Trong phần 1 của bài series Hướng dẫn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử [HĐĐT], chúng tôi đã giới thiệu với các bạn về thủ tục Đăng ký hóa đơn điện tử, điều kiện sử dụng và cách Khởi tạo hóa đơn điện tử. Ở phần 2, chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu các phương pháp điều chỉnh hóa đơn đã lập khi xảy ra sai sót.
Với các sai sót khi khởi tạo HĐĐT sẽ có 3 trường hợp xảy ra:
- HĐĐT đã lập nhưng chưa [duyệt] để ký điện tử: Sửa đổi nội dung trên phần mềm HĐĐT
- HĐĐT đã [duyệt] để ký điện tử nhưng chưa kê khai thuế: Lập hóa đơn thay thế
- HĐĐT đã kê khai thuế: Lập hóa đơn điều chỉnh
1. HĐĐT đã lập nhưng chưa [duyệt] để ký điện tử: Sửa đổi nội dung HĐĐT nháp trên phần mềm HĐĐT
Bước 1: Người dùng vào tác vụ “Quản lý hóa đơn”, tìm kiếm những hóa đơn có trạng thái “Chờ duyệt” hoặc “Chờ ký”. Do chưa ký nên những hóa đơn có thể chỉnh sửa được trên phần mềm hóa đơn điện tử PTP-Invoice [Chức năng này sẽ được tùy biến theo yêu cầu của doanh nghiệp].
Bước 2: Sửa các thông tin trên HĐĐT
2. HĐĐT đã [duyệt] ký điện tử nhưng chưa kê khai thuế: Lập hóa đơn thay thế
Bước 1: Tại màn hình quản lý hóa đơn, chọn hóa đơn có trạng thái “Đã ký” cần lập hóa đơn thay thế. Chọn nút “Chức năng” sau đó chọn chức năng “Lập hóa đơn thay thế”
Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin hệ thống yêu cầu trên màn hình lập hóa đơn thay thế
Sau khi hoàn tất, trang quản lý hóa đơn sẽ hiển thị trạng thái hóa đơn mới là “thay thế” và hóa đơn cũ sẽ có trạng thái là “bị thay thế”
3. HĐĐT đã kê khai thuế: Lập hóa đơn điều chỉnh
Tương tự như hóa đơn thay thế, tạo để tạo hóa đơn điều chỉnh người dùng cũng tìm những hóa đơn đã ký và đã kê khai thuế để sửa đổi thông tin.
Bước 1: Tại màn hình quản lý hóa đơn, chọn hóa đơn có trạng thái ký là “Đã ký”, nhấn chọn nút “Chức năng” và chọn chức năng “Lập hóa đơn điều chỉnh tăng/giảm [hoặc định danh]”
Bước 2: Ở màn hình Lập hóa đơn điều chỉnh, nhấn nút sửa ở nội dung cần điều chỉnh
Như vậy, PTP-invoice đã hướng dẫn các bạn cách xử lý khi xảy ra sai sót trong quá trình lập hóa đơn.
Bước 1: Tra cứu để tìm ra hóa đơn muốn điều chỉnh thông tin [nếu cần].
Lưu ý: Chỉ hóa đơn gốc đã được kê khai thuế [đã thực hiện chức năng Cập nhật kê khai thuế theo tháng tại menu Quản lý hóa đơn/Cập nhật kê khai thuế], chưa bị hủy giao dịch, chưa bị điều chỉnh thông tin, đã thanh toán thì mới được phép điều chỉnh thông tin
Theo Điều 3, Khoản 7 Thông tư 26/2015/TT-BTC hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh trên hóa đơn khi lập hóa đơn điều chỉnh thông tin
==> Hệ thống không cho phép người dùng điều chỉnh thông tin: Tên người mua/Tên đơn vị/Địa chỉ khi thực hiện điều chỉnh thông tin
Quy định về lập hóa đơn điều chỉnh:
Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh [tăng, giảm] số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm [-].
Trường hợp hóa đơn chưa kê khai thuế, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo lỗi:
Bước 2: ND nhấn vào icon
Bước 3: Người dùng chọn Điều chỉnh thông tin->Hệ thống hiển thị cửa sổ Lập hóa đơn điều chỉnh thông tin
Hình: Lập hóa đơn điều chỉnh thông tin
NSD nhập các thông tin:
Khung Thông tin người mua cũ: các thông tin của người mua trên hóa đơn gốc. Các thông tin này là không được phép chỉnh sửa.
- Số điện thoại
- Mã khách hàng
- Tên người mua
- Mã số thuế
- Địa chỉ email
- Tên đơn vị
- Địa chỉ
- Loại giấy tờ
- Số giấy tờ
Khung Thông tin người mua mới: ND chỉnh sửa các thông tin của khách hàng tại đây
- Số điện thoại
- Mã khách hàng
- Tên người mua
- Mã số thuế
- Địa chỉ email
- Tên đơn vị
- Địa chỉ
- Các thông tin sửa đổi sẽ hiển thị trên trường Ghi chú, nội dung diễn giải trên hóa đơn điều chỉnh, hệ thống cũng hỗ trợ người dùng thực hiện sửa thông tin tại nội dung Ghi chú
Note: Chú về về trường hợp nhập dữ liệu Tên đơn vị, Tên người mua, Địa chỉ, Mã số thuế
Nghiệp vụ ảnh hưởng: Giao diện Lập hóa đơn/Lập hóa đơn nháp/Sửa hóa đơn nháp/Lập hóa đơn thay thế/Lập hóa đơn điều chỉnh thông tin
Khung thông tin người bán: các thông tin của bên bán trên hóa đơn gốc. Các thông tin này là không được phép chỉnh sửa
- Mã số thuế
- Tên đơn vị
- Địa chỉ
- Số điện thoại
- Địa chỉ email
Khung Thông tin chung: các thông tin chung của hóa đơn
- Ngày lập hóa đơn gốc: thông tin này không được phép chỉnh sửa
+ Nếu không chọn Ngày lập thời gian lập hóa đơn lấy thời gian hiện tại của hệ thống
+ Nếu chọn Ngày lập thì phải đảm bảo Ngày lập > hoặc = thời gian đang hiển thị ở bên cạnh [xem hình dưới]
Lưu ý:
- Số hóa đơn gốc: thông tin này không được phép chỉnh sửa
- Hình thức thanh toán: thông tin này không được phép chỉnh sửa
- Văn bản thỏa thuận: ND nhập văn bản thỏa thuận việc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn gốc
- Ngày thỏa thuận: ND nhập ngày thỏa thuận việc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn gốc
- Biên bản thỏa thuận:
Cho phép người dùng upload file biên bản thỏa thuận, Loại file: .doc, .docx, .pdf, .png, .jpg; Dung lượng file tối đa: 5Mb
Sau khi hóa đơn được lập thành công, người dùng vào Quản lý hóa đơn-> xem hóa đơn -> tải biên bản thỏa thuận đã được đính kèm khi lập.
Lưu ý: Đối với các user dùng chữ ký USB token hiện tại hệ thống chưa hỗ trợ đính kèm biên bản thỏa thuận
- NSD nhấn nút Lập hóa đơn để lập hóa đơn điều chỉnh thông tin
- Nếu xảy ra lỗi trong quá trình nhập liệu, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi tương ứng.
- Nếu không xảy ra lỗi, hệ thống thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh thông tin thành công
- Hệ thống thông báo “Lập hóa đơn thành công: Mã số thuế bên bán:, Số hóa đơn:, Mã số bí mật:”
- Hóa đơn vừa lập được hiển thị lên Danh sách hóa đơn
NSD nhấn nút [x] hoặc nút Đóng để đóng cửa sổ lập hóa đơn điều chỉnh thông tin
Lưu ý: Sau khi thực hiện thành công hóa đơn điều chỉnh thông tin, hệ thống sẽ sinh ra 1 hóa đơn mới có trạng thái Điều chỉnh thông tin; hóa đơn gốc chuyển sang trạng thái Bị điều chỉnh thông tin; cả 2 hóa đơn đều có giá trị.
Page 2
Hệ thống hỗ trợ ND lập hóa đơn theo file template có sẵn trong hệ thống:
ND thực hiện tải file template, điền thông tin hóa đơn và import lên hệ thống.
Trong file template có các thông tin sau:
- STT
- Nhóm hóa đơn[*]: Các dòng hàng hóa trên cùng 1 hóa đơn thì phải có cùng nhóm hóa đơn
*Nhóm Thông tin người mua
- Mã KH
- Họ tên
- Địa chỉ
- Điện thoại
- Mã số thuế
- Loại giấy tờ
- Số giấy tờ: Nếu đã chọn Loại giấy tờ thì bắt buộc nhập Số giấy tờ
- Tên đơn vị
* Nhóm Thông tin giao dịch
- Hình thức thanh toán [*]
- Thanh toán [*]
- Loại tiền [*]: để trống mặc định là VND; có thể nhập VND hoặc USD
*Nhóm Thông tin hàng hóa
- Loại hàng hóa: nhập 1 trong các giá trị tương ứng sau cho từng dòng hàng hóa
- 1/rỗng: hàng hóa
- 2: Ghi chú
- 3: Chiết khấu
- 4: Bảng kê
- 5: Phí khác
2. Mã hàng hóa/dịch vụ
3. Tên hàng hóa/dịch vụ
4. Ghi chú
5. Số lô
6. Hạn dùng
7. Đơn vị tính
8. Số lượng
9. Đơn giá
10. Thành tiền
11. Thuế suất
*Các trường động: tùy vào từng mẫu hóa đơn
=> Thực hiện Lưu nháp và Lập hóa đơn hợp lệ.
Lưu ý:
- Hóa đơn có trường động sẽ phụ thuộc vào Loại hóa đơn: nếu Loại hóa đơn khi chọn có khai báo trường động thì khi tải file import mẫu sẽ lấy đúng thông tin các trường động của Loại hóa đơn đó.
- Sau khi import dữ liệu thành công, trong màn hình Quản lý đơn chưa phát hành các hóa đơn đã được sắp xếp đúng theo thứ tự thời gian.
Lập hóa đơn theo file, bổ sung thêm các thông tin trong template sau:
- Mã khách hàng
- Loại tiền
- Loại hàng hóa: cho phép lựa chọn các loại như 1/rỗng là hàng hóa, 2 là Ghi chú, 3 là Chiết khấu, 4 là Bảng kê, 5 là Phí khác
- Ghi chú
- Số lô
- Hạn sử dụng
Một số quy tắc khi lập hóa đơn theo file:
- Đối với mẫu thuế tổng, khi thực hiện import 1 hóa đơn có nhiều dòng hàng hóa, mỗi dòng là 1 thuế suất khác nhau, hệ thống sẽ lấy thuế suất của dòng đầu tiên để tính toán cho cả hóa đơn
- Đối với mẫu thuế tổng điện nước và mẫu thuế tổng nói chung, khi nhập thuế suất với định dạng 5; 10, hệ thống sẽ lưu vào cơ sở dữ liệu có 2 loại thuế suất: thuế 1: 5% và thuế 2: 10%
- Hệ thống chưa hỗ trợ import với mẫu hóa đơn thuế tổng có chiết khấu trước thuế và mẫu hóa đơn thuế tổng có chiết khấu sau thuế
[nếu dữ liệu import có nhập chiết khấu với 2 mẫu này, hệ thống không đảm bảo tiền hàng tính đúng]
- Hệ thống đã hỗ trợ import lập hóa đơn với mẫu chiết khấu dòng DCL, từng dòng đều có thuế suất và nhập chiết khấu % tương ứng, đảm bảo tính đúng tiền hàng
- Hiện tại khi thực hiện import, lập hóa đơn theo file, hệ thống:
+] Cho phép import hóa đơn trường hợp có tên đơn vị mà không có mã số thuế
+] Cho phép import hóa đơn trường hợp không có mã hàng hóa
+] Cho phép import hóa đơn trường hợp email có 500 ký tự, cách nhau bởi dấu ;
+] Hệ thống chỉ hỗ trợ cho phép tăng/giảm 5 đơn vị tổng tiền thuế của toàn hóa đơn, trường hợp chênh lệch tiền hàng của toàn bộ hóa đơn lớn hơn 5 đơn vị, hệ thống sẽ báo lỗi
+] Khi cả nhóm hóa đơn có 1 dòng lỗi thì toàn bộ hóa đơn sẽ không import được vào hệ thống
Trường hợp người dùng nhập chiết khấu tách riêng 1 dòng trong hóa đơn, thì có thể nhập loại hàng hóa là 3, nhập tiền chiết khấu vào mục Thành tiền theo hướng dẫn:
Hiển thị thông báo lỗi chi tiết tại file import kết quả khi thực hiện import hóa đơn, hỗ trợ người dùng tự sửa lỗi sai khi thực hiện import
Hiện tại hệ thống đang hỗ trợ cấu hình lập hóa đơn theo file với mỗi lần import là 1000 hóa đơn.
Page 3
Bước 1: Tra cứu để tìm ra hóa đơn muốn hủy giao dịch [nếu cần].
Lưu ý: Chỉ hóa đơn gốc chưa được kê khai thuế, chưa bị hủy giao dịch, chưa bị điều chỉnh tiền, đã thanh toán thì mới được phép hủy giao dịch.
Bước 2: ND nhấn vào icon
Bước 3: Người dùng chọn Hủy giao dịch->Hệ thống hiển thị cửa sổ Hủy giao dịch
Hình: Màn hình chức năng Hủy giao dịch
NSD nhập các thông tin:
Khung Thông tin khách hàng: các thông tin của người mua trên hóa đơn gốc. Các thông tin này không được phép chỉnh sửa.
Khung thông tin người bán: các thông tin của bên bán trên hóa đơn gốc. Các thông tin này là không được phép chỉnh sửa
Khung Thông tin chung: các thông tin chung của hóa đơn
- Mẫu hóa đơn: thông tin này không được phép chỉnh sửa
- Số hóa đơn gốc: thông tin này không được phép chỉnh sửa
- Ngày lập hóa đơn gốc: thông tin này không được phép chỉnh sửa
- Hình thức thanh toán: ND chọn 1 trong số các hình thức thanh toán sau:
Khung thông tin bổ sung:
- Văn bản thỏa thuận: ND nhập văn bản thỏa thuận việc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn gốc
- Ngày thỏa thuận: ND nhập ngày thỏa thuận việc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn gốc
- Ghi chú: Nội dung ngày không được phép chỉnh sửa
NSD nhấn nút Cập nhật để hủy giao dịch
- Nếu xảy ra lỗi trong quá trình nhập liệu, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi tương ứng.
- Nếu không xảy ra lỗi, hệ thống thực hủy giao dịch thành công
- Hệ thống thông báo “Lập hóa đơn thành công: Mã số thuế bên bán:, Số hóa đơn:, Mã số bí mật:”. Hóa đơn điều chỉnh giảm tiền hàng, tiền thuế đúng bằng số tiền của hóa đơn gốc
- Hóa đơn vừa lập được hiển thị lên Danh sách hóa đơn
NSD nhấn nút [x] hoặc nút Đóng để đóng cửa sổ hủy giao dịch
Chú ý: Khi thực hiện xóa bỏ hóa đơn với doanh nghiệp sử dụng usb token thì người dùng cần phải cắm usb token vào máy,
Page 4
Bước 1: Để Chọn mẫu hóa đơn cho doanh nghiệp, ND nhấn nút [Tiếp] tại Bước Quản lý loại hóa đơn hoặc nhấn vào bước 4 -> Hệ thống chuyển sang màn hình Chọn mẫu hóa đơn
Hình: Màn hình chọn mẫu hóa đơn
Loại hóa đơn: Hiển thị danh sách loại hóa đơn ở trạng thái hoạt động, được khai báo từ chức năng Khai báo loại hóa đơn.
Bước 2: Để chọn mẫu hóa đơn, ND chọn Loại hóa đơn, hệ thống sẽ tự động sinh Mã mẫu hóa đơn và hiển thị danh sách mẫu hóa đơn tương ứng với Loại hóa đơn để người dùng chọn, như màn hình sau:
Hình: Màn hình chọn mẫu hóa đơn
Bước 3: Người dùng thực hiện chọn file để add Logo cho doanh nghiệp
Bước 4: Người dùng chọn file để add watermark cho doanh nghiệp
Lưu ý:
- Mỗi mẫu hóa đơn, hệ thống chỉ cho phép chọn 1 mẫu hóa đơn
- Khi tick chọn 1 mẫu hóa đơn, hệ thống hỗ trợ người dùng xem được mẫu hóa đơn chuẩn [mẫu này được Admin tạo sẵn]
Di chuột lên biểu tượng kính lúp
Nhấn vào biểu tượng kính lúp
Bước 5: Hệ thống cũng hỗ trợ người dùng xem trước mẫu hóa đơn khi nhấn vào nút Lập và xem thử
Bước 6: Người dùng nhấn nút Ghi lại để lưu các mẫu hóa đơn đã chọn vào hệ thống hoặc có thể nhấn nút Tiếp sau đó chọn Hoàn thành để lưu thông tin vào hệ thống
Chú ý:
- Thông tin mẫu hóa đơn sau khi chọn vẫn là nội dung tên công ty, địa chỉ, số điện thoại……của mẫu, không phải thông tin của tên doanh nghiệp, đến bước lập thông báo phát hành, tải hóa đơn trắng về, dữ liệu trên hóa đơn trắng sẽ hiển thị đúng thông tin công ty, địa chỉ, số điện thoại của doanh nghiệp….
- Về quy luật hiển thị hóa đơn một trang/nhiều trang của hệ thống:
Chú ý : Yêu cầu chọn tên mẫu hóa đơn mới khi chọn mẫu hóa đơn
Hệ thống đang có lỗi: khi người dùng sử dụng chung tên mẫu hóa đơn cho các thông báo phát hành khác nhau, lập hóa đơn hệ thống hiển thị thông báo lỗi:”Không tìm thấy mẫu hóa đơn”
- Hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi tại giao diện Chọn mẫu hóa đơn để không xảy ra lỗi trên
- 6.1 Chọn trùng tên mẫu hóa đơn trường hợp trạng thái mẫu hóa đơn là dự thảo:
6.2 Chọn trùng tên mẫu hóa đơn trường hợp trạng thái mẫu hóa đơn là hoạt động:
6.3 Trường hợp trùng mẫu số hóa đơn trên hệ thống: khi người dùng nhấn liên tiếp > 2 lần chức năng Ghi lại
Page 5
a. Mục đích, ý nghĩa của chức năng: Chức năng này cho phép Người dùng thực hiện xem, tìm kiếm, thêm mới, sửa thông tin dải hóa đơn.
b. Các bước thực hiện
Bước 1: Truy vập vào link //business.sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.html đăng nhập thành công
Người dùng vào chức năng Quản lý phát hành/Quản lý dải hóa đơn
Hình: Chức năng Quản lý dải hóa đơn
Chức năng Tìm kiếm
Bước 1: Tại màn hình Quản lý dải hóa đơn, nhập một hoặc kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm gồm:
- Loại hóa đơn
- Template HĐ
- Ngày tạo
- Dải
- Trạng thái
Hình: Màn hình tìm kiếm
Bước 2: Sau khi nhập đủ thông tin, click Tìm kiếm. Hệ thống thực hiện tìm kiếm và hiển thị kết quả [nếu có] trên gird danh sách dải hóa đơn
Chức năng Thêm mới
Bước 1: Tại màn hình Quản lý dải hóa đơn, click button Thêm mới
Hình: Chức năng thêm mới
Bước 2: Màn hình thêm mới hiển thị như bên dưới
Hình: Màn hình thêm mới
Tại màn hình thêm mới, nhập đầy đủ thông tin. Các trường có dấu [*] bắt buộc nhập, các trường không có dấu [*] không bắt buộc [Có thể nhập hoặc không nhập].
Quy tắc nhập dải hóa đơn theo quy định của thuế như sau:
- 2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn. Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y.
- 3 ký tự cuối cùng thể hiện năm tạo hóa đơn và hình thức hóa đơn.
- Năm tạo hóa đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm.
- Ký hiệu của hình thức hóa đơn điện từ là E.
- Giữa 2 phần được phân cách bằng dấu gạch chéo [/]
Bước 3: Nhấn button Thêm mới
Hệ thống thực hiện thêm mới thông tin khách hàng thành công và thông báo trên giao diện
Trường hợp không thêm mới, hủy bỏ thao tác thêm mới hoặc quay lại màn hình Danh mục hàng hóa, click Hủy bỏ, hoặc click icon Close góc trên cùng bên phải của form thêm mới.
Các trường hợp ngoại lệ [lỗi]:
- Đối với các trường bắt buộc [*] nếu không nhập: Báo lỗi yêu cầu bắt buộc nhập và setfocus vào trường đó.
- Trường hợp nhập quá độ dài cho phép: Hệ thống không cho phép nhập quá maxlength, tự cắt chuỗi khi vượt quá độ dài cho phép.
- Đối với dải hóa đơn đã tồn tại, báo lỗi khi thêm mới bị trùng
Chức năng sửa thông tin
Bước 1: Tại màn hình danh mục dải hóa đơn, gird danh sách dải hóa đơn, click chọn một bản ghi
Hình: Chức năng sửa thông tin dải hóa đơn
Bước 2: Click icon Sửa
Màn hình sửa thông tin hiển thị như dưới
Hình: Màn hình cập nhật thông tin
Bước 3: Tại màn hình cập nhật thông tin, thực hiện cập nhật các thông tin
Bước 4: Nhấn button Cập nhật. Thông tin được cập nhật và hệ thống hiển thị thông báo cập nhật thành công.
Trường hợp không cập nhật, hoặc đóng form cập nhật click button Hủy bỏ, hoặc click icon Close góc trên cùng bên phải form cập nhật.
Các trường hợp ngoại lệ [lỗi]:
- Đối với các trường bắt buộc [*] nếu không nhập: Báo lỗi yêu cầu bắt buộc nhập và setfocus vào trường đó.
- Trường hợp nhập quá độ dài cho phép: Hệ thống không cho phép nhập quá maxlength, tự cắt chuỗi khi vượt quá độ dài cho phép.
- Đối với dải hóa đơn đã tồn tại, báo lỗi khi cập nhật
- Trường hợp không chọn bản ghi nào để sửa, click button Sửa thông báo chọn bản ghi
Khóa thông tin
Bước 1: Tại màn hình chức năng Quản lý dải hóa đơn
- Thực hiện Tìm kiếm thông tin dải hóa đơn cần khóa
- Sau khi tìm kiếm, trên gird danh sách dải hóa đơn, click chọn bản ghi muốn khóa
Bước 2: Click icon Khóa
Các chức năng ảnh hưởng sau khi thực hiện tính năng: Dải hóa đơn bị khóa sẽ không hiển thị tại giao diện Lập thông báo phát hành sau thao tác khóa dải hóa đơn
Một số lưu ý về dải hóa đơn khi lập hóa đơn
- 1 tên hóa đơn tương ứng với nhiều ký hiệu hóa đơn, ví dụ: Tên hóa đơn Giá trị gia tăng_HĐ sẽ tạo được nhiều ký hiệu hóa đơn AA/18E, AB/18E, AC/18E….
- 1 Ký hiệu hóa đơn tương ứng với nhiều dải hóa đơn trên mỗi thông báo phát hành, ví dụ
- Thông báo phát hành 1 dùng mẫu A, ký hiệu AA/18E có dải 1 từ 1…100; ngày bắt đầu sử dụng 01/07/2018
- Thông báo phát hành 2 dùng mẫu A, ký hiệu AA/18E có dải 2 từ 101…200; ngày bắt đầu sử dụng 15/07/2018
- Thông báo phát hành 3 dùng mẫu A, ký hiệu AA/18E có dải 3 từ 201…300: Ngày bắt đầu sử dụng 30/09/2018
- Khi lập hóa đơn, chọn Mẫu A, Ký hiệu AA/18E người dùng chỉ nhìn thấy 1 ký hiệu AA/18E hiển thị, bởi hệ thống sẽ lấy mặc định ký hiệu AA/18E có dải 1 từ 1…100 -> khi dùng hết dải này thì tự động hệ thống sẽ lấy tiếp sang dải tiếp theo, có thể xảy ra các trường hợp sau:
- Khi hết dải 1, mà ngày lập hóa đơn cuối cùng của dải 1 > 15/07/2018 hệ thống tự động lấy sang dải 2 và ngày hóa đơn sẽ lấy ngày lập của hóa đơn cuối cùng của dải 1
- Khi hết dải 1 mà ngày hóa đơn cuối cùng của dải 1 không lấy lên báo cáo
- Các hóa đơn ở trạng thái Bị xóa bỏ, Bị thay thế=> không lấy lên báo cáo
- Các hóa đơn có giá trị âm, lên báo cáo hiển thị giá trị tiền trong ngoặc []
11. Báo cáo tổng hợp doanh thu theo số hóa đơn: hỗ trợ người dùng thống kê số lượng hóa đơn trong đó có thông tin về doanh số bán chưa thuế và thông tin về thuế theo mỗi hóa đơn
- Mỗi dòng bản ghi là 1 hóa đơn; thông tin về mặt hàng sẽ lấy mặt hàng đầu tiên trong danh sách hàng hóa trên hóa đơn đó
- Báo cáo không liệt kê các hóa đơn bị hủy và bị xóa bỏ
- Các hóa đơn điều chỉnh giảm, hoặc tổng chiết khấu lớn hơn tổng hàng hóa trên mỗi hóa đơn thì doanh số bán chưa thuế và thuế sẽ được thể hiện trong dấu [ ]
Chú ý:
Để được phân quyền view được báo cáo tổng hợp doanh thu theo số hóa đơn, người dùng thực hiện add thêm quyền view báo cáo trong nhóm quyền:
12. Báo cáo Phụ lục bảng kê Thuế tiêu thụ đặc biệt cho khách sạn [Phụ lục BK thuế TTĐB cho KS]
Báo cáo này dành riêng cho khách hàng mảng khách sạn. Báo cáo tổng hợp các số liệu về hóa đơn có mặt hàng có tinh phí tiêu thụ đặc biệt. Các bước thực hiện tạo báo cáo như sau:
- Vào menu Báo cáo-> Phụ lục BK thuế TTĐB cho KS
- Nhập đầy đủ các điều kiện của báo cáo:
+ Tên chi nhánh
+ Năm
+ Loại báo cáo
- Nhấn nút Xuất excel hoặc Xuất PDF
=> Báo cáo sẽ lấy ra tất cả các hóa đơn có phí tiêu thụ đặc biệt, phí này được nhập liệu là dòng Phí khác thứ 2 mà mỗi hóa đơn đã nhập, cách lập trên hóa đơn như sau:
=> Kết quả xuất báo cáo
13. Tờ khai thuế tiêu thụ đặc biệt
Tờ khai thuế tiêu thụ đặc biệt dùng cho các khách hàng mảng khách sạn. Báo cáo này liệt kê chi tiết từng phí tiêu thụ đặc biệt theo từng hóa đơn. Chi tiết cho báo cáo Phụ lục BK thuế TTĐB cho KS. Cách xuất báo cáo như sau:
- Vào menu Báo cáo/Tờ khai thuế tiêu thụ đặc biệt
- Nhập các thông tin:
+ Tên chi nhánh
+ Năm
+ Loại báo cáo
+ Tháng
+ Loại tờ khai
- Nhấn nút Xuất excel hoặc Xuất PDF
Page 7
a. Mục đích, ý nghĩa của chức năng: Chức năng này cho phép Người dùng thực hiện xem, tìm kiếm, them mới, sửa, xóa thông tin sản phẩm
b. Các bước thực hiện
Bước 1: Truy vập vào link //business.sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.html, đăng nhập thành công
Người dùng vào chức năng Quản lý thông tin doanh nghiệp/Danh mục hàng hóa
Màn hình chức năng Danh mục sản phẩm
* Chức năng Tìm kiếm
Bước 1: Tại màn hình Danh mục sản phẩm, nhập một hoặc kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm gồm:
- Mã sản phẩm
- Tên sản phẩm
- Đơn vị tính
Hình: Màn hình tìm kiếm
Bước 2: Sau khi nhập đủ thông tin, click Tìm kiếm. Hệ thống thực hiện tìm kiếm và hiển thị kết quả [nếu có] trên gird danh sách phẩm.
* Chức năng Thêm mới
Bước 1: Tại màn hình Danh mục hàng hóa, click button Thêm mới
Hình: Chức năng thêm mới
Bước 2: Màn hình thêm mới hiển thị như bên dưới
Hình: Màn hình thêm mới
Tại màn hình thêm mới, nhập đầy đủ thông tin. Các trường có dấu [*] bắt buộc nhập, các trường không có dấu [*] không bắt buộc [Có thể nhập hoặc không nhập].
Trường hợp không thêm mới, hủy bỏ thao tác thêm mới hoặc quay lại màn hình Danh mục hàng hóa, click Hủy bỏ, hoặc click icon Close góc trên cùng bên phải của form thêm mới.
Các trường hợp ngoại lệ [lỗi]:
- Đối với các trường bắt buộc [*] nếu không nhập: Báo lỗi yêu cầu bắt buộc nhập và set focus vào trường đó.
- Trường hợp nhập quá độ dài cho phép: Hệ thống không cho phép nhập quá maxlength, tự cắt chuỗi khi vượt quá độ dài cho phép.
- Đối với mặt hàng thêm mới đã tồn tại Mã sản phẩm trước đó: Báo lỗi trùng đã tồn tại mã sản phẩm và không cho thêm mới.
Các chức năng ảnh hưởng sau khi thực hiện tính năng:
- Hàng hóa ở danh mục hàng hóa sẽ hiển thị ở chức năng Quản lý hóa đơn/Lập hóa đơn
* Chức năng sửa thông tin
Bước 1: Tại màn hình danh mục hàng hóa, gird danh sách hàng hóa, click chọn một bản ghi
Hình: Chức năng sửa thông tin hàng hóa
Bước 2: Click icon Sửa
Màn hình sửa thông tin hiển thị như dưới
Hình: Màn hình cập nhật thông tin
Bước 3: Tại màn hình cập nhật thông tin, thực hiện cập nhật các thông tin
Bước 4: Nhấn button Cập nhật. Thông tin được cập nhật và hệ thống hiển thị thông báo cập nhật thành công.
Trường hợp không cập nhật, hoặc đóng form cập nhật click button Hủy bỏ, hoặc click icon Close góc trên cùng bên phải form cập nhật.
Các trường hợp ngoại lệ [lỗi]:
- Đối với các trường bắt buộc [*] nếu không nhập: Báo lỗi yêu cầu bắt buộc nhập và set focus vào trường đó.
- Trường hợp nhập quá độ dài cho phép: Hệ thống không cho phép nhập quá maxlength, tự cắt chuỗi khi vượt quá độ dài cho phép.
- Đối với hàng hóa đã có mã sản phẩm tồn tại: Báo lỗi trùng trùng mã sản phẩm và không cho cập nhật
Các chức năng ảnh hưởng sau khi thực hiện tính năng: Hàng hóa sẽ hiển thị ở module Quản lý hóa đơn/Lập hóa đơn.
* Xóa thông tin hàng hóa
Bước 1: Tại màn hình chức năng Danh mục hàng hóa
- Thực hiện chọn hàng hóa cần xóa
Bước 2: Click icon Xóa
- Hệ thống hiển thị message yêu cầu người sử dụng xác nhận việc xóa thông tin sản phẩm.
- Click [Xóa] nếu đồng ý xóa; Click [hủy bỏ] nếu không đồng ý xóa
- Trường hợp click [Xóa]: hệ thống thực hiện xóa và thông báo xóa thành công
- Trường hợp click [Hủy bỏ]: Hệ thống không thực hiện xóa, quay về màn hình quản lý sản phẩm.
Các chức năng ảnh hưởng sau khi thực hiện tính năng: Danh mục sản phầm hàng hóa hiển thị ở module chức năng Quản lý hóa đơn/Lập hóa đơn.
Import hàng hóa
Hệ thống hỗ trợ người dùng import hàng hóa theo template xls hoặc xlsx
Trường hợp người dùng import/cập nhật mã hàng hóa đã tồn tại trong hệ thống, hệ thống sẽ thực hiện cập nhật dữ liệu mã hàng hóa mới.
Xuất excel
Hệ thống hỗ trợ người dùng xuất excel danh sách hàng hóa trong hệ thống
Page 8
Hệ thống hỗ trợ ND cập nhật kê khai thuế theo quý/tháng:
ND thực hiện chọn:
- Doanh nghiệp
- Chi nhánh
- Loại cập nhật: Tháng/Quý/Năm
Nhấn Cập nhật để thực hiện kê khai thuế
Trường hợp cập nhật kê khai thuế nhầm, người dùng có thể chọn Hủy cập nhật với tháng/quý tương ứng để quay lại trạng thái chưa kê khai thuế
Chú ý: Trường hợp hóa đơn chưa kê khai thuế, ND chỉ được phép:
- Lập hóa đơn thay thế
- Hủy giao dịch
- Lập hóa đơn chuyển đổi
Trường hợp hóa đơn đã kê khai thuế, ND được phép:
- Lập hóa đơn điều chỉnh thông tin
- Lập hóa đơn điều chỉnh tiền
- Lập hóa đơn chuyển đổi
Video liên quan