Cách ký số lên file Word 2013

Chữ ký điện tử là gì? Cách tạo chữ ký điện tử hoàn toàn miễn phí trên File Word

Chữ ký điện tử là gì? Đâu là những yếu tố giúp phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số? là những thắc mắc và quan tâm của rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trong bối cảnh giao dịch điện tử trở nên phổ biến như hiện nay. Hãy cùng MISA eSign tìm hiểu những thông tin chi tiết nhất về chữ ký điện tử qua bài viết dưới đây nhé

Thời đại công nghệ số lên ngôi, những phương thức làm việc truyền thống đang dần được thay thế bằng những công cụ hỗ trợ hiện đại, giúp tiết kiệm tối đa thời gian và công sức cho con người. Chẳng hạn như chữ ký số đã và đang dần thế chỗ chữ ký tay bởi sự đơn giản, tiện lợi và nhanh chóng mà nó mang lại.

Chữ ký điện tử là gì?

Định nghĩa về chữ ký điện tử [Electronic Signature] theo quy định của pháp luật: Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

[Theo quy định tại khoản 1, Điều 21, Luật Giao dịch điện tử năm 2005]

Như vậy, hiểu theo một cách đơn giản hơn: Chữ ký điện tử là một dạng thông tin được gắn kèm theo dữ liệu [có thể là chữ, ký hiệu, âm thanh, hình ảnh hoặc một hình thức khác bằng phương tiện điện tử], được sử dụng để xác nhận người ký dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung dữ liệu được ký.

Chữ ký điện tử được sử dụng trong các giao dịch điện tử. Xuất phát từ thực tế, chữ ký điện tử cũng cần đảm bảo các chức năng như xác định được người chủ của một dữ liệu nào đó [văn bản, ảnh, video,] và xác định xem dữ liệu đó có bị thay đổi sau khi ký hay không.

Một số quy định của pháp luật về chữ ký điện tử

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

Theo nội dung quy định tại Điều 24 của Luật Giao dịch điện tử 2005, chữ ký điện tử sẽ có giá trị pháp lý khi thỏa mãn các điều kiện sau:

1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản/hợp đồng cần có chữ ký, thì chữ ký điện tử có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung văn bản/hợp đồng
• Phương pháp tạo chữ ký đủ tin cậy, phù hợp với mục đích của văn bản/hợp đồng và không vi phạm các điều cấm của pháp luật.

2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản/hợp đồng cần được đóng dấu của cơ quan/tổ chức, thì chữ ký điện tử của cơ quan/tổ chức đó có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký điện tử [dưới đây] và chữ ký điện tử đó có chứng thực.

Như vậy, chữ ký điện tử được đảm bảo về giá trị pháp lý khi sử dụng trong các giao dịch điện tử. Điều này đã góp phần thúc đẩy các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức trong việc sử dụng chữ ký điện tử ngày một rộng rãi hơn nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội và hội nhập mô hình chuyển đổi số toàn cầu.

Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký điện tử

Theo nội dung tại Điều 22, Luật Giao dịch điện tử năm 2005, điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký điện tử được quy định:

Chữ ký điện tử được xem là an toàn khi được kiểm chứng bằng quy trình kiểm tra giao dịch do các bên tham gia giao dịch thỏa thuận, đồng thời phải đáp ứng được các điều kiện sau:

• Dữ liệu tạo ra chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh được sử dụng
• Dữ liệu tạo ra chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký ngay tại thời điểm ký
• Thay đổi chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện
• Thay đổi nội dung thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện
• Chữ ký điện tử được chứng thực bởi tổ chức/đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử được xem là đảm bảo tất cả các điều kiện an toàn trên.

Nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử

Tại Điều 23 của Luật Giao dịch điện tử năm 2005 có nêu một số nội dung về nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử trên các văn bản/hợp đồng điện tử như sau:

Các bên tham gia giao dịch điện tử có quyền thỏa thuận:

• Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử để ký trong quá trình giao dịch
• Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực
• Trong trường hợp 2 bên thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực, cần lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử của cơ quan nhà nước phải được chứng thực bởi tổ chức/đơn vụ cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

Như vậy theo nội dung kể trên, chúng ta có thể căn cứ để trả lời cho câu hỏi Có bắt buộc sử dụng chữ ký điện tử hay không? như sau: Các bên khi tham gia giao dịch điện tử được phép thỏa thuận về việc có sử dụng chữ ký điện tử hay không. Trong trường hợp các bên không sử dụng chữ ký điện tử vẫn có quyền thực hiện giao dịch điện tử mà không cần ký điện tử.

Chữ ký điện tử dùng để làm gì?

Ứng dụng của chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử được các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân ứng dụng trong nhiều giao dịch điện tử trực tuyến và thủ tục hành chính của tổ chức như:

Kê khai hải quan điện tử, nộp thuế điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử, dịch vụ công của Kho bạc Nhà nước

Giao dịch thanh toán trực tuyến, giao dịch ngân hàng, tín dụng

Nghiệp vụ nội bộ trong doanh nghiệp: Ký văn bản/tài liệu, ký email, ký hợp đồng kinh doanh, hợp đồng lao động

Dùng trong giao dịch điện tử với các đơn vị viễn thông

Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử

Sử dụng chữ ký điện tử giúp các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân tối ưu hóa các thủ tục và quy trình giao dịch trực tuyến; mang đến nhiều lợi ích thiết thực như:

• Tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức: Thay vì mất thời gian và công sức để ký kết, giao dịch bằng tài liệu giấy theo phương thức truyền thống, phải đến trực tiếp đến các cơ sở hành chính để hoàn thành thủ tục hồ sơ kê khai thuế; hay phải gặp gỡ hoặc chuyển phát hồ sơ khi ký kết hợp đồng kinh doanh thì giờ đây người dùng có thể sử dụng chữ ký điện tử để thực hiện các giao dịch qua hình thức online một cách nhanh chóng, thuận tiện.
• Chuyển dịch hóa cách thức giao dịch điện tử: Sự ra đời của chữ ký điện tử và giá trị pháp lý của chữ ký điện tử đã góp phần thay đổi nhận thức của người dùng về việc áp dụng điện tử hóa vào trong quá trình giao dịch trực tuyến & nghiệp vụ hành chính. Giờ đây người dùng sẵn sàng tiếp nhận và thay đổi cách thức hoạt động kinh doanh của mình bằng việc áp dụng chữ ký điện tử trong các trường hợp giao dịch trên môi trường điện tử, nhằm đơn giản hóa quy trình chuyển, gửi tài liệu, hồ sơ cho đối tác khách hàng.
• Linh hoạt trong cách thức ký kết các văn bản hợp đồng, buôn bán,có thể diễn ra ở bất kỳ nơi đâu, ở bất kỳ thời gian nào.
• Bảo mật an toàn: Đảm bảo bảo mật danh tính của người dùng chữ ký điện tử và nội dung thông điệp trên các văn bản đã ký bằng chữ ký điện tử.
• Thuận lợi trong các thủ tục và giao dịch hành chính của cơ quan Nhà nước: Nộp hồ sơ thuế, kê khai thuế cho doanh nghiệp khi chỉ cần sử dụng chữ ký điện tử thực hiện các giao dịch điện tử là có thể hoàn thành xong các quá trình đó.

Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số

Chữ ký điện tử và chữ ký số đều có thể dùng để thay thế cho chữ ký viết tay và sử dụng trong môi trường giao dịch điện tử. Nhưng về bản chất, hai loại chữ ký này lại khác nhau hoàn toàn. Dưới đây là một số điểm khác biệt cơ bản giữa chữ ký điện tử và chữ ký số:

Như vậy, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử; nhưng không phải chữ ký điện tử nào cũng là chữ ký số. Chữ ký điện tử bao hàm chữ ký số.

Lưu ý: Chữ ký điện tử bao gồm chữ ký số. Vì vậy, các doanh nghiệp cần chú ý để tránh nhầm lẫn giữa hai khái niệm này, đảm bảo tính pháp lý và an toàn khi sử dụng.

Qua so sánh cũng có thể thấy được với những ưu điểm của mình, đặc biệt là về tính bảo mật cao, chữ ký số thường được sử dụng phổ biến hơn chữ ký điện tử trong các giao dịch hiện nay.

Cách tạo chữ ký điện tử trên word nhanh chóng, đơn giản và hoàn toàn miễn phí

Bước 1: Tạo chữ ký trên word

Để thực hiện thao tác này, trước hết người dùng cần có sẵn chữ ký tay trên giấy trắng, sau đó thực hiện theo các bước như sau:

• Dùng điện thoại có ứng dụng scan quét chữ ký tay đã ký trên giấy và lưu ảnh dưới dạng .png hoặc .jpg
• Cắt ảnh scan chữ ký sao cho ảnh chứa vừa đủ chữ ký và lưu file lại
• Mở tài liệu cần chèn chữ ký, chọn tab Insert, sau đó ấn chọn Pictures

• Chọn hình ảnh chứa chữ ký vừa lưu. Kéo ảnh tới bất kỳ vị trí nào bạn muốn trên văn bản.

Lưu ý: Nếu không kéo thả được ảnh như ý muốn thì thao tác như sau:

Click chọn vào ảnh chữ ký sẽ có một hình nhỏ như ảnh dưới. Kiểu đang được chọn là In Line with Text, chọn bất kỳ một kiểu khác ở dưới. Sau đó kéo thả ảnh như bình thường.

Bước 2: Tạo chữ ký điện tử trong Word

Để con trỏ văn bản tại nơi muốn chèn chữ ký.

• Trong tab Insert, click vào Signature Line phía bên phải trên thanh công cụ. Hoặc click vào mũi tên trỏ xuống bên cạnh rồi chọn Microsoft Office Signature Line

• Điền các thông tin vào hộp Signature Setup: người ký, chức danh

• Click OK, dòng chữ ký xuất hiện.
• Click đúp vào hộp chữ ký, click tiếp OK.
• Gõ chữ ký vào ô Textbox hoặc click Select Image và tìm chọn tới ảnh chứa chữ ký đã tạo trong 2 phần trên.
• Chọn Sign để hoàn tất.

Có thể thấy, cách tạo chữ ký số trên word vô cùng đơn giản, nhanh chóng và tiện lợi trong trường hợp người dùng muốn tạo chữ ký ngay lập tức. Tuy nhiên, chính vì vậy nên dạng chữ ký này lại không có tính bảo mật cao, dễ bị làm giả và mạo danh thông tin.

Vì vậy, để đảm bảo an toàn cho tài liệu và người ký, các cá nhân hoặc doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số được cung cấp bởi các đơn vị chứng thực chữ ký số uy tín, đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép chứng nhận.

Lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số điện tử uy tín

Một trong những đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín hàng đầu hiện nay không thể không nhắc tới MISA đơn vị cung cấp chữ ký số với 25 năm kinh nghiệm chuyên phát triển phần mềm trong lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai thuế điện tử [T-VAN], cho hơn 250,000 Doanh nghiệp và hàng triệu cá nhân kinh doanh.

Nổi bật trong hệ sinh thái các sản phẩm của MISA là chữ ký số MISA eSign được thiết kế dành cho mọi doanh nghiệp, tổ chức và cả các cá nhân có nhu cầu ký điện tử. Không chỉ có hệ sinh thái, khả năng tích hợp đa dạng cùng với độ bảo mật cao, chữ ký số eSign còn giúp người dùng điện tử hóa việc ký. MISA eSign có thể ký trên nhiều loại văn bản, tài liệu, chứng từ trên các dạng file có hỗ trợ ký số như file doc [Word, Excel], pdf, xml, Ngoài ra, chữ ký số MISA eSign còn chiếm được lòng tin của cá nhân, tổ chức bởi sự tiện lợi, dễ sử dụng và tính an toàn:

• Kết nối trực tiếp với các phần mềm kê khai thuế, hải quan, BHXH, DVC, một cách nhanh chóng, tiện lợi, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức xử lý tài liệu thủ công.
• Tích hợp trong hệ sinh thái MISA cùng với các phần mềm như: phần mềm kế toánMISA SME.NET, hóa đơn điện tửMISA meInvoice, phần mềm quản trị doanh nghiệpMISA AMIS, giúp doanh nghiệp thực hiện các thao tác nhanh chóng, dễ dàng hơn do có độ tương thích cao cũng như khả năng kết nối vượt trội, ưu việt.
• Hệ thống công nghệ đảm bảo chất lượng và an ninh thông tin được chứng nhận phù hợp theo tiêu chuẩn ISO 9001, ISO/IEC 27001, CMMI và CSA STAR, đảm bảo an toàn bảo mật thông tin tuyệt đối và hạn chế tối đa rủi ro gặp lỗi trong quá trình ký số.
• Đội ngũ CSKH tận tình, chu đáo, sẵn sàng hỗ trợ ngay lập tức khi người dùng gặp khó khăn trong quá trình sử dụng chữ ký số tại nhà, nhằm đảm bảo mọi công việc của khách hàng không bị gián đoạn, trì hoãn quá lâu.

Khách hàng có nhu cầu tư vấn miễn phí về chữ ký số MISA eSign xin vui lòng liên hệ hotline090 488 5833hoặc đăng ký tại đây:

• TAGS
• chữ ký điện tử là gì
• nội dung quan trọng

Video liên quan