Tới mùa trung thu, các doanh nghiệp thường mua bánh trung thu để tri ân khách hàng và làm quà cho nhân viên. Vậy chi phí mua bánh trung thu được đưa vào đâu? Hạch toán như thế nào? Có được đưa vào chi phí được trừ không?…. Hôm nay, SAVITAX xin chia sẻ với các bạn bài viết: “Hạch toán chi phí quà tặng bánh trung thu”.
I. Cơ sở pháp lý và quy định về chứng từ đối với chi phí bánh trung thu biếu tặng nhân viên, khách hàng:
- Theo Khoản i, Mục 3, Điều 91, Thông tư 200/2014/TT-BTC
Theo hướng dẫn tại phần Tài khoản 642, mục 3.15, Thông tư 133/2016/TT-BTC
II. Quy định về chứng từ
Các chứng từ doanh nghiệp cần có để được tính chi phí bánh trung thu biếu tặng nhân viên, khách hàng vào chi phí hợp lý:
- Hoá đơn mua bánh
- Hợp đồng và chứng từ thanh toán qua ngân hàng
- Hoá đơn đầu ra [Doanh nghiệp xuất]
- Quyết định của công ty [Công đoàn] về quà trung thu cho nhân viên [nếu tặng nhân viên]
- Danh sách nhân viên hoặc khách hàng được nhận có đầy đủ chữ ký xác nhận.
- Quy chế tài chính, chi tiêu nội bộ… của doanh nghiệp.
III. Các trường hợp cụ thể:
1. Trường hợp sản phẩm hàng hóa về dùng để biếu, tặng cho khách hàng bên ngoài của doanh nghiệp, nếu mua về tặng ngay thì:
- Vào Nghiệp vụ Mua hàng/Mua hàng không qua kho và hạch toán
Nợ TK 641 [Nếu DN áp dụng theo TT200]:
Nợ TK 642 [Nếu DN áp dụng theo TT133]:
Nợ TK 133 [Nếu có]:
Có TK 111, 112, 331:
Có TK 3331:
- Sau khi hạch toán xong Vào Nghiệp vụ Bán háng/ Xuất hoá đơn
Khai báo đầy đủ thông tin xuất hoá đơn và ghi rõ hàng biếu, tặng không thu tiền.
\>> Xem thêm: Hướng dẫn viết hóa đơn điều chỉnh mới nhất theo Thông Tư 78 và Nghị Định 123
2. Trường hợp sản phẩm, hàng hóa để biếu, tặng cho khách hàng bên ngoài doanh nghiệp, nếu DN mua về nhập kho sau đó xuất cho biếu tặng:
- Khi mua hàng:
- Vào Nghiệp vụ/ Mua hàng/ Mua hàng hóa, dịch vụ, Chọn loại Mua hàng nhập kho kèm hóa đơn. Tại Tab hàng tiền Hạch toán
Nợ TK 156:
Nợ TK 1331:
Có TK 111, 331…
- Sau đó sang bên Tab Thuế khai báo đầy đủ thông tin để lên bảng kê thuế đầu vào [Số hóa đơn, nhóm HHDV 1]
b.Khi xuất hàng biếu tặng:
- Trên phần mềm MISA SME
Bước 1: Vào Nghiệp vụ/ Bán hàng/ Xuất hóa đơn
Khai báo thông tin để xuất hóa đơn và lên bảng kê bán ra, ghi rõ hàng biếu, tặng không thu tiền
Bước 2: Vào Nghiệp vụ/ Kho/ Xuất kho, chọn loại là Xuất khác, hạch toán:
Nợ TK 641 [Nếu DN áp dụng theo TT200]:
Nợ TK 642 [Nếu DN áp dụng theo TT133]:
Có TK 152, 153, 155, 156:
Bước 3: Vào Nghiệp vụ/ Tổng hợp/ Chứng từ nghiệp vụ khác, hạch toán:
Nợ TK 641 [Nếu DN áp dụng theo TT200]:
Nợ TK 642 [Nếu DN áp dụng theo TT133]:
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
- Trên Phần mềm ASP, AMIS
Bước 1: Vào Nghiệp vụ/ Bán hàng/ Xuất hóa đơn
Khai báo thông tin để in hóa đơn và lên bảng kê bán ra, và ghi rõ hàng biếu, tặng không thu tiền
Lưu ý: Phần này các bạn có thể xuất trên các phần mềm khác của nhà cung cấp Hóa đơn điện tử khác nhau.
Bước 2: Vào Nghiệp vụ/ Kho/ Xuất kho, chọn loại là Xuất khác, hạch toán:
Nợ TK 641 [Nếu DN áp dụng theo TT200]:
Nợ TK 642 [Nếu DN áp dụng theo TT133]:
Có TK 152, 153, 155, 156:
Bước 3: Vào Nghiệp vụ/ Tổng hợp/ Chứng từ nghiệp vụ khác, hạch toán:
Nợ TK 641[Nếu DN áp dụng theo TT200]:
Nợ TK 642[Nếu DN áp dụng theo TT133]:
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Lưu ý: Tại tab kê khai hóa đơn và hạch toán thuế tích hạch toán cộng gộp nhiều hoá đơn và chọn loại thuế là tăng thuế đầu ra.
Hạch toán hàng biếu tặng thường được sử dụng nhiều khi doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân tri ân khách hàng thân thiết và công nhân viên của mình như biếu, tặng hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ. Vậy khi đó hạch toán hàng biếu tặng như thế nào? Bài viết dưới đây của Công ty Luật ACC sẽ cung cấp thông tin về Chi tiết về hạch toán hàng được biếu tặng. Mời các bạn tham khảo.
1. Hàng biết tặng là gì?
Hàng cho biếu, tặng làm một hoặc nhiều loại hàng hóa, sản phẩm mà giữa các đối tượng là tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân dùng hàng, quà tặng này để biếu tặng cho tổ chức, doanh nghiệp đối tác hay cá nhân khác. Sau đây gọi tắt là: Hàng biếu tặng.
2. Hàng biết tặng có cần lập hóa đơn không?
Theo điểm b khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC có quy định như sau:
"Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, sản phẩm, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, hàng mẫu, quảng cáo; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, tặng, biếu, trao đổi, trả thay lương cho người lao động [trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất].
Đối với hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho công nhân viên, người lao động thì phải lập hóa đơn GTGT hoặc lập hóa đơn bán hàng, trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu, thông tin và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng."
Tóm lại, hàng hóa, dịch vụ nhằm mục đích cho, biếu, tặng thì PHẢI lập hóa đơn. Đặc biệt, dù là hàng mua về nhập kho rồi mang tặng, biếu, cho luôn hay dù là cho biếu, tặng khách hàng, người lao động,... cũng đều phải xuất hóa đơn theo quy định, rồi sau đó tiến hành hạch toán hàng biếu tặng và ghi chép vào sổ sách.
3. Khấu trừ thuế giá trị gia tăng của hàng biếu tặng
Để tiến hành lập hóa đơn và hạch toán hàng biếu tặng thì kế toán cần phải khấu trừ thuế GTGT của hàng biếu tặng. Theo khoản 5 Điều 14 Thông tư 219/2014/TT-BTC quy định như sau: "Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa [kể cả hàng hóa mua ngoài hoặc hàng hóa do doanh nghiệp tự sản xuất] mà doanh nghiệp sử dụng để cho, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo dưới các hình thức, phục vụ cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thì được khấu trừ"
Do đó, thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng sẽ được khấu trừ thuế GTGT. Vậy cách tính thuế GTGT của hàng biếu tặng như thế nào?
*Giá tính thuế GTGT của hàng biếu tặng:
Theo Khoản 3 và Khoản 5 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC, hiểu đơn giản thì ta có thể chia thành 2 trường hợp như sau:
- Hàng hóa dùng cho, tặng, biếu trong những chương trình khuyến mại có đăng ký với Sở Công thương thì hàng hóa đó không chịu thuế hay thuế phải chịu là 0%
- Hàng hóa dùng cho mục đích biếu, cho, tặng không đăng ký với Sở Công thương thì hàng hóa, dịch vụ đó sẽ phải chịu thuế. Giá tính thuế hàng hóa dùng cho, tặng, biếu bằng với giá hàng hóa cùng loại vào cùng thời điểm.
Sau khi kế toán hoàn thành tính thuế và khấu trừ thuế GTGT sẽ tiến thành hạch toán hàng biếu tặng vào sổ sách. Vậy hạch toán hàng biếu tặng theo Thông tư 200 và Thông tư 133 như thế nào?
4. Cách hạch toán hàng biếu tặng theo thông tư 200
hạch toán hàng biếu tặng theo 2 trường hợp như sau:
- Trường hợp hạch toán hàng biếu tặng bên đi cho
- Trường hợp hạch toán hàng biếu tặng bên nhận.
*Hạch toán hàng biếu tặng với bên nhận:
Khi nhận được hàng được biếu, cho, tặng, kế toán hạch toán hàng biếu tặng như sau:
Nợ TK 156, 642, 242,...: Tổng giá trị hàng nhận bao gồm thuế GTGT
Có TK 711: Tổng giá trị hàng nhận bao gồm thuế GTGT
*Hạch toán hàng biếu tặng với bên cho:
Mỗi khi đến dịp lễ, tết, dịp đặc biệt của doanh nghiệp,... doanh nghiệp thường biếu, tặng hàng hóa, sản phẩm của mình cho khách hàng, đối tác hoặc công nhân viên để tri ân.
Khi hạch toán hàng biếu tặng sẽ có các trường hợp xảy ra như:
- Trường hợp hàng hóa về dùng để biếu, tặng ngay khách hàng, công nhân lao động;
- Trường hợp mua hàng hóa về nhập kho để dùng tặng, biếu;
- Trường hợp hàng hóa dùng để biếu, cho người lao động dùng bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi,...
- Trường hợp hàng hóa về dùng để tặng, cho, biếu ngay cho khách hàng không qua kho:
Hạch toán hàng biếu tặng khi doanh nghiệp mua hàng hóa dùng để biếu tặng về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn mua vào đã lập và tiền thuế GTGT như sau:
Nợ TK 641: Chi phí doanh nghiệp mua hàng biếu tặng.
Nợ TK 133: Tiền thuế GTGT đầu vào [nếu có]
Có TK 331, 111, 112: Tổng giá trị phải trả khi mua hàng biếu tặng, cho.
Có TK 3331: Tiền thuế GTGT đầu ra.
- Trường hợp hàng hóa dùng để biếu, tặng cho công nhân viên dùng bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi:
Khi hàng hóa dùng để biếu, tặng cho người lao động, công nhân viên dùng bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi của DN, kế toán hạch toán hàng biếu tặng như sau:
Nợ TK 353: Tổng giá trị doanh nghiệp thanh toán hàng biếu tặng
Có TK 511: Trị giá hàng hóa dùng để biếu, tặng
Có TK 33311: Tiền thuế GTGT đầu ra.
Sau đó, kế toán ghi nhận giá vốn, hạch toán như sau:
Nợ TK 623: Giá vốn hàng hóa doanh nghiệp biếu, cho, tặng
Có TK 152, 153, 156,...: Giá vốn hàng hóa doanh nghiệp biếu, cho, tặng
- Trường hợp mua hàng hóa về nhập kho dùng để biếu, tặng:
+ Với trường hợp này, khi hàng hóa dùng để biếu, cho, tặng về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn mua vào, kế toán hạch toán hàng biếu tặng:
Nợ TK 152, 153, 156…: Tổng trị giá nguyên vật liệu, hàng hóa doanh nghiệp dùng biếu, tặng
Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Có TK 331, 111,112…: Tổng trị giá phải thanh toán khi mua hàng biếu, tặng.
+ Khi doanh nghiệp xuất kho hàng hóa biếu, cho, tặng căn cứ vào hóa đơn xuất ra, kế toán hạch toán hàng biếu tặng như:
Nợ TK 641: Chi phí hàng hóa doanh nghiệp mua dùng cho biếu, tặng.
Có TK 152, 153, 156: Trị giá sản phẩm, hàng hóa,… mua về để biếu tặng.
Có TK 3331: Tiền thuế GTGT đầu ra.
5. Cách Hạch Toán Hàng Biếu Tặng Theo Thông tư 133
Đối với những doanh nghiệp sử dụng theo Thông tư 133 thì hạch toán hàng biếu tặng đối với bên nhận tương tự như hạch toán ở Thông tư 200. Tuy nhiên, khi hạch toán hàng biếu tặng đối với bên biếu, tặng thì có một chút khác biệt như:
- Nếu doanh nghiệp mua về tặng, cho, biếu ngay khách hàng mà không qua kho:
Nợ TK 642: Chi phí hàng hóa doanh nghiệp mua dùng cho biếu, tặng
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ [nếu có]
Có TK 111, 112, 331
Có TK 3331
- Nếu doanh nghiệp mua về tặng, cho, biếu nhập kho, sau đó xuất cho biếu tặng khách hàng, công nhân viên:
Nợ TK 152, 153, 156…: Tổng trị giá nguyên vật liệu, hàng hóa doanh nghiệp dùng biếu, tặng
Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Có TK 331, 111,112…: Tổng trị giá phải thanh toán khi mua hàng biếu, tặng.
- Khi doanh nghiệp xuất kho hàng hóa biếu, cho, tặng kế toán hạch toán hàng biếu tặng như:
Nợ TK 642: Chi phí hàng hóa doanh nghiệp mua dùng cho biếu, tặng.
Có TK 152, 153, 156: Trị giá sản phẩm, hàng hóa,… mua về để biếu tặng.
Có TK 3331: Tiền thuế GTGT đầu ra.
6. Hạch toán hàng biếu tặng trên Misa
6.1. Bên cho biếu tặng
1. Khi mua hàng về:
- Vào Nghiệp vụ/ Mua hàng/ Mua hàng hóa, dịch vụ, Chọn loại Mua hàng nhập kho kèm hóa đơn.
- Tại Tab hàng tiền Hạch toán Nợ TK 156 / Có TK 111, 331...Sau đó sang bên Tab Thuế khai báo đầy đủ thông tin để lên bảng kê thuế đầu vào [ Số hóa đơn, nhóm HHDV….]
2. Khi xuất hàng biếu tặng:
- Dùng HH để biếu tặng cho khách hàng bên ngoài DN: được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh: Gồm 2 trường hợp:
– Trường hợp 1: Hàng hóa dùng để biếu tặng có đăng ký với Sở công thương : DN xuất hóa đơn và giá tính thuế được xác định bằng 0 [theo quy định Tại Khoản 5, điều 7, Thông tư 219/2013/TTBTC]
- Bước 1: Vào Nghiệp vụ/ Bán hàng/ Xuất hóa đơn : Khai báo thông tin để xuất hóa đơn
- Bước 2: Kế toán ghi nhận giá vốn hàng xuất tặng vào Chi phí bán hàng. Vào Nghiệp vụ/ Kho, Xuất kho, chọn loại là Xuất khác: Hạch toán Nợ TK 641 / Có TK 155, 156
– Trường hợp 2: Hàng hóa dùng để biếu tặng không đăng ký với Sở công thương: DN xuất hóa đơn và phải tính thuế GTGT [theo quy định Tại Khoản 5, điều 7, Thông tư 219/2013/TT-BTC] và giá tính thuế là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương [ Theo quy định tại Khoản 3, điều 7, Thông tư 219/2013/TT-BTC]
- Bước 1: Vào Nghiệp vụ/ Bán hàng/ Xuất hóa đơn : Khai báo thông tin để in hóa đơn và lên bảng kê bán ra
- Bước 2: Vào Nghiệp vụ/ Kho/ Xuất kho, chọn loại là Xuất khác: Hạch toán Nợ 641 / Có TK 155, 156
- Bước 3: Vào Nghiệp vụ/ Tổng hợp/ Chứng từ nghiệp vụ khác, hạch toán: Nợ TK 133 [TT200] [theo Khoản i, Mục 3, Điều 91, Thông tư 200/2014/TT-BTC] Nợ TK 6421 [TT133] [theo hướng dẫn tại phần Tài khoản 642, mục 3.15, Thông tư 133/2016/TT-BTC] Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp
Lưu ý: với TT200 sang bên Tab thuế khai báo đầy đủ thông tin hóa đơn, tiền thuế để lên bảng kê mua vào [Theo hướng dẫn điều 91, mục h, thông tư 200]
- HH dùng để biếu tặng cho cán bộ nhân viên được trang trải bằng quỹ khen thưởng phúc lợi: Làm chứng từ bán hàng ghi nhận doanh thu và kê khai thuế đầu ra bình thường
- Bước 1: Vào Hệ thống/ Tùy chọn/ Tùy chọn riêng, bỏ tích Hạn chế tài khoản khi nhập chứng từ.
- Bước 2: Vào Nghiệp vụ/ Bán hàng/ Chứng từ bán hàng , tích chọn kiêm phiếu xuất kho, lập kèm hóa đơn
Bên Tab Hàng tiền: khai báo mặt hàng, hạch toán NợTK 353/ có TK 5111
Bên Tab thuế: khai báo đầy đủ thông tin để lên bảng kê bán ra [ TK thuế 3331, tiền thuế, % thuế…]
Bên Tab giá vốn ghi nhận : Nợ TK 632/ Có TK 155, 156
Lưu ý:
– Những hóa đơn đầu vào dùng để biếu tặng hạch toán và kê khai thuế như hàng hóa bình thường
– Những hóa đơn đầu ra dùng để biếu tặng kê khai thuế vào PL 01-1/GTGT như bán hàng bình thường
6.2. Bên nhận biếu tặng
Vào Nghiệp vụ/ Mua hàng/ Chứng từ mua hàng, Chọn loại Mua hàng nhập kho[nếu Nhập kho] hoặc Mua hàng không qua kho, chọn không kèm hóa đơn.
Hạch toán Nợ TK 156, 642 / Có TK 711Lưu ý: Bên nhận hàng hóa không được khấu trừ thuế của Hàng hóa nhận biếu tặng vì không phải thanh toán[ Không có chứng từ thanh toán]
Trên đây là tất cả thông tin về Chi tiết về hạch toán hàng được biếu tặng - Cập nhật 2023 mà Công ty Luật ACC cung cấp tới các bạn đọc giả. Nếu các bạn đọc giả còn có bất kỳ thắc mắc hay góp ý nào liên quan đến bài viết hoặc những vấn đề pháp lý khác hãy liên hệ với Công ty Luật ACC để nhận được sự hỗ trợ từ đội ngũ luật sư và các tác giả. Chúng tôi luôn sẵn lòng giải đáp thắc mắc của các bạn đọc. Trân trọng!