Khi ứng tuyển vào một công việc nào đó, hồ sơ xin việc và phỏng vấn là quan trọng nhưng ấn tượng của sự tiếp xúc qua điện thoại lần đầu tiên cũng quan trọng không kém. Vì thế khi gọi điện mình phải bình tĩnh, dùng từ ngữ sao lịch sự để tạo ấn tượng tốt cho người ta.
Những đều cần phải chú ý khi gọi điện
1. Phải chuẩn bị sẵn thông tin tuyển dụng và quyển memo ở bên. 2. Trước khi gọi điện phải ghi sẵn ra giấy những điều mình muốn hỏi. 3. Tùy từng công ty, cửa hàng mà chúng ta nên tránh gọi điện vào những giờ không nên gọi. Đối với công ty thì tránh gọi vào sáng sớm [trước 10h] và giờ nghỉ trưa[12h~13h]. Đối với nhà hàng thì tránh gọi vào những giờ đông khách như giờ ăn trưa [11h~14h] và giờ ăn tối [17h~21h]
Cách ứng xử trong một số trường hợp
1. Người phụ trách vắng mặt. Trong trường hợp này nên hỏi xem khi nào người phụ trách có mặt và gọi lại vào giờ đó. Ví dụ: あらためて お電話[でんわ] したいの ですが、何時（なんじ） ごろ が よろしいでしょうか Tôi muốn gọi điện lại sau. Vào mấy giờ thì có thể được ạ?
2. Người phụ trách đang bận và yêu cầu gọi lại sau Trường hợp này mình nên xin lỗi người ta vì đã gọi vào lúc bận rộn và hỏi thời gian nào gọi thì thích hợp. Ví dụ: お忙しい（いそがしい） ところ 失礼（しつれい）しました。あらためて お電話（でんわ） したい のですが、何時（なんじ） ごろ が よろしいでしょうか？ Tôi xin lỗi đã gọi vào lúc bận rộn. Tôi muốn gọi điện lại sau. Vào mấy giờ thì có thể được ạ?
Mẫu hội thoại
店員（てんいん）：nhân viên cửa hàng
応募者（おうぼしゃ）: người ứng tuyển
採用担当者（さいよう たんとうしゃ）：người phụ trách tuyển dụng
店員： ～店（てん） で ございます。
Cửa hàng ~~ xin nghe.
応募者： ～①で そちら の 求人情報（きゅうじん じょうほう） を 拝見（はいけん）し お電話しました、～と 申（もう）します。アルバイ ト採用（さいよう） の ご担当者（たんとうしゃ） は いらっしゃいますか？
Tôi đã xem thông tin tuyển dụng của của hàng tại ~. Tôi tên là ~ . Người phụ trách tuyển dụng có ở đó không ạ?
①：tên báo đăng tin tuyển dụng, giấy dán ngoài cửa hàng
店員： 少々（しょうしょう） お待（ま）ちください。 Xin hãy chờ một lát.
採用担当者： お電話かわりました。採用担当（さいよう たんとうしゃ）の～です。 Tôi là ~ , người phụ trách tuyển dụng.
応募者：～で そちら の 求人情報（きゅうじん じょうほう） を 拝見（はいけん）し お電話しました ～と 申（もう）しますが、 現在（げんざい）募集（ぼしゅう） を されている ホールスタッフ に 応募（おうぼ）をしたいのですが Tôi đã xem thông tin tuyển dụng của của hàng tại ~. Tôi tên là ~. Tôi muốn ứng tuyển vào vị trí nhân viên phục vụ bàn mà cửa hàng đang tuyển.
採用担当者：では、まず 面接[めんせつ] に お越（こし）し いただきたい の ですが、ご都合（つごう）の よい 日時（にちじ） は ありますか？
Vậy thì trước tiên tôi muốn bạn đến phỏng vấn. Khi nào thì bạn có thể đến được?
応募者： 平日（へいじつ）は 学校（がっこう） の 授業（じゅぎょう） が 終（お）わる 12時（じ） 以降（いこう）であれば、 面接（めんせつ）に うかがえます。
Vào ngày thường, nếu là từ sau khi tôi kết thúc giờ học ở trường là 12h trở đi thì tôi có thể đến được.
採用担当者： それでは 来週[らいしゅう] 月曜日（げつようび）の 17時 からで いかがでしょうか？
Vậy thì vào lúc 17h thứ 2 tuần sau có được không?
応募者： はい、わかりました。その際[さい] に 何か（なにか） 必要（ひつよう）な 持ち物（もちもの）は ありますか？」
Vâng, được ạ. Khi đó có cần mang theo gì tới không ạ?
採用担当者： 写真[しゃしん] を 添付（てんぷ）した 履歴書（りれきしょ）を 持（も）って きて ください。
Hãy mang theo sơ yếu lý lịch có dán ảnh.
応募者： わかりました。それでは、来週（らいしゅう） 月曜日（げつようび） の 17時（じ） に うかがいます
Tôi hiểu rồi. Vậy 17h thứ 2 tuần sau tôi sẽ tới.
[phải xác nhận lại ngày giờ vì nhỡ mình có nghe nhầm]
採用担当者： お待[ま]ちしております。
Tôi sẽ đợi.
応募者：よろしくお願い[ねがい]します。失礼（しつれい）します。
Rất mong nhận được sự giúp đỡ. Tôi xin phép.
Hoặc: お忙しい（いそがしい）中（なか）ありがとうございました。失礼（しつれい）いたします。
Cảm ơn vì đã dành thời gian cho tôi. Tôi xin phép.
＊Đợi người ta ngắt điện thoại trước chứ ko nên tự mình ngắt.
Các bạn hãy luyên thật trôi chảy những câu mình cần nói trước khi gọi. Gọi điện lần 1 lần 2 bao giờ cũng rất run, không nói được gì nhưng lần 4 lần 5 thì sẽ thành thạo thôi. Vì thế 1 lần, 2 lần mà không được hẹn phỏng vấn thì đừng nản chí. Hãy tiếp tục tìm, tiếp tục gọi đến khi được hẹn mới thôi. Được hẹn phỏng vấn rồi mà chưa được nhận thì hãy xem mình còn thiếu sót gì và cố gắng cho những lần tiếp theo. Và một điều nữa mình nói thêm. Đó là khi đã được hẹn phỏng vấn rồi mà mình bận hay vì một lý do gì đấy mình không thể đến được thì phải gọi điện thông báo cho người ta biết. Còn vì sao thì chắc mình không cần nói các bạn cũng hiểu phải không?
Chúc các bạn thành công và mau tìm được việc.
Những chú ý khi đi phỏng vấn thì các bạn tham khảo ở đây:
//www.facebook.com/groups/CongdongVietNhat/permalink/710888948927785/
Những thông tin khác về tìm việc làm thêm:
//www.facebook.com/notes/745063928843620
Tác giả: Mi Tra
//www.facebook.com/groups/CongdongVietNhat/permalink/760488820634464/
Gửi lời mời phỏng vấn như thế nào để ứng viên không từ chối? Đây là “bài toán” đặt ra với phần lớn các nhà tuyển dụng hiện nay. Không phải ứng viên nào cũng chấp nhận tham gia phỏng vấn. Để đưa ra những lời đề nghị ứng viên không thể từ chối, nhà tuyển dụng có thể tham khảo một số bí quyết dưới đây.
Bí quyết để ứng viên không từ chối lời mời phỏng vấn.
1. Một số bí quyết mời ứng viên tham gia phỏng vấn hiệu quả
Hành động nhanh chóng
Sự trì hoãn, kéo dài thời gian trong việc đưa ra lời đề nghị có thể khiến nhà tuyển dụng mất cơ hội với ứng viên tiềm năng. Nếu bạn nhận thấy ứng viên đúng là người mà công ty cần phỏng vấn, có tỷ lệ phù hợp cao, hãy nhanh chóng đưa ra quyết định. Điều đó còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong việc thực hiện quy trình tuyển dụng.
Lên lịch cuộc hẹn phỏng vấn phù hợp
Gọi điện hẹn phỏng vấn không chỉ đơn giản là cuộc gọi mời phỏng vấn. Để ứng viên đồng ý với lời mời của nhà tuyển dụng, bạn cần khéo léo và tinh tế, bắt đầu ngay từ việc gọi điện đúng thời điểm.
Không phải ứng viên nào cũng có thể nghe máy và có thời gian trao đổi với bạn. Nhiều trường hợp như ứng viên đang ở nơi làm việc, ứng viên không muốn nghe điện thoại từ số lạ, ứng viên ngại nghe vì chưa thực sự tin tưởng và nghĩ là những cuộc gọi quảng cáo,...
Đặt lịch phỏng vấn phù hợp, khéo léo để giảm khả năng ứng viên từ chối phỏng vấn.
Để vượt qua các trở ngại này, nhà tuyển dụng có thể nhắn tin trước cho ứng viên để đề nghị thời gian dự kiến gọi điện thoại trao đổi. Điều này sẽ giảm tối đa cảm giác bị “làm phiền” cho ứng viên.
Nếu ứng viên bận vào khoảng thời gian dự kiến, bạn có thể chuyển sang một số khung thời gian khác. Lưu ý nhà tuyển dụng nên là người đưa ra đề xuất thời gian để ứng viên lựa chọn.
Thông thường, khoảng thời gian thích hợp sẽ nằm trong khoảng 10h - 12h hoặc 14h - 16h các ngày trong tuần. Bạn cần hạn chế tối đa gọi điện cho ứng viên vào buổi tối, ứng viên sẽ có cảm giác bị làm phiền, thậm chí công ty bạn còn có thể bị đặt trong vòng nghi ngờ của ứng viên.
>> Tham khảo: Nhà tuyển dụng cần chuẩn bị gì cho một buổi phỏng vấn ứng viên.
Luôn giới thiệu danh tính đầy đủ để tạo sự uy tín, tin tưởng
Thời gian cho các cuộc điện thoại mời phỏng vấn thường không kéo dài lâu nên nhà tuyển dụng cần tận dụng triệt để thời gian để trình bày những thông tin quan trọng. Trước tiên, để ứng viên biết được bạn không gọi điện vì mục đích quảng cáo, khi vừa nhấc máy, bạn hãy giới thiệu tên công ty, tên người gọi điện, mục đích cuộc gọi.
Điều này vừa giúp thuận tiện cho ứng viên xưng hô, vừa tạo dựng sự tin tưởng và chuyên nghiệp đối với ứng viên.
Nói chuyện rõ ràng, dễ hiểu, ngắn gọn
Khi mời phỏng vấn, tốt nhất là bạn nên chuẩn bị trước kịch bản gọi điện mời phỏng vấn đơn giản. Việc nói chuyện lan man, thiếu trọng tâm không chỉ tốn thời gian mà còn không mang lại hiệu quả.
Thể hiện sự thân thiện, chuyên nghiệp khi gọi điện cho ứng viên.
Giọng nói thể hiện sự tích cực
Chắc chắn không ứng viên nào hứng thú với cuộc gọi khi giọng nói của bạn đang ở trạng thái “buồn ngủ”, uể oải hoặc đang bị khàn giọng vì cảm cúm. Bạn hãy giữ cho giọng nói của mình dễ nghe, không nên nói quá to sẽ khiến người nghe khó chịu, cũng không nên nói quá bé. Một giọng nói vừa phải, tích cực sẽ khiến ứng viên có cảm tình, cảm thấy thu hút và muốn kéo dài cuộc gọi.
Tưởng tượng ứng viên đang ở trước mặt
Để đảm bảo cho cuộc gọi được tự nhiên, bạn có thể hình dung ứng viên đang ngồi trước mặt, hành xử như một cuộc gặp gỡ, nói chuyện trực tiếp, sử dụng sự tự tin của bạn để thuyết phục ứng viên tham gia buổi phỏng vấn.
Khơi gợi sự tò mò của ứng viên
Kể cả trường hợp ứng viên đã ứng tuyển vào công việc này nhưng không có nghĩa sẽ đồng ý tham gia phỏng vấn, đặc biệt khi ứng viên có nhiều sự lựa chọn. Bạn cần đưa ra các yếu tố khiến cho vị trí đăng tuyển trở nên hấp dẫn về chế độ đãi ngộ, cơ hội thăng tiến,...
Thân thiện nhưng chuyên nghiệp
Ngoài việc kiểm soát giọng nói, bạn cần chú ý ngữ điệu và cách diễn đạt khi gọi điện cho ứng viên. Bạn không chỉ cần thân thiện mà còn cần tỏ ra chuyên nghiệp, tiếng nói của bạn thể hiện phần nào văn hóa của công ty và góp phần quan trọng để tìm kiếm nhân tài cho công ty.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.
2. Mẫu gọi điện mời ứng viên tham gia phỏng vấn hiệu quả cho doanh nghiệp
Ứng viên chủ động ứng tuyển
Trường hợp này không quá khó vì ứng viên có mong muốn ứng tuyển vào vị trí tuyển dụng của công ty. Phần lớn các ứng viên này đã có tìm hiểu qua về công ty, công việc nên bạn sẽ mất ít thời gian hơn. Mẫu kịch bản gọi điện mời phỏng vấn bạn có thể tham khảo như sau:
Nhà tuyển dụng: Xin chào, đây có phải số điện thoại của bạn A không ạ?
Ứng viên: Vâng đúng rồi ạ!
Nhà tuyển dụng: Mình là [tên người gọi], gọi đến cho bạn từ phòng nhân sự của Công ty [tên công ty]. Hiện tại bạn có tiện nghe điện thoại trao đổi không ạ?
Ứng viên: Dạ được ạ.
Nhà tuyển dụng: Mình nhận được CV của bạn ứng tuyển vị trí [tên vị trí tuyển dụng]. Mình nhận thấy hồ sơ của bạn có nhiều điểm phù hợp với vị trí mà công ty đang cần tuyển dụng. Công ty muốn mời bạn tham gia phỏng vấn trực tiếp vào ….giờ, ngày…., bạn có thể tham gia phỏng vấn không ạ?
Chuẩn bị kịch bản trước để chủ động khi mời phỏng vấn.
- Trường hợp 1: Dạ em sẽ tham gia phỏng vấn đúng giờ ạ.
- Trường hợp 2: Dạ em đang có việc bận vào thời gian phỏng vấn, không biết bên công ty có thể sắp xếp vào thời gian khác không ạ? => Nhà tuyển dụng kiểm tra lịch có thể phỏng vấn và đưa ra một số khung thời gian cho ứng viên lựa chọn.
- Trường hợp 3: Ứng viên không muốn tham gia phỏng vấn [vì không còn nhu cầu tìm việc, có việc khác,...] => Nhà tuyển dụng cảm ơn và kết thúc cuộc gọi.
>> Tham khảo: Kỹ năng phỏng vấn ứng viên giúp nhà tuyển dụng lựa chọn nhân tài.
Ứng viên không chủ động ứng tuyển
Thông thường, các ứng viên trong trường hợp này do công ty tự tìm kiếm trên các diễn đàn, chạy email Marketing,... Vì ứng viên không chủ động ứng tuyển nên nhà tuyển dụng cần chuẩn bị một kịch bản gọi điện thật chi tiết để cung cấp thông tin cho ứng viên.
Nhà tuyển dụng: Xin chào, đây có phải là số máy của bạn [tên ứng viên] không ạ.
Ứng viên: Vâng ạ
Nhà tuyển dụng: Chào bạn, mình là [tên người gọi] đến từ phòng nhân sự của công ty [tên công ty]. Bạn có tiện nghe điện thoại lúc này không ạ?
Ứng viên: Dạ được ạ. [nếu ứng viên bận thì hẹn gọi lại lúc khác].
Nhà tuyển dụng: Qua một số nguồn thông tin, mình có tìm được CV của bạn và được biết bạn đang tìm việc. Không biết hiện tại bạn đã có công việc chưa ạ?
Trường hợp 1: Ứng viên chưa tìm được việc => Nhà tuyển dụng giới thiệu sơ qua về công ty và vị trí tuyển dụng. Nếu ứng viên đồng ý tham gia phỏng vấn trao đổi thêm thì hẹn thời gian.
Trường hợp 2: Ứng viên đã có công việc. Nhà tuyển dụng hỏi ứng viên về công việc hiện tại có đáp ứng nhu cầu, mong muốn hay không:
- Nếu công việc của ứng viên chưa đáp ứng được nhu cầu: Nhà tuyển dụng gợi ý về việc tìm kiếm một công việc khác phù hợp hơn và giới thiệu vị trí tuyển dụng.
- Nếu công việc của ứng viên đã đáp ứng nhu cầu: Xin email ứng viên để gửi lại thông tin về vị trí tuyển dụng để ứng viên tham khảo và ứng tuyển khi có mong muốn tìm việc mới.
- Nếu ứng viên từ chối cung cấp thông tin: cảm ơn ứng viên và kết thúc cuộc gọi.
Trên đây là bí quyết để ứng viên không từ chối lời mời phỏng vấn. Nghệ thuật mời ứng viên tham gia phỏng vấn đòi hỏi nhà tuyển dụng cần có sự chuyên nghiệp, khéo léo và tinh tế. Một kịch bản gọi điện mời phỏng vấn được chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ tạo sự chuyên nghiệp mà còn góp phần đáng kể nâng cao hiệu quả trong việc tìm ứng viên phù hợp.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: //cloudoffice.com.vn/