Hầu hết các công việc văn phòng đều cần đến soạn thảo văn bản. Và vì thế nhân viên văn phòng, cán bộ, công chức, viên chức,.. bắt buộc phải thành thạo các kỹ năng soạn thảo. Nhưng không phải ai cũng biết chính xác cách trình bày văn bản đúng theo quy định của Việt Nam hiện nay.Tìm hiểu cách soạn thảo văn bản đúng nhất ngay bên dưới!
Soạn thảo văn bản có 2 cách giải nghĩa. Đầu tiên nó là một trong những kĩ năng tin học văn phòng cơ bản nhưng vô cùng quan trọng. Thứ 2, nó là một phần ứng dụng cho phép người dùng thực hiện các thao tác như: gõ văn bản, nhập văn bản, sửa đổi, thay thế,…
2. Các bước soạn thảo văn bản đúng chuẩn quy định
Sau đây Di động Việt sẽ gửi đến bạn những hướng dẫn chi tiết về cách soạn thảo văn bản đúng chuẩn quy định. Bạn chỉ cần tham khảo và thực hiện theo các thủ thuật này.
2.1. Khởi động Unikey
Sử dụng bộ gõ phím Tiếng Việt giúp công việc soạn thảo văn bản trở nên dễ dàng hơn. Và bảng mã Unikey có thể xem là lựa chọn hàng đầu của nhiều PC. Bạn có thể chọn cho mình bảng mã Unicode với kiểu gõ Telex bởi vì nó giúp bạn thao tác nhanh hơn và ít gặp lỗi Font chữ. Bên cạnh đó còn có kiểu VNI nằm trong bảng mã VNI Windows,…
2.2. Hiệu chỉnh chức năng trên thanh Ribbon
Thanh Ribbon chứa rất nhiều chức năng rất cần thiết cho việc trình bày
- Home: chỉnh lại các yếu tố: cỡ chữ, kiểu chữ, font chữ, căn lề.
- Insert: Thực hiện các thao tác chèn hình ảnh, bảng biểu và đồ thị.
- Page Layout: Chỉnh lề, hướng giấy [ngang, dọc], bố cục văn bản.
- References: Chèn mục lục, tiêu đề của bảng biểu, đồ thị.
- Mailings: Hỗ trợ trộn tài liệu.
- Review: Chỉnh sửa và bình luận trên tài liệu.
- View: Tùy chỉnh cách hiển thị vùng soạn thảo.
2.3. Thiết lập lại File Word
Trước khi soạn thảo được một văn bản đúng chuẩn thì bạn nên cần hiểu rõ và biết được cách thiết lập File Word cũng như năm được chính xác các quy tắc gõ văn bản trong Word. Ngay bên dưới là những bước hướng dẫn cơ bản để thiết lập lại File Word
Bước 1: Thiết lập lại đơn vị tính mặc định của Word là Inches thành Centimeters [cm] bằng cách:
Vào File
Chọn Options
Chọn Advanced, trong mục Display đổi Inches thành Centimeters [cm].
Bước 2: Thực hiện chỉnh lại khổ giấy như sau:
Nhấn vào Layout, Chọn Page Setup, Click vào Size, Chọn khổ giấy A4.
Bước 3: Thực hiện Căn lề văn bản theo đúng quy định
Nhấn vào Layout, Chọn Page Setup, Click vào Margins, Chọn Custom Margins...
Khi hộp thoại Margins xuất hiện, chúng ta căn lề theo “Tiêu chuẩn vàng” ở 4 vị trí Top [trên] > Bottom [dưới] > Left [trái] > Right [phải] là 2-2-3-2.
Bên cạnh, tùy cách sử dụng và loại văn bản mà bạn có thể chọn hướng giấy cho văn bản của mình theo Chiều ngang [Landscape] hoặc Chiều dọc [Portrait].
Bước 4: Tiếp đến là font chữ và cỡ chữ. Theo quy định, Font chữ đúng chuẩn là Times new Roman và cỡ chữ đúng chuẩn là 13 hoặc 14.
Lưu ý: Tùy vào hoàn cảnh, nội dung của văn bản mà bạn nên lựa chọn Font chữ và cỡ chữ phù hợp để có được 1 văn bản hoàn chỉnh và đẹp. Và đừng quên khi soạn thảo xong nhớ kiểm tra lại Font chữ và cỡ chữ để tránh bị lỗi nhé.
Bước 5: Tiếp đến, quá trình soạn thảo bắt đầu, sau khi soạn thảo văn bản xong bạn hãy thực hiện giãn cách dòng cho văn bản.
Nhấn Ctrl+A để chọn toàn bộ văn bản, click vào ô Line and Paragraph Spacing.
Ở ô Line Spacing chọn 1,5 inches.
Bước 6: Căn đều văn bản sang 2 bên.
Bước 7: Lưu File lại và kết thúc.
3. Quy định bố cục soạn thảo văn bản
4. Lưu ý quan trọng khi soạn thảo văn bản
Sau đây là một vài lưu ý cực kỳ quan trọng trong khi soạn thảo văn bản
4.1. Sử dụng Font chữ Times New Roman
Theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, các văn bản phải sử dụng phông chữ Tiếng Việt Times new Romans với bộ mã ký tự Unicode.
Tùy thuộc vào vị trí và thành phần của văn bản mà người ta sử dụng cỡ chữ và kiểu chữ cho phù hợp.
4.2. Soạn thảo trên khổ A4
Các văn bản hành chính, công vụ đều bắt buộc soạn thảo trên trang tính A4 [210mm x 297mm]
Lưu ý: Chúng ta trình bày văn bản hầu hết theo chiều dài của khổ giấy trừ các trường hợp có bảng, biểu nhưng không làm thành phụ lục riêng mới phải trình bày theo chiều ngang của khổ giấy.
4.3. Cách đánh số trang
Theo quy định, số trang phải được đặt canh giữa ở lề trên của văn bản, đánh số từ 1, cỡ chữ chuẩn vẫn là 13 và 14, kiểu chữ đứng và không hiển thị trang thứ nhất.
4.4. Ghi rõ thông tin cơ quan chủ quản
Phải ghi rõ tên chính thức, đầy đủ của cơ quan tổ chức hoặc ghi rõ chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.
Trong mục tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản gồm có: Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp và tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản.
- Một quy định bắt buộc đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp địa phương phải bổ sung thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đặt trụ sở. Và tên cơ quan chủ quản trực tiếp được viết bằng chữ in hoa đứng và cỡ chữ là 12 đến 13.
- Còn đối với tên cơ quan ban hành văn bản phải được trình bày bằng chữ in hoa, in đậm, đứng, cỡ chữ từ 12 đến 13, đặt canh ở chính giữa phía dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp.
Một số từ ngữ thông dụng có ký hiệu viết tắt:
- Nghị quyết [cá biệt]: NQ
- Quyết định [cá biệt]: QĐ
- Chỉ thị [cá biệt]: CT
- Quy chế: QC
- Quy định: QyĐ
- Thông cáo: TC
- Thông báo: TB
- Hướng dẫn: HD
- Chương trình: CTr
- Kế hoạch: KH
- Phương án: PA
- Đề án: ĐA
- Dự án: DA
- Báo cáo: BC
- Biên bản: BB
- Tờ trình: TTr
- Hợp đồng: HĐ
- Công văn
- Công điện: CĐ
- Bản ghi nhớ: GN
- Bản cam kết: CK
- Bản thỏa thuận : TTh
- Giấy chứng nhận: CN
- Giấy ủy quyền: UQ
- Giấy mời: GM
- Giấy giới thiệu: GT
- Giấy nghỉ phép: NP
- Giấy đi đường: ĐĐ
- Giấy biên nhận hồ sơ: BN
- Phiếu gửi: PG
- Phiếu chuyển: PC
- Thư công
5. Tên loại và trích yếu văn bản
Khi ban hành một văn bản, cơ quan tổ chức ban hành văn bản phải xác định và ghi rõ loại văn bản đó là gì. Đó là tên loại văn bản.
Khi kết thúc văn bản, cơ quan tổ chức ban hành sẽ ghi một câu văn ngắn gọn, hoặc một cụm từ nào đó khái quát được toàn bộ nội dung văn bản. Đó là trích yếu nội dung của văn bản.
Lưu ý:
- Tên loại và trích yếu được canh ở giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại được trình bày bằng chữ in hoa, in đậm, cỡ chữ từ 13 đến 14, đứng.
- Trích yếu nội dung của văn bản được đặt ngay phía dưới tên loại văn bản, trình bày bằng chữ thường, cỡ chữ theo quy định từ 13 đến 14, đứng,in đậm. Phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
6. Chữ ký xác nhận
Có 2 loại chữ ký:
Chữ ký của người có thẩm quyền vừa được nghị định mới bổ sung.
Theo đó, hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền được in [viết] trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics [.png] màu nền trong suốt, đặt ở giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
Thứ 2 là Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính thực hiện như sau:
- Văn bản kèm theo có cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, chỉ thực hiện ký số văn bản chính mà không ký số lên văn bản kèm theo.
- Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử phải có chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
Cách trình bày hình ảnh, chữ ký số của cơ quan tổ chức phải là hình ảnh của dấu mộc của cơ quan tổ chức ban hành văn bản in lên văn bản, màu đỏ và là kích thước thật của dấu, định dạng đuôi png, đè lên khoảng ⅓ chữ ký của người có thẩm quyền và nằm lệch về bên trái.
7. Kết luận
Tất cả các thông tin về các quy định soạn thảo văn bản đã được mình gửi đến các bạn trong bài viết trên. Hãy đọc thật kĩ và nhớ thật chính xác các quy định cũng như những yêu cầu mà một văn bản hành chính, công vụ cần có nhé. Nó sẽ giúp ích cho bạn.
Hãy luôn theo dõi và ủng hộ trang Dchannel của hệ thống cửa hàng Di Động Việt để luôn nắm những thông tin mới nhất về các dòng sản phẩm cũng như công nghệ trên toàn thế giới. Và đừng quên là “MUA ĐIỆN THOẠI ĐẾN DI ĐỘNG VIỆT” để được chăm sóc và tư vấn tận tình nhé.