Kế hoạch kinh doanh là cụm từ khoá chính quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp, bất kể quy mô hay những yếu tố khác. Để có thể đánh giá được tính khả thi của ý tưởng kinh doanh và kêu gọi được nhà đầu tư, chúng ta cần biến ý tưởng thành thực tế qua bản kế hoạch. Vậy kế hoạch kinh doanh là gì? Làm thế nào để có một bản kế hoạch kinh doanh đầy thuyết phục với nhà đầu tư? Bí quyết sẽ được Jenfi chia sẻ trong bài viết ngay sau đây.
1. Kế hoạch kinh doanh là gì?
1.1 Kế hoạch kinh doanh là gì?
Kế hoạch kinh doanh [tiếng Anh: Business Plan] là bản tài liệu mô tả chi tiết quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp, công ty trong một khoảng thời gian nhất định. Kế hoạch kinh doanh như một bức tranh phác thảo nên những nội dung tổng thể về định hướng mục tiêu, kế hoạch quản lý, nhân sự, chiến lược marketing, nguồn lực tài chính,...Bên cạnh đó là sự chuẩn bị sẵn sàng cho những thách thức, rủi ro cũng như đón đầu cơ hội phát triển.
Kế hoạch kinh doanh phần nào phản ánh được kết quả kinh doanh và đưa ra những triển vọng để phát triển và thành công trong tương lai. Từ đó những người đứng đầu có thể nắm bắt tình hình thực tế và đưa ra được những định hướng tương lai. Nói cách khác, kế hoạch kinh doanh là những mục tiêu dài hạn mà các công ty, doanh nghiệp lập ra ngay từ đầu nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất. Nhiệm vụ và mục tiêu của việc lập kế hoạch kinh doanh chính là giúp các chiến lược kinh doanh của công ty, doanh nghiệp đạt kết quả tối ưu. Nội dung của kế hoạch càng cụ thể và chi tiết đồng nghĩa với khả năng hiện thực hóa sẽ càng cao.
Kế hoạch kinh doanh được chia thành nhiều loại khác nhau. Tuy nhiên nội dung vẫn tập trung vào một mục tiêu duy nhất đó là định hướng kế hoạch cho các hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp.
1.2 Phân loại kế hoạch kinh doanh
Về mặt pháp lý, hiện nay chưa có quy định cụ thể nào về việc phân loại kế hoạch kinh doanh. Tuy nhiên, xét theo góc độ thời gian và mục đích, thông thường kế hoạch kinh doanh sẽ được phân loại thành các nhóm chính như sau:
- Xét theo góc độ thời gian: Bao gồm 3 loại chính
- Kế hoạch dài hạn: Thường có thời gian kéo dài trong khoảng từ 5 đến 10 năm.
- Kế hoạch trung hạn: Khoảng thời gian kéo dài trong khoảng từ 3 đến 5 năm.
- Kế hoạch ngắn hạn: Thường là các kế hoạch theo từng năm và không kéo dài quá 3 năm
- Xét theo nội dung, mục đích của kế hoạch: Bao gồm 2 loại chính
- Kế hoạch chiến lược: Được xây dựng bởi những nhà quản lý cấp cao bằng cách xác định theo tầm nhìn xa. Đưa ra những mục tiêu tổng thể, định hướng tương lai của doanh nghiệp. Thời gian triển khai kế hoạch chiến lược kéo dài khoảng thời gian từ 2-3 năm trở lên. Đây là những kế hoạch sẽ tác động đến mảng hoạt động lớn, liên quan đến toàn bộ tương lai của doanh nghiệp.
- Kế hoạch triển khai: Kế hoạch lập ra với mục tiêu cụ thể hóa các hoạt động theo tần suất hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm,...Thậm chí cả kế hoạch nhân sự, kế hoạch tiến độ, kế hoạch hoạt động kinh doanh trong thời gian ngắn,…Kế hoạch triển khai là công cụ để chuyển các định hướng, mục tiêu từ chiến lược thành các nội dung cụ thể cho từng bộ phận của doanh nghiệp.
1.3 Khi nào cần lập kế hoạch kinh doanh?
Kế hoạch kinh doanh được lập chủ yếu phục vụ cho mục đích phát triển, duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Một số thời điểm quan trọng cần thiết lập kế hoạch kinh doanh phổ biến như:
- Thành lập doanh nghiệp mới hoặc triển khai ý tưởng kinh doanh mới
- Thay đổi, bổ sung thêm ngành nghề sản xuất kinh doanh
- Thay đổi phương hướng kinh doanh
- Kêu gọi các nhà đầu tư
2. Lập kế hoạch kinh doanh có vai trò gì?
Lập kế hoạch kinh doanh có vai trò gì mà các chuyên gia kinh tế cho rằng đây chính là then chốt quyết định sự thành công của một doanh nghiệp? Có thể nói, lập kế hoạch kinh doanh là một bước tạo nền tảng cho quá trình hiện thực hóa các mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Nếu không có kế hoạch, doanh nghiệp sẽ rất khó để xác định được mục tiêu, chiến lược, thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nội lực của doanh nghiệp,...Kế hoạch kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được tính khả thi của ý tưởng kinh doanh trước khi chúng ta biến ý tưởng thành thực tế
Sau đây sẽ là những vai trò quan trọng của việc lập kế hoạch kinh doanh để giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.
2.1 Xác định cơ hội phát triển cũng như định hướng được mức độ khả thi của chiến lược kinh doanh
Việc phân tích những ưu điểm và hạn chế của các yếu tố nội tại sẽ giúp những nhà lãnh đạo có cái nhìn tổng quan hơn về định hướng phát triển của doanh nghiệp. Từ đó có thể dự đoán, đánh giá những phương pháp cải thiện năng lực và định hướng phát triển tốt hơn trên thị trường. Lập kế hoạch kinh doanh giúp doanh nghiệp xác định và điều chỉnh mục tiêu kinh doanh sao cho phù hợp với năng lực và thị trường thực tế.
2.2 Giúp điều hành, quản lý hiệu quả hơn
Từ việc phân tích các nguồn lực khi lập kế hoạch kinh doanh. Doanh nghiệp có thể tận dụng được tối đa nguồn lực, đưa ra các phương án kết hợp giữa các bộ phận, cá nhân. Xác định được các cột mốc quan trọng trong định hướng phát triển. Ngoài ra, kế hoạch kinh doanh cũng giúp chủ doanh nghiệp có thể giám sát các hoạt động kinh doanh cụ thể, chi tiết và hiệu quả hơn trong tất cả các khâu.
2.3 Xác định tài chính
Việc lên kế hoạch dựa trên nguồn tài chính tương ứng sẽ giúp nguồn kinh phí của bạn không bị lãng phí. Ngoài ra, dự phòng ứng phó trước với những phát sinh có thể xảy đến sẽ giúp giảm thiểu đáng kể những chi phí phát sinh.
2.4 Xác định những phương án rủi ro có thể xảy ra
Thông qua kế hoạch kinh doanh, doanh nghiệp cũng xác định được những thiếu sót trong ý tưởng kinh doanh và đưa ra những phương án giải quyết rủi ro một cách kịp thời.
2.5 Thu hút thêm nhiều ý tưởng
Trong quá trình lập kế hoạch kinh doanh, khả năng tìm kiếm được nhiều ý tưởng kinh doanh độc đáo sẽ dễ dàng xảy ra hơn là hoạt động vội vàng, không có kế hoạch.
2.6 Mở ra cơ hội thu hút đối tác và nhà đầu tư
Các nhà đầu tư đánh giá cao những doanh nghiệp có định hướng rõ ràng và có tiềm năng mang lại lợi ích kinh tế. Những doanh nghiệp có kế hoạch kinh doanh chi tiết chắc chắn có sức hấp dẫn với nhà đầu tư hơn là những dự án chưa được lên kế hoạch thực hiện. Điều này sẽ góp phần thu hút thêm nhiều đối tác tiềm năng cùng hợp tác vào dự án của doanh nghiệp để mở rộng quy mô.
Có thể thấy, kế hoạch kinh doanh được xem như là nền móng bắt đầu cho bất kỳ chiến lược kinh doanh nào.
3. Những nội dung cơ bản thường có trong bản kế hoạch kinh doanh
Thông thường, một bản kế hoạch kinh doanh được sẽ bao gồm những nội dung chính sau đây để đảm bảo hiệu quả thành công tối ưu.
3.1 Tóm tắt tổng quan dự án
Theo cấu trúc, đây sẽ là phần đầu tiên của bản kế hoạch. Một bản kế hoạch thường khá dài và chi tiết, do đó cần có phần tóm tắt những ý chính. Trên thực tế, bản tóm tắt sẽ được lên sau khi hoàn thiện kế hoạch vì lúc này bạn mới có được một góc nhìn tổng quan về toàn bộ bản kế hoạch của mình.
3.2 Kế hoạch vận hành
Doanh nghiệp cần tìm được đáp án cho những câu hỏi như: Làm thế nào để có thể đạt được mục tiêu đề ra? Cần thực hiện những gì? Từ đó cụ thể hóa phương thức và cách hoạt động của từng bộ phận, kèm theo các KPI và thang đánh giá để kiểm soát tiến độ.
3.3 Hoạch định tài chính
Tài chính là một trong những yếu tố quan trọng không thể thiếu trong bảng kế hoạch kinh doanh. Từ kế hoạch vận hành, cần chú ý phân chia càng nhỏ càng tốt các mục chi tiêu để giảm thiểu việc thiếu ngân sách. Tránh gián đoạn đến việc thực hiện kế hoạch. Ngoài ra, cũng cần có những quy định cụ thể về việc cập nhật các khoản thu, chi, phát sinh.
3.4 Hoạch định nguồn lực
Doanh nghiệp cần xác định những nguồn lực nội tại hiện có như: Nhân sự, đối tác, kênh bán hàng,...Tùy thuộc vào từng kế hoạch sẽ có những yêu cầu về nguồn lực khác nhau.
3.5 Phân tích thị trường, xác định rủi ro
Thị trường tác động rất lớn đến kết quả của kế hoạch. Cần chú trọng phân tích thị trường. Dựa trên những thông tin đó để đưa ra được kế hoạch chính xác và phù hợp nhất. Bao gồm cả thị trường vĩ mô [Kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội,...] và thị trường vi mô [khách hàng, đối tác, đối thủ cạnh tranh,...] Khi hiểu được đúng và đủ về tình trạng thị trường. Doanh nghiệp sẽ có được hướng đi đúng đắn, giảm thiểu rủi ro và dễ đạt được mục tiêu hơn.
3.6 Tài liệu đính kèm
Chúng thường bao gồm những tài liệu để làm rõ các thông tin trong kế hoạch kinh doanh như: Bảng cân đối kế toán; Tài liệu phân tích thị trường; Phân tích khách hàng tiềm năng; Giấy phép kinh doanh hay những giấy tờ sở hữu của doanh nghiệp,...
4. Các bước trình bày 1 bản kế hoạch kinh doanh thuyết phục với nhà đầu tư
Để có một bản kế hoạch kinh doanh thuyết phục được các nhà đầu tư khó tính nhất. Mời bạn tham khảo 9 bước lập kế hoạch kinh doanh dưới đây để đạt hiệu quả cao nhất:
Bước 1: Tóm tắt điều hành
Một phần tóm tắt ngắn gọn về kế hoạch kinh doanh sẽ cung cấp cho người đọc dễ dàng có cái nhìn tổng thể hơn. Kèm theo đó là những tiềm năng, lợi ích về doanh nghiệp của bạn để thuyết phục họ ngay từ những nét phác thảo đầu tiên
Bước 2: Giới thiệu chung về doanh nghiệp
Trong bước này, doanh nghiệp có thể đưa vào bản kế hoạch kinh doanh những nội dung như sau:
- Những thông tin cơ bản về lịch sử hình thành và phát triển doanh nghiệp
- Cơ cấu kinh doanh [Thuộc loại Công ty sở hữu độc quyền, công ty hợp danh chung, công ty hợp danh hữu hạn hay công ty hợp nhất]
- Ngành nghề sản xuất chính
- Mô hình kinh doanh
- Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị của doanh nghiệp tính đến thời điểm hiện tại.
- Mục tiêu của doanh nghiệp [Bao gồm cả ngắn hạn, trung hạn và dài hạn]
Bước 3: Trình bày sản phẩm, dịch vụ hiện có của doanh nghiệp
Trình bày chi tiết về các sản phẩm, dịch vụ hiện có của doanh nghiệp. Kèm theo đó là những kế hoạch về sản phẩm mới dự kiến ra mắt trong tương lai gần hay bất kỳ tài sản trí tuệ nào thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
Bước 4: Phân tích thị trường
Bất kể với loại hình kinh doanh nào thì cũng cần phải chọn thị trường phù hợp cho sản phẩm. Trong bản kế hoạch kinh doanh cần có những nội dung về phân tích thị trường. Từ đó giúp doanh nghiệp nhanh chóng đạt đỉnh trong thị trường mục tiêu của mình. Chọn sai thị trường hoặc sai thời điểm đều ảnh hưởng xấu đến mục tiêu kinh doanh đã đề ra.
Bước 5: Xác định phân khúc thị trường
Việc xác định phân khúc thị trường [hay còn gọi là phân khúc khách hàng] của mình là ai? Họ trong độ tuổi nào? Sản phẩm của mình có đáp ứng được nhu cầu khách hàng hay không sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận với tệp khách hàng tiềm năng.
Việc xác định phân khúc khách hàng có thể thông qua một số đặc điểm chung như sau:
- Địa điểm sinh sống
- Độ tuổi
- Trình độ học vấn
- Hành vi phổ biến
- Mức thu nhập
- …
Bước 6: Xây dựng kế hoạch Marketing
Marketing là hoạt động không thể thiếu để tiếp cận và thu hút khách hàng. Thực tế cho thấy rất nhiều kế hoạch kinh doanh thành công phụ thuộc vào chiến lược Marketing.
Bước 7: Lập kế hoạch quản lý hoạt động
Kế hoạch hoạt động phải bao gồm những thông tin về: Nhân sự, cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện có, quy trình, tổ chức, cách thức kiểm soát hoạt động. Bên cạnh đó là những phương án dự phòng để giải quyết những rủi ro phát sinh. Nói cách khác, đây chính là phần cốt lõi để kế hoạch kinh doanh của bạn hoạt động một cách trơn tru và hoàn hảo nhất có thể.
Bước 8: Lập kế hoạch tài chính
Cần đặc biệt chú trọng đến yếu tố tài chính. Ngân sách chắc chắn là điều kiện tiên quyết khi lập kế hoạch kinh doanh. Doanh nghiệp cần đưa chi phí vào kế hoạch tài chính và các dự kiến trong tương lai.
Bước 9: Lên Phụ lục
Phụ lục của kế hoạch kinh doanh bao gồm tất cả các tài liệu bổ trợ cần thiết. Điển hình trong đó có bao gồm nhiều loại tài liệu khác nhau để đưa vào nội dung của báo cáo như: Tài liệu hỗ trợ, tài liệu mật và một số tài liệu khác.
5. Một số lưu ý khi lập kế hoạch kinh doanh
Để việc lập kế hoạch kinh doanh đạt hiệu quả. Doanh nghiệp cần nắm được một số lưu ý chính như sau:
5.1 Xác định mục tiêu dài hạn
Mục tiêu ngắn và trung hạn được xác định dựa vào thị trường hiện tại và định hướng khác nhau theo từng giai đoạn. Tuy nhiên vẫn cần theo tổng thể mục tiêu chung.
5.2 Hiểu rõ được nguồn lực và khả năng của doanh nghiệp
Nguồn lực càng lớn, doanh nghiệp càng có nhiều điều kiện để xây dựng những kế hoạch quy mô lớn. Ngược lại, với một nguồn lực nhỏ, doanh nghiệp nên suy xét kỹ và có những hướng đi an toàn. Đòi hỏi ở những người lên kế hoạch kinh doanh sự am hiểu về nguồn lực thực tế của doanh nghiệp [nhân sự, công nghệ, tài chính,...]
5.3 Chú trọng nghiên cứu và phân tích thị trường
Doanh nghiệp nên tìm hiểu sau về các đối thủ trực tiếp của mình, theo dõi các động thái kinh doanh. Ngoài ra, cần nắm bắt những thay đổi trong thị trường của bạn như xu hướng công nghệ, sản phẩm mới, sự thay đổi trong chính sách, kênh phân phối,… của ngành.
5.4 Nghiên cứu tệp khách hàng tiềm năng
Khách hàng là trung tâm của mọi kế hoạch kinh doanh. Phân loại các nhóm khách hàng để đưa ra những phương án tiếp cận phù hợp và chú trọng vào tập khách hàng tiềm năng sẽ quyết định rất lớn đến khả năng thành công của kế hoạch.
5.5 Đưa ra phương pháp và công việc cụ thể
Nội dung công việc càng rõ ràng bao nhiêu, doanh nghiệp càng giảm được nhiều rủi ro và gần với mục tiêu đặt ra bấy nhiêu. Việc xây dựng phương pháp đánh giá công việc cụ thể sẽ là thước đo để theo sát và đánh giá hiệu quả làm việc trong suốt quá trình vận hành.
5.6 Đánh giá và điều chỉnh
Thường xuyên đánh giá kết quả của kế hoạch kinh doanh dựa trên các thang đo và mục tiêu thiết lập từ ban đầu. Kịp thời xác định nguyên nhân và đưa ra phương pháp giải quyết để điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế.
Để có thể lập được một bản kế hoạch kinh doanh cần rất nhiều thời gian và lượng thông tin khổng lồ từ tổng quan đến chi tiết. Thách thức những chuyên gia tài chính để tìm ra hướng đi đúng đắn nhất cho doanh nghiệp từ bản kế hoạch kinh doanh. Qua bài viết này, chúng tôi hy vọng bạn sẽ hiểu rõ hơn về kế hoạch kinh doanh cũng như các bước trình bày một bản kế hoạch kinh doanh thuyết phục được các nhà đầu tư.