Phần ở đầu cuối của mỗi email gồm có những thông tin cơ bản của cá nhân và doanh nghiệp, chữ ký email được ví như một tấm danh thiếp trình làng bản thân so với bạn hữu người thân trong gia đình hay đối tác chiến lược của tất cả chúng ta .
Những thông tin cơ bản mà mỗi chữ ký email phải có :
- Họ và tên, chức vụ/nghề nghiệp của người gửi
- Tên công ty bạn đang làm việc.
- Các thông tin liên hệ cơ bản, ví dụ như email, website, số điện thoại,…
- Link mạng xã hội: nên thêm vào link một số tài khoản mạng xã hội phổ biến của bạn. Người nhận mail sẽ dễ dàng liên lạc với bạn hơn nếu bạn kèm theo link Facebook, Skype, Zalo,…
- Hình ảnh: có thể có hoặc không nhưng bạn nên có hình ảnh của mình trong chữ ký. Hình ảnh giúp dể dàng nhận dạng bạn là ai, ngoài ra hình ảnh cần phải rõ ràng.
- Câu slogan hoặc chữ ký cá nhân: có thể không bắt bộc nhưng mình nghĩ là slogan nên có đối với công ty làm nổi bật vai trò và sứ mệnh của công ty. Đối với cá nhân làm nổ bật cá tính của bạn.
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn.
Nhấn vào biểu tượng bánh răng cưa trên màn hình và chọn Cài đặt.
Bước 2: Tại nhóm thiết lập chung.
Kéo nội dung xuống bên dưới tới phần Chữ ký và bạn tích chọn vào phần sử dụng chữ ký.
Bước 3: Định dạng chữ ký Gmail
Tại phần khung trắng bên dưới có các tùy chọn cho bạn để sử dụng thiết kế chữ ký trên gmail. Mỗi một biểu tượng mang một ý nghĩa riêng:
- Font chữ: chọn kiểu font chữ khác nhau cho chữ ký.
- Cỡ chữ: có nhỏ, thường, lớn và rất lớn
- Định dạng: có ba định dạng cơ bản thường được dùng là in đậm [B], in nghiêng [I] và gạch chân [U]
- Màu chữ: thay đổi màu ký tự trong chữ ký
- Liên kết: dùng để chèn các link vào chữ ký, có thể là trang web công ty, địa chỉ mạng xã hội của bạn…
- Chèn ảnh: dùng để thêm ảnh vào chữ ký
- Căn dòng căn trái, căn giữa hoặc căn phải cho chữ ký
- Danh sách: tạo các danh sách bullet hoặc đánh số trong chữ ký
- Tăng, thụt lề: điều chỉnh lề cho các dòng chữ ký
- Trích dẫn: tạo dòng trích dẫn cho chữ ký
- Xóa định dạng: hình chữ T gạch chéo để xóa định dạng vừa đặt cho các ký tự trong chữ ký
Bước 4: Nhập nội dung chữ ký
Nội dung chữ ký các bạn nhập những thông tin cơ bản : số điện thoại thông
minh, địa chỉ Gmail, địa chỉ website hoặc Facebook, Twitter …
Nhấp vào hình tượng hình ảnh để chèn hình tượng icon hình ảnh điển hình nổi bật .
Để điển hình nổi bật các bạn hoàn toàn có thể tự tạo hình ảnh phong cách thiết kế theo đậm cá tính riêng của mình .
Đối với công ty : Hình ảnh rõ nét, đẹp, có logo công ty, trong hình ảnh hoàn toàn có thể phong cách thiết kế làm điển hình nổi bật vai trò và dịch vụ của công ty. Có slogan làm điển hình nổi bật tầm nhìn và thiên chức công ty
.
Bước 5: Chèn URL vào chữ ký trong Gmail.
Nhập địa chỉ trang web mà bạn muốn chỉnh sửa. Các bạn có thể chèn URL là blog cá nhân, địa chỉ mạng xã hội của các bạn. Chỉ cần nhấp vào hình ảnh sẽ đưa người dùng đến trang của bạn.
>>Xem thêm: 9+ Cách đặt tên địa chỉ email chuyên nghiệp.
Để chữ ký đẹp và chuyên nghiệp hơn trong mắt người dùng các bạn hoàn toàn có thể định dạng lại tương thích .
Bước 6: Nhấp vào nút Lưu thay đổi để hoàn thành tạo chữ ký trong Email.
2. Tạo thông tin cá nhân cuối email trong Outlook
Tài khoản Outlook Mail là dịch vụ email không tính tiền được tăng trưởng và cung ứng bởi Microsoft. Là một trong những dịch vụ email số 1 quốc tế được nhiều người sử dụng .
Bước 1: Nhấn chọn tab Home ở phía trên, sau đó nhấn New Email .
Bước 2: Nhấn vào nút Signature.
Sau khi chọn New E-Mail > Chọn Signatuer.
Bước 3: Trong tab Email signature, nhấn New.
Bước 4: Trong mục Type a name for this signature field
Nhập nội dung cho chữ ký email, sau đó nhấn OK để xác nhận việc tạo tên.
Bước 5: Sau đó chọn Ok để lưu thay đổi chữ ký email của các bạn.
>> Xem thêm : Tính năng chi tiết cụ thể 3 giải pháp email doanh nghiệp số 1 trên quốc tế lúc bấy giờ .
3. Một số mẫu chữ ký email đẹp
Khi tạo chữ ký email các bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm một số ít mẫu chữ ký email đẹp để chuyên nghiệp hơn so với người nhận .
Các bạn tham khảo thêm: Tính năng và chi phí email doanh nghiệp trên nền điện toán đám mây an toàn tuyệt đối.
Chúc các bạn thành công xuất sắc !
Đăng ký dùng thử, trải nghiệm thật email doanh nghiệp nền tảng điện toán đám mây nổi tiếng từ Google, Microsoft và Zoho: