Cách viết proposal xin tài trợ
Mọi kế hoạch đã được bàn bạc, thảo luận, lên chương trình từ A ->Z. Tất cả đã rất hoàn hảo, chỉ chờ đợi các tổ chức thổi hồn biến ý tưởng thành hiện thực bằng những khoản tài trợ lớn.
CÁCH THỨC GỬI MAIL MỜI TÀI TRỢ
Mẫu 1: Kính gửi: ........................................................................................................ Lời đầu tiên, Ban tổ chức xin gửi lời chúc sức khỏe và thành đạt đến Quý công ty. Chúc Quý công ty không ngừng lớn mạnh và phát triển. Thưa Quý công ty, Đông đã vào mùa với gió với lạnh, với những chiếc gang tay, vòng khăn ấm, cả trong những cái ôm dịu dàng và những bàn tay đan chặt đầy yêu thương! Chương trình được tổ chức từ 13h30 đến 20h ......................... Chương trình với ý nghĩa tốt đẹp, được truyền thông rộng rãi trên nhiều phương tiện khác nhau. Ban tổ chức tin tưởng đây không chỉ là cơ hội quảng bá thương hiệu tốt cho Quý công ty mà còn là một nghĩa cử cao đẹp mà công ty sẽ đóng góp cho xã hội. Với những lý do trên, BTC rất mong nhận được sự quan tâm và hợp tác của Quý công ty với tư cách Nhà tài trợ cho chương trình. Xin trân trọng cảm ơn!
1. Phần trình bày. + Các bạn lưu ý, phải sử dụng phông chữ Times New Roman, không nên sử dụng các phông khác, tránh trường hợp lỗi phông. Cỡ chữ nên để mức 12 hoặc 13. + Phần Tới:Ok . Các bạn đánh địa chỉ mail của người đó vào. Tiếp theo các bạn nhìn xuống dưới, sẽ thấy ngay ô nhỏ đề Thêm Cc thì ấn vào đó và gõ địa chỉ .....trong trường hợp các bạn không dùng hòm mail này gửi email cho doanh nghiệp. Đây là việc bắt buộc. Nếu các bạn dùng gmail chung để gửi thì thôi, không cần thêm CC. + Phần Đính kèm: Các bạn tải file Hồ sơ mời tài trợ và một số các scan văn bản hợp tác giữa HTX TN với các đợn vị, file mềm khác có liên quan. + Phần Tiêu đề: Các bạn ghi MỜI TÀI TRỢ........_ TÊN CÔNG TY
+ Phần Nội dung bên dưới, các bạn ghi như sau: Dear Anh/ Chị .. (kèm theo tên) Dear Sir/ Madam, (nếu không biết tên) Em là ........, em hiện đang phụ trách công tác Đối ngoại của chương trình ............. . Bên em đang triển khai chương trình trong tháng 3 này ạ. Chương trình được thực hiện bởi 150 TNV đến từ 6 tổ chức, CLB hoạt động xã hội tại Thái Nguyên và Tổ chức ........................ là đơn vị tổ chức chính, chương trình đã đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của Sở Công Thương tỉnh, Sở văn Hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh, các cơ quan bảo trợ thông tin tỉnh. Em gửi hồ sơ kèm theo để bên mình nghiên cứu và hỗ trợ tài trợ cho chương trình của bọn em. Mọi thông tin chi tiết, Anh/ chị vui lòng liên hệ theo: - Trường hợp các bạn tự tin trả lời all những gì họ hỏi nếu họ gọi thì các bạn ghi: + Tên các bạn đầy đủ. + Số điện thoại (ít nhất 02 số cố định). + Địa chỉ gmail. Em cảm ơn Anh/ Chị nhiều ạ! Em chào Anh/ Chị, Em là ..................... thành viên ban đối ngoại của chương trình ..................... Chương trình của bọn em nhận được sự hưởng ứng và tham gia của các đơn vị, cơ quan tổ chức xã hội trên địa bàn tỉnh với mong muốn chung tay vì môi trường trong sạch hơn. Mong Anh/.............................bớt chút thời gian quan tâm tới chương trình của bên em. Em xin cảm ơn ạ! Và thế là cả công ty bạn lao vào kiếm nguồn tài trợ. Gửi mail, chuyển hồ sơ, xin contact, gặp mặt trực tiếp...rất nhiều động thái đã được Thực hiện. Bạn là một trong những nhân viên mới toanh. Bạn chưa bao giờ đi xin tài trợ. Hoặc bạn đã thử nhập cuộc nhưng luôn bị các nhà tài trợ từ chối khéo. Bạn cảm thấy công việc này dường như quá sức. Nó làm bạn chỉ muốn bỏ cuộc. Sự thực thì, việc mời tài trợ chưa bao giờ là một việc dễ dàng nhưng không phải vì thế mà bạn chỉ có thể chọn cách bó tay. Nắm vững những nguyên tắc dưới đây có thể bạn sẽ thấy tình hình lạc quan hơn. MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM: I. Một số nguyên tắc chung trong mời tài trợ 1. Tôi là ai ? Tôi = hình ảnh của tổ chức mà tôi đại diện Hình ảnh của Tổ chức = Quên đi cái tôi của mình . 2. Đối tác của tôi là ai? Đừng có lội qua một con suối nếu không biết nó nông sâu Biết càng nhiều thông tin người mình gặp sẽ giúp bạn dễ dàng nói chuyện và tiếp cận hơn Hãy chuẩn bị cho mình một phong cách phù hợp với người mình cần gặp 3. Mục tiêu của tôi là gì ? Trong những chuyện tầm phào , bạn có thể Bắn trị thiên, bạn có thể chém gió nhưng trong công cuộc làm ăn , nều không xác định rõ mục tiêu , bạn sẽ tự bắn mình. 4. Tôi sẽ cùng đối tác giải quyết công việc gì ? Nếu bạn muốn nắm thế chủ động trong đàm phán thì bạn phải nắm rõ nội dung công việc hơn ai hết . Hãy chuẩn bị các giải pháp ; phân loại tính nghiêm trọng , cần thiết của công việc thì bạn sẽ ra được quyết định nhanh hơn , chính xác hơn II. Một số nguyên tắc chính: 1. Nguyên tắc Win - Win Mọi người thường có xu hướng nghĩ về cái lợi của mình hơn là nghĩ mình có thể làm gì cho người khác Người ta cần gì và mình có thể đáp ứng được những gì ? Hãy nhớ rằng : Muốn nhận thì hãy cho đi . 2. Tiếp cận Giới thiệu rõ ràng và vắn tắt về bản thân Thể hiện sự am hiểu về đối tác Trình bày rõ ràng mong muốn/ý định của mình A. Giao tiếp qua thư A.1 Hình thức Là phương tiện trang trọng nhất Hình thức rõ ràng , nổi bật trong những nội dung chính Không viết tắt , sai chính tả A.2 Nội dung Thư ngỏ (cover letter) tóm tắt nội dung chính Đính kèm các văn bản cần thiết Nội dung rõ ràng , triển khai ý nhanh Để lại số điện thoại / địa chỉ liên hệ Nên gửi đích danh người nhận A.3 Chú ý In nghiêng , tô đậmnhững nội dung chính , số điện thoại , địa chỉ liên lạc . Giới thiệu quá trình hoạt động , thế mạnh ưu điểm của Tổ chức của mình Gợi mở vấn đề một cách khôn khéo B. Giao tiếp qua Email Địa chỉ Email nghiêm túc Phải có tên người gửi Không dùng Emoticons Tóm tắt nội dung chính , phân đoạn rõ ràng trang trọng Đính kèm thư ngỏ và những nội dung chi tiết (hạn chế nội dung Email quá dài , lỗi font chữ) C. Giao tiếp qua điện thoại Chuẩn bị nội dung cực kỳ ngắn gọn Gọi điện vào thời gian phù hợp (Tránh sáng thứ 2 ; nên gọi vào khoảng 9h-10h buổi sáng và 3h-4h buổi chiều) Hỏi xem bây giờ họ có thể nói chuyện với mình được không , nếu không hãy hỏi xem có thể gọi lại vào lúc nào Giới thiệu vắn tắt , rõ ràng về bản thân Trình bày ngắn gọn mong muốn/ý định Xin địa chỉ Email Xin một cuộc hẹn (rất quan trọng) Nếu có thể nên đề nghị được gặp mặt trực tiếp 3. Gặp gỡ 3.1 Ngoại hình Đừng quên : Tôi = Hình ảnh Tổ chức Ấn tượng về một cá nhân nào đó được hình thành trong bảy giây đầu gặp gỡ Ăn mặc :Gọn gàng , sạch sẽ Phù hợp với tổ chức mình đại diện Phù hợp với mục đích Thể hiện sự chăm chút vừa phải đối với bản thân 3.2. Phong thái Tự tin nhưng khiêm nhường Thể hiện sự tôn trọng đối tác Echo effect (hiệu ứng tiếng vang nói gì thì nghe lại vậy cho gì thì nhận nấy) Biết cách thể hiện bản thân đúng lúc 3.3. Thuyết phục Bằng kiến thức / sự am hiểu một lĩnh vực nào đó Bằng sự nhạy bén / năng động Bằng sự câu thị / ham học hỏi Bằng sự nhiệt tình / sức trẻ / niềm đam mê Phải biết điểm mạnh của mình là gì và sử dụng nó như thế nào 3.4. Lắng nghe Con người chỉ có một cái miệng và có tới hai cái tai Quan sát -> Sự thật ngầm hiểu Đặt câu hỏi Bày tỏ thiện chí Hướng đến một kết quả , một mục đích rõ ràng 3.5. Duy trì và phát triển quan hệ Nhớ rằng : mối quan hệ là một tài sản quý giá nhất Phải có thiện chí xây dựng mối quan hệ và quan tâm thực sự đến đối tác Phân biệt : Tận dụng mối quan hệ # Lợi dụng mối quan hệ.
|