Đánh giá tiến trình bằng microsoft năm 2024

Microsoft Teams là một công cụ đang được ưa chuộng hiện nay để người dùng thuyết trình, tạo ra các buổi trình bày có chất lượng cao và tương tác tốt với những người tham gia vào buổi thuyết trình. Tham khảo 10 mẹo thuyết trình sau đây để biết cách sử dụng Microsoft Teams một cách hiệu quả nhất.

Vì sao nên sử dụng Microsoft Teams để thuyết trình?

Sở dĩ Microsoft Teams được người dùng ưa chuộng sử dụng để thuyết trình vì có nhiều lợi ích có thể kể đến như sau:

• Dễ dàng chia sẻ thông tin: Microsoft Teams cho phép người dùng chia sẻ màn hình, tài liệu và ứng dụng một cách nhanh chóng để việc trình bày nội dung trở nên rõ ràng và hiệu quả.
• Tương tác trực tiếp: Teams cung cấp tính năng trò chuyện và thảo luận trực tiếp trong thời gian thuyết trình giúp người dùng thoải mái tương tác với người xem, trả lời câu hỏi và giải quyết vấn đề ngay lập tức.
• Quản lý dễ dàng: Teams giúp người dùng quản lý cuộc họp và thuyết trình một cách thuận tiện như lên lịch cuộc họp, mời người tham gia, ghi lại cuộc họp để sau này xem lại…
• Tích hợp nhiều ứng dụng khác: Khả năng tích hợp nhiều ứng dụng khác như PowerPoint, OneDrive, SharePoint…
• An toàn và bảo mật: Microsoft Teams được thiết kế với các tính năng bảo mật mạnh mẽ như mã hóa dữ liệu, quyền truy cập kiểm soát, đăng nhập đa yếu tố. Điều này đảm bảo rằng thông tin, dữ liệu của người dùng sẽ được bảo vệ khi thuyết trình.
  Microsoft Teams cung cấp tính năng trò chuyện và thảo luận trực tiếp trong thời gian thuyết trình

10 mẹo thuyết trình trên Microsoft Teams

Hãy cùng khám phá 10 mẹo thuyết trình hay trên Microsoft Teams để biến buổi trình bày trở thành một trải nghiệm thú vị, mang lại hiệu quả tốt hơn.

1. Sử dụng tính năng Chat để tương tác trong Microsoft Teams

Chat là một tính năng hữu ích đối với người dùng Microsoft Teams khi thuyết trình, giúp buổi trình bày trở nên thú vị hơn, tạo ra sự tương tác đa chiều giữa người thuyết trình và người tham dự. Đồng thời tính năng này cũng cung cấp một kênh giao tiếp nhanh chóng và tiện lợi giữa mọi người.

Trong quá trình buổi thuyết trình diễn ra, cửa sổ Chat xuất hiện ở bên phải màn hình của giao diện Teams để những thành viên khác có thể trao đổi, thảo luận, tương tác cũng như đưa ra các ý kiến…

Một lưu ý quan trọng khi tận dụng tính năng này đó là người dùng có khả năng tắt âm thông báo mỗi khi có tin nhắn mới, từ đó đảm bảo rằng tiếng thông báo không gây mất tập trung cho những người tham dự.

2. Sử dụng tính năng ghi lại buổi thuyết trình (Record)

Tính năng Ghi lại buổi thuyết trình (Record) trong Microsoft Teams đem lại nhiều lợi ích quan trọng cho người dùng, nhất là đối với người thuyết trình. Vì việc ghi lại buổi thuyết trình giúp người dùng tạo ra một bản ghi có giá trị, có thể dùng như tài liệu tham khảo sau này hoặc chia sẻ với những người không thể tham gia buổi trình bày trực tiếp.

Ngoài ra, việc ghi lại buổi thuyết trình còn giúp người dùng, quản lý có thể xem lại tổng thể buổi trình bày, từ đó đưa ra đánh giá hiệu quả, xác định điểm mạnh và yếu, rút kinh nghiệm và nâng cao chất lượng cho những lần trình bày tiếp theo.

Có một lưu ý khi sử dụng mẹo thuyết trình này đó là tính năng Ghi lại cuộc họp chỉ hoạt động khi người dùng tạo cuộc họp với sự tham gia của ít nhất 3 người. Khi bật tính năng này, mọi người tham gia trong cuộc họp sẽ nhận được thông báo khi bắt đầu buổi ghi lại để đảm bảo tính minh bạch và sự thoải mái của người tham dự.

Click vào Start recording để bắt đầu ghi lại buổi thuyết trình

3. Kiểm soát tiếng ồn trong cuộc họp bằng cách tắt tiếng

Một mẹo thuyết trình khác mà người dùng không nên bỏ qua khi thuyết trình trực tuyến, đặc biệt là trong các cuộc họp lớn hoặc có nhiều người tham gia đó là sử dụng tính năng tắt tiếng. Điều này giúp người thuyết trình không bị phân tâm, chất lượng buổi trình bày không bị ảnh hưởng.

• Những người tham dự nên tắt tiếng để giảm tiếng ồn và chỉ nên mở lại khi muốn tương tác với mọi người.
• Đối với người thuyết trình hoặc người tổ chức cuộc họp, hệ thống Microsoft Teams cho phép người dùng có thể tắt tiếng của những người tham dự. Những người tham dự sẽ nhận được thông báo người quản lý đã tắt tiếng của họ và họ có thể tự bật tiếng khi cần thiết.

4. Làm mờ hình nền hoặc chọn hình nền có sẵn

Tính năng hữu ích tiếp theo của Microsoft Teams được người dùng đánh giá cao là làm mờ hình nền. Việc này giúp mọi người có thể nhìn rõ khuôn mặt của nhau vì bất cứ thứ gì ở phía sau và trong nền đều sẽ bị làm mờ. Ngoài ra, nếu không muốn làm mờ, người dùng có thể lựa chọn các hình nền có sẵn được tích hợp trong Teams.

Làm mờ hình nền giúp mọi người có thể nhìn rõ khuôn mặt của nhau

Việc sử dụng tính năng làm mờ hình nền trong quá trình trình bày giúp người thuyết trình tạo sự chuyên nghiệp và tự tin hơn dù đang ở bất cứ đâu, nhà riêng hay những không gian công cộng khác.

5. Ghi chú trong cuộc họp trên Microsoft Teams

Ghi chú cuộc họp Microsoft Teams là một mẹo thuyết trình giúp buổi trình bày trở nên hiệu quả qua. Việc ghi chú trong suốt cuộc họp giúp mọi người có thể nắm được các ý chính, thông tin quan trọng…

Việc này giúp người thuyết trình tổ chức thông tin một cách khoa học, trình bày có trọng tâm, tránh lan man. Còn những người tham dự thì cũng sẽ dễ dàng theo dõi diễn biến của buổi thuyết trình.

Ngoài ra, bản ghi chú này cũng có thể được sử dụng như một tài liệu tóm tắt hoặc báo cáo với quản lý sau cuộc họp, giúp truyền đạt đầy đủ những thông tin quan trọng đến người vắng mặt, không tham gia vào cuộc họp trực tiếp.

6. Sử dụng tính năng bảng trắng là một mẹo thuyết trình hữu ích

Tính năng bảng trắng trong Microsoft Teams là một công cụ đặc biệt hữu ích với người thuyết trình, giúp những thông tin được trình bày trở nên trực quan, dễ hiểu và gây ấn tượng mạnh mẽ hơn.

Sử dụng tính năng bảng trắng để vẽ giúp buổi thuyết trình trở nên độc đáo và dễ hiểu hơn

Nếu dùng máy tính hoặc laptop, người thuyết trình có thể sử dụng chuột để vẽ trực tiếp trên bảng trắng.

Nếu dùng các thiết bị di động như điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng, người thuyết trình có thể kết nối với bút kỹ thuật số để tạo ra những hình ảnh, biểu đồ và bản vẽ chất lượng.

Xem thêm: Cách sử dụng Microsoft Teams trên web dễ dàng và hiệu quả nhất

7. Chia sẻ màn hình với người tham gia cuộc họp trong Microsoft Teams

Tính năng chia sẻ màn hình trong Microsoft Teams là một công cụ hữu ích giúp người thuyết trình có thể trình bày thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Cụ thể, người dùng có thể chia sẻ tài liệu, slide, hình ảnh, video, các ứng dụng trực tiếp lên màn hình trong khi đang thuyết trình.

Việc sử dụng tính năng này giúp mọi người theo dõi thông tin một cách rõ ràng và dễ hiểu, đem lại sự trực quan cho buổi thuyết trình, từ đó tăng cường tương tác với mọi người.

Một lý do khác khiến mẹo thuyết trình này được ưa chuộng sử dụng đó là giúp người trình bày tạo ấn tượng tốt với người tham dự vì sự chu đáo và chuyên nghiệp khi đã chuẩn bị một tài liệu thuyết trình chất lượng. Điều này thể hiện sự tôn trọng đối với thời gian của người tham gia và tạo điều kiện thuận lợi cho một cuộc họp thành công.

8. Kiểm soát màn hình người tham dự bằng tính năng Quản lý chia sẻ

Tính năng Quản lý chia sẻ trong Microsoft Teams cho phép người thuyết trình kiểm soát màn hình của họ và của người tham dự, bằng cách quản lý việc chia sẻ màn hình cả của họ và của người khác.

Từ đó tránh được những tình huống không mong muốn, đồng thời tạo ra sự chuyên nghiệp, đem lại trải nghiệm tham gia cuộc họp tốt hơn, đảm bảo rằng buổi thuyết trình diễn ra một cách trơn tru.

9. Tận dụng các phím tắt để tăng hiệu quả cho buổi thuyết trình

Sử dụng các phím tắt trong Microsoft Teams là một cách tiết kiệm thời gian, không phải tìm kiếm trong giao diện phức tạp. Từ đó tăng hiệu quả của buổi thuyết trình cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân người thuyết trình.

Một số phím tắt thông dụng có thể kể đến như:

• Ctrl + Shift + 2: Mở chat
• Ctrl + Shift + 5: Mở cuộc gọi
• Alt + Shift + C: Bắt đầu cuộc trò chuyện mới
• Ctrl + Shift + O: Đính kèm tệp
• Ctrl + Shift + I: Đánh dấu là quan trọng
• Ctrl + Shift + A: Chấp nhận cuộc gọi video
• Ctrl + Shift + S: Chấp nhận cuộc gọi thoại
• Alt + Shift + N: Lên lịch họp
• Ctrl + S: Lưu/gửi yêu cầu họp

10. Chia các nhóm nhỏ trong Teams để tối ưu hóa tương tác tập thể

Một mẹo thuyết trình trên Microsoft Teams tiếp theo mà FPT Smart Cloud muốn chia sẻ đó là tạo các nhóm con nhằm khuyến khích tính tương tác trong thời gian cụ thể. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho người thuyết trình khi muốn tổ chức cuộc họp có nhiều nhóm chuyên môn.

Với tính năng này, người tổ chức cuộc họp có thể dễ dàng tạo và quản lý các phòng làm việc theo từng nhóm, giúp các thành viên có thể thảo luận, tương tác tập thể một cách thuận tiện và chuyên nghiệp hơn.

Quản trị viên có thể chỉ định các thành viên tham gia vào phòng họp để thảo luận và tương tác

Có một lưu ý quan trọng khi sử dụng tính năng này đó là người quản lý không thể tạo các nhóm nhỏ nếu buổi thuyết trình/cuộc họp có hơn 300 người tham gia.

Lời kết

Việc tận dụng những mẹo thuyết trình trên Microsoft Teams sẽ giúp người dùng tạo ra những buổi trình bày ấn tượng hơn. Hãy ứng dụng các tính năng của công cụ này để đạt được sự chuyên nghiệp và thành công trong mọi buổi thuyết trình của tổ chức trên nền tảng này.

Ngoài ra, trong gói dịch vụ Microsoft 365 for Business đã được tích hợp sẵn Microsoft Teams và nhiều công cụ hữu ích khác. Việc sử dụng trọn gói công cụ nhằm tận dụng toàn bộ tiềm năng của nền tảng này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất làm việc và kết nối trong môi trường kỹ thuật số hiện đại.