Cách chuyển dữ liệu sang năm mới trên MISA

Để hỗ trợ tốt nhất cho anh/chị kết toán trong việc kết chuyển dữ liệu từ năm cũ sang năm mới, em Khuê xin gửi đến anh chị hướng dẫn tách dữ liệu kế toán trên phần mềm MISA

• Dữ liệu năm mới sẽ kế thừa hết danh mục, hệ thống tài khoản, các tùy chọn cài đặt của dữ liệu cũ.
• Phần mềm sẽ tự động chuyển số liệu cuối năm cũ thành số dư ban đầu của năm tài chính mới
• Tất cả các chứng từ của năm tài chính mới có trên dữ liệu cũ cũng sẽ được chuyển sang dữ liệu mới.
• Việc tạo và thao tác trên dữ liệu của năm mới sẽ không làm ảnh hưởng đến dữ liệu năm cũ
• Đặc biệt từ phiên bản MISA SME.2020 R4 phần mềm có thể kế thừa dữ liệu từ năm cũ bất cứ lúc nào. Anh/chị có thể tách dữ liệu từ tháng 1, sau đó làm quyết toán trên dữ liệu năm cũ. Khi làm xong quyết toán anh chị có thể cập nhật lại số dư ban đầu của năm mới, chi tiết cách làm anh/chị xem tại đây

Vào menu Tệp\Tạo mới dữ liệu kế toán từ năm trước.

Nhấn Tiếp theo để bắt đầu quá trình tạo dữ liệu từ năm trước.

Tại Bước 1 – Chọn dữ liệu năm trước, khai báo các thông tin sau:

• Chọn máy chủ lưu dữ liệu kế toán năm trước. => Thông thường tên máy chủ có dạng Computer name\MISASME2017 [VD: HKDUNG\MISASME2017].
• Chọn dữ liệu kế toán năm trước làm căn cứ để chuyển số dư, danh mục sang dữ liệu kế toán mới.

Lưu ý: Hệ thống chỉ cho phép tạo mới dữ liệu kế toán được lưu trên các máy chủ SQL của chính máy tính đang làm việc.

Tại Bước 2 – Thiết lập dữ liệu kế toán mới, khai báo các thông tin sau:

• Đặt tên cho dữ liệu kế toán mới và chọn lại nơi lưu dữ liệu kế toán bằng cách nhấn vào biểu tượng
• Khai báo thông tin về ngày bắt đầu hạch toán trên phần mềm.

Lưu ý:

1. Tên dữ liệu kế toán nên viết liền không dấu, đồng thời không được phép chứa các ký tự / \ [ ] * ? ` ~ ! ^ # & : và độ dài không quá 256 ký tự.

2. Nên lưu dữ liệu kế toán sang ổ khác với ổ cài đặt windows của máy tính, để tránh trường hợp mất dữ liệu khi cài đặt lại windows.

• Nhấn Thực hiện, chương trình tự động bỏ qua Bước 3 – Thiết lập và ghép tài khoản và chuyển sang luôn Bước 4.

Tại Bước 4 – Thực hiện tạo dữ liệu, chương trình bắt đầu thực hiện tạo dữ liệu kế toán năm mới.

Tại Bước 5 – Thông báo kết quả, nhấn Đóng để kết thúc quá trình tạo dữ liệu kế toán từ dữ liệu năm cũ.

Lưu ý: Trường hợp quá trình tạo dữ liệu không thành công, kế toán có thể kiểm tra nguyên nhân bằng cách nhấn chọn chức năng Tải về kết quả tạo mới dữ liệu không thành công.

Tham gia cộng đồng kế toán MISA để được nhận thêm nhiều thông tin bổ ích về kiến thức kế toán, thủ thuật phần mềm,...

Bạn cần tư vấn về phần mềm kế toán hoặc hóa đơn điện tử? Chuyên gia của MISA sẽ hỗ trợ bạn [hoàn toàn miễn phí]. Liên hệ với chúng tôi:

VÕ VĂN KHUÊ
0901770939

Zalo: Văn Khuê MISA

Nguồn: help.sme2020.misa.vn

Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn: Tại đây [Xem hướng dẫn tải phim]

Chức năng tạo mới dữ liệu từ năm trước giúp cho kế toán lấy được số dư các tài khoản và danh mục từ năm trước chuyển sang nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.

I. Chuẩn bị trước khi tạo dữ liệu từ năm trước

Trước khi thực tạo dữ liệu kế toán từ năm trước, đối với dữ liệu kế toán thuộc năm cũ, kế toán cần phải thực hiện một số thao tác sau:

• Vào menu Trợ giúp, chọn Hướng dẫn lập báo cáo quyết toán.
• Nhấn Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách.

Lưu ý: Đối với các dữ liệu tính giá xuất kho theo phương pháp Bình quân tức thời, Đích danh, Nhập trước – xuất trước, khi thực hiện bảo trì dữ liệu kế toán tích chọn thêm thông tin Tính lại giá xuất kho.

• Chọn Báo cáo/ tab 1. Báo cáo.
• Chọn nhóm Báo cáo tài chính/ Bảng cân đối tài khoản [Mẫu quản trị].

• Kiểm tra và chốt lại số dư tài khoản để đảm bảo tính chính xác, riêng tài khoản doanh thu 511, 515, 711 và tài khoản chi phí 6xx, 811; tài khoản 911 đảm bảo không còn số dư cuối kỳ.

II. Thực hiện tạo dữ liệu từ năm trước

Lưu ý: Kế toán nên thực hiện tạo dữ liệu từ năm trước sau khi

• Đã chốt được số liệu của năm trước
• Đảm bảo số liệu đã đúng đắn
• Hoàn thành xong các báo cáo tài chính.

Các bước thực hiện

• Vào Tệp/Tạo mới dữ liệu kế toán từ năm trước
• Nhấn Tiếp theo để bắt đầu quá trình tạo dữ liệu từ năm trước

• Tại mục 1. Chọn dữ liệu năm trước, lựa chọn:
  • Máy chủ SQL: chọn máy chủ chứa dữ liệu [phần mềm hiện đã mặc định hiển thị, nếu muốn thay đổi máy chủ SQL bạn có thể chọn lại].
  • Chọn dữ liệu kế toán: chọn dữ liệu kế toán năm trước làm căn cứ để chuyển số dư, danh mục sang dữ liệu kế toán mới.
  • Sau đó ấn Tiếp theo.

• Tại mục 2.Thiết lập dữ liệu kế toán mới, khai báo:
  • Tên dữ liệu: đặt tên cho dữ liệu mới.
  • Đường dẫn lưu trữ: Chọn thư mục lưu trữ
  • Ngày bắt đầu hạch toán.
  • Sau đó ấn Thực hiện.

• Tại mục 3. Thiết lập và ghép tài khoản:
  + Trường hợp 1: Nếu dữ liệu cũ áp dụng theo Thông tư 200 hoặc Thông tư 133, phần mềm tự động bỏ qua và chuyển sang mục 4.
  + Trường hợp 2: Nếu dữ liệu cũ áp dụng theo QĐ 48, thực hiện thiết lập và ghép các TK bị lệch giữa QĐ48 và TT133:
• Chương trình đã tự động ghép các TK của QĐ48 với các TK của TT133. Tuy nhiên, kế toán vẫn có thể ghép lại cho phù hợp với nhu cầu quản lý tại doanh nghiệp mình.
• Với những TK trên QĐ48 bị bỏ đi so với TT133, kế toán có thể lựa chọn một trong hai cách thức xử lý sau:
  • Nếu tích chọn Mở tích chọn Mở tiết khoản tương ứng cho các tài khoản bị bỏ theo TT133/2016/TT-BTC, đối với các TK thay thế cho TK bị bỏ đi của QĐ48, chương trình sẽ mở ra các tiết khoản và chuyển dữ liệu vào các tiết khoản mới này. Ví dụ: TK 142 và 242 sẽ được chuyển và TK 2421 và 2422
  • Nếu không tích chọn Mở tích chọn Mở tiết khoản tương ứng cho các tài khoản bị bỏ theo TT133/2016/TT-BTC, đối với các TK bị thay thế cho TK bị bỏ đi của QĐ48, chương trình sẽ không mở tiết khoản mà chuyển dữ liệu trực tiếp vào TK thay thế. Ví dụ TK 142 và 242 sẽ được chuyển vào TK 242.
• Nhấn Thực hiện.

• Tại mục 4.Thực hiện tạo dữ liệu: chương trình bắt đầu thực hiện tạo dữ liệu kế toán năm mới.
  

• Bạn chờ phần mềm chạy thực hiện xong sẽ có thông báo tại mục 5.Thông báo kết quả, nhấn Đóng để kết thúc quá trình tạo dữ liệu kế toán từ dữ liệu năm cũ.

Lưu ý:
1. Trường hợp dữ liệu cũ theo QĐ48, sau khi tạo mới chuyển sang TT133, thì tại Mục 5 có thể chọn chức năng Tải về thông tin ghép tài khoản để tải tệp kết quả ghép tài khoản giữa QĐ48 và TT133, phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu dữ liệu.
2. Trường hợp quá trình tạo dữ liệu không thành công, bạn có thể kiểm tra nguyên nhân bằng cách nhấn chọn chức năng Tải về kết quả tạo mới dữ liệu không thành công.

III. Kiểm tra, đối chiếu số dư đầu năm nay và cuối năm trước

Trường hợp sau khi tạo dữ liệu kế toán mới từ dữ liệu năm trước, bạn thực hiện chỉnh sửa lại số liệu của dữ liệu năm trước thì bạn cập nhật lại số dư cho dữ liệu mới. Xem hướng dẫn tại đây.

Kế toán có thể thực hiện đối chiếu số dư đầu năm nay và cuối năm trước căn cứ vào hệ thống báo cáo sau: