Hướng dẫn khai tăng bảo hiểm xã hội điện tử năm 2024
Khai bảo hiểm xã hội qua mạng là một hình thức kê khai hồ sơ BHXH điện tử qua phần mềm trên không gian mạng được chính thức triển khai áp dụng từ năm 2015. Để giúp quá trình khai, nộp hồ sơ của người lao động được thực hiện dễ dàng, dưới đây là hướng dẫn cơ bản cho các doanh nghiệp khi khai BHXH qua mạng. Show
Phương thức khai bảo hiểm xã hội qua mạng 1. Những chuẩn bị cần có khi khai BHXH qua mạngChữ ký số (hay còn được gọi đồng nhất là chữ ký điện tử) là một dạng thông tin đi kèm với văn bản nhằm mục đích xác định người tạo lập, chịu trách nhiệm về dữ liệu đó và được thừa nhận về mặt pháp lý. Trong khai bảo hiểm xã hội, chữ ký số của các doanh nghiệp sẽ được sử dụng để thực hiện hai nhiệm vụ chính là đăng ký giao dịch BHXH điện tử với cơ quan BHXH Việt Nam và ký nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH sau khi đã hoàn thành các bước nhập liệu. Phần mềm khai BHXH điện tử là công cụ giúp người sử dụng lao động thực hiện giao dịch hồ sơ BHXH điện tử với cơ quan BHXH Việt Nam thông qua nhà cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng I-VAN. Cũng như chữ ký số và hệ thống máy tính có kết nối internet, phần mềm hỗ trợ khai bảo hiểm xã hội điện tử cũng là phần không thể thiếu trong quá trình thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan BHXH. Hệ thống máy tính có kết nối internet: Khi khai BHXH trực tuyến, người phụ trách công tác bảo hiểm tại các đơn vị sử dụng lao động, các doanh nghiệp sẽ sử dụng hệ thống máy tính và gửi trực tiếp hồ sơ tới cơ quan BHXH Việt Nam. Song song với quá trình gửi hồ sơ, quá trình tiếp nhận hồ sơ cũng như giải quyết hồ sơ, thủ tục giữa cơ quan BHXH Việt Nam với người khai nộp cũng sẽ được thực hiện trực tiếp thông qua hệ thống internet. Vì vậy, máy tính có kết nối internet cũng là công cụ bắt buộc không thể thiếu trong quá trình thực hiện việc khai bảo hiểm xã hội điện tử. 2 bước khai bảo hiểm xã hội qua mạng 2. Các bước cơ bản khi khai BHXH qua mạngVề cơ bản các bước kê khai hồ sơ BHXH qua mạng sẽ gồm có 2 bước chính. Doanh nghiệp hoặc người thực hiện kê khai cần thực hiện lần lượt theo các bước sau đây: Bước 1: Đăng ký chữ ký số Đăng ký sử dụng chữ ký số với nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng Như phần trên có đề cập, để khai BHXH qua mạng, các đơn vị bắt buộc phải có chữ ký số. Đây là loại chữ ký duy nhất được BHXH Việt Nam công nhận tính pháp lý trong phương thức giao dịch BHXH điện tử. Nếu chưa có chữ ký số, các đơn vị sử dụng lao động có thể đăng ký thông tin chữ ký số qua các nhà cung cấp dịch vụ đã được cấp phép. Bước 2: Thực hiện kê khai các hồ sơ BHXH điện tử Doanh nghiệp hoặc người kê khai thực hiện khai báo hồ sơ bảo hiểm xã hội của người lao động trên phần mềm BHXH điện tử cài trên máy tính. Quy trình các bước thực hiện được tích hợp sẵn trên hệ thống, sau khi hoàn tất người khai báo gửi hồ sơ tới cơ quan BHXH chuyên trách. Như vậy trong bài viết trên đây, Bảo hiểm xã hội điện tử eBH đã gửi đến Quý khách hàng và độc giả một số chia sẻ về việc khai BHXH qua mạng. Trong trường hợp khách hàng cần tư vấn thêm xin vui lòng liên hệ với trung tâm hỗ trợ khách hàng EBH - Hotline 1900 558873 để được hỗ trợ tốt nhất. Đóng bảo hiểm xã hội là nghĩa vụ bắt buộc của các đơn vị sử dụng lao động, nhằm mục đích đảm bảo quyền và phúc lợi cho người lao động (NLĐ). Để thực hiện nghĩa vụ này thì cần phải kê khai báo tăng BHXH và gửi văn bản kê khai tới cơ quan BHXH nhà nước, thực hiện đối với NLĐ thuộc các diện sau:
Đối với tổ chức, doanh nghiệp sử dụng phần mềm BHXH VNPT, nghiệp vụ báo tăng BHXH có thể thực hiện đơn giản theo hướng dẫn dưới đây. 1. Hướng dẫn báo tăng BHXH trên phần mềm VNPTDoanh nghiệp có thể khai báo trực tiếp trên phần mềm VNPT BHXH bằng các thao tác nhấp chuột và chọn dữ liệu trên các trường dữ liệu; hoặc tải file mẫu để kê khai trên file excel, sau đó import nạp lại dữ liệu vào phần mềm. Để tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa sai sót, doanh nghiệp nên khai báo trực tiếp trên hệ thống VNPT BHXH. Quy trình khai báo cũng rất đơn giản và nhanh chóng. Trường hợp 1: Doanh nghiệp ký mới hợp đồng với người lao độngViệc báo tăng BHXH cho NLĐ mới phải thực hiện trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày hợp đồng lao động được giao kết. Hướng dẫn báo tăng BHXH trên phần mềm VNPT cho trường hợp này như sau: Bước 1. Điền thông tin khai tăng BHXH trên tờ khai D02 LT-TK1 (tờ khai D02-TK1 TS)
Trường hợp 1: Lao động cần báo tăng BHXH đã có thông tin trên phần mềm
Lưu ý có thể chọn cùng lúc nhiều NLĐ để kê khai đồng thời.
Trường hợp 2: Lao động chưa khai tăng BHXH trên phần mềm (chưa có thông tin), hoặc chưa có mã số BHXH Với trường hợp này, ngoài tờ khai D02-LT, người kê khai phải khai thêm thông tin thành viên hộ gia đình ở tab TK1-TS.
Bảng 1 – Hướng dẫn điền thông tin NLĐ cần báo tăng BHXH vào tờ khai: Mục cần điền Mã số Chi tiếtHọ tên [2] Họ tên lao động cần báo tăng Mã số BHXH [3] Mã số BHXH của lao động Phương án [4] Phương án theo thực tế của đơn vị CMND [5] CMND/CCCD của lao động Ngày sinh [6] Nhập: Ngày/Tháng/Năm, hoặc Tháng/Năm, hoặc chỉ Năm Sinh Giới tính [7] Nam/Nữ Chức vụ [8] Chức vụ hiện tại tại công ty Tiền lương/Hệ số lương [10] Tiền lương đóng BHXH hoặc hệ số lương đối với đơn vị theo chế độ lương nhà nước Phụ cấp CV [11]Điền hệ số Chỉ áp dụng với đơn vị đóng BHXH bằng hệ số lương (ví dụ 0,5) Nếu không có phụ cấp thì không bắt buộc điềnPhụ cấp TNVK [12]Điền hệ số Phụ cấp thâm niên vượt khung, chỉ áp dụng với cán bộ, công chức, viên chức Nếu không có phụ cấp thì không bắt buộc điềnPhụ cấp TN Nghề [13]Điền hệ số Phụ cấp thâm niên nghề cho NLĐ làm việc liên tục từ 5 năm trở lên (hoặc theo quy định của từng doanh nghiệp). Nếu không có phụ cấp thì không bắt buộc điềnPhụ cấp lương Phụ cấp bổ sung [14] [15] Chỉ điền số tiền, không điền hệ số Nếu không có phụ cấp thì không bắt buộc điền Từ tháng [16] Thời điểm bắt đầu tính đóng BHXH Đến tháng [17] Thời điểm kết thúc tính đóng BHXH (điền giống mục 16 nếu chưa biết tháng kết thúc) Ghi chú [19] Điền chi tiết phương án, số hợp đồng lao động/quyết định bổ nhiểm… Tỷ lệ đóng [20] Tỷ lệ đóng: 30% hoặc 30,5% Tính lãi [21] Tích chọn nếu tính lãi đóng bảo hiểm Đã có sổ [22] Tích chọn nếu lao động đã có sổ BHXH Mức hưởng BHYT [23] Tích chọn phương án có sẵn dựa trên từng trường hợp của NLĐ Phòng ban làm việc [24] Phòng ban làm việc hiện tại. Không bắt buộc nhập Nơi làm việc [9] Nơi làm việc hiện tại Mã vùng sinh sống [25] Mã vùng nơi NLĐ sinh sống Mã vùng lương tối thiểu [26] Mã vùng lương tối thiểu nơi có trụ sở/chi nhánh của đơn vị mà NLĐ đang làm việc Bảng 2 – Hướng dẫn điền tờ khai TK1-TS Thông tin về chủ hộ của người lao động: Mục cần điền Mã số Chi tiếtHọ tên [1] Họ tên NLĐ Mã số BHXH [3] Bỏ trống mục này CMND [4] CMND/CCCD của NLĐ Mã hộ gia đình [5] Không bắt buộc điền Ngày sinh [6] Điền: Ngày/Tháng/Năm hoặc Tháng/Năm hoặc chỉ Năm Sinh Giới tính [7] Nam/Nữ Quốc tịch [8] Quốc tịch của NLĐ Dân tộc [9] Dân tộc của NLĐ Bệnh viện – Nơi khám chữa bệnh [10] Chọn bệnh viện NLĐ đăng ký làm nơi KCB ban đầu Chọn theo danh sách đăng ký được cơ quan BHXH thông báo hàng năm cho tổ chức, doanh nghiệp Tỉnh – Huyện – Xã khai sinh [11]Chọn địa phương theo thông tin giấy khai sinh NLĐ Có thể gõ: Tên hoặc mã phường/xã để tìm kiếmTỉnh – Huyện – Xã liên hệ/nơi nhận [12]Có thể gõ: Tên hoặc mã phường/xã để tìm kiếm Lưu ý ghi đầy đủ địa chỉ nơi đang sinh sống của NLĐ để cơ quan BHXH gửi trả sổ BHXH, thẻ BHYT.Địa chỉ liên hệ chi tiết [13] Địa chỉ liên hệ của NLĐ Tên cha/mẹ/người giám hộ [14] Điền trong trường hợp NLĐ dưới 18 tuổi Mức tiền đóng BHXH TN [18] Mức tiền đóng BHXH thất nghiệp của NLĐ Phương thức đóng BHXH TN [19] Chọn phương thức đóng BHXH thất nghiệp tùy theo trường hợp NLĐ Phụ lục [22] Nhấn hai lần chuột trái để mở bảng khai thông tin thành viên hộ gia đình NLĐ Bảng 3 – Hướng dẫn điền Thông tin thành viên gia đình (tối thiểu bao gồm chủ hộ và người lao động tham gia BHXH): Mục cần điền Mã số Chi tiếtHọ tên thành viên [2] Họ tên thành viên hộ gia đình NLĐ Mã số BHXH [3] Không bắt buộc điền Mối quan hệ với chủ hộ [4] Mối quan hệ của từng thành viên với chủ hộ. Trường hợp NLĐ là chủ hộ thì tích chọn dòng Chủ hộ. Ngày sinh [5] Điền: Ngày/Tháng/Năm hoặc Tháng/Năm hoặc chỉ Năm Sinh Giới tính [6] Nam/Nữ Quốc tịch [8] Quốc tịch của thành viên hộ gia đình Dân tộc [9] Dân tộc của thành viên hộ gia đình Loại giấy tờ [18] Không bắt buộc điền Số giấy tờ [19] Không bắt buộc điền Mã số hộ gia đình [15] Không bắt buộc điền Tỉnh – Huyện – Xã hộ khẩu [16] Điền theo sổ hộ khẩu Địa chỉ hộ khẩu [17] Địa chỉ hộ khẩu Lưu ý: Trong trường hợp cần khai báo nhiều NLĐ từ 10 người trở lên, người kê khai nên xuất tờ khai ra file excel, thực hiện kê khai trên file mẫu đó rồi nạp lại vào phần mềm VNPT BHXH.
Bước 2. Điền thông tin trên tờ khai D01-TSTờ khai D01-TS là bảng kê thông tin về các giấy tờ kèm theo gồm: Hợp đồng lao động/ Hợp đồng thử việc/ Quyết định bổ nhiệm công tác…; Bảng lương NLĐ (trong trường hợp bị truy thu do chậm báo tăng BHXH).
Sau khi điền xong bảng kê, chuyển sang tab Đính kèm chứng từ \> upload văn bản hợp đồng lao động, bảng lương đã khai trong tab Bảng kê hồ sơ. Điền đầy đủ thông tin tại tab “Bảng kê hồ sơ” (Các phần đóng ô đỏ là mục bắt buộc nhập)Đính kèm các hồ sơ theo bộ tờ khai tại tab Chứng từ đính kèmBảng 4 – Hướng dẫn kê khai thông tin các giấy tờ kèm theo: Mục cần điền Mã số Chi tiếtHọ tên [2] Họ tên người lao động ứng với file đính kèm Mã số BHXH [3] Mã số BHXH của người lao động (nếu có) Tên văn bản [4] Văn bản xác minh tăng lao động: Hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm… Số văn bản [5] Số văn bản do doanh nghiệp ban hành Ngày ban hành [6] Ngày ban hành văn bản Ngày hiệu lực [7] Ngày văn bản có hiệu lực Cơ quan ban hành [8] Tên tổ chức, doanh nghiệp Trích yếu văn bản [9]Trích đoạn nội dung văn bản (VD: V/v tuyển dụng)Trích lược nội dung thẩm định [10] Ghi một số thông tin được trích lược nêu trong giấy tờ để cơ quan BHXH có căn cứ thẩm định. Bước 3. Người khai hoàn thành kê khai tăng BHXH các thông tin kể trênSau khi kê khai xong mọi thông tin, nhấn nút “Ghi” trên giao diện để hệ thống tiến hành cập nhật tờ khai.
Bước 4. Cắm token của doanh nghiệp, ký số và nộp tờ khai lên BHXH
Để theo dõi quy trình này, chọn xem tại danh mục “Kết xuất hồ sơ” \> “Lịch sử giao dịch”. Bộ hồ sơ báo tăng BHXH được gửi thành công sẽ có chữ ký số, mã vạch, số hồ sơ, đồng thời hiển thị trạng thái “Thành công tiếp nhận hồ sơ BHXH”. Chọn nút “Kết xuất” để ký số tờ khai trước khi nộp cơ quan BHXHKiểm tra lại các tờ khai đã đính kèm đã đầy đủ hay chưaKiểm tra lại trạng thái xử lý của các hồ sơ đã nộpTrường hợp 2: Người lao động đi làm lại sau khi nghỉ thai sản, nghỉ ốm đi làm lạiHướng dẫn báo tăng BHXH trên phần mềm VNPT đối với trường hợp này như sau: Bước 1. Điền thông tin khai tăng BHXH trên tờ khai D02 LT-TK1 (tờ khai D02-TK1 TS)Các bước thực hiện tương tự Trường hợp 1. Tuy nhiên, cần lưu ý riêng tại Trường dữ liệu “Phương án”, người kê khai cần chọn đúng mã ON – Đi làm lại. Ngoài ra, NLĐ đi làm lại thì không cần nhập phụ lục TK1-TS. Bước 2. Điền thông tin trên tờ khai D01-TSCác thao tác thực hiện tương tự Trường hợp 1. Riêng tại trường dữ liệu “Tên văn bản”, ĐIỀN một trong các loại văn bản sau (tùy theo trường hợp báo tăng),
Sau khi điền tên văn bản, tiếp tục điền đủ số văn bản, ngày ban hành và ngày có hiệu lực. Bổ sung đúng các loại văn bản cần đính kèmBước 3. Người khai hoàn thành kê khai tăng BHXH các thông tin kể trênCác thao tác thực hiện tương tự Trường hợp 1. Bước 4. Cắm token của doanh nghiệp, ký số và nộp tờ khai lên BHXHCác thao tác thực hiện tương tự Trường hợp 1. Lưu ý:
Trường hợp 3: Người lao động xin nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên đi làm lạiBước 1. Điền thông tin khai tăng BHXH trên tờ khai D02 LT-TK1 (tờ khai D02-TK1 TS)Các bước thực hiện tương tự Trường hợp 2. Tại Trường dữ liệu “Phương án khai báo”, người kê khai cần chọn đúng mã ON – Đi làm lại. Chọn phương án khai báo là “Đi làm lại”.Bước 2. Điền thông tin trên tờ khai D01-TSCác thao tác thực hiện tương tự Trường hợp 2. Riêng tại trường dữ liệu “Tên văn bản”, điền chính xác tên các giấy tờ cần thiết như Quyết định tiếp nhận trở lại làm việc… Bổ sung loại văn bản đính kèm khi khai báo tăng BHXH cho NLĐ nghỉ không lương đi làm lạiBước 3. Người khai hoàn thành kê khai tăng BHXH các thông tin kể trênCác thao tác thực hiện tương tự Trường hợp 1. Bước 4. Cắm token của doanh nghiệp, ký số và nộp tờ khai lên BHXHCác thao tác thực hiện tương tự Trường hợp 1. Lưu ý: Người lao động nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không đóng BHXH tháng đó. Thời gian này không được tính để hưởng BHXH, ngoại trừ trường hợp NLĐ nữ nghỉ việc hưởng chế độ thai sản. 2. Hồ sơ cần chuẩn bị để báo tăng BHXHKhi báo tăng BHXH, người kê khai cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm đầy đủ các văn bản sau: 2.1. Hồ sơ của người lao động:
2.2. Hồ sơ của đơn vị sử dụng lao động:
Lưu ý: Các mẫu TK1-TS, D01-TS, D02-LT đều có sẵn trong phần mềm BHXH VNPT. Khi khai báo trên phần mềm, người dùng chỉ cần thao tác trực tiếp trên các trường dữ liệu hiển thị sẵn. 3. Lưu ý quan trọng trong trường hợp báo tăng BHXH muộnTheo Luật Bảo hiểm xã hội, báo tăng BHXH muộn bị xem là chậm đóng BHXH, thuộc vào hành vi bị nghiêm cấm. Tổ chức, doanh nghiệp vi phạm sẽ bị phạt tiền và tính lãi chậm đóng. Do đó:
Với hướng dẫn báo tăng BHXH trên phần mềm VNPT như trên, người kê khai có thể thực hiện khai báo trực tiếp ngay trên phần mềm rất đơn giản và nhanh chóng. Hồ sơ đã kê khai và cập nhật thành công trên phần mềm VNPT sẽ tự động chuyển trực tiếp tới hệ thống một cửa điện tử của cơ quan BHXH, hoàn toàn không mất thời gian đi lại để thực hiện thủ tục hành chính phức tạp như trước đây. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào cần được giải đáp, bạn đọc có thể liên hệ đội ngũ tư vấn theo một trong các kênh sau: |