Tin học văn phòng là gì? Kiến thức cơ bản của tin học văn phòng mà chúng ta cần nắm được gồm những gì? Bài viết này Edulife sẽ cùng các bạn đi tìm lời giải đáp cho những câu hỏi nói trên nhé!
Tin học văn phòng là gì?
Tin học văn phòng là gì? Nó là một khái niệm thuộc về ngành công nghệ thông tin, nhưng tin học văn phòng mang tính ứng dụng và phổ biến rộng rãi trong công việc, đặc biệt là trong môi trường công sở.
Khi nhắc đến tin học văn phòng chúng ta sẽ biết ngay nó sẽ tập trung vào các thao tác tin học cơ bản word:
- Soạn thảo văn bản
- Bảng tính
- Trình chiếu
Đồng thời chúng ta cần nắm rõ các công cụ hỗ trợ đi kèm tin học văn phòng sẽ là laptop, máy tính bàn, máy tính bảng, điện thoại. Cùng với việc dân văn phòng phải thành thạo các kỹ năng làm việc trên: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Office Access, Microsoft Office Powerpoint, Email, Gmail, Google Drive, Google Doc.
Tin học cơ bản ngày càng giữ một vai trò quan trọng. Nó các ảnh hưởng tới và áp dụng trong tất cả các lĩnh vực của cuộc sống con người chúng ta từ văn hóa, giáo dục, kinh tế, xã hội. Một trong số những vai trò của tin học mà chúng ta có thể dễ nhận thấy đó là:
Đối với học sinh, sinh viên: Tin học căn bản sẽ giúp các bạn học sinh, sinh viên dễ dàng khai thác thông tin, tìm kiếm và tiếp cận nền tri thức nhân loại một cách dễ dàng. Các bài tiểu luận, bài thuyết trình của các bạn trở nên thu hút và dễ dàng đạt điểm cao hơn.
Đối với người đi làm: Trong công việc bất cứ lĩnh vực nào chúng ta đều thấy ứng dụng của tin học.
Xem thêm:
Các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản
Ngoài thành thạo tin học văn phòng word, excel, powerpoint thì các bạn cần có các kỹ năng như:
- Kỹ năng đánh máy bằng 10 ngón tay. Đây là một kỹ năng hết sức quan trọng. Nó ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả công việc. Một người đánh được 10 ngón thì tốc độ hoàn thành công việc nhanh gấp 2-3 lần những người chỉ đánh được 3- 5 ngón.
- Thông thạo các phím tắt trên bàn phím. Đây là cách giúp các bạn copy, dán, sáo lưu dữ liệu một cách nhanh nhất. Xem tổ hợp phím tắt tại đây.
- Biết cách sử dụng email. Kỹ năng này không chỉ đòi hỏi dân văn phòng biết cách soạn email, gửi tệp đính kèm mà các bạn cần có kỹ năng tạo nên sự chuyên nghiệp như: Tạo chữ ký, tự động trả lời email, đánh dấu thư quan trọng…
Kiến thức tin học cơ bản văn phòng
Kiến thức tin học cơ bản mà chúng ta cần nắm bao gồm các kiến thức liên quan đến word, excel và Powerpoint. Cụ thể nội dung chi tiết từng phần như sau:
Tin học văn phòng word
Phần mềm Microsoft Word được thiết kế là một trình xử lý văn bản. Đây chính là công cụ để giúp chúng ta tạo lập, chỉnh sửa văn bản một cách tốt nhất. Tuy nhiên để nắm được các kỹ năng này các bạn cần có kiến thức như sau:
- Nhập thông tin dữ liệu, định dạng đoạn văn bản, văn bản;
- Chèn bảng và định dạng bảng bao gồm: Numbering, bullet, tab, khoảng cách, căn đoạn,…
- Chèn hình ảnh, vẽ khối và tạo sơ đồ…
- Chèn ký tự vào văn bản
- Thiết lập in văn bản khi cần thiết
- Trộn văn bản và bảo mật file
Kỹ năng làm việc Excel – Tạo bảng tính
Ngoài soạn thảo văn bản thì các bạn thí sinh cần có các kỹ năng excel để tạo bảng tính. Đây là công cụ nhằm quản lý và tăng hiệu suất công việc như tính lương, chấm công… Trình độ tin học văn phòng đòi hỏi các bạn cần có các kiến thức tin học văn phòng căn bản về Excel như sau:
- Tạo lập và định dạng dữ liệu trong bảng tính
- Sử dụng được các hàm tính trong Excel
- Định dạng bảng tính tự động
- Sử dụng được công cụ lọc dữ liệu
- Vẽ biểu đồ
- Tạo link liên kết
- Thiết lập chế độ in và lưu bảo mật bảng tính
Trình chiếu Microsoft Powerpoint
Powerpoint là ứng dụng dùng để soạn thảo và trình chiếu trong việc thuyết trình. Kỹ năng này thường được ứng dụng rất lớn trong công tác giảng dạy, học online. Chúng ta có thể tạo nên sự khác biệt và cuốn hút trong các bài thuyết trình của mình nhờ các kỹ năng như:
- Tạo link liên kết
- Thiết kế và sử dụng các phương thức trình chiếu
- Thiết lập hiệu ứng trình chiếu
- Sử dụng các định dạng trong Slide Master
- Lưu bảo mật file
- Trình chiếu file
- Xuất file
Như vậy, thông qua bài viết này chúng tôi đã giới thiệu tới các bạn kỹ năng về tin học văn phòng cơ bản. Các bạn hãy nắm rõ và vạch ra cho bản thân những phương pháp lộ trình học tập một cách tốt nhất nhé! Chúc các bạn thành công!
Tin học văn phòng là một nhánh trong ngành CÔNG NGHỆ THÔNG TIN, chú trọng đến khả năng xử lý các công việc thường được sử dụng trong văn phòng như: thao tác với văn bản, bảng tính...
Kiến thức tin học văn phòng gồm những gì ?
Tin học văn phòng là gì ?
Với sự phát triển của công nghệ thông tin hiện nay, dù bạn đi học hay đi làm thì chiếc máy tính là không thể thiếu đối với chúng ta. Tin học văn phòng là kỹ năng vô cùng quan trọng trong mọi ngành nghề lĩnh vực. Để thành thạo kỹ năng THVP, bạn cần nắm vững các thao tác nền tảng trên máy tính như đánh máy, sử dụng Windows, truy cập Internet và bổ sung kiến thức chuyên môn về sử dụng bộ phần mềm Microsoft Office Word, Excel, Powerpoint.
Tin học văn phòng gồm những gì ?
Ở góc độ nào bạn cũng cần thành thạo kỹ năng này để tự tin hoàn thành công việc của mình một cách nhanh chóng và nâng cao sự chuyên nghiệp của bạn trong công việc
1. Kỹ năng gõ bàn phím bằng 10 ngón
Trong công việc hằng ngày, bạn phải sử dụng thành thạo chương trình word, do vậy công ty sẽ không chấp nhận việc các bạn chỉ gõ bàn phím bằng 2 ngón. Các bạn phải sử dụng bàn phím một cách thành thạo nhất. Hoàn thành một bản thảo của dự án trong thời gian ngắn nhất. Sếp bạn sẽ luôn tin tưởng và đánh giá cao về những gì mà bạn đã làm được cho công ty.
Các bạn có thể sử dụng một số phần mềm luyện gõ chữ nhằm tăng tốc độ gõ bàn phím của các bạn như
- 10FastFingers
- TypingWeb
- BBC – Dance Mat Typing
- Typing Karaoke
- Rapid Typing
2. Học cách sử dụng email hiệu quả
Thế giới công nghệ hiện nay chúng ta không còn phải mang tài liệu văn bản ra bưu điện để gửi mà hầu hết văn bản chúng ta chuyển tiếp bằng Email. Như vậy chúng ta cần biết phải sử dụng email như thế nào cho hiệu quả nhất.Chúng ta cần phải biết cách cài đặt chữ ký, cài đặt chế độ tự động trả lời email, chức năng lọc email, chức năng đánh dấu và ưu tiên các email quan trọng,…và nhiều hơn thế nữa. Những kỹ năng này giúp bạn không bỏ lỡ một giây phút nào khi có thông tin mới.
3. Sử dụng word và excel thành thạo
- 90% công việc hiện tại của các bạn trên văn phòng là làm việc với word và excel, như vậy có nghĩa là các bạn tiếp xúc với văn bản và bảng tính rất nhiều. Tuy nhiên bạn đã có những kỹ năng chuyên nghiệp chưa, bạn phải thực hiện được những yêu cầu sau:
- Phải nhập được văn bản
- Phải tạo được số trang tự động, tạo mục lục tự động
- Sử dụng chức năng Tab trong word
- Sử dụng bảng để tính toán, lọc, sắp xếp
- Đánh số thứ tự tự động cho bảng tính trong word
- Tạo bảng tính excel: bảng lương, bảng theo dõi ngày công, theo dõi sản xuất.
- Sử dụng các hàm thống kê, trích lọc dữ liệu ngay khi cần thiết. Đặc biệt là phải biết thống kê nhanh chóng, có được kết quả nhanh để báo cáo cấp trên khi có yêu cầu.
- Bảng đánh giá công việc hàng tuần,….
- Ngoài ra bạn cần phải tìm hiểu cách nhập liệu trong tập tin excel, cách nhập liệu sẽ tạo ấn tượng tốt của nhà tuyển dụng đối với bạn.
4. Sao lưu dữ liệu an toàn
Cho dù bạn đang sử dụng máy tính công ty hay máy tính cá nhân thì việc sao lưu dữ liệu cũng rất cần thiết, đặc biệt là những dữ liệu quan trọng. Mọi chuyện đều có thể xảy ra nếu như các bạn không có kế hoạch xử lý. Bạn cứ tưởng tượng rằng ngày mai là họp mà hôm nay máy tính bị hỏng, không thể nào in tài liệu cho cuộc họp được, điều này không ai mong muốn nhưng nó vẫn có thể xảy ra. Vậy chúng ta nên sử dụng một thiết bị hoặc dịch vụ lưu trữ trên internet thử xem. Có thể là dùng USB, Ổ cứng di động, đĩa CD, DVD,…
Dịch vụ lưu trữ trên internet: OneDriver, Dropbox, GoogleDriver, website Mediafile,…
5. Bảo vệ thiết bị khỏi các phần mềm độc hại
Chúng ta nên sử dụng một phần mềm diệt virus nào đó, điều này giúp cho hệ thống chúng ta được an toàn, hạn chế những rủi ro do virus gây ra. Trên thị trường có rất nhiều chương trình có phí và miễn phí cho tất cả các bạn.