Vào phân hệ Nghiệp vụ\ Mua hàng\ Hóa đơn nhập mua – xuất thẳng, chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.
- Khai báo các thông tin chung: mã nhà cung cấp, mã khách xuất, tài khoản có, số hóa đơn, ngày hóa đơn, ngày hạch toán, trạng thái, mã thanh toán,…
- * Số chứng từ: nhập vào hoặc chọn từ mã quyển đã khai báo số chứng từ quản lý nội bộ [ví dụ: số phiếu nhập kho,…]. Xem thêm hướng dẫn Danh mục quyển chứng từ.
- Số hóa đơn; Ký hiệu; Ngày hóa đơn: nhập vào thông tin hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp. Thông tin này sẽ được ngầm định chuyển vào thẻ Thuế để khai báo thuế.
- Khai báo thẻ Chi tiết: mã hàng, mã kho, số lượng, giá, tài khoản nợ, giá đích danh [tùy chọn], mã nhập xuất, tài khoản chi phí xuất thẳng [hạch toán giá trị xuất],…
- * Tài khoản nợ: ngầm định theo mã hàng khai báo ở Danh mục hàng hóa, vật tư. Trường hợp muốn sửa lại tài khoản này thì trong Danh mục hàng hóa, vật tư phải tích chọn ô Sửa tài khoản vật tư.
- Giá đích danh: nếu tích chọn thì chương trình ngầm định giá xuất/tiền xuất bằng giá nhập/tiền nhập. Tùy chọn này chỉ áp dụng đối với vật tư tính giá theo phương pháp trung bình tháng và đích danh.
- Tài khoản chi phí xuất thẳng: chọn tài khoản hạch toán cho phần giá trị xuất sử dụng.
- Khai báo thẻ Chi phí [trường hợp chi phí cùng nhà cung cấp với hàng mua]: mã chi phí, tiền,…
- * Mã chi phí: được khai báo trong Danh mục chi phí mua hàng và tự động phân bổ cho các mặt hàng theo các tiêu thức sau [khai báo trong Danh mục chi phí mua hàng]:
- 1. Số lượng: hệ số phân bổ được tính theo số lượng mua của từng mặt hàng.
- 2. Giá trị: hệ số phân bổ được tính theo giá trị mua của từng mặt hàng.
- 3. Thể tích: hệ số phân bổ được tính = Thể tích đơn vị x Số lượng mua. Thể tích đơn vị của mặt hàng được khai báo trong Danh mục hàng hóa, vật tư.
- 4. Khối lượng: hệ số phân bổ được tính = Khối lượng đơn vị x Số lượng mua. Khối lượng đơn vị của mặt hàng được khai báo trong Danh mục hàng hóa, vật tư.
- Hạch toán chi phí vào giá vốn hàng nhập mua
Nợ TK 152, 156, 611 Chi phí mua hàng
Nợ TK 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ
Có TK 111, 112, 331 Tiền mặt; Tiền gửi ngân hàng; Phải trả cho người bán
- Khai báo thẻ Thuế: phục vụ cho việc lên Bảng kê thuế GTGT đầu vào
- * Mẫu báo cáo: chọn loại hóa đơn mua hàng tương ứng cho mẫu báo cáo
3 – Hóa đơn giá trị gia tăng.
4 – Hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn.
5 – Hóa đơn bán hàng thông thường.
- * Mã tính chất: chọn phân loại tính chất thuế được khấu trừ theo qui định
1 – Hàng hóa, dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT và sử dụng cho các hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ không kê khai, nộp thuế GTGT đủ điều kiện khấu trừ thuế.
2 – Hàng hóa, dịch vụ dùng chung cho SXKD chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT.
3 – Hàng hóa, dịch vụ dùng cho dự án đầu tư đủ điều kiện khấu trừ thuế.
- * Số hóa đơn, Ký hiệu, Ngày hóa đơn: được ngầm định từ Thông tin chung sang và cho phép sửa lại.
- Các thông tin khác. Khai báo thẻ Chứng từ gốc [nếu có]: số chứng từ kèm theo, thông tin chi tiết số chứng từ gốc [dùng cho mẫu in Phiếu nhập kho]. Mua hàng là giai đoạn đầu tiên trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán các nghiệp vụ mua hàng.
1. Hồ sơ, chứng từ mua hàng
- Mỗi doanh nghiệp đều tự xây dựng quy trình mua hàng phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp đó. Chứng từ trong quá trình mua hàng là căn cứ chứng minh nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp thực sự phát sinh với cơ quan chức năng.
- Chứng từ mua hàng bao gồm :
- Hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng.
- Hóa đơn giá trị giá tăng.
- Phiếu xuất kho do bên bán lập.
- Chứng từ thanh toán: Phiếu chi, chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với hóa đơn mua hàng có giá trị trên 20 triệu đồng.
- Biên bản bàn giao hàng hóa.
- Phiếu nhập kho vật liệu, hàng hóa.
2. Một số nghiệp vụ mua hàng trong nước thường gặp
- Mua hàng nhập kho và mua hàng không qua kho.
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho kế toán ghi nhận:
Nợ TK 152,156: giá trị hàng nhập kho
Nợ TK 1331: tiền thuế GTGT
Có TK 111/112/131: tổng giá trị thanh toán
- Đối với trường hợp doanh nghiệp mua hàng về sử dụng ngay hoặc chuyển bán cho khách hàng không nhập kho thì hạch toán vào giá vốn hoặc chi phí.
+ Mua nguyên vật liệu, hàng hóa sử dụng ngay hoặc chuyển bán ngay:
Nợ TK 621/632: Giá mua hàng chưa thuế GTGT
Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT
Có TK 111/112/331: Tổng tiền thanh toán.
+ Mua công cụ, dụng cụ đưa vào sử dụng ngay:
Nợ TK 242: Giá trị CCDC phần bổ nhiều lần
Nợ TK 641/642: Giá trị CCDC phân bổ 1 lần
Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT
Có TK 111/112/331: Tổng giá thanh toán.
- Mua hàng có phát sinh chi phí mua hàng
- Chi phí mua hàng: chi phí vận chuyển, chi phí bốc xếp, chi phí bảo quản, chi phí thuê kho bãi thì được cộng vào giá trị hàng mua để xác định đơn giá thực tế nhập kho.
- Đối với trường hợp doanh nghiệp chỉ mua một mặt hàng có phát sinh chi phí mua hàng thì không cần phân bổ mà hạch toán trực tiếp vào giá trị lô hàng nhập kho.
Nợ TK 152/156/1562: Chi phí mua hàng chưa thuế GTGT
Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT
Có TK 111/112/131: Tồng tiền thanh toán
- Đối với trường hợp doanh nghiệp mua từ 2 mặt hàng trở lên thì phân bổ chi phí thu mua vào các mặt hàng theo tiêu thức số lượng hoặc giá trị hàng hóa.
- Phân bổ chi phí mua hàng theo tiêu thức trị giá mua
- Phân bổ chi phí mua hàng theo phương pháp này mang tính chính xác cao, phù hợp với nhập hàng có chênh lệch giá trị lớn.
Chi phí thu mua theo
mặt hàng
\=
Tổng chi phí mua hàng
* Giá trị từng mặt hàng
Tổng giá trị hàng mua
Ví dụ: Công ty Hòa Phát nhập 2 mặt hàng: 10 bàn văn phòng đơn giá chưa thuế GTGT là 6.500.000 đồng và 15 ghế tựa đơn giá chưa thuế GTGT là 2.450.000 đồng. Chi phí vận chuyển để đưa hàng về kho của công ty là 1.500.000 đồng [chưa thuế VAT]. Chi phí bốc dỡ là 500.000 [chưa thuế VAT].
- Phân bổ chi phí mua hàng như sau:
Chi phí mua
ghế tựa
\=
1.500.000+ 500.000
* 36.750.000 = 722.359
[65.000.000+36.750.000]
Chi phí mua bàn
văn phòng
\=
1.500.000+ 500.000
* 65.000.000 = 1.277.641
[65.000.000+36.750.000]
Mặt hàng
Số lượng
Đơn giá chưa thuế GTGT
Thành tiền
Chi phí
vận chuyển
Tổng giá trị hàng nhập kho
Bàn văn phòng
10
6.500.000
65.000.000
1.277.641
66.277.641
Ghế tựa
15
2.450.000
36.750.000
722.359
37.472.359
- Phân bổ chi mua hàng theo tiêu thức số lượng hàng mua
- Phân bổ chi phí mua hàng theo phương pháp này tính toán dễ dàng nhưng cho kết quả mang tính chất tương đối do phụ thuộc số lượng hàng nhập.
Chi phí thu mua theo
mặt hàng
\=
Tổng chi phí mua hàng
* Số lượng từng mặt hàng
Tổng số lượng hàng mua
Ví dụ: Công ty H & X nhập kho 1 lô hàng gồm: 100 thùng giấy cao cấp đơn giá chưa thuế GTGT là 285.000 đồng và 20 thùng bút kim đơn giá chưa thuế GTGT là 950.000 đồng. Chi phí vận chuyển để đưa hàng về kho là 2.000.000 đồng [chưa thuế VAT]. Chi phí bốc dỡ là 500.000 [chưa thuế VAT].
- Phân bổ chi phí như sau:
Chi phí mua giấy
\=
2.000.000 + 500.000
* 100 = 2.083.333
[100 + 20]
Chi phí mua bút kim
\=
2.000.000+500.000
* 20 = 416.667
[100 + 20]
Mặt hàng
Số lượng
Đơn giá chưa Thuế GTGT
Thành tiền
Chi phí vận chuyển
Tổng giá trị hàng nhập kho
Giấy cao cấp
100
285.000
28.500.000
2.083.333
30.583.333
Bút kim
20
950.000
19.000.000
416.667
19.416.667
- Hàng về trước hóa đơn về sau
- Khi mua hàng nhập kho nhưng chưa nhận được hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, kế toán vẫn làm thủ tục nhập kho nhưng không hạch toán và kê khai thuế GTGT. Để chứng minh được việc hàng về trước hóa đơn về sau thì hợp đồng thỏa thuận 2 bên thể hiện rõ thời điểm giao nhận hóa đơn, giao nhận hàng hóa và phiếu xuất kho bên bán, phiếu nhập kho hàng mua.
- Khi hàng về chưa có hóa đơn GTGT, căn cứ vào phiếu xuất kho bên bán hoặc biên bản giao nhận hàng hóa và phiếu nhập kho hàng hóa.
Nợ TK 152/ 156/1561: Tiền hàng chưa có thuế GTGT.
Có TK 111, TK 112, TK 331: Số tiền hàng phải thanh toán.
- Giá trị hàng nhập kho xác định theo giá bán được thỏa thuận giữa người bán, người mua và được thể hiện trong phiếu xuất kho của bên bán.
- Trường hợp, phiếu xuất kho không thể hiện giá bán thì kế toán sẽ ghi nhận giá nhập kho theo giá tạm tính [giá nhập kho lần mua hàng gần nhất]
- Khi nhận được hóa đơn:
Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT
Có TK 111, TK 112, TK 331: Số tiền thuế phải thanh toán.
- Nếu giá mua = giá tạm tính thì kế toán chỉ ghi nhận thêm tiền thuế.
- Nếu giá mua > giá tạm tính thì kế toán phải điều chỉnh tăng giá trị hàng nhập kho.
Nợ TK 152/ 156/ 1561: Số lượng x [giá mua – giá tạm tính]
Có TK 111, TK 112, TK 331: Số lượng x [giá mua – giá tạm tính]
- Nếu giá mua < giá tạm tính thì kế toán phải điều chỉnh giảm giá trị hàng nhập kho.
Nợ TK 111, TK 112, TK 331: Số lượng x [giá tam tính – giá mua]
Có TK 111, TK 112, TK 331: Số lượng x [giá tam tính – giá mua]
- Hoá đơn về trước hàng về sau
- Trường hợp cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn GTGT của nhà cung cấp nhưng hàng vẫn chưa về thì kế toán ghi nhận hàng mua đang đi đường.
- Khi nhận hóa đơn GTGT:
Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường
Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT
Có TK 111, TK 112, TK 331: Tổng giá thanh toán.
- Khi hàng về nhập kho:
Nợ TK 152/156/1561: Hàng nhập kho.
Có TK 151: Hàng mua đi đường
- Trả lại hàng mua
Hàng mua bị trả lại trong các trường hợp sau: hàng bị kém chất lượng, không đúng quy cách, chủng loại....