Microsoft Excel là phần mềm hỗ trợ bảng tính được sử dụng rộng rãi và phổ biến, đặc biệt dành cho các đối tượng đang đi làm văn phòng. Excel lưu trữ lượng lớn các file dữ liệu khác nhau nên sẽ gây ra tình trạng quá tải khi chia sẻ lên Internet. Bài viết dưới đây của BizFly Cloud sẽ chia sẻ 5 cách đơn giản để giảm dung lượng file Excel nhanh chóng. Hãy cùng tham khảo nhé!
Lưu file dưới dạng tệp tin nhị phân
Cách đầu tiên là lưu file dưới dạng tệp tin nhị phân. Với cách này, dung lượng file Excel của bạn sẽ giảm đi đáng kể. Việc lưu file dưới định dạng này sẽ giúp bạn thành công trong việc chuyển, chia sẻ file sang những khu vực khác, thuận tiện và nhanh chóng hơn.
Sau khi mở phần mềm Microsoft Excel, bạn cần thực hiện các bước sau:
Nháy chuột vào File trên thanh công cụ -> Chọn Open [Mở] -> Chọn file cần giảm dung lượng -> Nhấp chuột vào Open [Mở].
Mở được tệp tin Excel, bạn tiếp tục nhấp chuột vào từng danh mục:
File -> Chọn Save As [lưu dưới dạng]
Sau đó, người dùng cần tiến hành đặt tên file trong phần File Name. Tiếp theo, bạn click vào File Format [định dạng tập tin]
File Format [định dạng tập tin] -> Chọn Excel Binary Workbook [tập tin nhị phân] -> Chọn Save [Lưu].
Với cách thức trên, các files của bạn sẽ được lưu trữ với dung lượng nhỏ hơn rất nhiều lần so với khi lưu file bằng các đuôi khác như trước kia. Sau khi lưu lại, tập tin có dung lượng nhỏ hơn sẽ thay thế và được lưu vào máy tính.
Đối với trường hợp muốn xóa những định dạng có gắn điều kiện, mọi người có thể tham khảo chi tiết trong phần tiếp theo.
Xoá bỏ định dạng có điều kiện
Loại bỏ những định dạng có điều kiện là một trong những chức năng hữu ích để giảm bớt dung lượng file Excel. Những định dạng điều kiện giúp bạn tìm kiếm dữ liệu dễ dàng hơn.
Tuy nhiên điều này sẽ khiến file của bạn chứa nhiều dung lượng nên bạn cần loại bỏ nó khỏi bảng tính. Việc đầu tiên là bạn cần mở phần mềm Microsoft Excel, sau đó chọn File trên menu và nhấn Open [Mở].
Microsoft Excel → File → Open
Nhìn lại hàng loạt file, người dùng nên lựa những tệp mà bạn muốn giảm dung lượng -> Chọn Open [Mở]. Bước tiếp theo bạn nhát chuột vào tab Home trên thanh công cụ và click vào Conditional Formatting [định dạng có điều kiện].
tab Home → Conditional Formatting
Tại đây, bạn sẽ thấy hiện ra phần Styles trên bảng điều khiển. Sau đó, bạn chỉ cần nhấp chuột vào Clear Rules [xoá các quy luật] -> Chọn Clear Rules from Entire Sheet [xoá các quy tắc tại các trang tính] là hoàn thành.
Clear Rules → Clear Rules from Entire Sheet
Sau khi hoàn tất, bạn sẽ thấy dung lượng các files của bạn được giảm đi đáng kể. Như vậy bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc sử dụng Microsoft Excel cũng như các ứng dụng khác.
Hướng dẫn nén ảnh giảm dung lượng
Trong tất cả các cách giảm dung lượng file Excel, việc chèn ảnh sẽ khiến các tập tin của bạn nặng hơn. Do đó, việc bạn phải giảm dung lượng cho những tập tin đó là cần thiết. Vì vậy, trong Microsoft Excel có một cách để nén ảnh, giúp file của bạn nhẹ và gọn hơn.
Sau khi thực hiện các bước tương tự như đối với những cách nêu trên, mở được file mà bạn muốn giảm dung lượng. Để mở được Compression [hộp thoại nén dữ liệu], bạn cần nhấp chuột vào những ảnh cần nén rồi click Format trên menu và chọn Compress Picture.
Ảnh nén → Format → Compress Picture
Mở được hộp thoại nén, bạn hãy click chuột vào Delete cropped areas of pictures [xóa những vùng ảnh] là hoàn tất việc nén ảnh bạn đã chọn. Tuy nhiên, nếu muốn giải nén toàn bộ ảnh trong file, bạn chọn Apply only to this picture -> Nhấp chuột vào OK để hoàn tất.
Đây là cách giảm dung lượng vừa hữu ích vừa nhanh chóng cho những ai mới bắt đầu làm quen và sử dụng Excel. Việc giải nén ảnh sẽ giúp file của bạn không bị quá tải. Từ đó, File lưu trữ sẽ trở nên đơn giản và gọn hơn rất nhiều so với file cũ.
Ngoài cách trên, để giảm bớt dung lượng bạn vẫn có thể áp dụng thêm một số cách thông thường khác. Hãy tham khảo tiếp trong bài viết dưới đây.
Bỏ định dạng không cần thiết khỏi hàng và cột trống
Đây là một trong những chức năng được nhiều người sử dụng để giảm bớt dung lượng các tệp trên Excel. Đây là một trong những phương pháp loại bỏ định dạng khác không cần thiết khỏi sheet [bảng tính].
Việc đầu tiên, bạn cần mở tệp tin cần xóa bỏ định dạng lên. Sau đó hãy chọn các hàng và cột trống trong bảng tính. Người dùng cần thực hiện thao tác sau đây:
Click chuột vào tất cả các ô số thứ tự của hàng trống đầu tiên -> Chọn tổ hợp phím Ctrl [Command] + Shift + mũi tên đi xuống ↓.
Sau đó, bạn hãy chọn nút Home trên thanh công cụ -> Chọn Clear. Tiếp theo người dùng cần click vào Clear All là hoàn thành.
Với các bước thực hiện đơn giản bên trên, việc loại bỏ nhiều định dạng không cần thiết khỏi các phần trống trong trang tính sẽ đơn giản hơn nhiều. Quy trình thực hiện không quá phức tạp mà còn giúp giải phóng bộ nhớ cho máy vận hành tối ưu.
Nếu người dùng muốn tìm một ứng dụng tự động giảm dung lượng có thể ưu tiên đến trình duyệt Virus. Nhờ phần mềm mà người dùng sẽ không phải thường xuyên thực hiện các thao tác kể trên. Cùng tham khảo về công cụ này ngay trong phần dưới đây.
Sử dụng trình duyệt Virus Macro
Một cách làm khác giúp giảm dung lượng file Excel hiệu quả hơn nhưng cần sử dụng đúng cách là dùng chương trình diệt virus tên là Virus Macro. Trình duyệt thường sẽ lây nhiễm lan sang các file văn bản, làm tăng dung lượng của các tệp tin bị nhiễm.
Khi bạn mở file, Excel tự động mở thêm các bảng tính mới tên là “yyyy" hoặc “Book1” xuất hiện cùng với cảnh báo Macro. Và nếu bạn muốn giảm dung lượng thì đầu tiên cần sử dụng phần mềm diệt virus macro.
Đây là một trong số công cụ thường được nhiều khách hàng lựa chọn giúp giảm dung lượng file. Tuy nhiên, hạn chế khi cài đặt phần mềm này là mặc dù có thể tiêu diệt virus macro nhưng sẽ không loại bỏ được hết hoàn toàn.
Vì vậy, nhiều trường hợp dung lượng trong các tệp tin vẫn rất nặng. Cách khắc phục triệt để, bạn cần tiến hành làm theo quy trình cụ thể như sau:
Mở file -> Copy [Sao chép] các dữ liệu sang file khác -> Mở file mới -> Paste [Dán] nội dung vừa sao chép -> Chọn Save [Lưu lại] -> Xóa file cũ.
Bài viết trên đã nêu ra một số cách nhằm giúp những đối tượng đang muốn giảm dung lượng file Excel khi sử dụng Microsoft. 5 cách thực hiện bên trên có thao tác vô cùng đơn giản nên bạn sẽ cảm thấy dễ dàng hơn trong việc sử dụng Excel hiệu quả. Ngoài ra, công cụ sẽ giúp bạn tiết kiệm được dung lượng tối đa trên thiết bị và đảm bảo cho quá trình vận hành của máy tính được ổn định.
Theo Bizfly Cloud chia sẻ
BizFly Cloud - được vận hành bởi VCCorp - là một trong bốn doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ toàn bộ tiêu chí, chỉ tiêu kỹ thuật, an toàn thông tin của nền tảng điện toán đám mây phục vụ Chính phủ điện tử/chính quyền điện tử do Bộ TT&TT chứng nhận.
Độc giả quan tâm đến các giải pháp của BizFly Cloud có thể truy cập tại đây.
BizFly Cloud - Đơn vị TIÊN PHONG cung cấp giải pháp hạ tầng IT/Cloud phục vụ Chuyển đổi số cho doanh nghiệp SME tại Việt Nam.
WikiHow hôm nay sẽ hướng dẫn bạn cách giảm dung lượng lưu trữ file Microsoft Excel bằng cách loại bỏ một số định dạng, nén hình ảnh hoặc lưu tập tin dưới định dạng khác nhẹ hơn.
-
1
Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open... [mở] rồi chọn file cần thao tác.
-
2
Để lưu file mới, bạn nhấp chuột vào File.
-
3
Chọn Save As… [lưu dưới dạng…].
-
4
Tiếp tục, bạn gõ tên tập tin mới vào hộp thoại.
-
5
Sau đó, nhấp vào trình đơn thả xuống nằm ở mục "File Format" [định dạng tập tin].
-
6
Chọn định dạng Excel Binary Workbook [tập tin nhị phân] nằm bên dưới hạng mục "Specialty Formats." Tập tin được lưu dưới định dạng này có dung lượng nhỏ hơn nhiều so với file có đuôi .xls tiêu chuẩn.
-
7
Cuối cùng, nhấp vào nút Save. File Exel nhỏ hơn sẽ được lưu vào máy tính.
-
1
Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open... rồi chọn file cần thao tác.
-
2
Chọn tất cả hàng trống. Hãy nhấp chuột vào số thứ tự của hàng rỗng đầu tiên, sau đó nhấn và giữ tổ hợp phím Ctrl+⇧ Shift+↓ [Windows] hay ⌘+⇧ Shift+↓ [Mac].
- Phím điều hướng thường nằm ở góc dưới, bên phải đối với hầu hết các loại bàn phím.
-
3
Tiếp tục, hãy nhấp chuột vào tab Home [Windows] hoặc tab Edit [Mac] nằm trong thanh menu.
-
4
Nhấp vào nút Clear [xóa].
-
5
Để hoàn tất, bạn chọn Clear All [xóa hết] đối với hệ điều hành Windows hay Format [định dạng] đối với hệ điều hành Mac. Thao tác này sẽ xóa các định dạng không cần thiết khỏi những ô không dùng đến.
-
6
Chọn tất cả các cột trống. Hãy nhấp chuột vào chữ cái quy định hàng rỗng đầu tiên, sau đó nhấn và giữ tổ hợp phím Ctrl+⇧ Shift+→ [Windows] hoặc ⌘+⇧ Shift+→ [Mac].
- Phím điều hướng thường nằm ở góc dưới, bên phải đối với hầu hết các loại bàn phím.
-
7
Tiếp tục, bạn nhấp chuột vào tab Home [Windows] hoặc tab Edit [Mac] nằm trong thanh menu.
-
8
Nhấp vào nút Clear [xóa].
-
9
Cuối cùng, nhấp chuột vào Clear All [Windows] hay Format [Mac]. Thao tác này sẽ xóa các định dạng không cần thiết khỏi những ô không dùng đến.
-
1
Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open... rồi chọn file cần thao tác.
-
2
Nhấp vào tab Home nằm phía trên màn hình.
-
3
Bạn nhấp tiếp vào nút Conditional Formatting [định dạng có điều kiện] nằm trong phần "Styles" [mẫu] trên bảng điều khiển.
-
4
Chọn tiếp tùy chọn Clear Rules [xóa các quy tắc].
-
5
Cuối cùng, bạn nhấp chuột vào Clear Rules from Entire Sheet [xóa quy tắc trong tất cả sheet].
-
1
Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open... rồi chọn file cần thao tác.
-
2
Nhấp vào tab Home nằm phía trên màn hình.
-
3
Tiếp tục, bạn nhấp vào nút Find & Select [tìm và chọn] nằm trong phần "Editing" [chỉnh sửa] trên thanh điều khiển.
-
4
Nhấp chuột vào tùy chọn Go To… [đi đến…].
-
5
Nhấp tiếp vào Special… [đặc biệt…]
-
6
Nhấp vào nút chọn Blanks [những ô trống].
-
7
Chọn OK. Khi đó, toàn bộ ô trống trong dữ liệu sẽ được tô sáng.
-
8
Sau đó, bạn nhấp vào nút Clear có hình cục tẩy.
-
9
Cuối cùng, nhấp vào Clear All để hoàn tất.
-
1
Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open... rồi chọn file cần thao tác.
-
2
Nhấp chuột vào tab Edit nằm phía trên màn hình.
-
3
Chọn tùy chọn Find [tìm kiếm]
-
4
Nhấp tiếp vào Go To….
-
5
Tiếp theo, nhấp chuột vào Special….
-
6
Nhấp vào nút chọn Blanks.
-
7
Sau đó, bạn nhấp OK. Toàn bộ ô trống trong dữ liệu sẽ được tô sáng.
-
8
Tiếp tục, nhấp chuột vào phần Edit trong thanh menu.
-
9
Nhấp vào nút Clear.
-
10
Cuối cùng, nhấp vào Format để hoàn thành.
-
1
Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open... rồi chọn file cần thao tác.
-
2
Mở hộp thoại Compression [nén dữ liệu] lên bằng cách:
- Trên hệ điều hành Windows, nhấp chuột vào hình ảnh trong file Exel hiện hành, sau đó, nhấp vào tab Format rồi chọn tùy chọn Compress [nén] trong thanh công cụ.
- Trên hệ điều hành Mac, bạn nhấp vào File rồi chọn Reduce File Size… [giảm kích thước tập tin].
-
3
Sau đó, nhấp chuột vào trình đơn thả xuống bên cạnh mục "Picture Quality" [chất lượng hình ảnh].
-
4
Hãy chọn độ phân giải hình ảnh thấp hơn.
-
5
Đừng quên tích vào ô "Delete cropped areas of pictures" [xóa những vùng ảnh bị cắt xén].
-
6
Tiếp tục, nhấp chuột vào All pictures in this file [tất cả hình ảnh trong tệp hiện hành].
-
7
Cuối cùng, bạn nhấp OK. Các hình ảnh cần thiết trong tập tin sẽ được nén lại, còn những hình ảnh không liên quan sẽ bị xóa.
Bài viết này có đồng tác giả là đội ngũ biên tập viên và các nhà nghiên cứu đã qua đào tạo, những người xác nhận tính chính xác và toàn diện của bài viết.
Nhóm Quản lý Nội dung của wikiHow luôn cẩn trọng giám sát công việc của các biên tập viên để đảm bảo rằng mọi bài viết đều đạt tiêu chuẩn chất lượng cao. Bài viết này đã được xem 71.360 lần.
Chuyên mục: Office
Trang này đã được đọc 71.360 lần.