Hướng dẫn scan máy in năm 2024

Máy photocopy ngày càng trở nên phổ biến và được sử dụng nhiều cho các công việc in ấn văn phòng. Bạn có thể thực hiện các công việc như sao chép, in, fax, Scan,.. với duy nhất một máy photocopy. Trong phạm vi bài viết dưới đây, chúng tôi xin chia sẻ đến bạn cách Scan tài liệu từ máy photocopy cho người mới bắt đầu sử dụng, cùng theo dõi nhé!

Hướng dẫn cách Scan tài liệu bằng máy photocopy đơn giản nhất

Tại các nơi cho thuê máy photocopy tại Bình Dương nói riêng và các tỉnh khác nói chung, 2 dòng máy photocopy hiện được ưa chuộng nhiều nhất là Toshiba và Ricoh. Bởi vậy, dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách Scan tài liệu từ 2 dòng máy photocopy này.

Hướng dẫn cách Scan tài liệu từ máy photocopy Ricoh

Để thực hiện việc Scan tài liệu, bạn tiến hành theo các bước hướng dẫn sau:

Bước 1: Nạp bản gốc: Bạn đặt bản gốc cần Scan vào máy photocopy.

• Lưu ý: nếu bản gốc có 1 trang, bạn có thể đặt luôn trên mặt kiếng. Còn với bản gốc nhiều trang, bạn đặt tài liệu lên khay DF, máy photocopy Ricoh có thể dễ dàng Scan đồng loạt một lượt cho bạn.

Bước 2: Bấm nút Scanner trên màn hình điều khiển cảm ứng của máy photo.

Bước 3: Nhấp vào tab Folder nếu bạn muốn Scan to Folder. Hoặc tab E-mail nếu bạn muốn Scan to Email.

Bước 4: Sau khi đã chọn Tab phù hợp với nhu cầu của mình, bạn bấm chọn User mà bạn muốn Scan tới.

Bước 5: Trong cách Scan tài liệu từ máy photocopy, bạn có thể cài đặt thêm các tùy chọn khác trước khi Scan bằng cách nhấp chọn Scan Setting trên màn hình cảm ứng. Lúc này trên màn hình sẽ xuất hiện các tùy chọn sau:

• Original Type: Chọn loại định dạng.
• Resolution: Chọn độ phân giải của file cần Scan bạn muốn.
• Scan Size: Chọn kích thước khổ giấy của bản gốc file cần Scan.

Sau khi cài đặt xong các tùy chọn, bạn nhấn chọn OK, rồi nhấn tiếp phím cứng Start trên máy photo để bắt đầu Scan.

Cuối cùng, bạn quay trở lại màn hình cảm ứng, bấm vào ô Scanned File Status để kiểm tra xem file đã Scan thành công hay chưa. Nếu xuất hiện dòng chữ Completed ở bên phải là bạn đã Scan thành công.

Hướng dẫn Scan tài liệu trên máy photocopy Toshiba

Giống như máy photocopy Ricoh, máy photocopy Toshiba bạn cũng thực hiện thao tác với các bước tương tự như sau:

Bước 1: Nạp bản gốc. Bạn có thể chọn đặt bản tài liệu gốc trên mặt kính hoặc ở khay DF. Đối với file tài liệu bản gốc có 1 trang hoặc là giấy hóa đơn, giấy có định lượng mỏng, bạn nên đặt chúng ở mặt kính để hạn chế rách giấy. Còn với bản gốc nhiều trang, bạn đặt tài liệu lên khay DF.

Bước 2: Nhấn nút Scan trên bàn phím cứng. Bản Scan sẽ được hiển thị ở trên màn hình cảm ứng.

Bước 3: Đặt tên file: Bạn thực hiện các thao tác sau trên màn hình cảm ứng: Chọn File > Nhấp vào ô File Name để đặt tên. Và nhấp vào ô File Format để chọn định dạng bạn muốn lưu [jpg hoặc pdf,…]. Sau đó, nhấn OK để kết thúc việc đặt tên và định dạng file.

Bước 4: Cài đặt tùy chọn cho file trước khi Scan bằng cách bấm vào ô Scan Setting. Tại đây sẽ xuất hiện các tùy chọn sau:

• Color Mode: chọn chế độ Scan trắng đen hay Scan màu.
• Resolution: Chọn độ phân giải.
• Single: Chọn chế độ Scan 1 mặt hay 2 mặt.
• Auto: Chọn kích thước khổ giấy mà bạn muốn Scan. Ví dụ: giấy A4, A5.

Sau đó, nhấn OK để kết thúc quá trình cài đặt. Tiếp đó, bấm nút Scan trên màn hình cảm ứng để Scan.

Lưu ý: Sau khi máy photocopy quét xong, bạn bấm nút JOB FINISH để kết thúc quá trình Scan và lưu file.

☛ Mẹo: Để lấy file Scan từ máy photocopy trên máy tính, bạn vào Start > Run. Bạn nhập địa chỉ IP của máy photocopy mà bạn đang Scan. Sau đó, bạn vào thư mục File Share trên máy photocopy để lấy file Scan về.

Scan còn gọi là máy quét, là thiết bị quét các thông tin dữ liệu [hình ảnh và chữ] trên giấy tờ hoặc trên thẻ cứng [namecard] thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại bằng công nghệ quang học của máy scan. Công nghệ quét ánh sáng này ghi nhận thông tin cần quét dạng bản cứng rồi chuyển sang dạng bản mềm để lưu trữ vào thiết bị.

Kết quả sau khi scan dữ liệu sẽ được chuyển sang file lưu trữ như JPEG, PDF, BMP,… Định dạng lưu trữ sẽ do người dùng lựa chọn phù hợp với yêu cầu công việc.

Máy scan có cách thức hoạt động ngược so với máy in và máy photocopy. Đối với máy scan thực hiện thao tác chuyển các giấy tờ ở dạng bản cứng sang các file dạng bản mềm [tập tin, tài liệu] lưu trữ trên máy tính và những file này có thể chuyển sang dạng word, excel để chỉnh sửa thêm. Còn máy photocopy là chuyển hình ảnh bản mềm thành dạng bản cứng [tài liệu giấy].

2. Sử dụng scan tài liệu trong trường hợp nào?

Scan là chức năng hữu ích được tích hợp trong máy photocopy giúp doanh nghiệp lưu trữ tài liệu dễ dàng và nhanh chóng.

Doanh nghiệp thường sử dụng máy photocopy tích hợp scan để hỗ trợ lưu trữ và sao chép tài liệu quan trọng. Chức năng scan ra đời thay thế cho phương thức lưu trữ tài liệu truyền thống. Phương thức lưu trữ truyền thống sẽ không bảo quản tài liệu trong thời gian dài, dễ bị thất lạc. Đặc biệt những doanh nghiệp hoạt động đã lâu có số lượng tài liệu và giấy tờ quan trọng rất nhiều.

Vì vậy, doanh nghiệp sử dụng chức năng scan để giúp cho việc lưu trữ và sao chép tài liệu bản gốc một cách đơn giản, dễ dàng hơn. Giảm nguy cơ mất thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí in ấn.

Sử dụng scan để số hóa tài liệu lưu trữ dưới dạng PDF và cài đặt mã bảo mật quyền truy cập. Tăng cường độ bảo mật cho dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp, tránh bị rò rỉ thông tin mật.

Trong trường hợp tài liệu của doanh nghiệp bạn bị mất, nếu bạn đã scan tài liệu và lưu trên ứng dụng như: đám mây, google drive,… thì sẽ khôi phục lại được những dữ liệu đã bị mất. Scan còn tích hợp chức năng chia sẻ tài liệu, được quét qua mail để bạn có thể truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi.

3. Chi tiết cách scan trên máy photocopy

3.1. Scan tài liệu

Các bước scan tài liệu trên máy tính cài đặt phần mềm scan:

• Bước 1: Đặt tài liệu cần scan vào máy
  • Sau khi máy scan đã kết nối với máy tính, úp bề mặt của tài liệu cần quét xướng dưới, áp sát vào mặt kính
  • Đặt tài liệu ngay ngắn theo đúng vị trí được đánh dấu sẵn
• Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan trên màn hình
  • Trên màn hình xuất hiện: bấm nút Start -> All Program -> Accessories -> chọn Scanner and Camera Wizard
  • Trong hộp Scanner and Camera Wizard sẽ xuất hiện -> chọn Next
  • Trong Tab Choose Scanning Preferences tùy chỉnh chọn Picture Type -> chọn Next
  • Trong hộp Picture Name and Destination, nhập tên để đặt tên file -> chọn định dạng file JPG hay PDF -> chọn nơi muốn lưu file -> chọn Next
  • Sau khi hoàn tất quá trình cài đặt scan, nhấn nút scan trên máy để bắt đầu scan tài liệu
• Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu
  • Trên cửa sổ Completing the Scanner and Camera Wizard, bạn click vào liên kết hiển thị để quan sát tài liệu đã được scan.
  • Nếu không hài lòng và muốn điều chỉnh hoặc thiết lập lại scan, bạn click vào Back để quay lại cửa sổ Choose Scanning Preferences. Điều chỉnh khi nào bạn cảm thấy hài lòng với tài liệu được scan.
• Bước 4: Nhấn chọn OK để lưu lệnh điều chỉnh cài đặt. Nhấn nút “Finish” để kết thúc thao tác scan

3.2. Scan màu

Cách scan trên máy photo trong trường hợp muốn scan màu, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác như trên. Để điều chỉnh scan màu, ở bước 2 bạn chọn lệnh Full Color / Text Photo để scan màu. Các thao tác còn lại tương tự như scan tài liệu thường.

3.3. Scan hai mặt

Cách scan trên máy photo trong trường hợp bạn muốn scan hai mặt, chỉ cần thực hiện theo các thao tác như scan tài liệu thường. Thay vào đó, ở bước 2 bạn chọn lệnh “Tablet” hoặc lệnh “Original Feed Type” và bấm “2 Sided Original” để scan hai mặt.

4. Hướng dẫn scan trên các loại máy photocopy

4.1. Cách scan trên máy photocopy Ricoh

Các bước để thực hiện scan trên máy photocopy Ricoh:

• Bước 1: Đặt bản gốc tài liệu ở khay DF hoặc trên mặt kính
  • File tài liệu có bản gốc 1 trang, hóa đơn giấy, giấy mỏng, bạn nên đặt tài liệu trên mặt kính để hạn chế giấy bị rách
  • Đối với bản gốc tài liệu nhiều trang, bạn nên đặt trên khay DF
  • Sau đó chọn phím “Scanner” trên màn hình cảm ứng
• Bước 2: Bấm chọn “Store File” -> bấm chọn “Store Only” để cài đặt lệnh chỉ scan bản gốc vừa đặt trên khay
• Bước 3: Đổi tên file theo yêu cầu của bạn, dễ nhớ nhất để thuận tiện trong quá trình tìm lại File khi cần sử dụng các thông tin trong file scan. Bạn nhấn “Edit” để đổi tên. Đổi tên xong nhấn chọn “OK” để máy photocopy xác nhận nút lệnh.
• Bước 4: Để thay đổi các cài đặt scan theo yêu cầu mong muốn của bạn, chọn “Scan Setting” để chọn các lệnh như sau:
  • Lệnh “Full Color / Text Photo”: để scan màu
  • Lệnh “Black & White text”: để scan trắng [máy photocopy Ricoh đã cài đặt chế độ mặc định là scan đen trắng nên không cần cài đặt lại]
  • Lệnh “Original Feed Type” và bấm “1 Sided Original”: để scan 1 mặt
  • Lệnh “Original Feed Type” và bấm “2 Sided Original”: để scan 2 mặt
  • Cách sắp xếp file scan chọn “Send File Type / Name”
  • Lệnh “Single Page”: để scan mỗi trang thành 1 file
  • Lệnh “Multi Page”: để scan nhiều trang vào 1 file
  • Sau đó nhấn chọn “OK” để lưu và xác nhận lệnh của máy photocopy
• Bước 5: Sau khi nhấn chọn “OK”, cuối cùng nhấn chọn “Start” để bắt đầu scan và sẽ cho ra kết quả file scan như yêu cầu của bạn
  Máy Photocopy tích hợp scan Ricoh MP 5002

[Nguồn: //photocopyricoh.vn/]

4.2. Cách scan trên máy photocopy HP

Các bước để thực hiện scan trên máy photocopy HP:

• Bước 1: Click vào biểu tượng “HP Solution Center” trên màn hình máy tính
• Bước 2: Đặt bản gốc tài liệu úp xuống trên mặt kính máy scan
• Bước 3: Màn hình máy tính sẽ xuất hiện biểu tượng chấp nhận tài liệu gốc
• Bước 4: Chọn lệnh “Scan Settings
• Bước 5: Nhấn lệnh “Scan Picture” hoặc “Scan originals” từ màn hình
• Bước 6: Chọn một thư mục để lưu các tài liệu được scan -> nhấn nút “Save to File” để lưu tập tin chứa trong một thư mục
• Bước 7: Nhấn lệnh “OK” để lưu các thao tác đã được thiết lập
• Bước 8: Nhấn lệnh “Scan” trên máy photocopy để bắt đầu quá trình scan tài liệu. Bạn cần chú ý màn hình máy tính, nếu có một cửa sổ pop-up xuất hiện và yêu cầu bạn lưu tập tin thì bạn điền tên tập tin theo yêu cầu và nhấn lệnh ”Save”.
• Bước 9: Đóng biểu tượng “HP Solution Center” và tìm tập tin vừa được scan theo tên bạn đã lưu trên máy tính của bạn
  Máy photocopy đa chức năng LaserJet M430 HP

[Nguồn: //www.hp.com/]

4.3. Cách scan trên máy photocopy Toshiba

Các bước để thực hiện scan trên máy photocopy Toshiba:

• Bước 1: Đặt bản gốc đúng vị trí trên mặt kính hoặc trên khay DF. Sau đó chọn lệnh “Scanner” trên màn hình điều khiển của máy photocopy Toshiba
• Bước 2: Bấm chọn lệnh “Store File” -> chọn “Store Only” đặt lệnh chỉ scan bản gốc vừa đặt trên mặt kính hoặc trên khay DF
• Bước 3: Chọn “Edit” để đổi tên file. Chọn “File” -> chọn ô “File Name” để đặt lại tên file theo yêu cầu của bạn -> chọn “File Format” để lựa chọn định dạng bạn muốn lưu [JPG, PDF,…] -> nhấn “OK” để lưu lệnh và kết thúc đặt tên và định dạng file.
• Bước 4: Tùy chỉnh chế độ scan. Nhấn vào lệnh “Scan Setting” để thay đổi cài đặt scan, các lệnh cụ thể như:
  • Lệnh “Tablet”: scan 2 mặt
  • Lệnh “Single”: scan 1 mặt
  • Lệnh “Text / Photo”: scan toàn bộ thông tin [chữ, ảnh]
  • Lệnh “Text”: scan riêng phần chữ
  • Lệnh “Color Mode”: lựa chọn chế độ scan trắng đen hay scan màu
  • Lệnh “Resolution”: điều chỉnh độ phân giải
  • Lệnh “Auto”: lựa chọn kích thước khổ giấy A4, A5,…
  • Sau đó chọn “Enter” để xác định các lệnh vừa cài đặt
• Bước 5: Chọn “Start” để bắt đầu scan tài liệu

4.4. Cách scan trên máy photocopy Fuji Xerox

Các bước để thực hiện scan trên máy photocopy Fuji Xerox:

• Bước 1: Nạp bản tài liệu gốc trên bộ nạp tự động [ADF] hoặc trên mặt kính
• Bước 2: Chọn lệnh “Services Home”
• Bước 3: Chọn lệnh “Store to Folder”
• Bước 4: Chọn loại thư mục để lưu tài liệu được scan
• Bước 5: Nhấn nút “Start” để bắt đầu scan
• Bước 6: Trở về màn hình máy tính của bạn mở trình duyệt web [Chrome, Microsoft Edge, Cốc Cốc, …] và gõ địa chỉ IP máy photocopy Fuji Xerox.
• Bước 7: Chọn lệnh “Scan” sau đó chọn lệnh “File List“
• Bước 8: Chọn lệnh “File Number” -> tùy chọn định dạng file [PDF hoặc JPEG] -> nhấn chọn “Retrieve”
• Bước 9: Nhấn chọn download file về máy hoặc chọn “ “Print File” để xuất file ra
• Bước 10: Hoặc chọn “Print File” để in file ra
  Máy in đa chức năng Apeos C325 z / C325 dw

[Nguồn: //www-fbvn.fujifilm.com/]

5. Tổng kết

Qua bài viết ATALINK chia sẻ, hy vọng đã cung cấp đầy đủ thông tin về cách scan trên máy photo của một số thương hiệu nổi tiếng, cũng như tầm quan trọng của scan trong việc lưu trữ và sao chép tài liệu. Mỗi thương hiệu sẽ có cách scan trên máy photo khác nhau, doanh nghiệp nên lưu ý để máy photocopy vận hành tốt và lâu dài.

Trên Sàn giao dịch thương mại điện tử B2B ATALINK có nhiều nhà cung cấp uy tín về các loại sản phẩm máy photocopy tích hợp scan cho văn phòng với nhiều thương hiệu nổi tiếng như: Samsung, Canon, HP,… Với cam kết hàng chính hãng, chất lượng cao và giá cả phải chăng, ATALINK là địa chỉ đáng tin cậy để Quý Doanh nghiệp tìm mua sản phẩm.

Sàn Thương mại điện tử B2B ATALINK cũng là lựa chọn tuyệt vời dành cho những doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực thiết bị văn phòng với:

Cơ hội chốt đơn nhanh chóng qua việc chào hàng trực tiếp đến hơn 12.000+ Doanh nghiệp khách hàng mục tiêu