Khi gửi Email cho bạn bè hay khách hàng thường không tránh khỏi sai sót trong nội dung và tiêu đề. Trong bài viết này, Mắt Bão sẽ hướng dẫn cho các bạn cách thu hồi Email đã gửi qua Gmail và Outlook trên điện thoại và máy tính một cách dễ dàng.
Bạn đang lo lắng khi vừa bấm nút gửi một Email có nhiều sai sót bằng Gmail và đang bối rối không biết cách thu hồi Email đã gửi lại như thế nào?
Bạn yên tâm vì Gmail đã tích hợp tính năng Undo Send – lấy lại thư đã gửi vô cùng hữu ích nếu bạn phát hiện nội dung email còn thiếu hay có sai sót nào đó.
Tính năng thu hồi Email đã gửi này sẽ cứu nguy cho hàng ngàn trường hợp, đặc biệt là khi bạn có những giao dịch quan trọng với khách hàng, đối tác.
Để sử dụng tính năng này, bạn cần kích hoạt tính năng Undo Send trong Gmail hay còn được gọi là hoàn tác gửi. Các bước làm này được tiến hành như sau:
- Bước 1: Trước tiên, bạn cần mở cửa sổ Gmail trên màn hình máy tính.
- Bước 2: Cách bật chức năng Hoàn tác gửi [Undo Send]. Trong Gmail, trên cùng bên phải, nhấp vào tượng trưng hình bánh răng [Cài đặt].
- Bước 3: Nhấp vào “Chung”. Các bạn sẽ nhìn thấy “Hoàn tác Gửi”, chọn thời gian bạn có thể hủy, xóa Email. Chỉ có các lựa chọn là 5, 10, 20 và 30 giây [Chọn 30 giây là tốt nhất nhé].
- Bước 4: Hãy nhấp vào nút “Lưu thay đổi” và kích hoạt chức năng Hoàn tác gửi.
- Bước 5: Sau khi bật Hoàn tác gửi, Email của bạn có thể được thu hồi trong thời gian đã cài đặt và không để lại dấu vết gì ở Email người nhận nữa. Đây là cách thu hồi Email đã gửi khá dễ.
Chúng ta quan sát khi gửi thư, bạn sẽ thấy thông báo Đã gửi thư đi của hệ thống và tùy chọn để Hoàn tác hoặc Xem thư. Nhấp vào Hoàn tác để thu hồi Email đã gửi thế là các bạn đã thực hiện xong cách thu hồi Email đã gửi.
Ứng dụng Gmail được triệu người sử dụng vì sự tiện lợi của chúng.
Mặc dù cách thu hồi Email đã gửi bởi tính năng Undo Send nhanh chóng và hữu dụng tuy nhiên lại tồn tại một nhược điểm đó chính là thời gian tối đa 30 giây sau khi bạn đã ấn gửi quá ngắn.
Chính trong khoảng thời gian này bạn sẽ khó có thể phát hiện được các lỗi sai. Do đó, thay vì cách làm này, bạn có thể tham khảo cách thu hồi bằng Dmail.
Khi bạn đã bắt đầu thêm tiện ích Dmail vào Chrome. Bạn hãy thực hiện việc đặt lịch xóa Email và đừng quên phần xóa Email đã gửi.
Trong trường hợp, bạn muốn xóa Email đã gửi, hãy chọn vào biểu tượng Dmail -> Revoke Email -> OK. Lúc này, nội dung của thư của bạn đã bị xóa hoàn toàn.
Tuy nhiên, bạn cũng cần phải lưu ý nội dung của Email bị mất đi nhưng tên người gửi và phần tiêu đề vẫn còn ở hộp thư đến của người nhận.
Theo đó, khi sử dụng bước làm này, bạn cần cân nhắc khi sử dụng phương pháp thu hồi Email đã gửi lâu trong Gmail bạn nhé!
Cách thu hồi Email đã gửi trong Gmail bằng Dmail.
Đối với những loại Email Outlook, bạn đều có thể tiến hành thu hồi chúng nhanh chóng bởi các thao tác đơn giản và dễ dàng nhất.
Cách thu hồi Email đã gửi trong Outlook.
Bước đầu tiên, bạn hãy chọn mục Mail rồi hãy chọn Favorite Folders => Sent Items.
Lúc này, trên màn hình bạn hãy nhìn về khung bên phải. Tại đây sẽ xuất hiện ra những bức thư mà bạn đã gửi. Việc của bạn là chọn lá thư mà bạn đang có ý định thu hồi Email đã gửi tại Outlook để có thể mở chúng lên.
Chưa dừng lại ở đó, bạn hãy nhấn mục Actions -> Recall This Message.
Trên màn hình sẽ có cửa sổ hiện lên các tùy chọn để bạn có thể thu hồi lá thư đã gửi trước đó.
Kế đến, tại mục “Are you sure you want to”, bạn hãy đánh dấu tùy chọn “Delete unread copies of this message”. Điều này sẽ khiến hệ thống tự động thu hồi thư đã gửi nhầm cho bạn.
Tuy nhiên, đối với cách làm này thì MS Outlook chỉ có khả năng thu hồi lại được các lá thư mà người nhận chưa đọc mà thôi. Chính vì vậy, mà bạn hãy thiết lập cho mình một thông báo trong trường hợp mà thư đã được hay chưa được thu hồi.
Để có thể tiến hành được bước làm này, bạn hãy đánh dấu chọn “Tell me if recall succeeds or fails for each recipient”. Sau đó, nhấn OK để xác nhận bạn nhé!
Hủy thư cũng tương tự với các dạng thu hồi Email Outlook. Khi mà bạn đã hoàn thành xong nội dung của lá thư mà bạn gửi, bạn hãy chọn Options rồi chọn Delivery Options là được.
Bước làm tiếp theo là bạn đánh dấu vào Expires After => thời gian huỷ thư. Tiếp đến, bạn chỉ cần chọn xong, nhấn tiếp OK để xác nhận và cuối cùng là nhấn Send để gửi thư đi.
Bạn muốn xoá lá thư đã gửi lầm cho người khác, hay sửa lại nội dung thư đã gửi đi, dù không phải là cách thu hồi Email đã gửi nhưng mà cũng khá ổn.
Bước 1: Bạn cũng mở lá thư đã gửi xong, rồi vào Action => Recall This Message…
Bước 2: Khi cửa sổ hiện ra, tích dấu chọn “Delete unread copies and replace with a new message” để hệ thống thu hồi lại thư trong outlook đã gửi và thay thế bằng lá thư mới.
Hoặc đánh dấu chọn thêm “Tell me if recall succeeds or fail for reach recipient” để nhận thông báo về kết quả thay đổi thư đã gửi đi.
Bước 3: Nhấn OK để kết thúc. Ngay sau đó, cửa sổ soạn thư sẽ hiện ra và bạn viết lại nội dung mới cho lá thư đã gửi đi. Cuối cùng, bấm Send để gửi lại.
Bước 1: Vào ứng dụng Gmail trên điện thoại.
Bước 2: Tiếp theo bạn hãy vào soạn và gửi tin nhắn Gmail.
Nhập người gửi và chủ đề nội dung trong Gmail.
Bước 3: Sau khi gửi sẽ có thông báo đã gửi và hoàn tác, bạn chọn hoàn toác để dừng gửi thư.
Nhấp vào Hoàn tác để thu hồi lại Email đã gửi.
Sau khi chọn hoàn tác ứng dụng sẽ trở về giao diện soạn thư. Bạn có thể chỉnh sửa lại hoặc xóa bỏ thư.
Bài viết trên đã giúp bạn gỡ bỏ mọi khó khăn khi muốn thu hồi Email đã gửi trên Gmail, Outlook và trên điện thoại, máy tính.
Bạn muốn thực hiện việc thu hồi một cách dễ dàng hơn?
Hãy đăng ký Email cho doanh nghiệp tại Mắt Bão. Dịch vụ này có những ưu điểm vượt trội hơn Gmail thông thường như: số lượng Email được gửi ra lớn, có nhiều gói dung lượng Email phù hợp với nhu cầu khách hàng, Email được gửi nhanh đến các Mail server khác,…
-
Trong cửa sổ ngăn thư mục trái của cửa sổ Outlook, chọn thư mục Mục đã gửi.
-
Mở thư bạn muốn thu hồi. Bạn phải bấm đúp để mở thư. Việc chọn thư để hiển thị trong ngăn đọc sẽ không cho phép bạn thu hồi thư.
-
Nếu bạn có Dải băng Cổ điển, từ tab Thư, chọn Hành động > hồi Thư Này.
Nếu bạn có Dải băng đơn giản, hãy chọn tab Thư, rồi chọn Lệnh khác [...]. Trỏ tới Hành động và chọn Thu hồi Thư Này.
Lưu ý:
-
Nếu bạn không thấy lệnh Thu hồi Thư Này, thì có thể là bạn không có tài khoản Exchange hoặc tính năng này không sẵn dùng trong tổ chức của bạn.
-
Bạn không thể thu hồi thư được Bảo vệ Thông tin Azure bảo vệ.
-
Bạn không thể thu hồi thư trong Outlook trên web.
-
-
Bấm Xóa bản sao chưa đọc của thư này hoặc Xóa bản sao chưa đọc và thay bằng thư mới, rồi bấm OK.
-
Nếu bạn muốn gửi thư thay thế, hãy soạn thư và bấm Gửi.
Sự thành công hoặc thất bại của việc thu hồi thư phụ thuộc vào thiết đặt của người nhận trong Outlook. Bảng sau đây trình bày năm tình huống:
| Bạn gửi thư cho ai đó. Bạn thu hồi thư gốc rồi thay nó bằng thư mới. Trên máy tính của người nhận, trong mục Theo dõi, hộp kiểm Tự động xử lý yêu cầu và phản hồi các yêu cầu họp và bỏ phiếu được chọn.
Lưu ý: Để xem thiết lập này, hãy bấm Tệp > Tùy chọn > Thư. Cuộn đến mục Theo dõi. | Cả thư gốc và thư thu hồi đều đã đến Hộp thư đến của người nhận. Giả sử thư gốc chưa được đọc, thì thư gốc sẽ được xóa và người nhận sẽ được thông báo rằng bạn, là người gửi, đã xóa thư đó khỏi hộp thư của người nhận.
Lưu ý: Nếu thư gốc được đánh dấu là đã đọc [xem trong Ngăn Đọc không được coi là đọc thư trong tình huống này] khi thư thu hồi được xử lý, thì người nhận sẽ được thông báo rằng bạn, là người gửi, muốn xóa thư đó. Tuy nhiên, thư đó vẫn còn trong thư mục Outlook của người nhận. |
| Bạn gửi thư cho ai đó. Bạn thu hồi thư gốc rồi thay nó bằng thư mới. Trên máy tính của người nhận, trong mục Theo dõi, hộp kiểm Tự động xử lý yêu cầu và phản hồi các yêu cầu họp và bỏ phiếu không được chọn.
Lưu ý: Để xem thiết lập này, hãy bấm Tệp > Tùy chọn > Thư. Cuộn đến mục Theo dõi. | Cả thư gốc và thư thu hồi đều đã đến Hộp thư đến của người nhận. Trên máy tính của người nhận, một trong các kết quả sau xảy ra:
Lưu ý: Nếu thư gốc được đánh dấu là đã đọc [xem trong Ngăn Đọc không được coi là đọc thư trong tình huống này] khi thư thu hồi được xử lý, thì người nhận sẽ được thông báo rằng bạn, là người gửi, muốn xóa thư đó. Tuy nhiên, thư đó vẫn còn trong thư mục Outlook của người nhận. |
| Bạn gửi thư cho ai đó. Bạn thu hồi thư gốc rồi thay nó bằng thư mới. Trên máy tính của người nhận, do quy tắc hoặc do hành động của người nhận, thư gốc được chuyển ra khỏi Hộp thư đến, đến một thư mục khác và thư thu hồi vẫn còn trong Hộp thư đến [hoặc cũng được chuyển đến một thư mục khác]. | Nếu thư thu hồi và thư gốc nằm trong các thư mục riêng rẽ, thì người nhận sẽ nhận được thông báo rằng việc thu hồi thất bại. Điều này xảy ra không phụ thuộc vào cấu hình của Outlook và trạng thái đã đọc của thư. Cả thư gốc và thư mới đều còn với người nhận. |
| Bạn gửi thư cho ai đó. Bạn thu hồi thư gốc rồi thay nó bằng thư mới. Trên máy tính người nhận, do quy tắc hoặc do hành động của người nhận, cả hai thư đều được chuyển đến cùng thư mục. Kết quả tương tự như những gì xảy ra khi Outlook không được cấu hình để tự động xử lý thư. | Trên máy tính của người nhận, một trong các kết quả sau xảy ra:
|
| Bạn gửi thư đến thư mục công cộng. Bạn thu hồi thư gốc rồi thay nó bằng thư mới. | Một trong các kết quả sau xảy ra:
Nếu một người dùng có bất kỳ quyền nào khác đối với thư mục công cộng mà mở thư thu hồi, thì việc thu hồi thất bại và người dùng nhận được thông báo rằng việc thu hồi thất bại. Cả thư cũ và thư mới vẫn còn trên thư mục công cộng.
|
Quan trọng: Office 2007 không còn được hỗ trợ. Nâng cấp lên Microsoft 365 để làm việc từ bất kỳ thiết bị nào và tiếp tục nhận được hỗ trợ.
Nâng cấp ngay
-
Trong Thư, ở Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm vào Mục Đã gửi.
-
Mở thư bạn muốn thu hồi và thay thế.
-
Trên tab Thư, trong nhóm Hành động, bấm vào Hành động Khác, rồi bấm Thu hồi Thư Này.
-
Bấm vào mục Xóa các bản chưa đọc rồi thay thế bằng một thư mới hoặc Xóa các bản chưa đọc rồi thay thế bằng một thư mới.
Lưu ý: Nếu bạn đang gửi thư đến nhiều người, bạn có thể muốn bỏ chọn hộp kiểm Cho tôi biết nếu tình trạng thu hồi thành công hoặc không thành công với từng người nhận.
-
Nếu bạn muốn gửi thư thay thế, hãy soạn thư và bấm Gửi.
Nếu bạn không thấy lệnh Thu hồi Thư Này thì có lẽ bạn không có tài khoản Exchange Server hoặc bạn hiện đang không sử dụng Microsoft Office Outlook 2007. Yêu cầu có cả hai để sử dụng tính năng thu hồi.
Bạn có thể kiểm tra hộp thoại Cài đặt Tài khoản trong Outlook để biết loại tài khoản email trong hồ sơ Outlook của mình.
-
Trên menu Công cụ, bấm Thiết đặt Tài khoản.
-
Trên tab Email, cột Loại sẽ liệt kê loại tài khoản cho từng mục nhập.
Kết quả thu hồi thành không hay không sẽ phụ thuộc vào cài đặt của người nhận trong Microsoft Outlook. Bốn kịch bản sau đây giải thích điều đã xảy ra trong các tình huống khác nhau, kèm theo một kịch bản bổ sung mô tả việc thu hồi thư, được gửi đến thư mục công khai của Microsoft Exchange.
| Bạn gửi thư email cho ai đó. Bạn thu hồi thư gốc và thay thế bằng một thư mới. Trên máy tính của người nhận, bên dưới Tùy chọn Theo dõi, hộp kiểm Xử lý yêu cầu và phản hồi khi đến đã được chọn. [Để xem cài đặt này, trên menu Công cụ, hãy bấm vào Tùy chọn, bấm Tùy chọn Email, rồi bấm vào Tùy chọn Theo dõi.] | Cả thư gốc và thư thu hồi đều đã đến Hộp thư đến của người nhận. Giả sử thư gốc chưa được đọc, khi đó thư gốc sẽ bị xóa và người nhận sẽ được thông báo rằng bạn, với tư cách là người gửi, đã xóa thư đó khỏi hộp thư của họ.
Lưu ý: Nếu thư gốc được đánh dấu là đã đọc [xem trong Ngăn Đọc không được coi là đọc thư trong tình huống này] khi thư thu hồi được xử lý, thì người nhận sẽ được thông báo rằng bạn, với tư cách là người gửi, muốn xóa thư nhưng thư đó vẫn còn trong thư mục Outlook của người nhận. |
| Bạn gửi thư email cho ai đó. Bạn thu hồi thư gốc và thay thế bằng một thư mới. Trên máy tính của người nhận, bên dưới Tùy chọn Theo dõi, hộp kiểm Xử lý yêu cầu và phản hồi khi đến không được chọn. [Để xem cài đặt này, trên menu Công cụ, hãy bấm vào Tùy chọn, bấm Tùy chọn Email, rồi bấm vào Tùy chọn Theo dõi.] | Cả thư gốc và thư thu hồi đều đã đến Hộp thư đến của người nhận. Trên máy tính của người nhận, một trong những tình huống sau xảy ra:
Lưu ý: Nếu thư gốc được đánh dấu là đã đọc [xem trong Ngăn Đọc không được coi là đọc thư trong tình huống này] khi thư thu hồi được xử lý, thì người nhận sẽ được thông báo rằng bạn, với tư cách là người gửi, muốn xóa thư nhưng thư đó vẫn còn trong thư mục Outlook của người nhận. |
| Bạn gửi thư email cho ai đó. Bạn thu hồi thư gốc và thay thế bằng một thư mới. Trên máy tính của người nhận, theo quy tắc hoặc do hành động của người nhận, thư gốc được chuyển đến một thư mục khác và thư thu hồi vẫn còn trong Hộp thư đến [hoặc cũng được chuyển đến một thư mục khác]. | Miễn là thư thu hồi và thư gốc nằm trong các thư mục riêng rẽ thì người nhận sẽ nhận được thông báo cho biết đã không thu hồi được. Lỗi này xảy ra bất kể cấu hình của Outlook và trạng thái đọc của thư. Cả thư gốc và thư mới đều còn với người nhận.
Lưu ý: Nếu người nhận đã đọc thư gốc, rồi đánh dấu thư là chưa đọc, Outlook sẽ xử lý thư như thể thư chưa từng được đọc và thu hồi thư thành công. |
| Bạn gửi thư email cho ai đó. Bạn thu hồi thư gốc và thay thế bằng một thư mới. Trên máy tính của người nhận, theo quy tắc hoặc do hành động của người nhận, cả hai thư đều được chuyển đến cùng thư mục. Việc này dẫn đến hành vi tương tự như những gì xảy ra khi Outlook không được đặt cấu hình để tự động xử lý thư. | Trên máy tính của người nhận, một trong những tình huống sau xảy ra:
Lưu ý: Nếu người nhận đã đọc thư gốc, rồi đánh dấu thư là chưa đọc, Outlook sẽ xử lý thư như thể thư chưa từng được đọc và thu hồi thư thành công. |
| Bạn gửi thư email đến một thư mục công cộng. Bạn thu hồi thư gốc, rồi thay thế bằng thư mới. | Một trong những điều sau đây sẽ xảy ra:
Nếu một người dùng có bất kỳ quyền nào khác đối với thư mục công cộng mà mở thư thu hồi thì sẽ không thu hồi được và người dùng nhận được thông báo cho biết không thu hồi được. Cả thư cũ và thư mới vẫn còn trên thư mục công cộng.
|