Người ta biết rằng sử dụng màu sắc để dán nhãn các thông tin khác nhau giúp cải thiện khả năng giữ bộ nhớ và lần lượt, năng suất. Bạn có thể đã sử dụng màu sắc để làm nổi bật các ghi chú trong trường hoặc trong các cuộc họp hoặc sử dụng màu sắc để biểu đồ cốt truyện. Dù bằng cách nào, có một lý do khiến mọi người sử dụng nó.
Khi bạn đang lên kế hoạch lịch trình hoặc các cuộc họp đặt phòng, Lịch Outlook được trang bị nhiều công cụ để giữ cho bạn có tổ chức. Một trong những công cụ này là tính năng danh mục, cho phép bạn phân loại các cuộc hẹn theo màu sắc. Ở đây chúng tôi xem cách sử dụng các danh mục trong Outlook hiệu quả.
Cách thiết lập danh mục trên Lịch Outlook
Có hai cách riêng biệt để thiết lập các danh mục trên lịch Outlook của bạn. Điều này phụ thuộc vào việc bạn đang sử dụng phiên bản web hoặc ứng dụng, nhưng cả hai đều tạo kết quả tương tự.
Đối với phiên bản ứng dụng, cách dễ nhất là như sau:
- Một lần nhấp một lần một cuộc hẹn Trên lịch Outlook của bạn.
- . Trên ruy-băng, Bổ nhiệm Tab sẽ mở.
- . Nhấp vào phân loại.
- . Từ menu thả xuống, chọn All Categories to open the Color Categories window.
- . Chọn Mới Để tạo một danh mục mới.
- Đặt tên danh mục của bạn và chọn một màu lựa chọn của bạn.
- . Lặp lại nhiều loại như bạn muốn và nhấp vào OK Trên cả hai cửa sổ để áp dụng nó.
Liên quan: Giữ email Outlook và tài khoản Microsoft của bạn an toàn
Đối với phiên bản web của Lịch Outlook:Categorize drop-down. When you create a new appointment, the Categorize option will appear in the New Appointment pane.
Đối với phiên bản web của Lịch Outlook:
- . Trên thanh công cụ màu xanh ở đầu màn hình của bạn, nhấp vào Cog icon for Settings.
- . Trong thanh tìm kiếm, nhập " Categories and select Categories from the results.
- . Trong danh mục Cửa sổ cài đặt, nhấp vào Tạo danh mục .
- Đặt tên danh mục của bạn và chọn một màu từ các lựa chọn trên màn hình.
- . Lặp lại, theo yêu cầu và nhấp vào Lưu .
- . Nhấp vào x Để thoát cài đặt.
Bạn có thể nhấp và Chỉnh sửa Bất kỳ cuộc hẹn hiện tại hoặc mới nào, và nơi nó nói Lịch < / A> Với một vòng tròn màu bên cạnh nó, bạn có thể chọn danh mục từ thả xuống. Bạn có thể xóa hoặc chỉnh sửa các danh mục của mình bằng cách trải qua các bước tương tự cho mỗi phiên bản và chỉ cần nhấp vào Chỉnh sửa hoặc Xóa Tùy chọn theo yêu cầu. Edit any existing or new appointments, and where it says Calendar with a colored circle next to it, you can choose the category from the drop-down. You can delete or edit your categories by going through the same steps for each version, and simply clicking the Edit or Delete options as required.
Chọn màu sắc phù hợp
Như đã đề cập trước đó, phân loại lịch của bạn bằng cách sử dụng màu sắc có lợi ích của nó. Tất cả những gì bạn cần làm là nhìn vào lịch của bạn trong tuần tới, và bạn sẽ có một cái nhìn tổng quan nhanh về những gì mong đợi. Bạn sẽ tự động biết những gì đang xảy ra mà không cần phải đọc tất cả các văn bản và tự phân biệt nó.
Nghiên cứu đã chỉ ra rằng màu sắc ảnh hưởng đến hành vi, cảm xúc và học tập của chúng ta, và một số màu sắc tốt hơn những màu khác khi nói đến năng suất. Đó là:
- Đỏ, cam và vàng để biết chi tiết và truy xuất bộ nhớ.
- Greens cho sự tập trung và tập trung.
- Tinh khiết cho sự sáng tạo.
- Blues cho hiệu ứng làm dịu.
Tuy nhiên, bạn nên tránh sử dụng màu sắc mà bạn có các hiệp hội tiêu cực.
Liên quan: Đồng bộ hóa Microsoft Outlook với Lịch Google
Cách phân loại lịch Outlook của bạn một cách hiệu quả
Khi bạn điền vào lịch Outlook của mình, các danh mục của bạn sẽ thêm giá trị thay vì chỉ là một bài tập hộp bấm. Thông minh về cách bạn phân loại các cuộc hẹn của bạn sẽ có ảnh hưởng tối ưu về năng suất của bạn.
Liên quan: Cách sống trong lịch của bạn để quản lý nhiệm vụ
Thứ hai, chúng nên được các loại công việc khác nhau. Điều này sẽ khác nhau tùy thuộc vào trách nhiệm công việc của bạn, nhưng nó có thể trông giống như thế này:
Thứ hai, chúng nên được các loại công việc khác nhau. Điều này sẽ khác nhau tùy thuộc vào trách nhiệm công việc của bạn, nhưng nó có thể trông giống như thế này:
- Cuộc họp
- Hợp tác hoặc công việc dự án
- Khách hàng làm việc
- Sự quản lý
- Đào tạo và kỹ năng
Tất nhiên sẽ có những sự kiện không phải lúc nào cũng phù hợp với từng nhãn, nhưng chọn một nhãn hiệu được căn chỉnh chặt chẽ nhất. Làm những gì có ý nghĩa với bạn, và nếu bạn thấy bạn không thực sự sử dụng một, hãy xóa nó.
Công trình phân loại lịch
Lịch Outlook của bạn là một trong những công cụ quan trọng nhất bạn sẽ sử dụng trong một tuần làm việc điển hình.Nó lưu trữ tất cả các cuộc họp và nhiệm vụ của bạn mà bạn cần truy cập, vì vậy nó có ý nghĩa khi sử dụng nó với tiềm năng đầy đủ của nó.
Có một vở kịch xung quanh với các loại màu sắc và loại khác nhau, và dính vào nó.Bạn sẽ cảm thấy được sắp xếp nhiều hơn và có khả năng đọc lịch trình của bạn, đây có thể là một tiết kiệm thời gian khổng lồ trong những giai đoạn bận rộn.