Khi lập hóa đơn thì phải ghi rõ số tiền cần thanh toán. Để ghi chính xác đơn vị và số tiền thì người bán hãy xem cách ghi số tiền trên hóa đơn điện tử theo hướng dẫn Thông tư 68.
Số tiền hiển thị trên hóa đơn điện tử
Tùy vào từng loại hóa đơn điện tử và người sử dụng mà số tiền hiển thị trên hóa đơn là khác nhau, cụ thể:
Loại hóa đơn
Hiển thị
- Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
Tổng tiền chưa có thuế GTGT: ……………………
Tổng tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất: ……
Số tiền viết bằng chữ: …………………………………………
- Hóa đơn điện tử bán hàng [dùng cho tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp].
Tổng tiền thanh toán: …………………………………
Số tiền viết bằng chữ: …………………………………
- Hóa đơn điện tử Giá trị gia tăng [dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù].
Thành tiền chưa có thuế GTGT: …………....………
Thuế suất giá trị gia tăng: ....…… ……………… %
Tiền thuế giá trị gia tăng: …....……………………
Tổng tiền thanh toán: …………………………………
Số tiền viết bằng chữ: …………………………………
- Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng [dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù thu bằng ngoại tệ].
Tổng tiền chưa có thuế GTGT: …………....
Tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất: …
Tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT: ……………
Số tiền viết bằng chữ:. ………………………………
Lưu ý: Tiêu thức số tiền thể hiện trên hóa đơn điện tử là tiêu thức bắt buộc [nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử], trừ trường hợp Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử thì không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.
Đơn vị tiền tệ và cách viết số tiền trên hóa đơn điện tử
Theo điểm c khoản 2 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC, đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”.
Tại điểm b khoản 2 Điều 3 Thông tư 68 quy định về chữ số thể hiện trên hóa đơn điện tử như sau: Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Người bán được lựa chọn một trong hai cách sau:
Cách 1: Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm [.], nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy [,] sau chữ số hàng đơn vị.
Cách 2: Sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy [,] sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm [.] sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.
Ví dụ: Doanh nghiệp A [mới thành lập khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp] bán linh kiện điện tử cho doanh nghiệp B với tổng số tiền là 01 tỷ 168 triệu đồng thì ghi như sau:
+ Tổng số tiền thanh toán: 1.168.000.000 đ.
+ Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ một trăm sáu mươi tám triệu đồng.
- Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối, thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ. Người bán đồng thời thể hiện trên hóa đơn tỷ giá nguyên tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.
- Mã ký hiệu ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế [ví dụ: 13.800,25 USD - Mười ba nghìn tám trăm đô la Mỹ và hai mươi nhăm xu, ví dụ: 5.000 EUR - Năm nghìn euro].
- Trường hợp bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn thể hiện theo nguyên tệ, không phải quy đổi ra đồng Việt Nam.
Trên đây là hướng dẫn cách ghi số tiền trên hóa đơn điện tử theo quy định Thông tư 68; khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ người bán cần phải nắm rõ cách ghi số tiền và đơn vị tiền tệ để khởi tạo hóa đơn điện tử cho chính xác.
Bà Nga hỏi, cách viết trên hóa đơn của công ty bà như nêu trên có sai quy định không? Hóa đơn này có thể xem là hợp lệ không?
Cục Thuế TP. Đà Nẵng trả lời vấn đề này như sau:
Tại Điểm k, Khoản 1, Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 1, Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 quy định:
“k] Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn [ ] hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm [.], nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy [,] sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy [,] sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm [.] sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.
Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải bảo đảm không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn”.
Căn cứ quy định trên, công ty bà có bán hàng cho khách với số tiền 10.000.000 đồng; trên hóa đơn dòng số tiền viết bằng chữ ghi “Mười triệu đồng y” thì vẫn được xem là phù hợp.
Việc ghi số tiền bằng chữ có thêm chữ “y” hay “chẵn” là không cần thiết nhưng trong trường hợp này không gây hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn nên hóa đơn này vẫn được xem là hóa đơn hợp lệ nếu bảo đảm các quy định tại Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính.