Duy trì lợi thế cạnh tranh là nhiệm vụ hàng đầu của doanh nghiệp. Để đảm bảo đạt được mục tiêu này, công tác đào tạo và phát triển [training and development] cần được quan tâm đầu tư đặc biệt trong chiến lược tổ chức.
Đào tạo nội bộ [Train the Trainer] là mô hình đào tạo doanh nghiệp – trong đó, một đội nhóm nhân viên [thường là quản lý cấp trung trở lên] sẽ tham gia đào tạo về một kỹ năng chuyên môn cụ thể [ví dụ: kỹ năng điều hành cuộc họp…]. Tuy nhiên, mục đích chính không chỉ đơn thuần là phát triển kỹ năng cho những cá nhân này – mà để họ có thể đóng vai trò hướng dẫn [trainer/ mentor] cho các thành viên còn lại của đội nhóm/ tổ chức.
Nguồn gốc mô hình Train the Trainer
Vào thập niên 1970, chuyên gia tâm lý Abraham Maslow đã cho công bố những phân tích của ông về quá trình học tập và phát triển. Theo Maslow, hiệu quả của quá trình này phụ thuộc rất nhiều vào mức độ hài lòng từ cả hai phía – trainer và trainee. Nếu đảm bảo được điều này, học viên sẽ có thể tiếp thu và ghi nhớ tốt hơn hẳn.
Nghiên cứu của Maslow là tiền đề cho sự ra đời của mô hình Train the Trainer. Kể từ đó đến nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp đã tiếp thu và áp dụng vào chương trình học tập và phát triển của mình.
9 lợi ích của mô hình Train the Trainer
Tính ưu việt của mô hình đào tạo giảng viên nội bộ [Train the Trainer] là khả năng “nhân rộng” kiến thức và kỹ năng cho đội ngũ nhân viên – với tốc độ và hiệu quả vượt trội hơn hẳn so với các phương pháp đào tạo truyền thống. Thay vì phải thuê trainer từ bên ngoài, doanh nghiệp có thể nâng cao năng lực người lao động – bằng cách sử dụng ngay chính các nguồn lực nội bộ. Ngoài ra, hoạt động đào tạo cấp quản lý cũng rất hữu ích đối với sự phát triển chuyên môn của các bên liên quan.
Sau đây là tổng hợp 9 lợi ích chính của mô hình Train the Trainer.
1. Tiết kiệm chi phí
Như đã đề cập phía trên, việc phát triển năng lực đào tạo cho đội ngũ quản lý – để sau đó họ tổ chức hướng dẫn nội bộ – sẽ ít tốn kém hơn hẳn so với việc thuê đơn vị training tổ chức nhiều buổi đào tạo đơn lẻ cho doanh nghiệp.
2. Thống nhất trong chương trình đào tạo
Mô hình đào tạo nội bộ đảm bảo tính thống nhất về tài liệu và phương pháp giảng dạy trong doanh nghiệp. Vì lý do này, đây là lựa chọn cực kỳ pù hợp với các tập đoàn lớn, cần liên tục tổ chức training. Bên cạnh đó, định dạng chuẩn hóa cũng tạo điều kiện đo lường và so sánh hiệu suất từng nhóm đào tạo.
3. Lợi thế từ giảng viên nội bộ
Trong hầu hết doanh nghiệp, nhân viên thường có xu hướng tìm kiếm lời khuyên từ đồng nghiệp của họ – những người họ đã quen thuộc và tin tưởng – hơn là từ các chuyên gia bên ngoài, ngay cả khi những người này có rất nhiều kinh nghiệm.
4. Phù hợp khi cần phổ biến thông tin nhanh chóng
Sau khi hoàn thành khóa Train the Trainer ban đầu, các trainer nội bộ mới có thể ngay lập tức tổ chức hướng dẫn cho đồng nghiệp của họ. Điều này sẽ đặc biệt hữu ích khi cần đưa ra các sáng kiến thay đổi cho cả tổ chức.
5. Tinh chỉnh nội dung học tập
Trainer nội bộ có lợi thế là hiểu biết sâu sắc về môi trường và văn hóa doanh nghiệp – cũng như sản phẩm/ dịch vụ cung cấp và nhu cầu của khách hàng. Trên cơ sở này, họ sẽ có thể điều chỉnh nội dung đào tạo phù hợp với nhu cầu cụ thể của trainee.
6. Phát triển chuyên môn của trainer
Giảng dạy là phương pháp học tập hiệu quả nhất. Khi cấp quản lý tổ chức đào tạo cho đồng nghiệp và nhân viên cấp dưới, họ cũng đồng thời có cơ cơ hội xử lý các tình huống mới, tiếp xúc với những thắc mắc và quan điểm khác. Thông qua đó, các trainer sẽ có thể tự nghiên cứu và nâng chuyên môn của họ lên một tầm cao mới.
Đọc thêm: 6 yêu cầu cơ bản đối với kỹ năng lãnh đạo quản lý ở mọi cấp bậc của tổ chức
7. Nuôi dưỡng năng lực giảng dạy nội bộ
Train the Trainer không chỉ giúp nâng cao năng lực chuyên môn – mà còn hỗ trợ nuôi dưỡng khả năng giảng dạy và hướng dẫn của cấp quản lý. Lần tới, khi có nhu cầu đào tạo, doanh nghiệp đã có sẵn trong tay một đội ngũ trainer chuyên nghiệp và am hiểu về tổ chức.
Đọc thêm: Phân tích nhu cầu đào tạo – Quy trình 7 bước chi tiết
8. Follow up tốt hơn
Với việc trainer là các chuyên gia nội bộ, họ có thể dễ dàng theo dõi tiến độ học tập – phát triển kỹ năng và kiến thức mới của đồng nghiệp và nhân viên hơn.
9. Hỗ trợ xây dựng thương hiệu tuyển dụng
Bằng việc tạo cơ hội phát triển cho nhân viên, doanh nghiệp cũng đồng thời xây dựng thương hiệu tuyển dụng trở nên hấp dẫn hơn đối với các ứng viên tiềm năng.
Bạn đọc quan tâm đến training có thể sẽ muốn tìm hiểu thêm về coaching – một “biến thể” khác của đào tạo – cũng như sự khác biệt giữa coaching và training, khi nào nên áp dụng hình thức nào
Lưu ý khi áp dụng mô hình Train the Trainer
Chiến lược đào tạo giảng viên nội bộ [Train the Trainer] có nhược điểm là thiếu tính linh hoạt – do chương trình đào tạo được triển khai tập trung. Nhu cầu của các đơn vị/ phòng ban khác nhau trong tổ chức có thể không giống nhau – và thông thường, doanh nghiệp sẽ không thể đảm bảo phân bổ đủ thời gian và nguồn lực cần thiết để điều chỉnh chương trình đào tạo theo những nhu cầu riêng biệt này.
Thứ hai, các chương trình đào tạo thường được thiết kế theo hướng bài giảng tập trung – theo hình thức giảng dạy một chiều và phân phối nội dung, thiếu các hoạt động và thực hành trải nghiệm. Vấn đề này có thể được khắc phục bằng cách đầu tư thiết kế khóa học, theo sát các nguyên tắc học tập và lên kế hoạch follow up phù hợp.
Nghề Trainer là gì?
Ngày nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp ý thức được ý nghĩa của hoạt động training đối với sự phát triển cá nhân của nhân viên cũng như tổ chức. Vì lý do này, vai trò của đội ngũ Trainer – cả nội bộ lẫn bên ngoài – cũng trở nên quan trọng hơn hẳn. Các công việc của trainer bao gồm từ giảng dạy khóa học được lập trình sẵn cho một lớp nhân viên mới – đến việc phát triển chương trình đào tạo tổng thể cho toàn bộ nhân viên tập đoàn.
Yêu cầu cơ bản
Nhiệm vụ đầu tiên của trainer là nghiên cứu nhu cầu của trainee và mục tiêu của công ty. Phân tích được tiến hành thông qua khảo sát, bảng câu hỏi, nhóm tập trung, thảo luận với cấp quản lý và người lao động.
Dựa trên cơ sở thông tin thu thập được, trainer sẽ phát triển các khóa đào tạo nhằm đáp ứng những nhu cầu này, đồng thời lập ngân sách cho nguồn cung cấp và thiết kế lịch học. Sau khi soạn tài liệu học tập và thử nghiệm khóa học mới, đây là lúc triển khai giảng dạy trong toàn công ty. Trong quá trình này, nhiệm vụ của trainer là theo dõi tiến độ học tập của học viên – từ đó điều chỉnh để cải thiện kết quả các lớp học sau.
Khi được cấp quản lý yêu cầu, trainer cũng sẽ đưa ra các báo cáo chi tiết về tác dụng của training đối với kỹ năng của nhân viên và lợi nhuận của công ty.
Kỹ năng cần có của Trainer
Công việc trainer thường yêu cầu bằng cấp và kinh nghiệm thực tế về quản lý nguồn nhân lực, quản trị kinh doanh hoặc một lĩnh vực liên quan. Bạn có thể bắt đầu bằng cách giảng dạy các khóa học đã có từ trước – với sự theo dõi của các giảng viên và quản lý có kinh nghiệm hơn. Qua đó, họ có thể góp ý về phương pháp giảng dạy và đưa ra đề xuất cải thiện.
Cơ hội thăng tiến
Sau một thời gian làm việc – và nếu chứng tỏ được kỹ năng quản trị, trainer có thể tiến tới vị trí quản lý, với công việc chính chuyển từ hướng dẫn sang điều phối các nguồn lực. Nhiệm vụ của chuyên viên đào tạo là xây dựng ngân sách đào tạo, thuê và quản lý trainer, lên lịch training trong tháng/ quý/ năm.
Khi làm việc trong ngành Nhân sự, bạn sẽ có rất nhiều hướng đi như: trở thành Giám đốc nhân sự [CHRO], trainer, chuyên viên L&D, chuyên viên Nhân sự Đối tác chiến lược kinh doanh [Human Resource Business Partner, đọc tắt là HRBP], v.v…
Những yếu tố cần thiết trong quy trình Train the Trainer
Người lao động lành nghề ngày càng khó kiếm. Để duy trì lợi thế cạnh tranh, năng suất và lợi nhuận, doanh nghiệp cần tiến hành đào tạo liên tục. Các chuyên gia trainer của công ty cần có các kỹ năng thực tế và chiến lược đào tạo cập nhật để hoàn thành tốt nhiệm vụ này.
Quy trình Train the Trainer tốt sẽ tạo nền tảng hướng dẫn, huấn luyện và phản hồi cần thiết cho đội ngũ trainer nộ bộ. Sau đây là các yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo tính hiệu quả của mô hình này:
- Thực hành các nguyên tắc học tập của người trưởng thành [adult learning] và các kỹ thuật phân phối, bao gồm cách giúp nhân viên học và ghi nhớ, các kỹ thuật xử lý và điều hành, thiết lập và quản lý lớp học, cũng như xử lý các tình huống khó khăn của học viên.
- Các chương trình và tài liệu Train the Trainer được nghiên cứu, cập nhật và thiết kế chi tiết, dựa trên năng lực chuyên môn.
- Áp dụng nội dung của chính khách hàng trong suốt chương trình.
- Cơ hội nhận được phản hồi và huấn luyện từ cả người hướng dẫn và đồng nghiệp.
Tiêu chuẩn chọn trainer đào tạo
Bất kỳ chương trình đào tạo nào cũng yêu cầu sự đầu tư, cả về thời gian và tiền bạc. Và việc chọn đúng người tham gia có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với thành công của chương trình Train the Trainer. Quá trình lựa chọn có thể thực hiện dễ dàng hơn bằng cách xem xét các tiêu chí sau:
- Các trainer tương lai phải là hình mẫu lý tưởng về tuân thủ nguyên tắc công ty – được nhân viên tôn trọng và sẵn sàng tìm đến để xin giúp đỡ.
- Có kỹ năng giao tiếp tốt, biết cách điều hành các cuộc thảo luận và lắng nghe tích cực. Kỹ năng thuyết trình và nói trước đám đông cũng là một lợi thế đáng cân nhắc.
- Sẵn sàng tiếp thu và đón nhận phản hồi [feedback].
- Thái độ tư duy tích cực, sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp để ứng dụng nội dung đào tạo vào thực tế.
- Có một số kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực hoặc chủ đề nhất định. Đây là yêu cầu đặc biệt quan trọng với các chương trình đào tạo có nội dung chuyên sâu và kỹ thuật cao.
- Linh hoạt về thời gian, có thể sắp xếp công việc khi cần thiết để tham gia training.
Bí quyết xây dựng chương trình Train the Trainer
Khi quyết định thiết kế một chương trình đào tạo nội bộ [Train the Trainer], doanh nghiệp cần cân nhắc những yếu tố sau:
1. Làm rõ mục đích chương trình
Mục tiêu chính bạn muốn đạt được là gì? Giảng dạy kỹ năng chuyên môn cho nhân viên mới? Xây dựng đội ngũ giảng viên nội bộ để đào tạo phát triển kỹ năng đa dạng? Câu trả lời cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp nhận ra cần tập trung vào lĩnh vực nào trong chương trình đào tạo.
2. Thiết kế quy trình đo lường và đánh giá
Bạn sẽ cần đặt ra các mục tiêu có thể đo lường được cho chương trình – cũng như tìm ra cách đo lường kết quả của khóa học. Theo dõi sự tiến bộ của cả giảng viên và học viên để có thể đánh giá hiệu quả của chương trình – từ đó có chiến lược cải thiện chất lượng trong tương lai.
3. Thiết kế chương trình đào tạo
Bài giảng Train the Trainer cần bao hàm cả kiến thức chuyên môn và đào tạo kỹ năng truyền giảng. Do đó, trước tiên doanh nghiệp cần xác định với từng khóa học, đâu là nội dung trọng tâm mà bạn muốn giảng viên đào tạo và phổ biến trong tổ chức.
Thứ hai, doanh nghiệp cần phân bổ thời gian để giảng dạy về kỹ năng dẫn dắt lớp học và truyền đạt kiến thức.
4. Chuẩn bị tài liệu đào tạo
Để duy trì việc triển khai và phân phối chương trình đào tạo một cách nhất quán, doanh nghiệp nên thiết kế và cung cấp tất cả các tài liệu mà học viên sẽ cần đến khi họ tổ chức đào tạo cho đồng nghiệp. Điều này có thể bao gồm từ kế hoạch hỗ trợ đào tạo chi tiết – cho đến trình chiếu và tài liệu phân phát cho người tham gia.
Trở thành chuyên gia đào tạo chuẩn quốc tế với khóa học Train the Trainer của ITD
Đào tạo là một phần quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. Các kỹ năng và kiến thức được cải thiện ở tất cả các cấp sẽ tạo tiền đề vững chắc phát triển năng lực và hiệu suất của doanh nghiệp. Với sự phát triển của mô hình đào tạo nội bộ như hiện nay, ngày càng nhiều lớp học Train the Trainer ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường.
Dù bạn đang tìm cách cải thiện kỹ năng training cho bản thân, cấp quản lý doanh nghiệp hay các nhà đào tạo nội bộ, khóa học Train the Trainer của ITD là lựa chọn thực sự đáng cân nhắc dành cho bạn. Chương trình Certified Training Professional [CTP] của ITD được phối hợp phát triển cùng ARTDO International – đảm bảo tính thực tiễn, tương tác cao, cung cấp các công cụ và kỹ thuật hiện đại để người học có thể phát huy tiềm năng cao nhất của mình.
Link brochure train the trainer pdf: //vncmd.com/wp-content/uploads/2021/10/Certified-Training-Professional-CTP-brochure.pdf
Khóa đào tạo train the trainer của ITD
Chứng chỉ train the trainer của ITD
Trang bị các kỹ năng cần thiết để trở thành chuyên gia đào tạo được chứng nhận – bằng cách đăng ký tham gia chương trình CTP ngay!