Cách in tài liệu từ máy tính ra

Page 2

Hãy thực hiện kết nối máy in theo các bước dưới đây để đảm bảo là bạn đã làm đúng các quy trình kết nối nhé:

1Các bước sử dụng máy in đúng quy trình

Bước 1: Cài đặt máy in với máy chủ

Bạn cắm dây nguồn kết nối máy in với máy chủ. Mỗi máy in đều có Driver riêng kèm theo máy in. Do đó, nếu bị thất lạc thì bạn có thể tìm kiếm trên Google để cài đặt lại nhé.

Bước 2: Thiết lập quyền chia sẻ máy in với các máy còn lại

Bạn vào Star >> Control Panlel >> Printers and Device or Printers and Faxes. Tiếp theo, chọn thiết bị máy in >> bấm chuột phải chọn Sharing >> tích vào ô Share this Printer >> Apply >> OK là bạn đã chia sẻ thành công.

Bước 3: Kết nối hệ thống máy tính với máy in

Các máy cùng hệ thống có thể sử dụng máy in, do đó, bạn có thể kết nối máy in với nhiều máy tính để sử dụng tiện lợi hơn bằng cách: Kết nối mạng nội bộ >> Control panel >> Printers and Davices >> And a network để máy in được chia sẻ và bắt đầu sử dụng bình thường.

Bước 4: Tiến hành in tài liệu

Sau khi cài đặt xong, các bạn chỉ cần thực hiện thao tác in ấn nữa là xong xuôi. Bạn mở file tài liệu ra >> nhấn Ctrl + P , xuất hiện hộp thoại như bên dưới, sau đó bạn chọn các thông số rồi nhấn OK, chờ cho bản in ra ở khe ra của máy in là bạn đã thực hiện việc in ấn thành công.

2Một số tùy chọn chức năng cơ bản trên máy in

Khi sử dụng máy in, bạn nên chú ý đến các chức năng tùy chọn cơ bản như sau:

- Copies: Là số lượng bản in tùy chọn.

- Printer Properties: Tùy chọn nâng cao cho việc in ấn của máy in. Ở phần này, để nâng cao chất lượng bản in bạn có thể sử dụng Tab Quality với chế độ Standard hay chế độ Draft,...

- Print All Pages bao gồm: Print All Pages hoặc Print Curet Page. Sau đó, đánh số trang để in.

- Print One Sided: In một mặt và in 2 mặt tích hợp tùy màu in có tính năng in 2 mặt hay không.

- Collated: Dùng để đóng luôn một tập văn bản với số lượng lớn hoặc in theo từng trang.

- Portrait/ Lanscape Orientation: Lựa chọn bản in dọc hay in ngang.

- A4/ Letter: Chọn loại kích thước phù hợp cho khổ giấy in A4 hoặc A3,...

- Magins: Lựa chọn căn lề cho bản in với kiểu định dạng Normal, căn lề tùy chọn.

- Page Per Sheet: Lựa chọn in gộp luôn các trang in của văn bản lại trong một page.

3Lưu ý quan trọng trong quá trình sử dụng

Vị trí đặt máy

Đặt nơi bằng phẳng, dây cáp máy in và cáp điện phải gọn gàng. Nên đặt máy ở nơi thông thoáng và ngoài tầm với trẻ em.

Hộp mực

Không được để hộp mực lâu ngoài không khí vì mực sẽ bị khô. Với bình mực máy in laser, không được để ngoài ánh sáng mà phải cho vào túi nhựa đen cột lại. Nếu không dùng máy trong thời gian dài, nên tháo hộp mực ra cho vào hộp kín bảo quản.

Làm vệ sinh máy

Ít nhất ba tháng vệ sinh máy in một lần, nên làm sạch bụi mực tích tụ bên trong máy. Cách làm vệ sinh cụ thể cho từng kiểu máy thường được ghi rõ kèm theo hình minh họa trong quyển sách hướng dẫn sử dụng kèm theo máy [ hoặc yêu cầu công ty chuyên bảo trì máy in, nạp mực vệ sinh].

Không tắt máy đột ngột

Với máy in phun màu, không nên tắt máy ngay khi vừa in xong mà phải chờ cho máy đủ thời gian thực hiện thao tác che đầu in lại, tránh cho mực bị khô.

Trên đây là những bước cơ bản nhất cho người sử dụng máy in lần đầu, mong rằng thông tin này hữu ích với bạn. Cùng chia sẻ bài viết này để nhiều người sử dụng máy in đúng cách hơn nhé!

Việc in ấn các tài liệu Word, Excel, PDF là một công việc vô cùng quen thuộc của những người dân văn phòng. Thế nhưng không phải ai cũng biết cách in Word, Excel, PDF sao cho chuẩn và đẹp nhất. Cách in các tài liệu Word, Excel, PDF không hề khó, trong bài viết này Thủ thuật phần mềm sẽ hướng dẫn các bạn cách in Word, Excel, PDF chi tiết.

1. In tài liệu, văn bản Word

Lưu ý: Để có được bản in đẹp, chất lượng cao, in một lần được luôn mà không cần sửa chữa thì các bạn cần kiểm tra những thông tin sau:

• Font chữ, chính tả
• Căn chỉnh lề
• Căn chỉnh các kích thước chữ
• Bố cục tách đoạn
• Căn chỉnh hình ảnh

Sau khi các bạn kiểm tra những thông tin trên xong, các bạn tiến hành in văn bản Word như sau:

Bước 1: Các bạn chọn File và tiếp tục chọn Print để mở cửa sổ in hoặc nhấn tổ hợp Ctrl + P để mở cửa sổ in luôn.

Bước 2: Tại cửa sổ in sẽ có rất nhiều thông số, các bạn cần tiến hành tùy chỉnh theo nhu cầu của mình.

• Copies: Số bản cần in
• Printer: Chọn máy in
• Print All Page: In tất cả các trang [Các bạn có thể nhấn vào để chọn những trang cần in]
• Print One Sided: Số mặt in trên giấy. Mặc định là in một mặt [Các bạn nhấn vào để chọn in 2 mặt]
• Collated: Thứ tự in các bản Copy
• Portrait Orientation: Hướng của trang in [Mặc định là in dọc]
• Letter: Kích thước giấy in [Mặc định là giấy A4]
• Normal Margins: Khoảng cách lề giấy [Mặc định mỗi chiều 1Inch]
• 1 Page Per Sheet: Số trang trên một tờ giấy [Mặc định 1 trang Word/ 1 tờ giấy]

Sau khi các bạn tiến hành tùy chỉnh các thông số xong các bạn chọn Printer để máy in tiến hành in văn bản.

2. In tài liệu, văn bản Excel

Lưu ý: Để in được tài liệu Excel đẹp và chuyên nghiệp nhất các bạn cần kiểm tra những thông tin sau trên file Excel của mình.

• Font chữ, chính tả
• Kẻ vạch cho các bảng, ô
• Căn chỉnh các kích thước chữ
• Màu của các ô

Sau khi các bạn kiểm tra xong các thông tin trên, các bạn tiến hành in file Excel của mình như sau:

Bước 1: Các bạn chọn File và chọn Print hoặc nhấn tổ hợp Ctrl + P để mở cửa sổ in của Excel.

Bước 2: Khi cửa sổ tùy chọn In xuất hiện, các bạn có thể tinh chỉnh được rất nhiều thông số khác nhau.

• Copies: Số bản cần in
• Printer: Chọn máy in
• Print Active Sheets: Chọn bảng cần in [Mặc định sẽ là bảng đang hoạt động]
• Collated: Thứu tự in của các bản Copy
• Portrait Orientation: Hướng của trang in [Mặc định là ngang]
• A4: Kích thước giấy in [Mặc định là giấy A4]
• Normal Margins: Khoảng cách lề giấy [Mặc định mỗi chiều 1Inch]
• No Scaling: Phóng to vừa giấy in [Mặc định phần mềm sẽ không phóng]

Sau khi các bạn tùy chọn các thông số xong, các bạn chọn Printer để máy in bắt đầu in file Excel.

3. In tài liệu, văn bản PDF

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều ứng dụng hỗ trợ đọc, xử lý file PDF khác nhau. Thế nhưng một trong những ứng dụng xử lý file PDF tốt nhất đó chính là Foxit Reader. Trong bài viết này Thủ thuật phần mềm sẽ hướng dẫn cá bạn cách sử dụng Foxit Reader để in file PDF.

Nếu các bạn chưa có phần mềm Foxit Reader thì hãy tải tại //www.foxitsoftware.com/pdf-reader/

Bước 1: Các bạn tiến hành mở file PDF trên Foxit Reader và chọn biểu tượng máy in ở trên thanh công cụ.

Bước 2: Tại đây, có hai thông tin chính các bạn cần điều chỉnh đó là: Print Range và Print Handing.

• Print Range: Chọn số trang các bạn muốn in [mặc định sẽ in toàn bộ các trang]
• Print Handing: Định dạng văn bản khi in. Khi các bạn lựa chọn các định dạng thì bên tay trái sẽ hiển thị bản xem trước cho các bạn.

Sau khi tùy chọn xong, các bạn nhấn OK để phần mềm tiến hành in file PDF.

Như vậy, Thủ thuật phần mềm đã Hướng dẫn cách in văn bản, in tài liệu Word, Excel, PDF chi tiết. Chúc các bạn thành công!