Khoản 2 Điều 12 LDN 2020 quy định: “Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật”.
Theo quy định trên, mô hình nhiều NĐDTPL chỉ áp dụng với loại hình công ty cổ phần hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn [TNHH] [gọi chung là “công ty”]. Điều lệ công ty sẽ quy định về số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của từng NĐDTPL của công ty. Đây là quy định mới của LDN 2014 so với LDN 2005 và tiếp tục được kế thừa tại LDN 2020, nhằm tạo điều kiện để các công ty chủ động hơn trong hoạt động quản trị, điều hành sản xuất kinh doanh, nhất là đối với các công ty đại chúng có quy mô lớn hoặc hoạt động kinh doanh trong nhiều lĩnh vực.
Tương tự LDN 2014, LDN 2020 không quy định cứng về việc phân chia quyền, nghĩa vụ đại diện giữa những NĐDTPL mà những vấn đề này sẽ được quy định cụ thể trong Điều lệ, Quy chế hoạt động của công ty và/hoặc trong các Quyết định bổ nhiệm/giao nhiệm vụ cho những NĐDTPL. Tuy nhiên, LDN 2020 đã bổ sung thêm quy định mới hướng đến việc phòng ngừa rủi ro và bảo vệ quyền lợi cho bên thứ ba ngay tình, cụ thể: trường hợp Điều lệ công ty không quy định cụ thể về việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng NĐDTPL thì mỗi NĐDTPL đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba, và tất cả NĐDTPL phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp [Khoản 2 Điều 12 LDN 2020]. Theo đó, khi doanh nghiệp đã lựa chọn mô hình có nhiều hơn một NĐDTPL thì doanh nghiệp buộc phải xây dựng cơ chế phân chia quyền, nghĩa vụ giữa những NĐDTPL để tăng hiệu quả quản lý doanh nghiệp, hoặc, phải chấp nhận rằng mỗi NĐDTPL đều có vai trò ngang nhau và cũng phải chịu trách nhiệm ngang nhau trước các vấn đề của doanh nghiệp.
Phân chia quyền, nghĩa vụ giữa những NĐDTPL không làm thay đổi thẩm quyền Người quản lý doanh nghiệp
NĐDTPL là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật [khoản 1 Điều 12 LDN 2020]. Trên thực tế, doanh nghiệp thường bổ nhiệm NĐDTPL là người nắm giữ một số chức danh quản lý như Chủ tịch [Phó chủ tịch] HĐQT, Chủ tịch [Phó chủ tịch] HĐTV, Tổng giám đốc [Phó tổng giám đốc],.. Do vậy, bản chất phân chia quyền, nghĩa vụ của những NĐDTPL ở đây là phân chia chức năng đại diện của doanh nghiệp giữa những NĐDTPL với nhau. Việc phân chia quyền, nghĩa vụ đại diện này không làm thay đổi thẩm quyền của người quản lý doanh nghiệp. Chẳng hạn, công ty X có 02 NĐDTPL là ông A và ông B; trong đó ông A kiêm Chủ tịch HĐQT; ông B kiêm Tổng giám đốc. Theo đó, ngoài việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của một NDĐTPL, ông A còn thực hiện quyền, nghĩa vụ của Chủ tịch HĐQT quy định tại khoản 3 Điều 156 LDN 2020 [i]; ông B còn thực hiện quyền và nghĩa vụ của Tổng giám đốc theo khoản 3 Điều 162 LDN 2020. Do đó, mặc dù với cùng chức năng là người đại diện, vẫn cần phân biệt thẩm quyền đại diện của ông A và ông B vì những lý do được phân tích dưới đây.
Tại sao phải xây dựng cơ chế phân chia quyền, nghĩa vụ giữa những NĐDTPL
Mô hình doanh nghiệp có nhiều NĐDTPL là một điểm mới, tiến bộ của pháp luật doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một đặc thù riêng theo mục tiêu, chiến lược, ngành nghề kinh doanh của mình và chỉ có các ông chủ doanh nghiệp mới là người hiểu rõ nhất. Vì vậy, để đạt hiệu quả tối ưu, việc xây dựng mô hình phân chia quyền, nghĩa vụ giữa những NĐDTPL luôn cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các ông chủ doanh nghiệp và đội ngũ nhân sự có am hiểu, có kinh nghiệm thực hành pháp luật về quản trị doanh nghiệp.
Doanh nghiệp là tổ chức có tư cách pháp nhân, với sự tham gia của một hoặc nhiều cá nhân, tổ chức cùng nhau góp vốn và xây dựng công ty. Trong quá trình hình thành và phát triển doanh nghiệp cần phải có ít nhất một cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp. Đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. Cá nhân này được gọi là “ người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp”. Vậy người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cần phải lưu ý những vấn đề gì, trách nhiệm, quyền hạn của họ ra sao. Thông qua bài viết này Luật Việt An xin tư vấn đến Quý khách hàng những nội dung nêu trên.
Thứ nhất, trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật
Tại Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020 thì người đại diện theo pháp luật có những trách nhiệm sau đây:
- Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;
- Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;
- Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp theo quy định.
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm nêu trên.
Thứ hai, quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp giữ chức danh Giám đốc hoặc Tổng giám đốc thì họ có các quyền và nghĩa vụ cơ bản sau:
- Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Chủ tịch công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị;
- Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty;
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty;
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác;
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Chủ tịch công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị;
- Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị;
- Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty;
- Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Chủ tịch công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị;
- Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh;
- Tuyển dụng lao động;
- Quyền và nghĩa vụ khác được quy định tại Điều lệ công ty, hợp đồng lao động mà Người đại diện theo pháp luật ký với Chủ tịch công ty, ký với công ty theo nghị quyết của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị.
Tuy nhiên tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của từng loại hình doanh nghiệp thì Chủ tịch công ty, Chủ tịch hội đồng thành viên, Chủ tịch hội đồng quản trị sẽ kiêm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Đối với các chức danh kiêm nhiệm như vậy ngoài quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật giữ chức danh Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Những người này còn quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch công ty, Chủ tịch hội đồng thành viên, Chủ tịch hội đồng quản trị do Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị bầu ra, họ có các quyền và nghĩa vụ cơ bản sau:
- Chuẩn bị chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị;
- Chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu họp Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị;
- Triệu tập và chủ trì cuộc họp Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị;
- Giám sát hoặc tổ chức giám sát việc thực hiện các nghị quyết của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị;
- Thay mặt Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị ký các nghị quyết của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị;
- Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 và Điều lệ công ty.
Thứ ba, cá nhân bị hạn chế không được làm người đại diện theo pháp luật của nhiều doanh nghiệp
Luật doanh nghiệp hiện nay không có quy định nào cấm một người có thể đại diện theo pháp luật của nhiều doanh nghiệp trừ trường hợp sau:
- Các trường hợp thuộc khoản 2 điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020.
- Cá nhân là đại diện theo pháp luật của một doanh nghiệp, tuy nhiên trong quá trình hoạt động doanh nghiệp không báo cáo thuế, không hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế. Doanh nghiệp không hoạt động nhưng không thực hiện thủ tục thông báo tạm ngừng hoạt động với cơ quan đăng ký kinh doanh và bỏ trôi doanh nghiệp.
Hiện nay, sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông tin sang cơ quan thuế đề nghị cấp mã số thuế cho doanh nghiệp. Khi tổng cục thuế tiến hành tra cứu theo các thông tin chứng thực cá nhân, cá nhân đã là đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp không hoàn thành nghĩa vụ thuế thì không thể đứng tên thành lập công ty mới. Theo đó, cơ quan thuế sẽ từ chối cấp mã số thuế cho doanh nghiệp.
Thứ tư, một số lưu ý khác về người đại diện theo pháp luật.
- Lưu ý về nơi cư trú: doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì người đó phải cư trú ở Việt Nam và phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Nếu hết thời hạn ủy quyền mà người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác, người được ủy quyền vẫn tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trở lại làm việc, hoặc cho đến khi chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.
- Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty: chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù. Hoặc đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế. Hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi. Hoặc bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định. Theo đó, thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên về người đại diện theo pháp luật của công ty.
Mọi khó khăn, vướng mắc về người đại diện theo pháp luật của công ty Quý khách hàng vui lòng liên hệ hoặc gửi email để được Luật Việt An hỗ trợ nhanh nhất và kịp thời nhất!
Bài viết liên quan
TS.LS. Đỗ Thị Thu Hà
09 33 11 33 66 [Zalo, Viber, Whatsapp]
TỔNG ĐÀI PHÍA BẮC
TỔNG ĐÀI PHÍA NAM
Luật sư Đồng Văn Thức
09 61 67 55 66 [Zalo, Viber, Whatsapp]
CÔNG TY LUẬT - ĐẠI DIỆN SỞ HỮU TRÍ TUỆ - ĐẠI LÝ THUẾ VIỆT AN
Văn phòng tại Hà Nội:
Văn phòng tại Hồ Chí Minh:
- 04.68, Tầng 4, Sảnh A, Khu văn phòng: Tòa nhà RiverGate Residence, 151-155 Bến Vân Đồn, Phường 6, Quận 4, TP. Hồ Chí Minh