Ngoài mặt bảo mật cực tốt của file văn bản dạng PDF do người dùng không thể chỉnh sửa được nội dung gốc của tài liệu thì nhiều người cũng rất hài lòng vì PDF cho phép hiển thị không bị lỗi font chữ như Word ở các hệ điều hành Windows, Linux và Mac.
Vậy làm thế nào để chuyển đổi từ Word sang PDF mà không mất nhiều thời gian? Trong bài này, tôi sẽ chỉ ra cho bạn 3 cách để chuyển tài liệu từ Word sang PDF một cách nhanh nhất.
Cách thứ nhất: Sử dụng tính năng Save As sẵn có trong Word
Ở 2 bản Word 2007 và Word 2010 đều sẵn có tính năng chuyển file Word sang file PDF. Sau khi chuyển đổi thành công, file PDF sẽ vẫn giữ nguyên được bảng nội dung và các liên kết URL như bản Word gốc trước khi chuyển đổi.
Bước 1: Bạn hãy mở file Word cần được chuyển sang PDF, click chọn File -> chọn Save As như hình dưới đây.
Bước 2: Chọn nơi lưu và định dạng file PDF được chuyển đổi.
+ File name: Tên file PDF mà bạn muốn đặt sau khi chuyển đổi thành công. Nếu không mặc định tên file PDF đó sẽ trùng với tên file Word gốc.
+ Save as type: Hãy chọn đúng định dạng PDF mà bạn muốn chuyển đổi, như hình dưới tôi chọn PDF [*.pdf].
Bước 3: Tiến hành công việc chuyển đổi bằng cách nhấn vào Save.
Trong phần Optimize for có 2 sự lựa chọn:
1. Standard [publishing online and printing]: Chọn phần này đồng nghĩa với việc tối ưu hóa in ấn và phát hành trên mạng Internet.
2. Minimum size [publishing online and printing]: Nếu chọn phần này sẽ tối ưu hóa dung lượng và phát hành trên mạng Internet.
Ngoài ra nếu bạn chọn Open file after publishing: Sau khi hoàn tất quá trình chuyển đổi sẽ tự động mở file PDF đã được chuyển đổi.
Trong phần Options có một số tùy chọn nâng cao, bạn có thể nghiên cứu để hiểu kỹ mục này.
Cách thứ hai: Sử dụng công cụ chuyển đổi Word sang PDF online
Có rất nhiều trang Web cho phép thực hiện chuyển đổi Word sang PDF online. Sau đây tôi sẽ giới thiệu tới các bạn một Website cho phép chuyển đổi Word sang PDF online miễn phí.
Đầu tiên bạn hãy truy cập vào địa chỉ //document.online-convert.com/convert-to-pdf
Để chuyển đổi file Word sang PDF, website cho phép bạn thực hiện với 3 lựa chọn. Bạn có thể chọn file từ ngay trên máy tính, hoặc tại một link nào đó, hoặc cũng có thể trên Dropbox.
Trong phần Optional settings:
- Use OCR: Nếu bạn có file tài liệu thuộc dạng công thức toán học, vật lý thì hãy tích chọn ô Optical character recognition.
- Source language: Tại đây bạn có thể lựa chọn cho mình ngôn ngữ gốc để chuyển đổi sang.
Nhấn vào Convert file để tiến hành công việc chuyển đổi. Chờ trong giây lát Website sẽ gửi cho bạn file PDF đã được chuyển đổi. Bạn hãy nhanh chóng lưu vào máy và mở ra để kiểm tra file PDF đã được chuyển đổi.
Cách thứ ba: Sử dụng phần mềm chuyển đổi Word sang PDF
Advanced Word to PDF Converter là một phần mềm cho phép người dùng có thể tạo ra file PDF từ Word. Công cụ hỗ trợ chuyển đổi từ Word sang PDF này rất nhỏ gọn, bạn có thể download bản dùng thử tại đây.
Sau khi hoàn thành cài đặt, mở chương trình lên, giao diện chính của chương trình Advanced Word to PDF Converter như hình dưới.
Tương tự như các phần mềm chuyển đổi Word sang PDF, phần mềm này cũng gồm 3 bước cơ bản:
1. Add File: Thêm file mà bạn cần chuyển đổi [File Word].
2. Save Folder: Lưu file được chuyển đổi [File PDF].
3. Convert: Tiến hành công việc chuyển đổi.
Ngoài ra, Advanced Word to PDF Converter còn hỗ trợ bạn trong việc chuyển đổi nhiều file cùng lúc bằng cách nhấn chọn Add Folder…
Trên đây là 3 cách chuyển đổi file tài liệu từ Word sang PDF một cách nhanh chóng và đơn giản nhất. Hy vọng bài viết giúp ích được nhiều cho các bạn!
Có thể thấy, điểm khác lớn nhất của file PDF và file Word chính là khi bạn đi in hoặc gửi mail… dưới dạng .doc hoặc .docx dễ bị nhảy chữ và phải chỉnh sửa lại nhiều lần. Vậy cách tốt nhất bạn cần làm chính là chuyển word sang pdf nhằm giữ nguyên định dạng từ font chữ, căn lề… trước khi đi in hay gửi mail
Các vấn đề bạn đang vướng phải sẽ được giải quyết nhanh chóng qua bài viết cách chuyển đổi file word sang file pdf không bị lỗi font đơn giản dưới đây
Sử dụng những tính năng có sẵn để chuyển word sang pdf
Đây là những cách cơ bản có sẵn trong Office dễ thao tác thực hiện. Bạn có thể nhanh chóng áp dụng ngay như sau:
Tính năng Save as
Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện “mở file” word cần chuyển. Sau đó, bạn tiếp tục nhấn vào “File” hoặc biểu tượng Office ở góc trên trái màn hình. Di chuyển chuột đến mục “Save as”, tại đây sẽ hiện ra danh sách các định dạng file mà bạn có thể lưu và chọn mục lưu dưới dạng PDF.
Bước 2: Khi thao tác trên được thực hiện thì cửa sổ mới xuất hiện, bạn đặt tên cho file PDF. Tiếp tục ở mục Save as type thì bạn chọn lưu định dạng .pdf và tùy chọn
- Standard [publishing online and printing]: được hiểu là tối ưu hóa in ấn và phát hành trên mạng Internet.
- Minimum size [publishing online and printing]: được hiểu là tối ưu hóa dung lượng và phát hành trên mạng Internet.
- Open file after publishing: được hiểu là sau khi hoàn tất quá trình chuyển đổi thì sẽ tự động mở file PDF đã được chuyển đổi.
Bước 3: Cuối cùng nhấn “Save” hoặc “Publish” để bắt đầu thực hiện quá trình chuyển đổi file.
Tính năng Print
Bước 1: Tương tự, bạn “mở file” word cần chuyển đổi. Sau đó, nhấn vào “File” hoặc biểu tượng Office ở góc trên trái màn hình. Bạn tiếp tục nhấn vào mục “Print” hoặc khi mở file lên bạn có thể nhấn tổ hợp phím tắt “Ctrl + P”.
Bước 2: Khi hộp thoại Print xuất hiện, ở phần Printer bạn tiếp tục chọn mục “Microsoft Print to PDF” và bạn nhấn “Print” hoặc “OK” để tiến hành xuất file PDF.
Bước 3: Khi hiển thị hộp thoại “Save Print Output As” thì bạn điền tên và chọn nơi lưu file.
Bước 4: Cuối cùng nhấn “Save” để hoàn tất quá trình chuyển file Word sang PDF.
Sử dụng phần mềm hỗ trợ chuyển đổi
Sử dụng phần mềm doPDF
DoPDF là một trong những phần mềm được nhiều người lựa chọn. Bởi chúng được xem như là máy in ảo PDF. Sau khi cài đặt thì bạn chỉ cần mở một tài liệu bất kì và chọn Print bởi phần mềm doPDF.
Ưu điểm nổi bật của phần mềm này là hoàn toàn miễn phí, hỗ trợ trên 20 ngôn ngữ để dùng, tốn ít dung lượng. Bên cạnh đó, nhược điểm là chỉ hỗ trợ trên hệ điều hành Windows
Cách thực hiện như sau:
Bước 1: Cài đặt phần mềm doPDF
Bước 2: Bạn mở phần mềm lên và tiếp tục “mở file” word cần chuyển đổi sang PDF, chọn Print ở tab File.
Bước 3: Khi hộp thoại được mở lên thì phần Name bạn chọn “doPDF v7” và sau đó bấm “OK”.
Bước 4: Cuối cùng, bạn chọn địa chỉ lưu file và đặt tên cho file ở phần File name và sau đó bấm “OK” để chuyển pdf sang word thành công.
Sử dụng phần mềm Advanced Word to Pdf Converter
Nếu bạn chưa sử dụng phần mềm này bao giờ thì hãy trải nghiệm ngay. Bởi các tính năng của phần mềm này sẽ cho phép bạn tạo file PDF từ các file với định dạng khác nhau như doc, docx, txt… mà vẫn giữ nguyên các định dạng trong file gốc. Điều này giúp bạn in ấn dễ dàng hơn.
Ưu điểm nổi bật của phần mềm này là hoàn toàn miễn phí, chuyển đổi dễ dàng được nhiều file cùng một lúc. Bên cạnh nhược điểm là chỉ hỗ trợ hệ điều hành Windows 2000 hoặc cao hơn.
Cách thực hiện như sau:
Bước 1: Bạn tải và cài đặt phần mềm để chuyển đổi.
Bước 2: Sau khi cài đặt xong, bạn mở phần mềm lên và thực hiện nhấn chọn “Add File” để mở file word cần chuyển đổi.
Tiếp tục, nhấn “dấu ba chấm” ở phần Save Folder để chọn địa chỉ lưu file PDF.
Bước 3: Cuối cùng bạn nhấn “Convert” để chuyển file sang Word là xong.
Sử dụng trang web để chuyển đổi trực tuyến [online]
Cách làm này khá đơn giản, nhanh chóng và bạn không cần mất thời gian tải và cài đặt phần mềm vào trong máy.
Sử dụng trang pdfonline
Bước 1: Bạn chỉ cần truy cập địa chỉ trang website pdfonline.com và chọn mục “Word to PDF Online”. Sau đó, bạn nhấn chọn “Upload a File to Convert” để mở file cần chuyển đổi.
Bước 2: Sau khi hoàn thành kết thúc việc chuyển đổi từ PDF sang Word thì bạn có thể xem trước file ở mục View PDF File hoặc nhấn “Download” để tải file về máy là xong.
Sử dụng trang online convert
Bước 1: Truy cập địa chỉ document.online-convert.com và tiếp tục bạn nhấn “Choose Files” để mở ra file cần chuyển đổi
Bước 2: Bên dưới bạn sẽ thấy có mục Optional settings gồm:
- Use OCR: nếu file của bạn ở dạng công thức toán học, vật lý thì tích ngay vào Optional character recognition.
- Source language: được hiểu là bạn có thể chọn ngôn ngữ phù hợp để chuyển đổi sang.
- Deskew: nếu file của bạn có các hình ảnh thì bạn tích vào Auto align scanned images để dễ dàng căn chỉnh hình ảnh.
Bước 3 : Cuối cùng bạn nhấn “Start Convert” để chuyển đổi và tải về máy là xong.
Chỉ bằng một vài cách chuyển word sang pdf đơn giản trên là bạn đã hoàn toàn có thể lựa chọn cho bản thân kiểu phù hợp nhất để hoàn thành công việc hiệu quả nhất. Ngoài ra, nếu bạn còn nhiều cách chuyển đổi từ file word sang file pdf nhanh chóng thì hãy chia sẻ với mọi người bằng cách viết comment ngay phía dưới.
Làm sao để chuyển file Word sang file PDF?
Bước 1: Nhấn vào dấu ba dấu chấm ở phía trên góc phải của ứng dụng Word, sau đó chọn In. Bước 2: Nhấn dấu mũi tên bên phải mục Chọn máy in và chọn Lưu dưới dạng PDF. Bước 3: Bấm biểu tượng lưu dưới dạng PDF nằm phía bên phải. Bước 4: Tiến hành Chọn thư mục muốn lưu và bấm nút Lưu để hoàn tất.
Tại sao khi chuyển từ PDF sang Word bị lỗi font?
Ngược lại với nguyên nhân trên, nguyên nhân dẫn đến việc chuyển pdf sang word bị lỗi font là do Microsoft Office không hỗ trợ. Do đó, cho dù máy tính của bạn có chứa phông chữ đó. Nhưng nó không được Word hỗ trợ thì việc chuyển đổi từ pdf sang word chắc chắn sẽ có vấn đề.
Từ 1 tài liệu dạng PDF muốn chuyển sang định dạng văn bản Word .docx ta thực hiện như thế nào?
Cách chuyển đổi tệp PDF thành tài liệu Word:Nhấp vào công cụ “Xuất PDF” trong bảng điều khiển bên phải. Chọn Microsoft Word làm định dạng xuất và sau đó chọn “Word Document”. Nhấp vào “Xuất”. Nếu tài liệu PDF chứa văn bản được quét, công cụ chuyển đổi Word của Acrobat sẽ tự động chạy công nghệ nhận dạng văn bản.
Trong Word 2016 có bao nhiêu cách để chuyển đổi file văn bản thành file PDF?
Bạn có thể áp dụng tương tự trên các phiên bản Word khác như: 2007, 2013, 2016, 2017, 2019 và Microsoft Office 365..
1Sử dụng tính năng Save as..
2Sử dụng tính năng Print..
3 Sử dụng tính năng Save & Send..
4 Sử dụng phần mềm chuyển file Word sang PDF..
5Chuyển đổi trực tuyến qua các trang web..