Trong bối cảnh công nghệ số lên ngôi, bên cạnh hình thức viết và nộp CV bản cứng, ngay càng nhiều các doanh nghiệp yêu cầu ứng viên nộp CV file word hoặc CV tự thiết kế. Điều này thay đổi hoàn toàn thay đổi phương thức gửi gửi CV và hồ sơ xin việc file mềm qua email từ máy tính trở nên thông dụng.
Vì sao đặt tên file CV chuẩn lại quan trọng?
Đó cũng là thời điểm là quá trình đặt tên file CV trở nên quan trọng. Tên file CV là file lưu CV từ máy tính trước thời điểm mà ứng viên gửi đến nhà tuyển dụng CV của mình. Không chỉ giúp bạn dễ dàng phân biệt CV với hàng tá những tài liệu trong máy tính cá nhân, file CV còn giúp ứng viên tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng bởi một tên file chuẩn chỉnh cũng như khu biệt với những email rác, những CV của các ứng viên khác được gửi đến theo đường thư điện tử. Tưởng là thao tác đơn giản, dễ làm tuy nhiên, không phải ai cũng để ý để đặt tên file CV cho chuẩn chỉnh.
Một file CV không chuẩn dễ bị nhà tuyển dụng bỏ qua thậm chí còn trở thành yếu tố đánh giá sự chuyên nghiệp của người gửi CV. Qua cách đặt tên file CV, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đánh giá bạn là người chuyên nghiệp hay cẩn thả, chu đáo hay chỉ rải hồ sơ để “thăm dò” độ khó dễ của nhà tuyển dụng. Thông thường, nhắc đến CV chúng ta vẫn đề cao vai trò của kỹ năng hay kinh nghiệm thế nhưng để có thể cạnh tranh được những bản hồ sơ ứng viên khác, hãy để đến từng chi tiết nhé.
2. Những sai lầm cần tránh khi đặt tên file CV
Trong quá trình đặt tên file CV và gửi mail đi ứng tuyển của ứng viên, những sai lầm căn bản nhất mà hầu hết các ứng viên vẫn gặp phải nằm ở 3 lỗi sai cơ bản sau: Đặt tên file CV chung chung, trăm CV như một, tên file CV chỉ xuất hiện mỗi tên người gửi và tên file chỉ ghi tên địa chỉ nhận CV. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu kỹ càng hơn trong bài viết dưới đây nhé.
2.1. Lỗi đặt tên file CV chung chung
Những sai lầm cần tránh khi đặt tên file CV
Có bao giờ bản tạo một file gì đó trong máy tính và đặt tên file theo dạng tài liệu để dễ nghe, dễ nhớ và phân biệt với một số file mềm khác như luyện nghe tiếng Anh, ảnh đại diện, ảnh đi du lịch Lào Cai - Y tý…Nếu trước đó có thói quen này thì bạn sẽ rất dễ mắc lỗi sai đặt tên file CV chung chung. Đã có rất nhiều nhưng file CV gửi đến nhà tuyển dụng với tiêu đề email: CV lễ tân, CV nhân viên nhân sự, CV nhân viên kinh doanh…
Thực ra, cách đặt tên này đúng là giúp bạn phân biệt được những tệp khác trong máy tính, nhưng hoàn toàn không có tác dụng trong việc giúp nhà tuyển dụng khu biệt được giữa bản CV của bạn với những ứng viên khác trong danh sách email mới được gửi đến. Họ có thể nhầm lẫn và cho rằng đã sàng lọc và đọc mail của bạn với những CV ứng viên có tên email tương tự. Không những vậy, thậm chí khi họ đã mở ra và tải CV của bạn về máy tính để sàng lọc, sẽ rất khó khăn cho họ để có thể nhận biết được, với tên Cv đó có đích thị là CV của bạn hay không.
2.2. Tên file CV chỉ có mỗi tên của người gửi
Bên cạnh những bản CV chung chung, một lỗi phổ biến khác mà chúng ta vẫn thường bắt gặp trong quá trình gửi CV chính là một cái tên chỉ có mỗi tên người gửi. Lỗi này là dễ hiểu. Hầu hết chúng ta vẫn có thói quen đặt mọi tên file trong máy tính là theo tên của mình. Thế nhưng chính thói quen này sẽ ảnh hưởng đến cơ hội lọt vào vòng phỏng vấn của mình. Bởi lẽ, chỉ riêng tên thôi là không đủ để giúp nhà tuyển dụng có thể khu biệt được tên của bạn với một tên ứng viên trùng tên khác. Họ cũng không biết là mục đích tài liệu có tên người gửi ấy đến để làm gì thông qua email và quan trọng hơn là đơn vị tuyển dụng bạn không rõ bạn ứng tuyển vị trí công việc gì để sắp xếp CV vào kho hồ sơ cho phỏng vấn. Với những dạng tiêu đề này, khi doanh nghiệp tuyển dụng ồ ạt với số lượng ứng viên ứng tuyển lớn, CV của bạn rất dễ bị bỏ qua.
Tên file CV chỉ có mỗi tên của người gửi
2.3. Tên file chỉ có tên người nhận
Trong rất nhiều những email gửi CV, đặc biệt là những ứng viên lần đầu ứng tuyển thường gửi mail theo cấu trúc chỉ để tên của người nhận dưới dạng gửi chị A- công ty ABC. Với cách đặt tên file, họ gần như chắc chắn người nhận sẽ xác nhận đích danh được email đó là gửi đến họ và không bỏ qua CV. Tuy nhiên cách đặt tên file này có hai vấn đề: Thứ nhất là tên đặt không phản ánh được bạn là ai và đăng ký ứng tuyển vị trí gì? Thứ hai, nó ngầm định với nhà tuyển dụng rằng, ứng viên gửi CV chưa có sự đầu tư thời gian vào việc gửi CV hay phong cách chuyên nghiệp trong quá trình ứng tuyển.
3. Bí quyết đặt tên file CV hút nhà tuyển dụng
Để giúp bạn có thể tránh được những lỗi cơ bản nêu trên và nắm rõ được bí quyết về cách đặt tên file CV chuẩn chỉnh hút ánh nhìn của nhà tuyển dụng hãy theo dõi ngay hướng dẫn chi tiết dưới đây nhé.
3.1. Cách đặt tên file CV chuẩn chỉnh
Bí quyết đặt tên file CV hút nhà tuyển dụng
Thật ra để đặt tên file CV chuẩn rất ngắn gọn và đơn giản, bạn chỉ cần áp dụng công thức sau đây là được. “CV - tên ứng viên - vị trí công việc ứng tuyển” Hoặc “CV - Vị trí công việc - tên ứng viên”. Bạn có thể đặt theo ví dụ sau đây: CV - Huỳnh Hiểu Minh - Lập trình viên PHP” hoặc “ CV- Diễn viên hài - Ninh Dương Lan Ngọc”. Tuy đơn giản nhưng “có võ”. Với cách đặt tên này, nhà tuyển dụng sẽ dễ dàng hơn trong việc phân biệt file CV của bạn với những người khác. Cùng với đó là là dễ dàng sàng lọc và phân loại CV theo ngành và vị trí ứng tuyển cũng như dễ dàng tìm kiếm và phân loại các Email cho phù hợp.
3.2. Một số lưu ý trong quá trình gửi File CV
Bên cạnh nằm lòng công thức đặt tên file CV như đã hướng dẫn, một số lưu ý dưới đây cũng sẽ giúp bạn gửi email qua CV nhanh chóng, hiệu quả hơn.
3.2.1. Đừng quên đặt thêm tiêu đề mail nhé
Với sự bành trường của công nghệ, ngày càng nhiều nhà tuyển dụng yêu cầu gửi file mềm đi ứng tuyển qua đường thư điện tử.Ngoài việc chú ý trong đặt tên file Cv bạn cũng phải chú trọng trong quá trình thêm tiêu đề mail. Tiêu đề email hay còn gọi là chủ đề của mail nằm ngay ở hàng thứ hai bên dưới người gửi. Tại tiêu đề này, bạn cũng không cần viết quá dài hay cầu kỳ mà chỉ cần để theo dạng gần giống tên file CV là được. Ví dụ, CV lễ tân - Nguyễn Thị Hồng Nhung.
Đừng quên đặt thêm tiêu đề mail nhé
3.2.2. Bổ sung thêm chữ ký cho vào cuối email
Tiêu đề email rất quan trọng, nhưng để giúp nhà tuyển dụng có thể phân biệt được bản với những người khác trước khi mở CV một chữ ký cuối email cũng có tác dụng to lớn.
Dù là nội dung không bắt buộc, nhưng với những mẫu mail gửi CV, chữ ký đóng vai trò là một bản danh thiếp nhằm giúp ứng viên cung cấp những thông tin cơ bản về bản thân cho nhà tuyển dụng tiêu biểu như Họ và tên, số điện thoại, email, vị trí ứng tuyển. Sự đầy đủ này giúp nhà tuyển dụng đánh giá bạn là con người chu đáo cẩn thận. Thêm vào đó, ứng viên không nên chèn thêm vào những câu nói hay hay slogan nhé, vì nó sẽ làm cho bản danh thiếp của mình trở nên dài dòng hơn.
3.2.3. Lưu cùng với những giấy tờ đính kèm
Bên cạnh CV những giấy tờ đính kèm khác như chứng minh nhân dân, bằng cấp, chứng chỉ...để tăng thêm tính chuyên nghiệp, bạn cũng nên ghép chúng vào một file và lưu dưới định dạng là PDF. Nếu muốn dưới dạng file riêng đừng quên nén và để ở dạng ZIP hoặc RAR nhé.
3.2.4. Dung lượng file nhỏ dưới 1MB
Dung lượng file nhỏ dưới 1MB
Dẫu biết rằng, số lượng giấy tờ rất quan trọng nhưng hãy luôn lưu ý về điều này khi bạn gửi thư điện tử cho nhà tuyển dụng. Hãy đảm bảo rằng, file của bạn khi gửi đi chỉ có dung lượng khoảng 1MB trở xuống.
Trên đây chính là những lưu ý trong quá trình đặt tên file CV. Hi vọng rằng những thông tin trên đây sẽ thực sự hữu ích với tất cả các bạn và sẽ giúp bạn có thể làm hài lòng nhà tuyển dụng khi gửi CV qua mail nhé.
Bạn đã biết nên đặt tên cho tên file CV xin việc hoặc thư xin việc là gì khi ứng tuyển cho nhà tuyển dụng? Sau các giai đoạn chuẩn bị nội dung đơn xin việc, tiếp theo sẽ là 1 bước cũng rất quan trọng là đặt tên file CV xin việc bao gồm tên riêng của bạn. Với điều này, người quản lý tuyển dụng sẽ biết sơ yếu lý lịch của bạn khi bạn xin việc và họ sẽ dễ dàng theo dõi đơn xin việc của bạn hơn từ một tập rất nhiều hồ sơ khác và chia sẻ với các đồng nghiệp tham gia vào quá trình tuyển dụng.
Khi bạn gửi đơn xin việc cho một nhà tuyển dụng, tên tài liệu sẽ là điều đầu tiên mà họ sẽ nhận thấy ngay. Sau khi tài liệu được mở, điều đầu tiên họ sẽ thấy là tiêu đề. Do đó, tên file và tiêu đề tiêu đề đóng vai trò quan trọng để giúp đơn xin việc của bạn được nhà tuyển dụng chú ý.
1. Cách chọn tên cho file đơn xin việc
Đừng chỉ đặt tên cho đơn xin việc của bạn là “CV.doc”. Nhà tuyển dụng sẽ không thể nào xác định được đơn xin việc này là của ai, ứng tuyển vào vị trí nào giữa hàng trăm đơn xin việc khác. Thay vào đó, hãy lấy họ tên của bạn làm tên tập tin. Người sử dụng lao động sẽ có thể xác định được đơn xin việc của bạn trong nháy mắt; ví dụ: NgocHoai.doc hoặc HoaiNguyen.docx. Ngoài ra, Đặt tên cho thư xin việc của bạn giống như cách NgocHoaicoverletter.doc hoặc HoaiNguyenCoverLetter.doc.
2. Các tùy chọn để lưu tên đơn xin việc của bạn
Trừ khi nhà tuyển dụng yêu cầu một định dạng cụ thể, điều quan trọng là khi gửi hoặc tải đơn xin việc của bạn thường ở định dạng PDF hoặc tài liệu Word. Bằng cách này, người nhận sẽ nhận được hồ sơ của bạn và dễ dàng xem chúng mà không gặp bất kỳ khó khăn gì.
Trong hầu hết các trường hợp, nhà tuyển dụng sẽ cho bạn biết họ muốn bạn gửi đơn xin việc như thế nào, vì vậy hãy chắc chắn làm theo hướng dẫn và chia sẻ những gì được yêu cầu. Nếu bạn không làm theo các hướng dẫn được đưa ra trong thông báo tuyển dụng việc, bạn có thể không được xem xét để lọt vào vòng phỏng vấn.
Trước khi bạn lưu đơn xin việc của mình, hãy nhớ tạo một thư mục cụ thể mới để lưu tất cả các tài liệu ứng tuyển công việc của bạn ở một nơi cụ thể. Điều này sẽ hỗ trợ bạn lưu giữ hồ sơ của các đơn xin việc khác nhau, thư xin việc, với những thông tin cần thiết bạn đã sử dụng chúng để xin việc.
Để lưu CV xin việc của bạn dưới dạng tài liệu Word trong MS Word, nhấp vào File, Lưu dưới dạng và nhập tên tệp bạn muốn cung cấp cho CV xin việc của mình, ví dụ như NgocHoai.doc. Chọn thư mục bạn đã tạo để lưu nó vào.
Để lưu tài liệu của bạn dưới dạng PDF, nhấp vào Nút Microsoft Office, chỉ vào mũi tên bên cạnh Lưu dưới dạng, sau đó nhấp vào PDF. Đặt tên tệp bạn muốn và chọn thư mục bạn muốn lưu sơ yếu lý lịch của mình. Hoặc, có những chương trình miễn phí bạn có thể sử dụng để chuyển đổi file word thành PDF.
3. Mẹo đặt tên cho đơn xin việc
Đọc lại đơn xin việc của bạn. Hầu hết tất cả các ứng viên đều mắc lỗi chính tả, ngữ pháp và dấu câu hoàn. Điều này cho người tuyển dụng biết rằng bạn không kiểm tra kỹ CV xin việc của mình và bạn không chú ý đến chi tiết.
Lưu CV xin việc của bạn dưới dạng PDF. Đây là định dạng mà hầu như mọi máy tính và hệ điều hành đề có thể mở được, giúp nhà tuyển dụng dễ dàng xem được CV xin việc của bạn.
4. Sử dụng tên của bạn
Luôn luôn đặt tên tập tin bao gồm tên của bạn. Bằng cách này, người quản lý tuyển dụng hoặc nhà tuyển dụng sẽ biết đó là sơ yếu lý lịch của ai, và họ sẽ dễ dàng hơn nhiều để theo dõi điều đó. Và sẽ hạn chế khả năng họ để lạc mất nó ở đâu đó, hoặc khiến tài liệu của bạn bị nhầm lẫn hoặc trộn lẫn với người khác.
Nếu bạn đặt tên cho CV xin việc của mình là NgocHoai.doc, Ngọc Hoài CV .doc hoặc Ngọc-Hoài-CV.pdf, nhà tuyển dụng sẽ biết CV xin việc của bạn trong nháy mắt và sẽ có thể phân biệt nó với phần còn lại của tài liệu khác.
Nếu bạn có thể, hãy cố gắng giữ cả tên và họ của bạn. Bằng cách đó, đơn xin việc của bạn sẽ không bị nhầm lẫn với người có cùng tên.
Bạn cũng có thể cung cấp thêm một chút chi tiết trong tiêu đề thay vì chỉ tên của bạn. Têncủa vị trí ứng tuyển trong tên đơn xin việc và thư xin việc của bạn. Bạn có thể sử dụng dấu cách hoặc dấu gạch ngang giữa các từ để dễ đọc hơn.
5. Hãy chuyên nghiệp
Luôn nhớ rằng những người tuyển dụng hoặc những người khác sẽ phỏng vấn bạn rất có thể sẽ xem qua thư xin việc và đơn xin việc của bạn, vì vậy hãy cố gắng đảm bảo rằng những tiêu đề đó là chuyên nghiệp và phù hợp.
6. Nhất quán
Tính nhất quán rất quan trọng khi bạn đặt tên CV xin việc, thư xin việc và các tài liệu ứng tuyển khác, vì vậy hãy luôn sử dụng cùng một định dạng cho mỗi tài liệu. Ví dụ: nếu bạn chỉ sử dụng họ của bạn và mô tả tài liệu cho một tiêu đề, hãy sử dụng cùng một định dạng cho tất cả các tài liệu khác của bạn. Luôn đảm bảo mọi chữ viết hoa, khoảng cách, sử dụng dấu gạch ngang và các lựa chọn kiểu khác được giữ nhất quán giữa các tài liệu.
7. Tránh các con số khi đặt tên
Nếu bạn gửi rất nhiều đơn xin việc ở các công ty khác nhau, có thể bạn có nhiều đơn xin việc khác nhau được lưu trên máy tính và được đánh số [ví dụ: Ngoc-Hoai-CV-3.doc] là điều tối kỵ.
Loại bỏ những con số và ký tự đặc biệt khi bạn gửi đơn xin việc giúp cho đơn xin việc của bạn thật chuyên nghiệp. Nên tạo cac thư mục khác nhau để lưu giúp bạn theo dõi các mẫu đơn xin việc được thuận tiện hơn.
8. Chỉnh sửa
Đọc lại tiêu đề tài liệu trước khi gửi sơ yếu lý lịch hoặc thư xin việc của bạn. Nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng một lỗi đánh máy hoặc bất kỳ lỗi nào trong tiêu đề có thể khiến nhà tuyển dụng cảm thấy rằng bạn không chú ý đến các chi tiết và rằng bạn hoàn toàn không chuyên nghiệp.
Chúc bạn thành công.