Trong nhiều trường hợp do thay đổi chủ sở hữu, thay đổi ngành nghề kinh doanh hay vì lý do khác dẫn đến việc thay đổi tên công ty. Bởi vì tên công ty gắn liền với hình ảnh của công ty, được in trên hóa đơn, chứng từ, văn bản giao dịch của công ty. Do đó, khi thay đổi tên công ty cần thực hiện các thủ tục theo quy định của pháp luật.
Với mỗi loại hình công ty khác nhau, khi thay đổi tên doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ khác nhau. Quý khách hàng có thể tham khảo mẫu hồ sơ thông báo thay đổi tên công ty sau:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Tải văn bản
- Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông
- Quyết định của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh
- Văn bản ủy quyền [trong trường hợp người đại diện theo pháp luật của công ty không trực tiếp nộp hồ sơ].
Các doanh nghiệp cần lưu ý về việc lựa chọn đặt tên mới cho doanh nghiệp:
Theo quy định pháp luật, tên doanh nghiệp phải được cấu thành đủ 02 yếu tố: loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể có tên viết tắt và tên bằng tiếng nước ngoài [được dịch từ tên tiếng việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh]. Như vậy, khi thay đổi tên tiếng việt của doanh nghiệp thì tên viết tắt, tên bằng tiếng nước ngoài [nếu có] cũng cần thay đổi.
Khi đặt tên mới, công ty cần lưu ý không được đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc [bao gồm cả tên nước ngoài và tên viết tắt]. Đồng thời, doanh nghiệp không được sử dụng tên thương mại, nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý của tổ chức, cá nhân đã được bảo hộ để cấu thành tên riêng của doanh nghiệp [trừ trường hợp được sự chấp thuận của chủ sở hữu tên thương mại, nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý đó].
Như vậy, để đảm bảo khả năng chấp thuận tên mới, doanh nghiệp cần tra cứu tên doanh nghiệp đã đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Ngoài ra, trước khi đăng ký, doanh nghiệp có thể tham khảo các nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý đã đăng ký và được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu về nhãn hiệu và chỉ dẫn địa lý của cơ quan quản lý nhà nước về sở hữu công nghiệp.
Ngoài ra, do tên doanh nghiệp thể hiện trên con dấu, hóa đơn, giấy tờ của doanh nghiệp. Vì vậy, khi thay đổi tên doanh nghiệp, công ty cần phải tiến hành các thủ tục sau:
- Thủ tục đổi dấu pháp nhân;
- Làm lại biển đặt tại trụ sở công ty;
- Gửi công văn lên cơ quan thuế về việc thay đổi trên hóa đơn công ty;
- Làm thủ tục liên quan tới các đơn vị: Ngân hàng, bảo hiểm;
- Làm thủ tục thay đổi tên cho các giấy phép con công ty đang sở hữu: Giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế, lữ hành nội địa/ Giấy chứng nhận bảo hộ nhãn hiệu ….;
- Gửi công văn thay đổi tên công ty với các đối tác.
Quý khách hàng có thể liên hệ công ty Luật Việt An để được hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng nhất. Luật Việt An cung cấp các dịch vụ về thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp sau:
- Tư vấn và tra cứu miễn phí tên thay đổi cho doanh nghiệp;
- Soạn hồ sơ thay đổi tên cho doanh nghiệp;
- Đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện việc nộp hồ sơ và nhận kết quả tại cơ quan đăng ký kinh doanh;
- Khắc con dấu mới cho doanh nghiệp;
- Thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu mới cho doanh nghiệp;
- Thực hiện thay đổi thông tin đăng ký thuế cho doanh nghiệp.
Công văn thông báo thay đổi tên công ty được hiểu là việc donah nghiệp thực hiện việc thông tin đến với khách hàng, đối tác, cổ đông và các cơ quan đoàn thể có liên quan đến hoạt động của công ty để cho những đối tượng này biết và năm bắt kịp thời về việc công ty đã thực hiện chuyển sang tên khác.
Tuy pháp luật không quy định về việc doanh nghiệp phải gửi công văn thông báo về việc thay đổi tên công ty đối với đối tượng này. Nhưng vì có ảnh hưởng lớn đến hoạt động và tổ chức công ty nên doanh nghiệp khi thực hiện thay đổi tên thường sẽ soạn thảo công văn để thông tin tới khách hàng, đối tác, tổ chức có liên quan đến hoạt động của công ty.
Tại sao phải thông báo thay đổi tên công ty?
Thứ nhất: Đối với công tác tổ chức và hoạt động của công ty, việc thống báo đổi tên giúp các nhân viên, cổ đông… nắm bắt được để thực hiện công việc trơn tru, đúng với sự đổi mới hơn; giúp các giao dịch được thực hiện chính xác không có sự đình trệ hay nhầm lẫn.
Thứ hai: Về phía đối tác, khách hàng, các tổ chức có liên quan tới hoạt động của công ty, Việc thông báo thay đổi tên công ty không chỉ thể hiện sự chu đáo và thiện chí mà còn giúp các đối tác, khách hàng của doanh nghiệp nắm bắt được kịp thời những thông tin thay đổi về doanh nghiệp.
Ngoài ra thì việc thông báo này cũng làm doanh nghiệp chủ động hơn trong thực hiện các giao dịch tránh nhầm lẫn, thất thoát do sai lệch thông tin.
Mẫu công văn thông báo thay đổi tên công ty
Quý vị có thể tham khảo mẫu công văn thông báo thay đổi tên công ty như sau:
| TÊN CÔNG TY
Số: |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc —– o0o —– |
…… , ngày … tháng … năm …
THÔNG BÁO
VỀ VIỆC THAY ĐỔI TÊN CÔNG TY
Kính gửi: Quý khách hàng, đối tác và các cổ đông của công ty
Công ty [tổ chức] …. xin trân trọng thông báo đến quý khách hàng, đối tác và cổ đông về việc thay đổi tên công ty … kể từ ngày … tháng … năm … như sau:
Tên công ty cũ : ………………………………………………………………
Tên công ty mới: ……………………………………………………………..
Kể từ ngày … Công ty … chính thức sử dụng tên .. theo các thông tin đã sửa đổi. Các thông tin cũ về công ty không còn có giá trị pháp lý kể từ ngày … , mọi hình thức sử dụng tên cũ của công ty để đại diện cho công ty chúng tôi trong giao dịch và quan hệ với quý khách hàng đều là giả mạo và trái pháp luật.
Kể từ ngày … tháng … năm …, công ty chúng tôi chuyển sang sử dụng tên mới như trên. Các giao dịch kinh doanh, ký kết hợp đồng, thư tín,… vui lòng liên hệ theo tên công ty mới.
Thông báo này, được thông báo thay cho công văn và thư gửi tới các đối tác và khách hàng của chúng tôi. Mọi hoạt động khác của chúng tôi, không có sự thay đổi. Việc đổi tên công ty này không ảnh hưởng đến các giao dịch, quan hệ, nghĩa vụ kinh tế cũng như việc thực hiện các Hợp đồng đã ký kết trước đây. Trân trọng cảm ơn quý khách, quý đối tác, quý cổ đông … đã luôn đồng hành cùng chúng tôi [tên công ty, tổ chức] trong thời gian vừa qua.
Chúng tôi hy vọng sẽ nhận được sự hỗ trợ, hợp tác tốt hơn trong thời gian sắp tới của quý khách hàng, đối tác, cổ đông…
Trân trọng cảm ơn và kính chúc sức khỏe!
Nơi nhận: ĐẠI DIỆN LÃNH ĐẠO CÔNG TY
– Như trên; [ký tên, đóng dấu]
– Lưu: VT
Hướng dẫn soạn thông báo thay đổi tên công ty
Sau đây, TBT Việt Nam chúng tôi xin đưa ra những hướng dẫn cụ thể về công văn thông báo thay đổi tên công ty cho quy khách hàng:
Thứ nhất: Phần quốc hiệu, tiêu ngữ, số hiệu, ngày tháng năm căn cứ theo thời gian soạn thảo thông báo
Thứ hai, Phần kính gửi, tùy theo đối tượng mà công văn hướng tới, doanh nghiệp có thể tự điều chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu của mình.
Thứ ba: Tại mục về thay đổi tên công ty. Doanh nghiệp căn cứ theo tên đã cũ và tên mới đã đăng kí để điền vào mục này, tên tiếng Anh hoặc thông cụ thể hơn [nếu có].
Ngoài ra thì có thể thêm các thông tin chi tiết hơn [tên giao dịch, tên viết tắt, địa chỉ, số đăng kí kinh doanh, mã số thuế,…] nếu doanh nghiệp có nhu cầu.
Thứ tư: Doanh nghiệp căn cứ theo tên và ngày, tháng, năm được sửa đổi và ghi nhận trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đã cấp từ Sở kế hoạch đầu tư để kê khai vào trong phần ngày, tháng, năm đổi tên.
Thứ năm: Những phần được cung cấp sau đó doanh nghiệp căn cứ theo như mẫu trên và bổ sung nếu có nhu cầu thay đổi cụ thể hơn.
Thứ sáu: Phần đại diện lãnh đạo ký đóng dấu được giao cho người có thẩm quyền trong công ty giải quyết.
Lưu ý: Pháp luật không quy định bắt buộc doanh nghiệp phải gửi công văn thông báo về việc thay đổi tên công ty. Như vậy việc gửi thông báo thay đổi tên hay không là tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp.