Chữ ký điện tử là một hệ thống dữ liệu được đi kèm với các văn bản điện tử, nhằm xác thực tính pháp lý của văn bản, cũng như giúp người nhận biết được ai là chủ sở hữu của văn bản và kiểm tra tính toàn vẹn của văn bản. Vậy vai trò của chữ ký điện tử là gì? Chữ ký điện tử có ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp? Cùng MIFI tìm hiểu nhé!
Chữ ký điện tử – một phần không thể thiếu của các văn bản điện tử
Chữ ký điện tử có thể ở dưới dạng chữ, số, ký hiệu, âm thanh, hoặc các hình thức khác, tuỳ vào yêu cầu của chủ sở hữu.
Những chữ ký điện tử đầu tiên trên thế giới được tồn tại dưới dạng mã Morse và điện tín
Khi các văn bản điện tử ra đời, dẫn đến yêu cầu xác lập chữ ký điện tử. Chữ ký điện tử đầu tiên trên thế giới được tồn tại dưới dạng mã Morse và điện tín. Nhưng phải đến năm 1889, tòa án tối cao bang New Hampshire [Hoa kỳ] mới có quyết định phê chuẩn tính hiệu lực của chữ ký điện tử.
Ngày nay, chữ ký điện tử được ứng dụng rộng rãi, trên nhiều hình thức như: các cam kết gửi bằng email, mã pin khi sử dụng thẻ ATM, các chữ ký trên màn hình cảm ứng tại các quầy tính tiền, hợp đồng điện tử online, hóa đơn điện tử,…
Chữ ký điện tử giúp đảm báo tính pháp lý của văn bản điện tử
Sự xuất hiện của các văn bản điện tử, hóa đơn điện tử,… giúp cho việc trao đổi dữ liệu trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn. Tuy nhiên, với các văn bản điện tử, một vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp đau đầu chính là tính pháp lý này.
Với chữ ký điện tử, tính pháp lý của văn bản điện tử sẽ được bảo đảm hoàn toàn. Theo đó, một văn bản ngay khi đã được ký, nội dung của nó sẽ không thể thay đổi được. Việc thay đổi các ký tự khi đã ký sẽ khiến văn bản mất đi tính hiệu lực.
Do đó, chữ ký điện tử có vai trò quan trọng trong việc đảm báo tính pháp lý của văn bản, giữ gìn tính nguyên vẹn và xác định chủ sở hữu văn bản.
Chữ ký điện tử có chức năng ngăn chặn việc giả mạo chữ ký
Đối với các chữ ký tay, trong quá trình giao dịch, nguy cơ bị giả mạo chữ ký lên đến 60 – 70%. Do đó, việc sử dụng chữ ký điện tử góp phần quan trọng trong việc ngăn chặn các chữ ký giả mạo, đảm bảo tính bảo mật và quyền lợi của những người tham gia giao dịch.
Loại chữ ký này còn giúp ngăn chặn việc làm giả tài liệu
Một văn bản khi đã được ký bằng chữ ký điện tử sẽ không thể thay đổi. Khi văn bản bị thay đổi, tài liệu đó sẽ lập tức bị vô hiệu hoá. Người nhận sẽ không thể mở được văn bản.
Trên nhiều nước đều có những bộ luật công nhận tính pháp lý của chữ ký điện tử
Tại Việt Nam và nhiều quốc gia khác đều có những bộ luật công nhận tính pháp lý của chữ ký điện tử.
- Tại Việt Nam, điều 4 Bộ Luật Giao dịch điện tử quy định như sau:
- Chữ ký điện tử là hệ thống dữ liệu đi kèm các văn bản điện tử. Nó do người phát hành văn bản xác lập, nhằm xác nhận chủ sở hữu của văn bản đó.
- Chứng thực chữ ký điện tử là việc xác nhận chủ sở hữu của văn bản điện tử.
- Chữ ký điện tử có thể ở dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự.
- Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
Có không ít các dịch vụ cung cấp chữ ký điện tử
Để xác lập chữ ký điện tử, cá nhân hoặc doanh nghiệp cần liên hệ với những nhà cung cấp chữ ký điện tử, và thực hiện các bước theo hướng dẫn.
Chữ ký điện tử có cấu trúc liên hệ chặt chẽ với nhau
- Private key: khoá bí mật, do chủ sở hữu văn bản nắm giữ.
- Public key: được công khai đến người nhận, giúp người nhận mở văn bản điện tử.
- Digital Sign [ký số]: là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký điện tử vào thông điệp dữ liệu.
- Signer [người ký]: là đối tượng dùng đúng khóa bí mật của mình để tạo chữ ký điện tử và ký vào một thông điệp dữ liệu dưới tên của mình.
- Recipient [người nhận]: là tổ chức, cá nhân nhận được thông điệp dữ liệu được ký số bởi người ký.
Chữ ký điện tử hoạt động dựa trên sự kết hợp chặt chẽ của Private key và Public key
Chữ ký điện tử hoạt động dựa trên sự kết hợp chặt chẽ của Private key và Public key. Theo đó, một văn bản nếu bị thay đổi khi đã sử dụng chữ ký điện tử, 2 loại mật mã này sẽ không tương thích với nhau. Điều này dẫn đến văn bản bị vô hiệu hoá, người nhận không thể mở văn bản.
Nói tóm lại, sự xuất hiện của chữ ký điện tử có vai trò quan trọng đối với việc chuyển giao tài liệu điện tử. Giúp cho việc gửi – nhận tài liệu trở nên nhanh chóng, thuận tiện hơn, đồng thời đảm bảo quyền pháp lý tối đa. Đây là yếu tố cần thiết đối với sự phát triển của doanh nghiệp.
Chữ ký điện tử là gì? Chữ ký điện tử là đoạn thông tin đi kèm với dữ liệu. Những dữ liệu bao gồm: hình ảnh, video, văn bản…. Chữ ký điện tử thường được sử dụng trong các giao dịch điện tử. Nhằm mục đích để chứng thực tác giả đã ký vào dữ liệu đó. Chữ ký điện tử là một thay thế cho chữ ký viết tay của cá nhân hay doanh nghiệp.
Chữ ký số là gì? Chữ ký số là thông tin đi kèm theo các tài liệu điện tử như Word, Excel, PDF,…; hình ảnh; video…] nhằm mục đích xác nhận chủ sở hữu dữ liệu đó. Nó mã hóa tài liệu và nhúng vĩnh viễn thông tin vào đó. Nếu người dùng cố gắng thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong tài liệu thì nó sẽ bị vô hiệu.
Việc sử dụng chữ ký điện tử và chữ ký số giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các thủ tục và quy trình giao dịch trực tuyến, cụ thể như:
- Tiết kiệm được thời gian và chi phí trong quá trình hoạt động giao dịch điện tử.
- Linh hoạt trong cách thức ký kết các văn bản hợp đồng, buôn bán,… có thể diễn ra ở bất kỳ nơi đâu, ở bất kỳ thời gian nào.
- Đơn giản hóa quy trình chuyển, gửi tài liệu, hồ sơ cho đối tác khách hàng, cơ quan tổ chức.
- Bảo mật danh tính của cá nhân, doanh nghiệp an toàn.
- Thuận lợi trong việc nộp hồ sơ thuế, kê khai thuế cho doanh nghiệp khi chỉ cần sử dụng chữ ký điện tử thực hiện các giao dịch điện tử là có thể hoàn thành xong các quá trình đó.
- Bảo mật danh tính của cá nhân, doanh nghiệp một cách an toàn.
- Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử và chữ ký số
Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu.
- Phương pháp tạo chữ ký phải đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi.
Để đảm bảo giá trị pháp lý, chữ ký số phải đáp ứng các điều kiện như sau:
- Chữ ký số được tạo ra khi chứng thư số có hiệu lực và có thể kiểm tra được bằng khoá công khai ghi trên chứng thư số có hiệu lực đó.
- Chữ ký số được tạo ra bằng khoá bí mật tương ứng với khoá công khai ghi trên chứng thư số do tổ chức có thẩm quyền cấp.
- Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
- Khóa bí mật và nội dung thông điệp dữ liệu chỉ gắn duy nhất với người ký khi người đó ký số thông điệp dữ liệu.
Tính duy nhất của cả hai loại chữ ký này đó là đều thay thế cho chữ ký viết tay truyền thống và được sử dụng trong các giao dịch trực tuyến. Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt được tính chất của từng loại chữ ký:
| Yếu tố so sánh | Chữ ký điện tử | Chữ ký số |
| Tính chất | Chữ ký điện tử có thể là bất kỳ biểu tượng, hình ảnh, quy trình nào được đính kèm với tin nhắn hoặc tài liệu biểu thị danh tính của người ký và hành động đồng ý với nó. | Chữ ký số có thể được hình dung như một “dấu vân tay” điện tử, được mã hóa và xác định danh tính người thực sự ký nó. |
| Tiêu chuẩn | Không phụ thuộc vào các tiêu chuẩn. Không sử dụng mã hóa. | Sử dụng các phương thức mã hóa mật mã. |
| Cơ chế xác thực | Xác minh danh tính người ký thông qua email, mã PIN điện thoại, v.v. | ID kỹ thuật số dựa trên chứng chỉ. |
| Tính năng | Xác minh một tài liệu. | Bảo mật một tài liệu. |
| Xác nhận | Không có quá trình xác nhận cụ thể. | Được thực hiện bởi các cơ quan chứng nhận tin cậy hoặc nhà cung cấp dịch vụ ủy thác. |
| Bảo mật | Dễ bị giả mạo. | Độ an toàn cao. |
Nhìn chung, các thuật ngữ chữ ký số và chữ ký điện tử đôi khi được sử dụng thay thế cho nhau. Và mỗi loại chữ ký đều có ưu, nhược điểm nên tùy vào mục đích và tính chất hợp đồng, chúng ta sẽ chọn chữ ký phù hợp. Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp bạn có cuộc giao dịch hợp đồng trực tuyến hiệu quả và an toàn!