Các hình thức tổ chức bộ máy hành chính văn phòng
Loading Preview Show Sorry, preview is currently unavailable. You can download the paper by clicking the button above.
(Last Updated On: 04/11/2021) Tổ chức là quá trình nghiên cứu thiết lập một cơ cấu hợp lí các mối quan hệ giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức. Sự thiếu vắng của một tổ chức năng động và hợp lý sẽ gây ra những hậu quả đáng tiếc:
Các nguyên tắc tổ chức công việc hành chính văn phòngNguyên tắc 1: Nguyên tắc về mục tiêu: Tuân thủ chức năng và mục tiêu hoạt động mỗi nhóm có một tiêu, xác định mối tương quan trong phạm vi cơ cấu của tổ chức.
Nguyên tắc 2: Nguyên tắc liên quan đến cá nhân: nên để cho cá nhân tham gia thảo luận về các vấn đề quản trị liên quan đến công việc của cá nhân đó. Cần phải xem xét những cá nhân cá biệt giữa các cá nhân với nhau để phân việc một cách một cách phù hợp. Nhân viên sẽ làm việc tốt hơn khi họ có ý thức được tại sao phải làm công việc đó, tại sao phải tuân theo một số chính sách, một số quy định nào đó. Nguyên tắc 3: Cân bằng quyền hạn và trách nhiệm
Nguyên tắc 4: Ủy quyền Quyền hạn và trách nhiệm có thể ủy thác cho người khác nhưng ủy thác phải báo cáo với cấp trên Nguyên tắc 5: Thông tin phản hồi
Nguyên tắc 6: Tầm hạn kiểm soát: số nhân viên trực thuộc có thể báo cáo trực tiếp cho 1 cấp trên phải được hạn chế lại. Nguyên tắc 7: Điều hành tổ chức
Các phương thức tổ chức công việc hành chínha. Tổ chức công việc hành chính tập trung theo địa bàn Toàn bộ công việc hành chính sẽ được tập trung tại một địa điểm nhất định và do một bộ phận chuyên môn đảm nhận (phòng hành chính). Phương thức này được sử dụng cho các doanh nghiệp lớn, đòi hỏi tính chuyên môn cao. Ưu điểm: Để kiểm soát chặt chẽ công việc , nguyên tắc và quy trình hành chính
Nhược điểm: quá tải công việc, chuyên môn hóa, công việc thiếu quan tâm đến tầm quan trọng từng công việc và trì trệ do chuyển giao công việc. Tạo tính quyền lực gia tăng của bộ phận hành chính doanh nghiệp. b. Tổ chức công việc hành chính phân tán Toàn bộ công việc hành chính sẽ bị phân tán cho các chức năng tự thực hiện theo mức độ phát sinh công việc hành chính. Được sử dụng cho các doanh nghiệp hoạt động phân tán hay bất lợi về địa bàn hoạt động. Những doanh nghiệp tổ chức “phi cơ cấu”. Ưu điểm:
Nhược điểm:
c. Tổ chức công việc hành chính kết hợp Là sự kết hợp giữa tổ chức hành chính tập trung và phân tán theo nguyên tắc những vấn đề mang tính nguyên tắc thủ tục sẽ được tập trung và phân quyền các bộ phận tự giải quyết những công việc phát sinh theo quyền hạn. Ưu điểm: có thể thu hút nhiều chuyên viên vào công tác quản lí. Các chuyên viên này sẽ tham mưu cố vấn cho các nhà quản trị hành chính văn phòng về các hoạt động hành chính văn phòng, về các công việc hành chính văn phòng ở từng bộ phận chuyên môn. Nhược điểm: nếu không khéo léo áp dụng sẽ vi phạm chế độ một thủ trưởng (lấn quyền các nhà quản trị chuyên môn). Cơ cấu cấu tổ chức nhân sự trong văn phòngTrong bối cảnh công việc HCVP, nhìn chung chúng ta có thể chia ra làm ba loại cấp bậc HCVP: cấp bậc nhân viên, cấp bậc thư ký và cấp bậc quản trị. Việc phân loại chức vụ, chức danh những người làm công việc HCVP tùy thuộc vào các yếu tố sau đây:
Bảng sau đây cho ta thấy bối cảnh chức vụ hành chính văn phòng một cách tổng quát a. Cấp bậc nhân viên văn phòng Đây là cấp bậc thấp nhất, đòi hỏi phải có nghiệp vụ hành chính văn phòng nhưng không cần nhiều kinh nghiệm trong công tác. Họ là nhân viên đánh máy, nhân viên lưu trữ hồ sơ, nhân viên tiếp tân và nhân viên hành chính văn phòng tổng quát. Họ thực hiện các công việc thường lệ hằng ngày và được làm các quyết định theo các thủ tục đã được đề ra. Họ cũng là các nhân viên xử lý thông tin mức thấp và các nhân viên ghi tốc ký nhưng đôi khi họ cũng được cấp trên giao cho nhiệm vụ thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau. Họ là những người làm việc tại các phòng ban chuyên môn. b. Cấp bậc thư ký Thư ký là người giúp việc cho các cấp quản trị tại các bộ phận chuyên môn khác nhau. Muốn trở thành thư ký, họ phải thực hiện các nhiệm vụ đòi hỏi phải có đầu óc phân tích tình huống, biết phán đoán, có kiến thức chuyên môn và có đầu óc sáng tạo. Bởi vì trách nhiệm của một thư ký phức tạp hơn nhân viên hành chính văn phòng, do đó họ phải có thêm nhiều kinh nghiệm hơn. Sau đây là danh sách tóm tắt các nhiệm vụ của một thư ký. Số lượng và loại hoạt động mà họ phải hoàn thành tùy theo họ là thư ký tổng hợp (Multifunctional secrectaries) hoặc thư ký chuyên ngành (Specialista). c. Cấp bậc quản trị Nhà quản trị hành chính văn phòng Nhà quản trị hành chính văn phòng là người điều khiển, giám sát công việc của người khác, đó là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định, người thực hiện các chức năng quản trị trong văn phòng. Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính văn phòng Nhà quản trị hành chính văn phòng cần có những tiêu chuẩn sau: Là một nhà trí thức được đào tạo có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng
|