Hóa đơn điện tử được Bộ tài chính áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay thay thế cho hóa đơn giấy. Nhưng trong một vài trường hợp, doanh nghiệp thắc mắc rằng liệu có được xuất hóa đơn lùi ngày được không? Hóa đơn điện tử xuất lùi ngày có còn tính pháp lý hay không? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp thắc mắc này.
Căn cứ theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính có nêu rõ đến các quy tắc lập hóa đơn như sau:
Tại điểm a Khoản 2 Điều 16 nêu rõ: “Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”
Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá bảy [7] ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình.
Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Ngày lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.
Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Ngày lập hóa đơn đối với việc bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.
Từ ngày 21/11/2021, sau tuần đầu tiên áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC tại 06 tỉnh thành phố, nhiều doanh nghiệp, người nộp thuế gặp vướng mắc khi xuất hóa đơn lùi ngày khi dùng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.
Bắt nguồn từ quy định chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế khi thực hiện thủ tục xuất hóa đơn và nguy cơ có thể bị xử phạt vi phạm hành chính nếu chuyển dữ liệu chậm, nhiều doanh nghiệp thắc mắc nếu xuất hóa đơn lùi ngày đồng nghĩa với việc hóa đơn chuyển lên cơ quan thuế bị chậm so với ngày hóa đơn không?
1. Quy định về thời điểm xuất hóa đơn theo Nghị định 123
Tại Điều 9 Nghị định 123 quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:
- Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa [bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia]: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền [không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng].
Ngoài ra, một số trường hợp cụ thể có quy định về thời điểm lập hóa đơn khác nhau.
Xuất hóa đơn lùi ngày là nhu cầu của nhiều doanh nghiệp [Ảnh minh họa]
2. Quy định chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế
Tiếp đó, Nghị định 123 quy định về chuyển dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế theo 2 hình thức:
- Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế: doanh nghiệp, người nộp thuế sau khi nhập liệu, xuất hóa đơn sẽ thực hiện ký số và gửi hóa đơn lên cơ quan Thuế để cấp mã, sau đó gửi hóa đơn cho người mua.
- Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế: thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan Thuế theo 2 phương thức:
+ Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123. Nộp cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng [theo Tháng hoặc Quý], áp dụng với một số doanh nghiệp loại hình kinh doanh đặc thù có số lượng hóa đơn lớn.
+ Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:
Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế [chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua].
3. Ngày hóa đơn khác ngày ký số có hợp lệ?
Tại Khoản 9, Điều 10 Nghị định 123 có nêu:
Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn
Theo quy định trên, có thể hiểu rằng hóa đơn với ngày hóa đơn khác với ngày ký số hóa đơn vẫn hợp lệ.
Mặt khác, theo tìm hiểu của LuatVietnam thì hiện tại khi xuất hóa đơn theo Nghị định 123, doanh nghiệp vẫn có thể ghi Ngày hóa đơn là ngày trong quá khứ [lùi ngày] và thực hiện gửi lên cơ quan thuế để cấp mã bình thường [với hóa đơn có mã cơ quan thuế]. Điều này có thể cho thấy hệ thống được thiết kế để phù hợp với quy định nêu trên.
4. Mức phạt nếu chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế chậm
Bên cạnh đó, tại Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt hành vi vi phạm về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có đưa ra các mức xử phạt vi phạm hành chính nếu doanh nghiệp chậm chuyển hoặc không chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
Vi phạm
Quá hạn
Mức phạt
Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quá hạn
01 - 05 ngày làm việc
02 - 05 triệu đồng
06 - 10 ngày làm việc
05 - 08 triệu đồng
11 ngày làm việc trở lên
10 - 20 triệu đồng
Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ
05 - 08 triệu đồng
Không chuyển dữ liệu điện tử cho cơ quan thuế
10 - 20 triệu đồng
Với quy định này, nếu căn cứ vào Ngày hóa đơn để tính chuyển dữ liệu chậm thì đối với các hóa đơn xuất lùi ngày sẽ bị tính chậm từ 1 đến nhiều ngày [tùy thuộc vào số ngày xuất lùi]. Nếu căn cứ vào Ngày ký số để tính chuyển chậm thì rủi ro sẽ thấp hơn rất nhiều.
Về mặt logic, đối chiếu với nội dung của mục 3 ở trên: Hóa đơn với Ngày hóa đơn khác với Ngày ký số hóa đơn vẫn hợp lệ thì căn cứ để tính thời điểm chuyển dữ liệu chậm là dựa vào Ngày ký số hóa đơn.
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sẽ có rủi ro chuyển dữ liệu chậm đến cơ quan thuế cao hơn. Với hóa đơn điện tử có mã đã thực hiện gửi đến cơ quan thuế để cấp mã ngay sau khi xuất hóa đơn.
5. Nhu cầu xuất hóa đơn lùi ngày của doanh nghiệp
Đứng trên phương diện của doanh nghiệp, người nộp thuế thì việc xuất hóa đơn lùi ngày là không hẳn là cố tình vi phạm quy định, mà có thể do những nguyên nhân chủ quan và khách quan không tránh khỏi trong quá trình xuất hóa đơn:
- Số lượng hóa đơn nhiều, xuất liên tục trong ngày kể cả nửa đêm, ngoài giờ nên có thể phát sinh hóa đơn xuất không đúng ngày, bị chuyển sang ngày hôm sau.
- Kế toán, người phụ trách xuất hóa đơn bị ốm đau, sự cố bất khả kháng không thực hiện xuất hóa đơn được.
- Chữ ký số thực hiện ký hóa đơn bị mất, hỏng, lỗi phải mất thời gian làm thủ tục cấp lại.
Tạm kết
Về nguyên tắc, doanh nghiệp và người nộp thuế cần cập nhật các chính sách liên quan về hóa đơn, hóa đơn điện tử và tham vấn cơ quan thuế quản lý về các vướng mắc để thực hiện xuất đúng thời điểm, đúng quy định.
Bên cạnh đó, cần có hướng dẫn của cơ quan thuế để giúp cho doanh nghiệp hiểu đúng và thực hiện đúng theo quy định, tránh trường hợp mỗi doanh nghiệp hiểu một kiểu đối với cùng một nội dung dẫn đến thực hiện sai.
Việc công khai, minh bạch và kịp thời giải đáp vướng mắc từ cơ quan thuế sẽ giúp cho doanh nghiệp, người nộp thuế yên tâm thực hiện chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 theo kế hoạch của cơ quan thuế đạt kết quả tốt.