Văn bản sẽ được trình bày trên khổ giấy A4 [210mmx297mm], theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
Đồng thời, cách căn lề trong Word sẽ làm theo quy chuẩn sau:
- Lề trên [Top]: Cách mép trên 20 - 25 mm.
- Lề dưới [Bottom]: Cách mép dưới 20 - 25 mm.
- Lề trái [Left]: Cách mép trái 30 - 35 mm.
- Lề phải [Right]: Cách mép phải 15-20mm.
Cách căn lề trong Word 365, 2019, 2016, 2013
Cách căn lề bằng Page Layout trong Word
Bước 1: Tại tab Layout, chọn biểu tượng mũi tên trong nhóm Page Setup.
Bước 2: Tại mục Margins, nhấn vào nút mũi tên lên/ xuống hoặc nhập trực tiếp thông số vào mục Top, Bottom, Left, Right để điều chỉnh khoảng cách căn lề > Nhấn OK để lưu lại.
Trong đó:
+ Top: Căn lề trên, là khoảng cách từ mép trên của khổ giấy tới dòng đầu tiên của khổ giấy.
+ Bottom: Căn lề dưới, là khoảng cách từ mép dưới cho đến dòng cuối cùng của khổ giấy.
+ Left: Căn lề trái, là khoảng cách từ mép trái khổ giấy tới ký tự đầu tiên bên trái.
+ Right: Căn lề phải, là khoảng cách từ mép phải giấy đến chữ, ký tự cuối cùng bên phải.
Cách căn lề bằng Options trong Word
Ngoài cách chỉnh lề trong word bằng Page Layout thì chúng ta còn có thể dùng Options để thực hiện, đây cũng là một cách dễ làm. Bạn có thể thao tác theo các bước như sau:
Bước 1: Nhấn chọn File > Chọn Options.
Bước 2: Vào mục Advanced > Tại phần Display, tìm đến mục Show measurements in units of và chuyển sang đơn vị Centimeters > Nhấn OK.
Bước 3: Nhấn chọn Layout trong giao diện chính của Word > Chọn Margins > Nhấn vào Custom Margins phía dưới cùng.
Bước 4: Chỉnh sửa lại các thông số lề trên [Top], lề dưới [Bottom], lề trái [Left], lề phải [Right] theo ý muốn > Nhấn OK.
Nhấn chọn Layout > Chọn Size > Nhấn vào mục A4 để chọn khổ giấy mà bạn cần sử dụng, ở đây mình chọn mặc định là A4.
Cách căn lề trong Word 2010, 2007
Đối với cách căn lề trong Word 210, 2007 cũng khá đơn giản và dễ thực hiện. Tương tự như cách căn lề phía trên bạn có thể thực hiện những thao tác:
Bước 1: Tại tab Page Layout, chọn biểu tượng mũi tên trong nhóm Page Setup.
Bước 2: Tại mục Margins, Nhấn vào nút mũi tên lên/ xuống hoặc nhập trực tiếp thông số vào mục Top, Bottom, Left, Right để điều chỉnh khoảng căn lề.
Trong đó:
- Top: Căn lề trên, là khoảng cách từ mép trên của khổ giấy tới dòng đầu tiên của khổ giấy.
- Bottom: Căn lề dưới, là khoảng cách từ mép dưới cho đến dòng cuối cùng của khổ giấy.
- Left: Căn lề trái, là khoảng cách từ mép trái khổ giấy tới ký tự đầu tiên bên trái.
- Right: Căn lề phải, là khoảng cách từ mép phải giấy đến chữ, ký tự cuối cùng bên phải.
Bước 3: Nhấn OK để hoàn tất hoặc nhấn Set As Default để lưu mặc định.
Thiết lập căn lề trong Word mặc định
Nếu bạn thường xuyên sử dụng một kiểu căn lề, hãy tạo một tiêu chuẩn căn lề trong Word chung và đặt làm mặc định cho mọi văn bản sau này. Bạn có thể thiết lập căn lề mặc định trong Word theo các bước dưới đây:
Bước 1: Nhấn chọn File > Chọn Options.
Bước 2: Vào mục Advanced > Tại phần Display, tìm đến mục "Show measurements in units of" và chuyển sang đơn vị Centimeters > Nhấn OK.
Bước 3: Nhấn chọn Layout trong giao diện chính của Word > Chọn Margins > Nhấn vào Custom Margins phía dưới cùng.
Bước 4: Chỉnh sửa lại các thông số lề trên [Top], lề dưới [Bottom], lề trái [Left], lề phải [Right] theo ý muốn > Nhấn Set As Default.
Bước 5: Chọn Yes để hoàn tất việc thiết lập căn chỉnh lề trong Word mặc định.
Trên đây là những chia sẻ về căn lề trong Word mà bạn có thể tham khảo nếu chưa biết cách thực hiện. Hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ hữu ích với bạn trong quá trình thao tác.
Hiện nay, cách căn lề chuẩn trong văn bản hành chính được thực hiện theo Nghị định 30/2020 của Chính phủ, ban hành ngày 05/3/2020.
Quy định cách căn lề văn bản theo Nghị định 30/2020
Theo Nghị định 30, văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 [210mmx297mm], theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
Ngoài ra, văn bản được định lề trang văn bản theo quy định sau [cách căn lề chuẩn]:
- Lề trên: Cách mép trên từ 20 – 25mm [2cm – 2.5cm].
- Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 – 25mm [2cm – 2.5cm].
- Lề trái: Cách mép trái từ 30 – 35 mm [3cm – 3.5cm].
- Lề phải: Cách mép phải từ 15 – 20 mm [1.5cm – 2cm].
Hướng dẫn thực hiện căn lề văn bản hành chính
Cách căn lề theo Nghị định 30 đối với Word 2003
Bước 1: Bạn mở thẻ File trên thanh công cụ phía trên cùng góc trái của phần mềm và chọn Page Setup để mở bảng tùy chọn định dạng trang in như sau:
Lúc này, giao diện bảng Page Setup hiện ra như sau:
Bước 2: Trong thẻ Margins, các tùy chọn canh chỉnh lần lượt cho Lề trên [Top], Lề dưới [Bottom], Lề trái [Left], Lề phải [Right]. Để chọn các thông số này theo đúng hướng dẫn tại Nghị định 30, ta bấm trực tiếp vào từng ô để sửa cho phù hợp. Ví dụ nếu ta muốn Lề trên là 2,5 cm, Lề dưới là 2 cm, Lề trái là 3 cm, Lề phải là 2 cm thì bấm vào từng ô và sửa lại như sau:
Bước 3: Sau khi đã chỉnh xong các lề cần sửa, nếu muốn chọn kích thước căn lề nay làm lề chuẩn cho những tài liệu tiếp theo nhấn Set As Default. Chọn Yes để lưu lại và cuối cùng bấm OK.
Cách căn lề theo Nghị định 30 đối với Word 2007, 2010, 2013, 2019
Tương tự như Word 2003, để căn lề, bạn cần mở bảng Page Setup lên. Bạn cần vào thẻ Page Layout trên thanh công cụ phía trên cùng và click vào mũi tên nhỏ phía dưới góc phải của thẻ Page Layout cạnh chữ Page Setup:
Hoặc chọn biểu tượng Margins, chọn tiếp Custom Margins ở phía cuối danh sách hiển thị để chiều chỉnh lại lề trong Word.:
Lúc này bảng Page Setup hiện ra, bạn cũng tùy chọn các thông số canh lề tương tự như Word 2003: chọn thẻ Margins và sửa lại khoảng cách canh lề theo ý muốn, bấm Set As Default/OK để hoàn tất.