Đối với lĩnh vực quản lí nhân sự, việc theo dõi hợp đồng của nhân viên xem đã hết hạn hay chưa để bổ sung kịp thời là rất quan trọng. Trong bài viết bên dưới, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu chi tiết về cách tạo thông báo hết hạn trong Excel.
XEM NHANH
- 1 THỐNG NHẤT VỀ CÁCH THÔNG BÁO, CẢNH BÁO
- 2 CÔNG CỤ CẦN SỬ DỤNG
- 3 XÁC ĐỊNH NGÀY HẾT HẠN HỢP ĐỒNG DỰA VÀO NGÀY KÝ VÀ LOẠI HỢP ĐỒNG
- 4 CÁCH ỨNG DỤNG CONDITIONAL FORMATTING ĐỂ TỰ ĐỘNG CẢNH BÁO THỜI HẠN HỢP ĐỒNG
THỐNG NHẤT VỀ CÁCH THÔNG BÁO, CẢNH BÁO
Trước tiên, bạn cần thống nhất về nguyên tắc, cách thức hoạt động. Để thuận tiện cho việc theo dõi ví dụ trong bài viết, chúng ta sẽ thống nhất một số nguyên tắc như sau:
Tham khảo ngay: Đánh máy thuê tphcm giá rẻ, uy tín, chất lượng
Các mức độ cảnh báo:
- Mức 1: Còn 1 tháng nữa là hết hạn
- Mức 2: Còn 1 tuần nữa là hết hạn
- Mức 3: Đã hết hạn
Thời gian sẽ căn cứ vào thời điểm hiện tại và thời gian ký hợp đồng.
Cách thức cảnh báo: sẽ tương ứng với các mức cảnh báolà:
- Mức 1: màu nền vàng nhạt, chữ thường
- Mức 2: màu nền cam, chữ đậm
- Mức 3: màu chữ đỏ, nền xám nhạt và chữ đậm
CÔNG CỤ CẦN SỬ DỤNG
Trong Excel thường đã có sẵn các công cụ để làm việc này, là Conditional Formatting được định dạng theo điều kiện. Khi đã thỏa mãn điều kiện đưa ra thì lúc này Excel sẽ tự động thực hiện định dạng dữ liệu trong vùng được thiết lập.
XÁC ĐỊNH NGÀY HẾT HẠN HỢP ĐỒNG DỰA VÀO NGÀY KÝ VÀ LOẠI HỢP ĐỒNG
Bên dưới là kết quả sau khi đã thực hiện áp dụng công thức xác định ngày hết hạn hợp đồng tại cột E:
CÁCH ỨNG DỤNG CONDITIONAL FORMATTING ĐỂ TỰ ĐỘNG CẢNH BÁO THỜI HẠN HỢP ĐỒNG
Dựa vào nguyên tắc tự động cảnh báo đã được xây dựng ở bước 1, lúc này chúng ta sẽ tiến hành thiết lập công thức trong Conditional Formatting bằng các bước sau:
Bước 1: Thực hiện chọn toàn bộ bảng dữ liệu từ A2:E7, tiếp đến chọn Conditional Formattingtrong thẻHOME
Tạ cửa sổ Conditional Formatting, nhấp chọn New Rule / Use a formulas[thiết lập công thức trong Conditional Formatting].
Trước khi tiến hành viết công thức, bạn cần trình bày được logic từ lời sang dạng công thức:
- Nếu Ngày hết hạn là ô trống [ô không có dữ liệu] thì lúc này sẽ không có căn cứ nào để cảnh báo. Do đó bạn phải loại trường hợp giá trị ở cột E là dạng rỗng
- Nếu như ngày ở cột E < Ngày hiện tại 30 thì sẽ được cảnh báo ở mức 3
- Nếu như ngày ở cột E < Ngày hiện tại và > Ngày hiện tại 7 [trong vòng 1 tuần trước ngày hiện tại] thì nhận cảnh báo ở mức 2
- Nếu như ngày ở cột E < Ngày hiện tại 7 và > Ngày hiện tại 30 [nằm ngoài mức 2 và thỏa mãn mức 1] thì sẽ nhận cảnh báo ở mức 1
Lúc này, công thức ở các mức sẽ lần lượt là:
Mức 1: Công thức có dạng =AND[$E2,$E2>=TODAY[]-30,$E2