Để có được một báo cáo tự động theo chi tiết ngày, tuần, tháng trên Excel hoặc Google sheet, điều đầu tiên bạn cần đó là có riêng biệt cột ngày, tuần, tháng. Tuy nhiên, nếu để bạn phải nhập từng dữ liệu hàng ngày một cách thủ công riêng từng ô như vậy, sẽ mất khá nhiều thời gian. Trong khi đó, Excel, Google sheet hoàn toàn có hàm để bạn làm điều đó tự động, không tốn công sức, thời gian. Đó là lý do vì sao Xcel dành riêng bài viết này để hướng dẫn hướng dẫn tách hàm ngày tháng tuần riêng trên Excel, Google sheet, bao gồm: Ngày, tuần, tháng dựa trên 1 cột thời gian có sẵn.
Việc tách được ngày, tuần, tháng tự động sẽ giúp ta có được báo cáo chi tiết của từng ngày, từng tuần, từng tháng một cách logic, đúng chuẩn và đơn giản hơn rất nhiều.
- Công thức của Ngày: =Day[Ô thời gian cần tách ra để lấy số ngày]
- Công thức của Tháng: = Month[Ô thời gian cần tách ra để lấy Tháng]
- Công thức của Tuần [trong năm]: = Weeknum[Ô thời gian cần tách ra để lấy số Tuần]]
Áp dụng công thức trên vào bảng dữ liệu bên dưới ta sẽ được công thức của các cột Ngày, Tháng và Tuần trong năm như sau:
- =Day[A4]
- =Month[A4]
- =Weebnum[A4]
Sau đó bạn kéo công thức xuống những hàng dưới để copy công thức tự động.
Trường hợp bạn muốn copy công thức xuống hết hàng của trang tính để luôn cập nhật mỗi khi dữ liệu được nhập vào mà không phải copy công thức lắt nhắt. Hoặc cũng có những khi dữ liệu ô thời gian chưa được điền vào. Với những ô thời gian đang để trống ấy, hàm sẽ hiểu tự động là 30/12/1900. Vô hình chung 1 loạt những ô bên dưới chưa có dữ liệu đều được liệt kê là Ngày 30, Tháng 12 và Tuần 52.
Bạn thấy vùng khoanh đỏ phía trên rồi đấy, bảng dữ liệu của chúng ta sẽ không được logic, thẩm mỹ, chưa kể là chuyển sang báo cáo chi tiết theo ngày, tháng, tuần còn có thể sẽ bị sai.
Đừng lo lắng, Xcel có mẹo để xử lý triệt để vấn đề này luôn và ngay, bằng cách sử dụng hàm if – hàm điều kiện.
Tư duy một chút, vấn đề thực tế mình đang gặp phải là: hễ ô thời gian để trống thì trang tính sẽ hiểu là 30/12/1990, vậy thì mình sẽ có điều kiện:
- Nếu ô thời gian nhỏ hơn 1/1/2000* thì: Đúng sẽ để ô trống, còn Sai sẽ gọi tên thời gian ấy ra.
Theo đó, ta sẽ có công thức áp dụng chuẩn hơn cho mọi trường hợp ô thời gian đang trống hay không trống như sau:
- =if[ô thời gian