CHUẨN BỊ HỒ SƠ CẦN THIẾT CHO KIỂM TRA SAU THÔNG QUAN
8/1/2019
12 Comments
Cập nhật 2022:Chi tiết hồ sơ, chứng từ, tài liệu, dữ liệu làm hàng GC, SXXK cần lưu trữ và xuất trình khi được thanh kiểm tra sau thông quan. Bốn nhóm hồ sơ gồm [Chi tiết xin xem hình]:
1. Hồ sơ, tài liệu về tư cách pháp nhân của Công ty.
2. Hồ sơ hải quan, dữ liệu và tài liệu liên quan đến thực hiện thủ tục hải quan.
3. Hồ sơ, tài liệu, số liệu liên quan đến theo dõi, quản lý nguyên liệu vật tư, thành phẩm.
4. Chứng từ, số liệu liên quan đến theo dõi, hạch toán kế toán.
CHUẨN BỊ HỒ SƠ CẦN THIẾT CHO KIỂM TRA SAU THÔNG QUAN [hàng SXXK và Gia công]
1. Bảng kê tổng hợp danh sách tờ khai hải quan phát sinh trong khoảng thời gian kiểm tra theo tiêu chí từng loại hình: Số thứ tự, số tờ khai, ngày tớ khai, tên loại hình, nơi mở tờ khai [Sắp xếp theo từng loại hình và ngày đăng kí]
2. Toàn bộ hồ sơ gốc các tờ khai nhập khẩu, xuất khẩu trong bảng kê nêu trên: Hợp đồng, tờ khai hải quan, invoice, packinglist, vận đơn, C/O, chứng từ thanh toán và các chứng từ tài liệu liên quan khác nếu có.
3. Bảng danh sách chi tiết tờ khai theo loại hình gia công, sản xuất xuất khẩu phát sinh trong khoảng thời gian kiểm tra theo tiêu chí từng loại hình: Số thứ tự, số tờ khai, ngày tớ khai, tên loại hình, mã nguyên liệu / sản phẩm, mã HS, tên hàng, số lượng, đơn giá, trị giá, số hợp đồng gia công, ngày hợp đồng gia công.
4. Bảng kê danh sách tờ khai hủy, tờ khai trùng.
5. Bảng kê chi tiết tờ khai loại hình tái xuất trả nguyên vật liệu.
6. Định mức sản xuất hàng gia công, sản xuất xuất khẩu trong giai đoạn kiển tra.
Báo cáo quy trình xây dựng định mức khai báo hải quan kèm theo hồ sơ thuyết minh, báo cáo quá trình xử lý phế liệu, phế phẩm, phế thải tại công ty kèm theo hồ sơ, hợp đồng, chứng từ đi kèm khi tiêu hủy, chuyển tiêu thụ nội địa, xuất trả,...
Văn bản trình bày quy trình sản xuất, luân chuyển nguyên liệu từ khẩu nhập khẩu lấy nguyên liệu đưa vào sản xuất tới khi ra thành phẩm, kèm hồ sơ tài liệu để chứng minh.
7. Bảng thống nhất mã nguyên vật liệu, sản phẩm xuất khẩu giữa các bộ phận xuất nhập khẩu, kho, kế toán của công ty [Lưu ý mã nguyên vật liệu, sản phẩm theo loại hình gia công để riêng sang bảng khác], lúc làm báo cáo quyết toán ace phải khớp mã danh mục và sản phẩm, bị âm dương nguyên vật liệu cũng do nguyên nhân này. 3 bộ phận quản lý mã lung tung.
8. Chứng từ kế toán và chứng từ khác như:
- Báo cáo tài chính các năm trong giai đoạn kiểm tra: Biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối năm tài chính, các loại sổ kế toán, sổ quỹ, chứng từ kế toán các loại liên quan đến việc thực hiện các điều khoản của hợp đồng mua bán với thương nhân nước ngoài, với khách hàng trong nước,… các loại sổ, phiếu theo dõi nhập kho- xuất kho nguyên phụ liệu, nhập kho- xuất kho thành phẩm, báo cáo xuất nhập tồn nguyên liệu, thành phẩm trong giai đoạn kiểm tra. Sổ theo dõi, chứng từ thực hiện việc mua bán, thanh toán nguyên phụ liệu cung ứng trong nước, vận chuyển nội địa,…
- Các báo cáo đệ trình kế hoạch sản xuất của từng bộ phận chuyên môn liên quan đến nguồn nguyên liệu nhập khẩu, mua trong nước, sản phẩm xuất khẩu.
- Báo cáo xuất nhập tồn của nguyên liệu , vật tư, bán thành phẩm dở dang, sản phâm dở dang trên chuyền, thành phẩm tồn kho khi kết thúc năm tài chính và đến thời điểm kiểm tra của bộ phận kho, kế toán, đối với thành phẩm bán dở dang, sảm phẩm dở dang, thành phẩm được quy đổi về nguyên liệu vật tư ban đầu tại khâu nhập khẩu hoặc mua trong nước bằng bản giấy hoặc bản mềm.
9. Giấy chứng nhận đầu tư: Bản sao, sao y bản chính bao gồm chứng từ lần đầu và những lần thay đổi. Các loại giấy tờ về tư cách pháp nhân của công ty: Người đại diện, giấy phép đầu tư, đăng kí kinh doanh, kho bãi [Kho nguyên vật liệu, sản phẩm,. Phế liệu,...] Các kết luận thanh tra, kiểm tra của các cơ quan chức năng.
10. Hồ sơ tài liệu khác có liên quan phát sinh trong quá trình kiểm tra khi đoàn kiểm tra yêu cầu.
CHUẨN BỊ SỔ SÁCH KẾ TOÁN.
- Sổ chi tiết các tài khoản 611, 151, 152, 155, 131, 331.
- Sổ cái tài khoản liên quan 111, 112, 621, 622, 627, 154, 632.
- Sổ chi tiết tài khoản 154 theo đối tượng tập hợp chi phí.
- Sổ chi tiết tài khoản theo dõi nguyên liệu, hàng hóa của thực hiện hợp đồng gia công.
------- Nguồn: Mr. Kha + Sưu tầm-------
Căn cứ pháp lý:
- Quyết định số 575/QĐ-TCHQ ngày 21/03/2019 thay thế Quyết định số 1410/QĐ-TCHQ ngày 14/05/2015 về việc ban hành Quy trình Kiểm tra sau thông quan, có hiệu lực thi hành từ 01/04/2019.
Kinh nghiệm kiểm soát nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất theo định mức sản xuất đã xây dựng. [Báo cáo Quyết toán của loại hình GC, SXXK, CX].
Link tải Slide tài liệu: //www.facebook.com/tuhocxnk/posts/1112605165782156
Cách thứ nhất: kiểm tra theo từng đơn hàng:
- XNK làm việc với kế toán để xác định việc xuất kho nguyên liệu có theo dõi theo từng đơn hàng, hoặc hợp đồng hay không? trường hợp theo dõi theo từng đơn hàng, hoặc hợp đồng, kiểm tra việc xuất kho có theo định mức kỹ thuật hay không ? bằng cách lấy số lượng sản phẩm theo đơn hàng x định mức kỹ thuật = số lượng nguyên liệu cần xuất dùng. So sánh số lượng này với số lượng thực tế xuất dùng và xử lý như sau:
+ Nếu bằng thì định mức kỹ thuật chính là định mức thực tế.
+ Nếu chênh lệch thì định mức kỹ thuật khác định mức thực tế. Khi đó, XNK cần điều chỉnh lại định mức thực tế để xuất trình khi cơ quan hải quan kiểm tra.
Cách thứ hai: kiểm tra theo kỳ hoạt động:
XNK làm việc với kế toán để xác định nếu việc xuất kho nguyên liệu không theo dõi theo từng đơn hàng, hoặc hợp đồng, mà xuất kho chung cho sản xuất, kiểm tra xuất kho có theo định mức kỹ thuật hay không thực hiện như sau:
- Căn cứ số lượng thành phẩm [loại trừ thành phẩm được hoàn thành từ bán thành phẩm tồn đầu kỳ], bán thành phẩm tồn cuối kỳ; định mức kỹ thuật sản xuất của từng sản phẩm, tính toán số lượng, hoặc trị giá nguyên liệu xuất dùng theo lý thuyết.
- Căn cứ số lượng nguyên liệu xuất kho, loại trừ số nguyên liệu xuất dùng cho mục đích khác, xác định số lượng nguyên liệu thực tế xuất dùng cho sản xuất.
- Sau đó đối chiếu 02 số liệu về số lượng, hoặc trị giá nguyên liệu xuất dùng theo định mức kỹ thuật sản xuất của từng sản phẩm với số lượng, hoặc trị giá nguyên liệu xuất dùng của sổ sách kế toán và xử lý như sau:
+ Trường hợp xác định chính xác số liệu nguyên liệu chênh lệch xuất dùng thuộc sản phẩm cụ thể, phần nguyên liệu chênh lệch sẽ được tính điều chỉnh định mức thực tế cho chính sản phẩm đó.
+ Trường hợp không xác định chính xác số liệu nguyên liệu chênh lệch xuất dùng thuộc sản phẩm cụ thể [nguyên liệu dùng chung cho nhiều sản phẩm], phần nguyên liệu chênh lệch sẽ được tính điều chỉnh định mức thực tế cho tất cả sản phẩm có liên quan trong kỳ.
Mời tham khảo thêm:
-4 VẤN ĐỀ VỀTHAM VẤN TRỊ GIÁ HẢI QUAN.
- Tài liệu tập huấnHướng Dẫn Lập Báo Cáo Quyết Toán hàng GIA CÔNG.
-Hướng Dẫn Lập Báo Cáo Quyết Toán hàng SẢN XUẤT XUẤT KHẨU.
-CẢNH BÁO CÁC HÀNH VI THƯỜNG SAI PHẠM TRONG KHI LÀM THỦ TỤC THÔNG QUAN HÀNG HÓA.
12 Comments
15/03/2022 12:14
Biết cách sắp xếp các loại chứng từ một cách khoa học sẽ rất hữu ích trong công việc kế toán của bạn. Sắp xếp và lưu trữ chứng từ một cách khoa học là việc tưởng chừng đơn giản nhưng không phải ai cũng biết. Vì vậy trong bài viết dưới đây, kế toán Đức Minh sẽ chia sẻ với bạn đọc cách sắp xếp và lưu trữ chứng từ khoa học.
1.Chứng từ gốc khoa học
Các chứng từ gốc nên được sắp xếp theo thứ tự trong bảng kê khai thuế đầu ra, đầu vào hàng tháng, hàng quý. Các hóa đơn đầu ra, đầu vào được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT đã nộp cho cơ quan thuế hàng kỳ.
– Đối với các chứng từ đính kèm chứng từ gốc, kế toán nên sắp xếp, lưu trữ như sau:
+ Hóa đơn bán ra nên kẹp cùng với chứng từ thanh toán như phiếu thu, giấy báo có,… Ngoài ra có thể kẹp thêm phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế hay thanh lý hợp đồng [nếu có].
+ Hóa đơn mua vào thì kẹp cùng các loại chứng từ thanh toán như ủy nhiệm chi, phiếu chi, giấy báo nợ,… cùng phiếu nhập kho hay giấy đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng.
+ Nếu hàng hóa bán chịu thì kẹp cùng với phiếu kế toán hay các phiếu hạch toán và phiếu xuất kho kèm cùng hợp đồng, thanh lý hợp đồng [nếu có],…
– Kế toán cần chú ý một số điểm sau:
+ Các chứng từ kế toán cần có đầy đủ chữ ký, đóng dấu [nếu có] theo đúng chức danh.
+ Nên kẹp riêng các chứng từ của từng tháng. Mỗi tháng có một tập có bìa đầy đủ để dễ tìm kiếm và kiểm tra khi cần.
2.Báo cáo nộp cho cơ quan Thuế
– Các loại báo cáo thuế cho cơ quan thuế thường nộp hàng kỳ, vì thế nên sắp xếp và phân loại theo năm để dễ tìm kiếm.
– Lưu ý kèm theo chứng từ của năm đó là báo cáo của năm đó. Kế toán nên sắp xếp cụ thể, khoa học như sau:
+ Mở một file folder để lưu tờ khai thuế cho từng năm cụ thể.
+ Chia các file thành các file nhỏ lưu theo từng loại thuế.
+ Tách riêng một file để lưu các văn bản liên quan đến cơ quan thuế.
3.Hợp đồng và các chứng từ liên quan
– Tập hợp lại tất cả các hợp đồng gốc có dầu đỏ và lưu trữ tại phòng kế toán của doanh nghiệp. Với trường hợp có từ 2 bản gốc của hợp đồng trở lên thì phòng kế toán giữ một bản, một bản còn lại có thể lưu tại bộ phận khác theo yêu cầu của doanh nghiệp.
– Với các hợp đồng được phân loại theo từng dự án, kế toán nên tạo một folder lưu trữ riêng biệt và dán tên của dự án ở gáy để dễ tìm kiếm, quản lý hơn.
– Đặc biệt, không nên cho các bộ phận khác mang hợp đồng gốc ra ngoài hoặc không cho mượn nếu như không được sự cho phép của cấp trên để tránh được tình trạng mất hồ sơ, chứng từ, hợp đồng gốc.
– Lưu hợp đồng kinh tế cùng với các tài liệu sao để đồng bộ và dễ kiểm soát:
+ Tờ trình hoặc bản kế hoạch.
+ Các hồ sơ liên quan đến việc phê duyệt, ký hợp đồng như hồ sơ thầu, hồ sơ chỉ định thầu hay báo giá,…
+ Hợp đồng gốc.
+ Các bản phụ lục ký thêm.
+ Phiếu chi, ủy nhiệm chi từng lần thanh toán [bản phôtô]
+ Biên bản bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, thanh lý,…
+ Các loại hóa đơn đỏ, Phiếu nhập kho, xuất kho [bản phô tô].
+ Các loại chứng từ nộp thuế [nếu có].
+ Bảng tính lãi vay thanh toán [nếu là vay cá nhân]; Bảng tính lãi vay [nếu là vay ngân hàng].
+ Các hồ sơ chứng từ khác liên quan.
+ Các biên bản thỏa thuận khác có liên quan sắp xếp chứng từ.
4.Chứng từ lương
Với các loại chứng từ lương, kế toán nên sắp xếp như sau:
– Tạo một file folder cho từng năm và lưu chứng từ lương theo từng tháng trong năm.
– Nên chia file để lưu các bảng lương theo từng tháng để dễ theo dõi và một file riêng biệt để lưu trữ các quyết định, chứng từ có liên quan đến lương trong năm.
– Các chứng từ lương lưu lại hàng tháng cần bao gồm những giấy tờ sau: Bảng thanh toán lương có đầy đủ dấu, ký duyệt của cấp trên; Bảng lương chuyển khoản ngân hàng và ủy nhiệm chi bản phô tô [nếu thanh toán lương qua ngân hàng]; Bảng ký nhận lương của người lao động [nếu trả lương bằng tiền mặt]. Ngoài ra có thể bao gồm các chứng từ khác có phát sinh tăng/giảm lương.
5. Phiếu nhập kho, xuất kho
– Kế toán lưu các phiếu xuất kho cùng với:
+ Giấy đề nghị xuất kho có phê duyệt.
+ Bản dự toán nguyên vật liệu đã phê duyệt [bản phô tô].
+ Biên bản giao nhận hàng hóa cho mỗi lần xuất kho.
–Kế toán sắp xếp Phiếu nhập kho cùng với các chứng từ sau:
+ Hóa đơn đầu vào, mua vào.
+ Các biên bản giao hàng hóa
+ Hợp đồng mua bán.
+ Đề nghị mua hàng hóa.
6.Chứng từ thanh toán
– Các loại chứng từ thanh toán như phiếu chi, ủy nhiệm chi thì kế toán nên sắp xếp và lưu trữ cùng với:
– Đề nghị thanh toán hay đề nghị tạm ứng có ký duyệt, phê duyệt của giám đốc doanh nghiệp.
– Với trường hợp doanh nghiệp có nhiều lần chi tiền cho một dự án, kế hoạch chiến lược tổng thể đã phê duyệt thì kế toán cần kèm theo bản kế hoạch đó ở mỗi lần chi [chỉ cần bản phô tô] và Bản ký nhận từng khoản mục đã chi trên tờ trình tổng thể.
– Với các khoản chi có định mức như xăng xe thì cần phải được kèm theo các bản theo dõi km trên xe có xác nhận của đội xe, phòng hành chính hay các bộ phận chức năng có quyền trong doanh nghiệp.
– Với các khoản chi theo yêu cầu, quyết định của giám đốc thì sẽ phải ghi rõ theo quyết định, văn bản nào; Phô tô quyết định, văn bản yêu cầu đó kèm theo.
– Giấy xác nhận trả nợ gốc và lãi vay ngân hàng [nếu có].
– Với các phiếu thu hay giấy báo có thì kế toán lưu cùng:
+ Hợp đồng bán hàng.
+ Hóa đơn GTGT.
+ Các loại chứng từ khác có liên quan.
7.Chứng từ của tiền và các khoản tương đương tiền.
Tạo một folder chia các file ra để lưu tài liệu cụ thể như sau:
– Các biên bản đối chiếu hay kiểm kê quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp.
– Tờ khai mở tài khoản ngân hàng.
– Biên bản xác nhận số dư tài khoản tại các ngân hàng.
– Các quyết định, văn bản có liên quan đến xử lý hao hụt quỹ tiền mặt, âm quỹ tiền mặt,…
– Hợp đồng tiền gửi tiết kiệm, thanh lý hợp đồng tiết kiệm từng lần.
8.Chứng từ tài sản của doanh nghiệp
Các chứng từ tài sản của doanh nghiệp nên lưu trữ và sắp xếp riêng theo 1 folder và chia ra các file nhỏ khác nhau. Mỗi tài sản là một folder. Mỗi tài sản cần phải có các loại chứng từ kèm theo như:
– Tờ trình phê duyệt mua tài sản có dấu, chữ ký đầy đủ.
– Quyết định phê duyệt thầu, chỉ định thầu hay báo giá theo yêu cầu của doanh nghiệp.
– Hợp đồng mua tài sản ký kết với người bán.
– Những tài liệu kỹ thuật liên quan đến tiêu hao nhiên liệu của tài sản.
– Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán tài sản đó.
– Biên bản giao nhận tài sản giữa doanh nghiệp và bên bán tài sản.
– Biên bản bàn giao tài sản đưa vào sử dụng ký nhận của người phụ trách hoặc người sử dụng tài sản.
– Quyết định khấu hao gồm số năm khấu hao và thời điểm khấu hao do kế toán trưởng hoặc giám đốc phê duyệt.
– Mã tài sản theo như sổ sách kế toán.
– Biên bản kiểm kê tài sản định kỳ của doanh nghiệp.
– Thẻ theo dõi tài sản cố định.
– Hồ sơ thanh lý tài sản gồm: Tờ trình thanh lý; Phê duyệt thanh lý; Hợp đồng thanh lý; Quyết định thanh lý; Biên bản thanh lý,… Quyết định dừng khấu hao TSCĐ, hóa đơn thanh lý bản phô tô.
– Quyết định luân chuyển tài sản từ bộ phận này sang bộ phận khác của doanh nghiệp.
– Các loại chứng từ khác có liên quan.
9.Chứng từ công nợ
Với các hồ sơ công nợ, kế toán nên sắp xếp và lưu trữ theo một file riêng. Đồng thời chia nhỏ thành các file cụ thể như sau:
– Các biên bản thoả thuận đối trừ công nợ.
– Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, hàng quý và hàng năm.
– Công văn đòi nợ từng lần.
– Quyết định xử lý công nợ.
10.Chứng từ pháp lý
Để khoa học và hợp lý, nên chia theo folder riêng để dễ tìm kiếm và quản lý:
– Các biên bản họp, các quyết định, nghị quyết của hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị liên quan đến tài chính.
+ Các ủy quyền có liên quan đến kế toán tài chính.
+ Đăng ký kinh doanh có công chứng của từng lần thay đổi.
+ Các đăng ký kinh doanh của các đơn vị đối tác khi ký hợp đồng [nếu có].
+ Các tờ trình tổng thể được phê duyệt một lần.
+ Các quy chế, điều lệ của doanh nghiệp.
-ST-
Với mục tiêu “Sự thành công của học viên là niềm tự hào của Đức Minh”, Công ty đào tạo kế toán và tin học Đức Minh là nơi đào tạo kế toán thực tế và tin học văn phòng uy tín và chuyên nghiệp nhất Hà Nội hiện nay. Đức Minh luôn sẵn sàng hỗ trợ hết mình vì học viên, luôn đồng hành cùng học viên trên bước đường đi tới thành công.
Lịch học dạy kèm linh động từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần cho tất cả các học viên:
Ca 1: Từ 8h -> 11h30 * Ca 2: Từ 13h30 -> 17h * Ca 3: Từ 18h -> 20h
Bảng giá khóa họcTỔ CHỨC THI VÀ CẤP CHỨNG CHỈ CỦA VIỆN KẾ TOÁN ĐỨC MINH
Mọi chi tiết vui lòng liên hệ:
HỌC VIỆN ĐÀO TẠO KẾ TOÁN - TIN HỌC ĐỨC MINH
Cơ Sở 1: Tầng 2 - Tòa nhà B6A Nam Trung Yên - đường Nguyễn Chánh – Cầu Giấy HN - 0339.156.806
Cơ Sở 2: P902 tầng 9 tòa Licogi 12 . Số 21 Đại Từ - Đại Kim [ đối diện khu chung cư Eco Lake View] - Hoàng Mai - Hà Nội. ĐT / ZALO: 0342.254.883
Cơ Sở 3: Tầng 2, Nhà số 2, Ngõ 4 - Đường Nguyễn Khuyến - Văn Quán - Hà Đông - Hà Nội - 0339.421.606