1 liên và 2 liên nhưng nó có thêm liên thứ 3 để có thể lưu lại kho hoặc khi giao đến cho khách hàng ký và người vận chuyển cầm về đưa lại cho công ty [mục đích để chứng minh họ đã giao hàng và khách đã nhận hàng].
Đối tượng sử dụng
- Hóa đơn 1 liên
Đúng ở những cửa hàng bán lẻ, trực tiếp bán hàng hóa đến tay người tiêu dùng.
- Hóa đơn liên 2 liên
Ở các cửa hàng, công ty bán hàng hóa cần bảo hành. Cần lưu lại thông tin của khách hàng và thông tin sản phẩm để giúp đối chiếu về sau.
- Hóa đơn 3 liên
Những công ty chuyên bán buôn với số lượng lớn, công ty chuyển phát hàng hóa, công ty giao hàng qua mạng, quán bia, nhà hàng dùng khi làm oder….
Tham khảo:
- Báo giá in hóa đơn GTGT [Giá trị gia tăng] tại Hà Nội
Loại giấy dùng để in hoá đơn
Hóa đơn 1 liên: dụng giấy photocopy [giấy Bãi Bằng loại mỏng].
Hóa đơn hai liên: dụng giấy các bon giúp bạn khi viết 2 liên không phải kê thêm giấy than ở giữa mà chỉ cần kê một tờ bìa cứng phía dưới liên 2 là được.
Hoá đơn 3 liên: Giấy các bon có 3 liên viết không cần kê giấy than.
Kích thước
+ Hóa đơn 1 liên: loại này thường có kích thước 15x21cm [A5] dùng cho số lượng hàng hóa ít. Kích thước A4 để dùng cho số lượng hàng hóa nhiều.
+ Hóa đơn 2 liên: Có 2 loại giấy A4 và A5. Loại kích thước A4 [21x30cm] dùng cho việc bán buôn số lượng lớn vì diện tích ghi nhiều. Loại hoa đơn kích thước A5 [15x21cm] thường được dùng để giúp ghi đơn hàng số lượng ít.
+ Hóa đơn 3 liên: Có 2 loại có kích thước thông dụng là A5, A4 nhưng cũng tùy thuộc vào nhu cầu của từng công ty mà có thể dùng kích thước phù hợp.
Quy cách của từng loại hoá đơn
Hóa đơn 1 liên: Đóng quyển [100 tờ/quyển], keo dán gáy cho dễ dàng xé rời để đưa cho khách.
Hóa đơn 2 liên: Đóng quyển 100 tờ/quyển [50 liên]; rãnh xé bằng răng cưa để xé liên 2 dễ dàng; có số nhảy tự động [số liên 1 và liên 2 trùng nhau] để giúp cho việc tìm và đối chiếu so sánh dễ dàng hơn.
Hóa đơn 3 liên: Đóng quyển 150 tờ/quyển [50 liên]; cũng giống như loại hoa đơn 2 liên có rãnh xé răng cưa; số nhảy tự động.
Với những thông tin trên đây về việc phân biệt các loại hoa đơn chính trên thị trường hiện nay chúng tôi hy vọng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hoa đơn và sử dụng chúng đúng mục đích.
Bài viết này, In Đông Nam sẽ chia sẻ quy cách in hóa đơn bản lẻ thông dụng nhất. Quy tắc này không chỉ giúp cho các cửa hàng, doanh nghiệp có nhu cầu in ấn in được hóa đơn tiêu chuẩn mà còn giúp họ biết được các thông tin cơ bản về sản phẩm cũng như dịch vụ in ấn.
Quy cách in hóa đơn bán lẻ tại In Đông Nam
1. Kích thước
Kích thước in hóa đơn bán lẻ thông thường là khổ giấy A4[29,7 x 20,8 cm], A5[20,8 x 14,5 cm], A6[14,5 x 10,5 cm]. Khách hàng có thể in hóa đơn theo chiều ngang hoặc dọc tùy ý.
Bên cạnh các kích thước phổ biến này, chúng tôi còn nhận in nhiều kích thước theo yêu cầu như 7x10cm; 7.5x10.5cm; 8x12cm…
2. Chất liệu và định lượng giấy
Giấy in hóa đơn hay được sử dụng là giấy offset, giấy cacbonless, giấy in nhiệt K80, K57. Cụ thể:
- Giấy in offset [80gsm] được dùng để in hóa đơn 1 liên như vé gửi xe, quyển order nhà hàng, quán café.
- Giấy cacbonless [80 – 300gsm] – giấy tự in sao không phải lót giấy than, dùng để in hóa đơn bán lẻ 2 liên, 3 liên với các khoản thu cần lưu lại bản gốc để tiện quản lý giao dịch và có bản sao giao cho khách hàng.
- Giấy K80, k57 dùng cho các máy in bill trong siêu thị nhà hàng
Đây là những quy cách cơ bản, nếu khách hàng có nhu cầu in ấn khác xưởng in cũng sẵn sàng hỗ trợ với chất lượng đảm bảo nhất.
3. Công nghệ in
Chúng tôi sử dụng công nghệ in offset siêu nét. Bên cạnh đó, In Đông Nam còn trang bị máy in hóa đơn chuyên dụng như máy máy in offset có chức năng in số nhảy và tạo đường xé tự động, máy đan liên hóa đơn và máy keo bìa tự đông… Các loại máy này không chỉ giúp giảm thiểu tối đa thời gian, chi phí in ấn mà còn tạo bản in bền đẹp, sắc nét.
4. Mực in: Mực in siêu nét, mịn, đảm bảo các đường nét rõ ràng, không bị nhòe.
5. Phần mềm thiết kế: Sử dụng phần mềm thiết kế hóa đơn chuyên dụng đảm bảo độ sắc nét như Corel, Photoshop, Al…
6. Số nhảy: Hỗ trợ in số nhảy hóa đơn tăng dần [màu đỏ]
7. Gia công: Hóa đơn được đóng thành quyển, đóng cuốn, đóng bìa, keo gáy và có rãnh xé tiện lợi.
8. Số trang: Hóa đơn 1 liên gồm 100 trang, hóa đơn 2 liên gồm 100 trang [50 số hóa đơn], hóa đơn 3 liên gồm 150 trang [50 số].
9. Ngày hoàn thành: 5 – 7 ngày.
Trên đây là các quy cách in hóa đơn bán lẻ, hóa đơn bán hàng thông dụng tại In Đông Nam. Nếu có nhu cầu tư vấn dịch vụ, khách hàng vui lòng liên hệ 024 3566 8470 - 024 6683 5625.