Tại sao giao tiếp không hiệu quả
Show
Đã đăng vào thg 9 24, 2020 8:58 SA 27 phút đọc Con người tiếp thu thông tin qua giao tiếp. Trong công việc, giao tiếp giống như là mạch máu của một tổ chức. Việc thông tin được “di chuyển” đúng cách, đúng thời điểm, đủ thông tin giúp cho dự án và tổ chức kịp thời tiếp nhận và phản ứng, góp phần đảm bảo cho “sức khỏe” của tập thể được đảm bảo. Nói cách khác, giao tiếp sao cho hiệu quả là một kỹ năng mềm rất quan trọng cho công việc của chúng ta. Giao tiếp hiệu quả là gì?Về mặt định nghĩa chúng ta có thể hiểu Giao tiếp hiệu quả là khả năng truyền tải thông điệp rõ ràng trong khoảng thời gian ngắn nhất. Tuy nhiên Giao tiếp tỷ lệ thuận với sự lựa chọn từ ngữ hoặc nội dung của nó. Điều này dẫn đến một nghịch lý là nếu nội dung thông điệp “trong thời gian ngắn nhất” thì có thể bên nhận sẽ không nhận đủ thông tin, còn nếu “truyền tải thông điệp đủ rõ ràng” sẽ tốn nhiều thời gian. Chính vì thế mà Giao tiếp hiệu quả còn có thể chia làm 2 trường phái là giao tiếp hiệu quả về mặt nội dung và giao tiếp hiệu quả về mặt thời gian. Giao tiếp hiệu quả về nội dung chú trọng đến việc người nhận hiểu rõ và diễn giải đúng ý của người truyền đạt, kể cả khi nó mất thời gian. Mặt khác, giao tiếp hiệu quả về thời gian có thể hiểu là một thông điệp khẩn cấp được truyền đạt đến người nhận, kể cả khi nó có nguy cơ bị hiểu sai về nội dung. Lấy một ví dụ: Khách hàng gửi tin nhắn: Chúng tôi muốn họp vào lúc 3h. Vào lúc 1h khách hàng call đi họp thì team mới vỡ lẽ ra là giờ họp là 3h JST (1h Việt Nam). Team hớt hải vào kiếm phòng họp, ổn định chỗ ngồi, BrsE A bắt đầu nói chuyện với khách hàng, tuy nhiên từ đầu đến cuối team không tham gia buổi họp, KH chỉ muốn confirm một số tài liệu phase sau với BrsE A. Cũng cùng ví dụ trên, tuy nhiên lúc này KH gửi tin nhắn dài hơn: A-san vào họp lúc 3h JST nhé, mang theo abc xyz, vân vân và mây mây, chúng tôi muốn confirm một số tài liệu cho 3 tháng nữa. Lúc này thì rõ ràng chỉ có BrsE đi họp với KH vào lúc 1h Việt Nam. Có thể thấy trong ví dụ trên thì TH sau ta thấy là giao tiếp hiệu quả mà bên truyền đạt (KH) mong muốn. Tất nhiên thì với ví dụ trước đó bình thường BrsE sẽ hỏi và confirm lại thời gian cũng như nội dung buổi họp để đạt được hiệu quả về mặt nội dung. Tuy nhiên nếu như đặt trong những trường hợp khẩn cấp thì giao tiếp hiệu quả về thời gian sẽ cần thiết hơn. Tóm lại, 2 thước đo của giao tiếp hiệu quả là “Nội dung” và “Thời gian”. Nếu bạn sử dụng càng ít thời gian để người tiếp nhận thông tin hiểu đủ nội dung thì giao tiếp hiệu quả càng cao. Các hình thức giao tiếp thường gặpCó nhiều hình thức giao tiếp bạn có thể gặp trong cuộc sống và công việc. Việc hiểu biết và phân chia được các trường hợp này sẽ giúp bạn lựa chọn được tốt hơn các phương pháp, lời nói, cử chỉ thích hợp để dùng trong giao tiếp. Cụ thể:
Nếu áp dụng phương pháp phân loại gián tiếp và trực tiếp cho các tình huống giao tiếp hàng ngày của QA thì chúng ta có những tình huống giao tiếp sau:
Vậy thì tại sao QA cần giao tiếp hiệu quả trong các tình huống trên?Có thể kể ra những lý do như sau nếu QA có kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong các tình huống trên như:
Trường hợp giao tiếp thất bại, Nguyên nhân do đâu?Qua nội dung bên trên, chúng ta đều hiểu rõ rằng là QA chúng ta luôn cần giao tiếp hiệu quả trong công việc. Tuy nhiên thì đời không như là mơ, không ít trường hợp thông tin cần truyền đạt đi đã không như mong muốn hoặc được hiểu sai hoàn toàn dẫn đến giao tiếp thất bại. Hãy cùng tìm hiểu nguyên nhân do đâu. Trước tiên, một số ví dụ thông thường về giao tiếp không hiệu quả trong dự án thực tế có thể kể đến như sau:
Sau khi tổng hợp một số tài liệu và đối chiếu với tình hình dự án, có một số nguyên nhân dẫn đến giao tiếp thất bại hoặc không đạt hiệu quả mong muốn mà chúng ta có thể đề cập đến như sau: Nguyên nhân số 1 dẫn đến việc giao tiếp kém là thiếu kiến thức và hiểu biết. Những người thiếu kiến thức và hiểu biết thường không biết phải nói gì với người đối diện, hoặc có chăng là cách diễn đạt sơ sài khiến cho người đối diện không có hứng thú để bàn bạc và tranh luận với mình.
Làm thế nào để tránh và khắc phục những nguyên nhân dẫn đến giao tiếp không hiệu quả?Có 5 biện pháp chính nhóm có thể đưa ra để giúp tránh và khắc phục những nguyên nhân đã nêu trên dẫn đến giao tiếp không hiệu quả như sau:
Giao tiếp được đánh giá như thế nào qua tiêu chí rank Hou-ren-sou tại Sun*HOURENSOU là viết tắt của ba từ: Houkoku (Báo Cáo), Renraku (Liên lạc), Soudan (Thảo luận). Có thể hiểu Hourensou là quy tắc giao tiếp cơ bản giữa các thành viên trong nhóm. Như vậy Hou-ren-sou như thế nào cho chính xác?
Tùy theo trình tự trên nhưng không phải lúc nào cũng thực hiện một cách cứng nhắc, chúng ta cần tùy theo hoàn cảnh vận dụng một cách linh hoạt mang lại hiệu quả công việc cao. Sau đây là một số lưu ý trong nguyên tắc này:
Theo Sun* Assessment System V3.0, Quy tắc Hou-ren-sou là tiêu chí thứ 6 và được chia làm các level như sau: Bạn thấy đấy, kỹ năng giao tiếp được xem như là một trong những tiêu chí xét rank chính của công ty chúng ta. Còn chần chờ gì nữa mà không trau dồi kỹ năng của bản thân ngay từ ngày hôm nay nhỉ? All rights reserved |