“Hóa đơn đầu vào (hay còn được gọi là hóa đơn mua hàng thông thường), thuật ngữ này dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trì hoạt động trong tổ chức”.

Qua đó, hóa đơn điện tử đầu vào là một hình thái của hóa đơn đầu vào. Theo quy định của Tổng cục thuế ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/7/2022. Như vậy, hóa đơn đầu vào cũng được chuyển đổi dưới dạng điện tử.

Chứng từ đi kèm với hóa đơn đầu vào bao gồm:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa: Nếu hợp đồng không ghi rõ các danh mục, các mặt hàng bán ra thì cần bổ sung phụ lục kèm theo có ghi chi tiết các danh mục hàng hóa mua vào;
• Phiếu nhập kho: Với hàng hóa mua vào;
• Phiếu thu, biên lai: Ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau;
• Biên bản thanh lý hợp đồng;

  \>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử

2. Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào là gì?

Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra, chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử bao gồm ít nhất 2 File luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML).

Bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này không có giá trị pháp lý.

File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chưa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.

3. Quy định về cách lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

Theo Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào cần tuân thủ các quy định như sau:

• Hóa đơn điện tử đầu vào phải được bảo quản và lưu trữ bằng phương tiện điện tử;
• Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình;
• Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ. Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi và sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
• Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán;
• Hóa đơn điện tử tử đầu vào được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu;
• Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn theo quy định. Nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy;

3. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào đối với bên bán và bên mua

3.1. Đối với bên bán

• Phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong 10 năm;
• Không cần lưu trữ hóa đơn điện tử ở dạng giấy mà có thể lưu trữ dưới dạng điện tử (định dạng XML) khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đầu vào;
• Nên Export dữ liệu và nén lại dưới dạng .zip lưu vào ổ cứng để tránh trường hợp rủi ro. Bởi ngay khi hóa đơn được tạo lập trên phần mềm thì các dữ liệu đã được lưu trên hệ thống.

3.2. Đối với bên mua

• Nên lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào bằng ổ cứng di động, USB, máy tính để hóa đơn điện tử có dạng XML;
• Hoặc có thể lưu trữ hóa đơn điện tử bằng dạng khác là DPF. Tuy nhiên cần lưu ý là bản PDF chỉ là bản thể hiện, không có giá trị pháp lý;

\>>> ĐỌC THÊM: Sự thật về 5 cách quản lý hóa đơn đầu vào mà kế toán hay dùng hiện nay

4. Phần mềm xử lý hóa đơn điện tử EasyIN: Lưu trữ tự động – Quản lý tập trung trên 1 hệ thống – Tiết kiệm 80% thời gian xử lý cho kế toán

• Hệ thống tự động phân tích và kiểm tra hoá đơn đầu vào đúng sai;
• Tự động nhập liệu, upload nhanh chóng và chính xác cùng lúc nhiều hóa đơn;
• Tự động đồng bộ với các phần mềm kế toán giúp tiết kiệm thời gian xử lý công việc;
• Lưu trữ hóa đơn an toàn với công nghệ bảo mật nhiều lớp, dễ dàng quản lý, tra cứu hóa đơn đầu vào;
• Hỗ trợ báo cáo tổng hợp hóa đơn đầu vào – đầu ra, kết xuất báo cáo danh sách hóa đơn đầu vào đơn giản;
• Giao diện thân thiện, có Mobile App giúp tối ưu hoá trải nghiệm người dùng;

Đặc biệt, đội ngũ chuyên môn của EasyIN cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

Bài viết gợi ý một số cách lưu trữ hóa đơn điện tử để kế toán có thể áp dụng. Cần lưu ý rằng, hiện nay khi sử dụng hóa đơn điện tử thì dữ liệu file điện tử mới có giá trị pháp lý, chứng từ giấy in ra chỉ có giá trị tham chiếu và sử dụng nội bộ.

Trích công văn 1152/TCT-CS năm 2023:

Theo quy định về thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với CQT (QĐ 1450/QĐ-TCT ngày 7/10/2021), file XML của hóa đơn điện tử là file có giá trị pháp lý, file PDF là bản thể hiện của hóa đơn điện tử và không có giá trị pháp lý.

Tra cứu thông tin hóa đơn điện tử định dạng XML

Theo quy định của Luật kế toán 88/2015/QH13: chứng từ, sổ kế toán không bắt buộc phải in ra nếu đáp ứng điều kiện lưu trữ. Do đó, công ty có thể lựa chọn in ra giấy để lưu trữ, ký, đóng dấu như phương thức truyền thống hiện tại hoặc áp dụng chứng từ, sổ sách điện tử theo quy định của Luật để giảm tải khối lượng công việc in ấn. Tuy nhiên cần lưu ý:

\> Về quy định của luật kế toán 88/2015/QH13, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung theo quy định và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử.

\> Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ. Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

Riêng lưu trữ hóa đơn điện tử, do chứng từ này được áp dụng theo quy định chi tiết tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP nên cần lưu ý

\> Định dạng hóa đơn điện tử là dạng file XML. Do đó, với tất cả hóa đơn điện tử nên lập folder, cloud… để lưu file XML của hóa đơn điện tử theo danh sách đầu vào, đầu ra

\> Phương tiện bảo quản và lưu trữ Hóa đơn điện tử là các phương tiện điện tử

\> Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi và sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ, đảm bảo tính an toàn bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ.

\> Lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán

Ví dụ, các bước lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử tham khảo:

Bước Công việc 1 Nên có 01 email riêng của kế toán để lưu hóa đơn

\> Thông báo Email này với tất cả các bên bán, đăng ký nhận thông báo từ cơ quan thuế

\> Cài đặt để chuyển tiếp về những email nội bộ khác

2 Sử dụng các phương tiện lưu trữ như USB, ổ cứng hoặc thư mục Cloud, Google Drive để tải các hóa đơn nhận qua email trên và kiểm tra khi nhận hóa đơn 3 Sắp xếp hóa đơn theo thời gian, định dạng, đối tượng… 4 Cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào file excel (Có thể sử dụng chính là bảng kê thuế GTGT đầu vào) và chèn link gốc của hóa đơn điện tử để tiện tra cứu 5 Đối chiếu danh sách hóa đơn đã nhận trong kỳ với danh sách hóa đơn điện tử tại https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ 6 Có thể đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive hoặc tìm các phương án Backup…

@tuvanthue Rất nhiều kế toán sẽ thất nghiệp…

ketoan

thue

accountant

unemployed

learnontiktok

thatnghiep

matviec

tax

invoice

rpa

hoadon

vat ♬ nhạc nền – Kế toán

Quy trình để tối ưu dữ liệu XML lên excel có thể tham khảo như sau

1. Tập hợp toàn bộ dữ liệu XML hoặc load file hóa đơn từ hoadondientu.gdt.gov.vn xuống

2. Sử dụng file công cụ convert dữ liệu ra excel

3. Từ dữ liệu này – Kết nối với file sau 3.1. Master file nhà cung cấp, bao gồm mã, tên, loại HHDV, diễn giải, định khoản 3.2. Template của phần mềm: Mapping một số trường dữ liệu, chuyển được để Upload lên phần mềm nhanh nhất + Số chứng từ + Ngày tháng + Diễn giải + Số tiền

Tham khảo thêm

Có bắt buộc in và lưu trữ chứng từ và sổ kế toán ra giấy?

Điều chỉnh hoá đơn điện tử có sai sót

Căn cứ tham chiếu:

Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điều 12. Định dạng hóa đơn điện tử

Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin)…”

Điều 6. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

1. Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

2. Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016: “Điều 13. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm”

Hóa đơn điện tử được lưu trữ ở đâu?

Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử Lưu trữ hoá đơn điện tử (HĐĐT) là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả tại các phần mềm quản lý chuyên dụng, email,...

Hóa đơn điện tử lưu trữ trong bao lâu?

Có. Thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế Toán hiện hành là 10 năm. Theo quy định tại khoản 1, điều 11, Thông tư 32/2011/TT-BTC thì: “Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán.

PDF XML là gì?

PDF và XML là hai định dạng được dùng để lưu trữ hóa đơn điện tử VNPT. File PDF hiển thị ở giao diện quen thuộc nên thường được dùng trong tra cứu nhiều hơn. Tuy nhiên, hình thức thể hiện này không được công nhận về tính pháp lý.

File XML hóa đơn là gì?

Hóa đơn Điện tử định dạng XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ Hóa đơn, CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ khi chưa bị sửa đổi. Trường hợp File XML đã bị sửa đổi nội dung, sau khi bấm Đọc file XML, hệ thống sẽ kiểm tra, phát hiện sự thay đổi nội dung và hiển thị thông báo lỗi.