Phần lớn các doanh nghiệp chúng ta trong tình trạng không biết hoặc không quan tâm đến việc xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp tự động. Cũng có thể bạn biết nhưng không biết bắt đầu từ đâu và làm như thế nào để có thể xây dựng thành công hệ thống quản trị doanh nghiệp tự động hiệu quả, phù hợp với thực tế của doanh nghiệp.
Có 04 lý do cơ bản để chúng ta phải xây dựng hệ thống quản trị cho Doanh Nghiệp:
- Tránh sự phụ thuộc vào chủ doanh nghiệp, tránh sự phụ thuộc vào một cá nhân, một ngôi sao trong doanh nghiệp
- Tránh sự giới hạn cho sự phát triển doanh nghiệp [quy mô hoạt động, quy mô doanh thu …]
- Hệ thống giúp đơn giản hóa công việc
- Hệ thống giúp nhân bản công việc kinh doanh, mở rộng thị trường, nghành nghề
Trong quá trình phát triển doanh nghiệp, có 05 giai đoạn phát triển bền vững mà doanh nghiệp phải trải qua:
- Hoàn thiện hóa bộ máy tổ chức
- Quy trình hóa doanh nghiệp
- Hiện đại hóa doanh nghiệp
- Toàn diện hóa doanh nghiệp
- Hội nhập hóa, đa dạng hóa doanh nghiệp
Thực ra việc hệ thống hóa và xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp tự động không phải là vấn đề mới hay quá khó để thực hiện.
Chúng ta có thể hình dung và thực hiện theo quy trình gồm 9 bước cơ bản sau:
1.Tầm nhìn
Đó là vị trí mà chúng ta sẽ có được trong tương lai, nó cho thấy sự tham vọng của một tổ chức.
2. Sứ mạng
Chúng ta sinh ra là để thực hiện điều gì? Cái gì sẽ được tạo ra từ chúng ta? Nó chính là mục đích, động lực để một tổ chức tồn tại và phấn đấu.
3. Giá trị cốt lõi và văn hóa
Chúng ta phấn đấu vì điều gì? Nó cần thể hiện một giá trị cao đẹp nào đó liên quan đến đạo đức, nguyên tắc sống và niềm tin.
4. Hệ thống mục tiêu/Chiến lược
Doanh nghiệp nào cũng xác lập được hệ thống mục tiêu và chiến lược nhưng chưa làm tốt công tác tổ chức, thúc đẩy thực hiện. Vì vậy, kế hoạch đưa ra thường bị trễ hạn hoặc không hoàn thành.
5. Sơ đồ tổ chức
Việc vẽ sơ đồ tổ chức sẽ dựa vào mô hình kinh doanh cụ thể, nguồn lực hiện tại đang có và có khả năng phát triển trong tương lai
6. Bảng mô tả công việc và KPI’s
- Xây dựng hướng dẫn công việc: hướng dẫn đúng và đủ cho nhân viên, không để lãng phí thao tác thừa hay thiếu thao tác. Việc thừa thao tác sẽ gây lãng phí nguồn lực, việc thiếu thao tác thì ảnh hưởng tới Chất lượng [lãng phí Lean Sixma].
- Xây dựng hệ thống Thưởng phạt phân minh: để cho nhân viên có động lực phát triển bản thân, không cào bằng năng lực của nhân viên, cần xây dựng KPI cho toàn bộ công ty.
7. Hệ thống quy trình, quy định và hướng dẫn
- Xây dựng hệ thống quy trình: vấn đề nào làm trước, vấn đề nào làm sau, cơ chế kiểm tra chéo giữa các bộ phận
- Xây dựng hệ thống quy định: đi làm đúng giờ, đào tạo nhận thức cho nhân viên.v.v. Chú trọng xây dựng nhận thức đúng vì nhận thức đúng sẽ làm đúng.
8. Hệ thống phần mềm/tự động hóa
- Về phần này, do được xây dựng theo thực tế phát sinh, không có mục tiêu từ đầu hoặc xác định mục tiêu chưa rõ ràng. Hầu hết doanh nghiệp đều có phần mềm nhưng chỉ giải quyết được một số công việc chuyên môn nhất định như: kế toán thuế, tính lương, quản lý công văn, …
- Thế nhưng, chúng chưa thực sự là đòn bẩy để tăng hiệu suất lao động, tăng tốc độ đáp ứng nhu cầu khách hàng, xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác để giúp bạn có cơ sở đưa ra những quyết định đúng đắn và kịp thời. Vấn đề này được được giải quyết tốt nếu bạn biết cách triển khai hệ thống ERP [hoạch định nguồn nhân lực].
9. Hệ thống điều hành và đội ngũ kế thừa
Khi công ty ngày càng phát triển thì bản thân CEO cũng phải thay đổi theo. Không thể dùng cách quản lý cũ như hồi xưa: “ Cầm tay chỉ việc” từng phòng ban/ cá nhân để mà quản lý vận hành công ty.
9.1 Việc xây dựng hệ thống điều hành cần chú trọng 4 yếu tố:
- Quản lý con người
- Quản lý kỹ thuật
- Quản lý nguyên vật liệu
- Quản lý tài chánh và các quản lý khác
9.2 Các yếu tố tác động đến Con Người:
- CEO có thay đổi phương pháp quản lý chưa
- Có đào tạo nhận thức ngay từ đầu cho nhân viên
- Xây dựng Lộ Trình Công Danh, áp dụng cách tính Lương 3P vào trong Doanh Nghiệp
9.3 Các yếu tố tác động đến Văn Hóa Doanh Nghiệp:
- Văn hóa doanh nghiệp có thể hiện ý thức và niềm tin được chia sẻ bên trong doanh nghiệp. Được xây dựng từ giá trị cốt lõi và triết lý kinh doanh của chủ doanh nghiệp
- Có được giáo dục đào tạo
- Có được tuyên truyền thuyết phục
- Có quy chế, luật lệ để bảo vệ giá trị cốt lõi
Nhìn chung, chúng ta có công thức để hệ thống hoá doanh nghiệp và xây dựng hệ thống quản trị tự động. Việc này được thực hiện từng bước tùy theo điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp. Đây là công cụ có tính chất đòn bẩy, tiến hành 1 lần nhưng lợi ích lâu dài, giúp chủ doanh nghiệp xây dựng doanh nghiệp thành công. Doanh nghiệp của bạn có thể tự vận hành hiệu quả và bền vững hơn theo thời gian.
[Theo chia sẻ của một thành viên group Facebook “Chiến lược và quản trị sản xuất“]
Quản trị doanh nghiệp hiệu quả là điều mà bất kỳ nhà lãnh đạo doanh nghiệp nào cũng mong mỏi bởi đó chính là chìa khóa thành công cho doanh nghiệp. Dẫu vậy thì không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ được điều này, dẫn đến việc quản lý kém hiệu quả gây ảnh hưởng đến doanh thu, văn hóa nội bộ doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ giúp phân tích rõ quản lý doanh nghiệp là gì và đâu là quy trình quản trị doanh nghiệp hiệu quả, chi tiết.
Quy trình quản trị doanh nghiệp là quản lý sự phối hợp và tổ chức các hoạt động trong doanh nghiệp như mục tiêu tăng trưởng, mục tiêu tài chính, mục tiêu thương hiệu… Ban lãnh đạo chịu trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát các nguồn lực của doanh nghiệp để họ có thể đáp ứng các mục tiêu chiến lược đề ra.
Để quản lý doanh nghiệp hiệu quả thì cần xây dựng quy trình quản trị doanh nghiệp. Quy trình này bao gồm các nhiệm vụ, công việc được thực hiện theo thứ tự cố định để biến đổi dữ liệu đầu vào thành kết quả đầu ra. Các quy trình thường được chia thành 4 nhóm: quy trình quản lý khách hàng, quản lý vận hành, quy trình đổi mới, quy trình xã hội.
Thông thường, xây dựng một quy trình quản trị thường tốn nhiều thời gian và công sức bởi đây là công việc phức tạp, cần đến kinh nghiệm và chuyên môn quản trị cao. Dẫu vậy, xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả sẽ mang lại rất nhiều lợi ích như:
- Gia tăng năng suất làm việc của nhân viên
- Tối ưu chi phí, giảm thiểu được các khoản chi lãng phí, không cần thiết
- Giảm thiểu sai sót, hạn chế rủi ro trong quá trình vận hành
- Tạo ra được các bước tiến đột phá, ý tưởng mới mẻ do nhân lực không cần tập trung quá nhiều vào các đầu việc lặp lại và tốn thời gian
Những lợi ích to lớn này khiến cho việc xây dựng quy trình quản trị doanh nghiệp là công việc bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn phát triển bền vững, gặt hái nhiều thành công.
Xem thêm Quản trị doanh nghiệp là gì?
Khi không được tổ chức và không được hệ thống hóa, các quy trình quản trị doanh nghiệp kém có thể dẫn đến tình trạng hỗn loạn. Nhà lãnh đạo chỉ nhìn thấy một phần của quy trình và rất khó để quét ra được toàn bộ tác động của quy trình, nơi bắt đầu và kết thúc, dữ liệu quan trọng cần thiết cũng như các điểm nghẽn tiềm ẩn và sự kém hiệu quả.
Áp dụng quy trình quản trị doanh nghiệp bài bản, doanh nghiệp có thể cải tiến quy trình của mình và giữ cho tất cả các khía cạnh của hoạt động hoạt động một cách tối ưu. Các bước dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp định hình rõ hơn về quy trình quản lý hiệu quả:
- Bước 1: Xây dựng giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh, văn hóa doanh nghiệp
- Bước 2: Lên các mục tiêu, chiến lược kinh doanh cần thực hiện
- Bước 3: Thiết lập sơ đồ bộ máy tổ chức doanh nghiệp, phân công công việc và KPIs
- Bước 4: Xây dựng hệ thống các quy định, quy trình và hướng dẫn
- Bước 5: Sử dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp
Chi tiết các bước xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp:
Đây có thể coi như kim chỉ nam, là yếu tố quan trọng để các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra hiệu quả.
Muốn đánh giá được quy trình vận hành doanh nghiệp hoạt động có diễn ra tốt và đúng định hướng hay không thì doanh nghiệp cần có các mục tiêu và chiến lược kinh doanh. Từ đó có thể so sánh kết quả hoạt động với mục tiêu và điều chỉnh các quy trình.
Hệ thống này sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng, minh bạch cách vận hành các công việc. Bao gồm tổ chức bộ máy nhân sự, chi tiết giao việc và nhiệm vụ, đánh giá kết quả làm việc, xếp hạng thành tích và khen thưởng nhân viên.
Các quy định, quy trình và hướng dẫn này sẽ giúp quy trình vận hành doanh nghiệp trơn tru, doanh nghiệp quản lý hiệu quả, đúng luật, tránh xảy ra tranh chấp. Nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua hoặc xây dựng chưa tốt, không áp dụng các hệ thống quy định này dẫn đến sai sót.
Hiện nay, các doanh nghiệp đang dần số hóa những quy trình của mình bằng các phần mềm quản lý doanh nghiệp. Những phần mềm này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cũng như tối ưu toàn bộ hệ thống, vận hành trơn tru và nhanh chóng hơn. Có thể kể đến một số phần mềm như phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, phần mềm quản lý nhân sự CoffeeHR, phần mềm quản lý bán hàng,….
Doanh nghiệp không thể có hệ thống quản lý hiệu quả nếu như người quản lý doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm, cách thức quản trị. Dưới đây là các phương pháp có thể biến một doanh nghiệp đang gặp khó khăn thành một hệ thống tinh gọn:
Hoạch định chiến lược là quá trình nhà quản trị xác định các mục tiêu chiến lược, phân tích môi trường doanh nghiệp và vạch ra các hành động cần thiết để đạt được mục tiêu chiến lược đó. Đây là một bước rất quan trọng trong tiến trình xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp.
Hoạch định chiến lược giống như tạo “kim chỉ nam” cho quy trình. Khi đó nhà quản trị sẽ biết trước tiên cần làm gì, thời gian, chi tiết,… để hoàn thành các công việc theo thứ tự nhằm đạt được mục tiêu chung, mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
Nhân viên sẽ làm việc đạt hiệu quả cao nhất khi họ được giao các nhiệm vụ phù hợp với năng lực. Từ đó sẽ nâng cao hiệu suất của toàn tổ chức, giúp hoàn thành các chiến lược đề ra. Do đó nhà quản trị cần nắm rõ vị trí, thái độ, kỹ năng làm việc của nhân viên để phân chia công việc theo phòng ban, đội nhóm hay cá nhân một cách hiệu quả.
Phân tầng hệ thống sẽ giúp “trao quyền cho con người”, để các nhân sự ở nhiều vị trí có thể làm việc tốt hơn, chủ động hơn. Ngoài ra điều này cũng giúp ích cho việc phân quyền, các thao tác phê duyệt được diễn ra nhanh chóng, theo luồng.
Dữ liệu là tài sản rất quan trọng của doanh nghiệp. Để quy trình vận hành doanh nghiệp tốt thì nhà quản trị cần biết cách phân loại dữ liệu và xây dựng cơ chế quản lý cho phù hợp. Dữ liệu trong doanh nghiệp thường bao gồm:
- Dòng tiền
- Lưu lượng hàng hóa bán ra
- Các khoản nợ phải thu
- Hàng tồn kho
- Năng suất làm việc của nhân viên
- Dữ liệu nhân sự trong doanh nghiệp
Khi xây dựng quy trình quản trị doanh nghiệp thì việc áp dụng các phần mềm quản lý là rất cần thiết. Các phần mềm không chỉ là nơi lưu trữ toàn bộ những dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp mà còn có các tính năng giúp doanh nghiệp tối ưu những quy trình đã được hoạch định sẵn, tiết kiệm được thời gian, công sức và chi phí vận hành. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý doanh nghiệp cũng giúp tối ưu nguồn lực đem lại hiệu suất làm việc tối đa.
Một trong các phần mềm hỗ trợ quản lý doanh nghiệp tốt nhất hiện nay là Phần mềm quản lý CoffeeHR. Phần mềm được xây dựng dựa trên kinh nghiệm hơn 10 năm thiết kế các giải pháp quản lý cho nhiều doanh nghiệp, tập đoàn lớn. Phần mềm có thể kết nối trực tiếp tới các hệ thống khác như ERP, phần mềm quản lý bán hàng, SAP,… để tạo thành hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể. Các tính năng nổi bật của phần mềm CoffeeHR như:
- Hoạch định nguồn nhân lực gắn liền với chiến lược kinh doanh
- Phân tầng bộ máy tổ chức: các sơ đồ tổ chức với nhiều phòng ban, chi nhanh và các phân quyền khác nhau theo từng bộ phận, cá nhân
- Xây dựng các quy trình duyệt, quy trình nhân sự, phân chia nhiệm vụ cho từng bộ phận
- Quản lý dữ liệu nhân sự tập trung
- Quản lý kết quả, đánh giá năng suất, thái độ, năng lực làm việc của nhân viên
- Đưa ra các báo cáo quản trị kịp thời
Giới thiệu phần mềm CoffeeHR
Bài viết trên đã chia sẻ toàn bộ các thông tin về quản trị doanh nghiệp cũng như các bước xây dựng quy trình quản trị doanh nghiệp hiệu quả. Hi vọng các chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn để áp dụng quản trị doanh nghiệp tối ưu hơn, đem lại nhiều thành công, hoàn thành các mục tiêu đặt ra.
Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: [+84] 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự