Có máy phương pháp rút ngắn thời gian thực hiện dự án mà vẫn kiểm soát được chi phí
Ưu - nhược điểm của các phương pháp quản lý hàng đầu và hướng dẫn cách áp dụng: Agile - Waterfall - Kanban - Lean - Scrum - 6 Sigma Show
“Quản lý dự án” nằm ở đâu trong bức tranh tổng thể của doanh nghiệp?Cách đây ba năm, Hội đồng Quản trị của Siemens (Đức) triển khai một chương trình toàn cầu để cải tiến công tác quản lý dự án của mình. Tập đoàn điện tử này đã phát hiện rằng phân nửa doanh thu của mình xuất phát từ những hoạt động có tính chất giống dự án, và tính toán rằng nếu toàn bộ những dự án này có thể hoàn tất đúng hạn và đúng dự toán, lợi nhuận của hãng có thể tăng thêm 3 tỉ euro (3,7 tỉ đô-la Mỹ) trong ba năm. Họ nhận ra bất kỳ một mục tiêu, thay đổi hay cải tiến lớn nào trong tổ chức đều khó có thể hiện thực thành công nếu thiếu vai trò của quản lý dự án. Chính xác là vậy! Quản lý dự án luôn đóng một vai trò không thể thiếu trong quản lý chiến lược toàn diện. Bất kỳ tổ chức nào cũng cần trang bị cho ban lãnh đạo và đội ngũ điều hành trong tổ chức những công cụ, phương pháp về quản lý dự án nhằm thực hiện các mục tiêu, sự cải tiến và sự thay đổi trong tổ chức. Là một nhà quản lý, nếu bạn đang chuẩn bị đảm nhiệm những dự án có quy mô vừa và nhỏ (ví dụ như dự án của agency hoặc các dự án thuộc ngành dịch vụ, mô hình phát triển sản phẩm,...) thì không gì phù hợp với bạn hơn nội dung này.
Dự án là gì?Theo Wikipedia, Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến. Theo Viện Quản lý Dự án (PMI), Dự án là một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hay kết quả duy nhất. Đặc điểm của một dự án
Thế nào là một dự án vừa và nhỏ?Xác định quy mô dự án là điều đầu tiên trước khi bắt tay xây dựng kế hoạch và lựa chọn phương án quản lý phù hợp. Quy mô của dự án sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới những trở ngại và khó khăn trong việc đạt được mục tiêu ban đầu của dự án, tuy nhiên, các dự án lớn không nhất thiết phải kéo theo sự phức tạp hay rắc rối. Như đã đề cập, bài viết này thích hợp với những dự án có quy mô vừa và nhỏ. Vậy làm thế nào để xác định được quy mô của một dự án? Bảng dưới đây thống kê những đặc điểm của quy mô một dự án, cho phép nhà quản lý xác định phạm vi dự án và từ đó tiến hành những bước tiếp theo: II. Cách lựa chọn phương pháp quản lý dự ánChọn phương pháp đúng rất quan trọng vì nó định hướng cách chúng ta tiếp cận mục tiêu ngay từ ban đầu – hay có thể nói, nó quyết định sự thành công hay thất bại của dự án. Thế nên đứng trước mỗi một dự án, việc dành thời gian để lựa chọn một phương pháp phù hợp với bối cảnh của mình là điều vô cùng quan trọng. Ở phần này, chúng ta sẽ tìm cách hiểu đúng về định nghĩa “phương pháp quản lý dự án” và cách đi tìm phương pháp quản lý dự án hoàn hảo nhất. Trước hết, quản lý dự án là gì?Project Management - Quản lý dự án, theo Viện Quản lý Dự án (PMI) là việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật vào các hoạt động của dự án, nhằm đáp ứng các yêu cầu chung của dự án. Việc Quản lý dự án được thực hiện thông qua ứng dụng phù hợp, tích hợp các quy trình quản lý được xác định cho dự án một cách hiệu quả. Một phương pháp quản lý dự án là gì?Theo PMI, phương pháp quản lý dự án là một hệ thống các thông lệ, kĩ thuật, phương thức và luật lệ được xây dựng và ứng dụng trong các bộ máy vận hành của doanh nghiệp. Mỗi hệ phương pháp quản lý dự án được xây dựng để phục vụ một mục tiêu chiến lược cụ thể của doanh nghiệp, nên chúng cũng có các cách tiếp cận khác nhau. Các cách tiếp cận này được chia thành các mô hình (models) với các nguyên lý, chủ đề, khung vận hành, quy trình và nguyên tắc khác nhau, tổng hòa lại thành một cấu trúc nhất định để quản lý, hướng dự án đạt được những mục tiêu đã đề ra. Đâu là phương pháp quản lý hoàn hảo nhất?Chẳng phải việc so sánh các phương pháp quản lý và trả lời câu hỏi trên chính là mục đích chính của bài viết này hay sao? Trước hết thì hãy nhớ lại: Một dự án nghĩa là gì? Theo như những định nghĩa về dự án ở Phần I, việc trồng một vườn hoa cũng được coi là một dự án, vậy ta có thể áp dụng phương pháp Agile để quản lý nó hay không? Hay áp dụng các phương pháp quản lý rủi ro và chất lượng thì sao? Hoàn toàn có thể. Việc này thậm chí có thể áp dụng được với quy trình 6 Sigma. Tuy nhiên, phương pháp Waterfall lại có vẻ không phù hợp trong trường hợp này, đặc biệt là đối với sản phẩm đầu ra. Chúng ta vẫn có thể áp dụng được phương pháp này để trồng một vườn hoa, với điều kiện việc quản lý sự thay đổi đã được đưa vào trong quy trình. Điều quan trọng là: “Phương pháp nào phù hợp với việc trồng hoa nhất?” chứ không phải “Phương pháp nào tốt nhất cho tất cả mọi dự án?”. 5 bước xác định phương pháp quản lý dự ánBước 1: Xem xét độ phức tạp của các yếu tố trong dự ánBao gồm dự án, khách hàng, các nguồn lực sẵn có và các ràng buộc của dự án, thời gian, công cụ và con người. Liệt kê các yếu tố này và đánh dấu chúng theo sự đơn giản hoặc phức tạp. Bước 2: Độ linh hoạt của môi trường làm việc như thế nào?Nếu đang quen làm việc trong một môi trường năng động, nơi luôn tìm kiếm sự thay đổi và phát triển - Agile sẽ dành cho bạn. Nếu thường làm việc cùngi các yêu cầu, kế hoạch, thời gian và ngân sách cố định, có thể sẽ hiệu quả hơn nếu bạn sử dụng Waterfall. Bước 3: Điều gì mang lại nhiều giá trị nhất?Lập danh sách nhu cầu của khách hàng (hoặc các bên liên quan/ người dùng cuối) và sử dụng để chọn cách làm việc đáp ứng tốt nhất các nhu cầu đó. Ví dụ như khách hàng yêu cầu cập nhật và thay đổi liên tục thì cần chọn phương pháp với chu kỳ ngắn để liên tục giữ được mối quan hệ tích cực với khách hàng và cung cấp được giá trị tốt hơn. Bước 4: Mục tiêu của bạn là gì?Rõ ràng, phương pháp quản lý chính là phương tiện để đưa bạn tới mục tiêu của dự án. Một phương pháp tốt là phương pháp giúp bạn đạt được mục tiêu chiến lược một cách trực tiếp nhất với nhiều lợi ích và ít tác động tiêu cực nhất. Bước 5: Giá trị nào của doanh nghiệp mà bạn đề cao?Đến cuối cùng thì một phương pháp vẫn phải được thực hiện bởi nhân viên của bạn - những người có ý kiến, giá trị hay thói quen. Thay vì tìm ra một phương pháp có vẻ như đang “hot” và ném nó cho nhân viên thực hiện, hãy sử dụng nguồn nhân lực sẵn có, cùng làm việc, thống nhất và xây dựng một phương pháp thích hợp, dựa trên năng lực thực tế chứ không phải những mớ lý thuyết - đó mới là điều bền vững và có thể duy trì lâu dài. III. Các phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất hiện nayQuản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án, nhưng trên thực tế bạn đang quản lý con người. Vì vậy, mỗi phương pháp quản lý dự án nên được lựa chọn và áp dụng một cách cẩn thận đối với Dưới đây là 6 phương pháp quản lý dự án phổ biển nhất hiện nay với ưu - nhược điểm của từng phương pháp. 1. AGILE - Dự án nhanh nhẹnKhái niệm Agile (viết tắt của Agile Software Development) có nghĩa là phương thức phát triển phần mềm linh hoạt, được ứng dụng trong quy trình phát triển phần mềm với mục tiêu là đưa sản phẩm đến tay người dùng càng nhanh càng tốt. Rất nhiều nơi định nghĩa Agile như một phương pháp. Thực chất, Agile giống như một phương pháp luận, một triết lý dựa trên hơn nguyên tắc phân đoạn vòng lặp (iterative) và tăng trưởng (incremental). Ngày nay, triết lí Agile đã vượt xa khỏi khu vực truyền thống của mình là phát triển phần mềm để đóng góp sự thay đổi trong cách thức làm việc, quản lí, sản xuất ở các ngành khác như sản xuất, dịch vụ, sales, marketing, giáo dục... và trở thành một phương thức quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay với nhiều đại diện được gọi là các phương pháp “họ Agile”.
Ưu điểm của Agile:
Nhược điểm của Agile:
Agile phù hợp với dự án như thế nào?Agile phù hợp với các dự án đòi hỏi sự linh hoạt và có mức độ phức tạp hoặc không chắc chắn. Chẳng hạn, một sản phẩm hoặc dịch vụ chưa từng được nhóm xây dựng.
2. WATERFALL - Mô hình thác nước:Là một trong những mô hình quản lí dự án dễ hiểu và dễ quản lí nhất hiện nay, mô hình thác nước là phương pháp quản lí dự án dựa trên qui trình thiết kế tuần tự và liên tiếp. Theo Waterfall, sau khi phạm vi dự án được xác định, các nhóm sẽ được phân công công việc với mục tiêu và lịch trình thực hiện cụ thể. Mỗi nhóm đảm nhiệm một phương diện hoặc một bộ phận của dự án. Các bộ phận này được vận hành tuần tự theo quy trình, các giai đoạn của dự án được thực hiện lần lượt và nối tiếp nhau, giai đoạn mới chỉ được bắt đầu khi giai đoạn trước nó đã được hoàn thành. 6 giai đoạn của quản lý dự án WaterfallƯu điểm của Waterfall:
Nhược điểm của Waterfall:
Waterfall phù hợp với dự án như thế nào?Phương pháp Waterfall phù hợp với các dự án lớn yêu cầu duy trì các giai đoạn và thời hạn nghiêm ngặt, hoặc các dự án đã được thực hiện nhiều lần mà cơ hội xảy ra phát sinh trong quá trình thấp. Đặc biệt phù hợp trong sản xuất và xây dựng tạo ra các sản phẩm vật lý và tuân theo các đơn đặt hàng lắp ráp chính xác, có thể dễ dàng áp dụng các kế hoạch từ các dự án trước đó vào công việc hiện tại với rất ít hoặc không cần điều chỉnh. Việc áp dụng mô hình Waterfall được khuyến khích khi người thực hiện nắm rõ yêu cầu của dự án tốt nhất, đòi hỏi về tính rõ ràng và tính ổn định cao như:
3. LEAN - Quản trị tinh gọnLean là một mô hình bao gồm các nguyên tắc và công cụ cải tiến có hệ thống, tập trung vào việc tạo giá trị từ góc nhìn của khách hàng và loại bỏ những lãng phí trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ của một tổ chức. Lean là một triết lý làm việc hơn là một phương pháp - tập trung vào loại bỏ lãng phí (bất cứ thứ gì không mang lại giá trị), cải tiến hệ thống, học hỏi và tính toàn vẹn của quy trình. Lean giúp tăng khả năng sử dụng các nguồn lực, rút ngắn thời gian chu trình sản xuất và cung cấp dịch vụ nhằm cung cấp sản phẩm, dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng mà không có bất kỳ sự lãng phí nào thông qua cải tiến liên tục quá trình. 5 nguyên lý của Lean:
Quá trình này đi qua 3 nhiệm vụ quản trị thiết yếu của bất kỳ một doanh nghiệp nào: - Giải quyết vấn đề của khách hàng: Từ ý tưởng cho đến thiết kế và công nghệ để đưa vào sản xuất. - Quản lý thông tin: Từ nhận đơn hàng cho đến lập kế hoạch giao hàng chi tiết. - Chuyển hóa vật chất: Từ nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm/dịch vụ hoàn thiện tới tay khách hàng.
Ưu điểm của Lean:
Nhược điểm của Lean:
Lean phù hợp với dự án như thế nào?Một quan niệm phổ biến là Lean chỉ phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất. Quan niệm này đã lỗi thời. Do bản chất là tập trung vào việc loại bỏ các lãng phí cùng với nỗ lực để tạo thêm giá trị cho khách hàng, nên phạm vi các đối tượng tổ chức có thể áp dụng Lean đã vượt ra khỏi ranh giới các ngành công nghiệp sản xuất truyền thống để mở rộng ra các lĩnh vực cung cấp dịch vụ, ví dụ chăm sóc sức khỏe, bán lẻ, du lịch, ngân hàng, văn phòng, bệnh viện, ngay cả các tổ chức phi lợi nhuận và chính phủ cũng áp dụng quản trị tinh gọn. Lean đã trở thành một thuật ngữ quản trị toàn cầu, được các doanh nghiệp trên toàn thế giới ứng dụng. Bạn có thể đã biết hoặc từng nghe nói đến các công cụ trong lean, như: quy tắc 5S, triết ký Kaizen, Just in time, quản trị trực quan… Nếu những dự án trước đó xuất hiện một vài trong số những vấn đề dưới đây, doanh nghiệp đó chắc chắn cần đến Lean:
4. SCRUM - Quản lý dự án nước rútScrum xuất phát là một quy trình phát triển phần mềm theo Agile. Vì thế, nó tuân thủ các nguyên tắc của Agile. Scrum là một khung quản lý dự án được áp dụng rất rộng rãi, bao gồm những dự án đơn giản với một nhóm phát triển nhỏ cho đến những dự án có yêu cầu rất phức tạp và kể cả những dự án đòi hỏi khung thời gian cố định. Phương pháp Scrum là bộ khung làm việc giúp các công ty, tổ chức chia nhỏ công việc thành những phần nhỏ hơn, để quản lý dễ dàng hơn và được hoàn thành bởi một nhóm liên chức năng (cross-function) trong một khoảng thời gian quy định (còn gọi là Sprint trong 2-4 tuần). Nhóm Scrum thường sử dụng bảng để theo dõi công việc của từng thành viên trong nhóm (luồng chảy công việc – flow of work). Các đặc điểm của ScrumƯu điểm của Scrum:
Nhược điểm của Scrum:
Scrum phù hợp với dự án như thế nào?Scrum - từng đạt được nhiều thành tựu trong giới phát triển phần mềm - ngày nay đã được biến đổi linh hoạt để hoạt động với gần như bất kỳ thiết kế hoặc dự án sản phẩm phức tạp nào và được áp dụng trong nhiều tập đoàn lớn, các công ty đa quốc gia, cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Scrum thường được sử dụng trong việc phát triển những sản phẩm mà người dùng vẫn chưa xác định được mục tiêu cuối cùng. Bằng phương pháp này, các nhu cầu và đòi hỏi về sản phẩm ngày càng được mô tả chi tiết hơn để tạo ra một sản phẩm hoàn thiện và hữu ích. Mỗi doanh nghiệp sẽ áp dụng Scrum một cách khác nhau, từ các dự án đơn giản đến phức tạp. Những người sử dụng Scrum nhiều nhất là các nhà quản lý và trưởng nhóm phụ trách một số nhóm hoặc phòng ban; tức là những người có đầu được phục vụ cho các cổ đông nếu dự án không hoàn thành thành công. Scrum vượt xa mô hình chỉ huy và kiểm soát quản lý tiêu chuẩn, và thay vào đó là một vai trò lãnh đạo tích cực. Người lãnh đạo của một đội sử dụng Scrum không giống như một huấn luyện viên đứng và chỉ đạo bên lề, và giống như đội trưởng trong trò chơi nhiều như mọi người khác. 5. KANBAN - Bảng và thẻTheo dịch nghĩa tiếng Nhật, Kanban là có nghĩa là thẻ thị giác (với từ kan là thị giác và từ ban là thẻ). Hãy nghĩ về bảng Kanban như một công cụ trực quan, nơi bạn có thể thấy nhìn thấy, bằng mắt, vị trí của từng tác vụ trong quy trình công việc. Bảng được chia thành nhiều cột cho từng giai đoạn trong quy trình. Các cột này có thể được tùy chỉnh theo ý thích của bạn, tùy thuộc vào dự án bạn đang làm việc. Các yếu tố tạo nên Kanban:
Những nguyên lý nền tảng của Kanban:
|
Đọc thêm: Six Sigma là gì? Cẩm nang 6 sigma dành cho người mới tìm hiểu |
Ưu điểm của 6 Sigma:
- Giảm thiểu và loại bỏ lãng phí: Các dự án 6 Sigma mang lại rất nhiều lợi ích về kinh tế thông qua việc nhận diện và loại bỏ các lãng phí trong công việc, các nguồn lực sử dụng không hợp lý, vật tư quá định mức, cải tiến phương pháp quản lý… Khi các quy trình làm việc được phân tích dưới góc độ chi phí, giá trị gia tăng từ quan điểm của khách hàng, các lãng phí sẽ đồng thời được nhận diện và loại bỏ, từ đó trực tiếp mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
- Giảm thiểu lỗi và chi phí sửa hàng: Sản phẩm lỗi, chất lượng kém là nguyên nhân gây ra nhiều chi phí phát sinh sau này. Các chi phí có thể bao gồm thời gian, nhân lực, nguyên vật liệu, uy tín công ty… Việc áp dụng các dự án 6 Sigma giúp giảm thiểu các chi phí này thông qua việc cải tiến quy trình và chất lượng sản phẩm.
- Xây dựng ổn đinh hệ thống quản lý doanh nghiệp: Để đạt được mục tiêu 3,4 lỗi trên một triệu cơ hội của tiêu chuẩn 6 Sigma, doanh nghiệp cần phải xây dựng cho mình một hệ thống quản lý quy chuẩn hoàn chỉnh hơn.
- Giảm thiểu lỗi của con người và sự phụ thuộc vào con người: Một trong những lợi ích lớn nhất đạt được là giảm được chi phí nhân công thông qua việc tăng năng suất và giảm thiểu các công việc lãng phí do sản phẩm lỗi gây ra, ngoài ra còn giảm thiểu hoặc loại bỏ sự phụ thuộc vào các nhân sự có kỹ năng cao.
- Xây dựng và phát triển nguồn nhân lực: Áp dụng hệ phương pháp 6 Sigma đòi hỏi phải có một nguồn nhân lực có kiến thức về hoạt động của công ty cũng như được đào tạo về cách thực hiện. Nguồn nhân lực vững mạnh sẽ là cơ sở để doanh thực hiện nhiều hơn những kế hoạch cũng như mục tiêu tham vọng hơn nữa.
- Gia tăng sự hài lòng của khách hàng: Quyết định áp dụng 6 sigma cũng có nghĩa công ty đã nói không với việc để sản phẩm kém chất lượng đến tay khách hàng. Rât nhiều công ty không chỉ đạt được lợi ích về việc cắt giảm chi phí, mà lợi ích thông qua việc thị phần của họ gia tăng đáng kể do khách hàng tin tưởng sản phẩm của các công ty có áp dụng các chương trình cải tiến như 6 Sigma.
Nhược điểm của 6 Sigma:
- 6 Sigma chú trọng cải tiến chất lượng chứ không cố gắng cắt giảm chi phí. Để đạt được 6 Sigma thường đòi hỏi thiết bị tốt hơn, đầu tư vào máy móc hệ thống kiểm tra được cải thiện, kiểm tra chất lượng hơn và dung sai chặt chẽ hơn. Điều này có thể tiêu thụ rất nhiều tài nguyên.
- Không thích hợp trong các lĩnh vực ít lợi nhuận vì muốn đạt được các tiêu chuẩn chất lượng của 6 Sigma cần rất nhiều thời gian và chi phí.
- 6 Sigma nhấn mạnh vào sự cứng nhắc của quy trình, về cơ bản mâu thuẫn với sự đổi mới và giết chết sự sáng tạo. Những cách tiếp cận sáng tạo như là một vài sai lệch trong sản xuất, sự dư thừa, các giải pháp bất thường, nghiên cứu không đầy đủ đều đi ngược với nguyên tắc 6 Sigma.
- Dự án 6 Sigma đòi hỏi lực lượng nhân lực có tay nghề cao. Việc kiểm soát chất lượng và nâng cao năng lực của nhân viên yêu cầu phải được thực hiện thường xuyên.
- Mặc dù phán đoán được các sai lầm, việc chuyển đổi các khái niệm lý thuyết thành ứng dụng thực tế có rất nhiều rào cản thời gian thực cần được giải quyết.
6 Sigma phù hợp với dự án như thế nào?
Các phương pháp quản lý dự án truyền thống được sử dụng rộng rãi và áp dụng trong tất cả các lĩnh vực và loại hình kinh doanh. Trong khi đó, phương pháp 6 Sigma ngày càng trở nên phổ biển hơn giữa các công ty có xu hướng tìm giải pháp kết hợp giữa phương pháp có thể cải tiến chất lượng mạnh mẽ với một quy trình quản lý dự án hợp lý.
Trước tiên để biết dự án có phù hợp với 6 Sigma hay không, bạn hãy đặt câu hỏi: “Mục đích của dự án là gì và phương pháp quản lý có thể giúp gì cho dự án của bạn?”. Nhớ rằng, 6 Sigma có thể làm được những điều này đối với dự án:
- Xác định nguyên nhân gây ra vấn đề cản trở sự thành công của mục tiêu.
- Sử dụng dữ liệu hiệu quả hơn để tăng hiệu quả và năng suất
- Tăng sự hài lòng của khách hàng và nhân viên
- Có nhu cầu nâng cao khả năng cạnh tranh thông qua loại bỏ lãng phí, rút ngắn thời gian sản xuất/ cung cấp dịch vụ và nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Thiết kế một quy trình mới hoặc thiết kế lại một quy trình không hiệu quả.
Phương pháp quản lý 6 Sigma phù hợp với các dự án:
- Yêu cầu một quy trình cơ bản và thống nhất, không có nhiều thay đổi khi làm việc.
- Dự án chú trọng quy trình chứ không phải về các mối quan hệ.
- Đang gặp khó khăn trong quá trình sản xuất, kinh doanh do chi phí đầu vào tăng cao, giá bán giảm, cần tái cấu trúc hoạt động.
- Sẵn sàng tiêu tốn thời gian và kinh phí để sửa chữa nếu phát hiện lỗ hổng trong quy trình, đầu tư máy móc thiết bị nếu cần thiết – tất cả phục vụ cho sự lâu dài.
- Đội ngũ lãnh đạo và nhân viên có chuyên môn cao vì sự phức tạp trong triển khai, để dự đoán lỗi, sửa chữa quy trình và kiểm soát chất lượng sản phẩm.
IV. Làm thế nào để ứng dụng “chuẩn” phương pháp quản lý trong thời đại 4.0?
Khi đã lựa chọn cho dự án của mình một phương pháp quản lý thích hợp, bước tiếp theo của nhà quản lý là ứng dụng nó vào thực tế - chúng ta đều biết điều này là không hề đơn giản.
Ngày nay, khi công nghệ đã không còn là cánh tay phải nữa mà gần như là nhân tố quyết định trong mọi cuộc đua, bất kỳ ngành nghề hay mô hình nào cũng cần đến sự trợ giúp của công nghệ để tối ưu hóa năng lực doanh nghiệp - quản lý dự án cũng không hề ngoại lệ. Khi công nghệ phát triển mạnh mẽ, ngày càng nhiều công ty đang tận dụng những giải pháp quản lý dự án trong quá trình vận hành kinh doanh của mình, từ lập kế hoạch, lên lịch cho tới phân bổ tài nguyên và theo dõi tiến trình công việc. Nó cho phép các nhà quản lý dự án, đội ngũ, cùng những bên liên quan kiểm soát ngân sách, quản lý chất lượng hoặc các công việc hành chính.
Và công cụ mà bất kỳ nhà quản lý thức thời nào cũng tìm đến nếu không muốn bị bỏ lại không gì khác chính là phần mềm quản lý dự án - các ứng dụng đem tới lợi thế tốc độ, năng suất vượt trội cho doanh nghiệp, và là trợ thủ đắc lực cho các nhà quản trị hiện đại.
Vì sao các nhà quản lý thức thời lại tìm đến phần mềm quản lý doanh nghiệp để hỗ trợ mình?
1. Nền tảng All-in-one:
Phần mềm quản lý dự án là một nền tảng all-in-one (tất cả trong một), ở đó các đội ngũ có thể lên kế hoạch cho dự án, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến trình công việc, quản lý thời gian, phân bổ tài nguyên, giao tiếp & hợp tác, và lưu trữ tài liệu, v..V. Các công ty cần phải nhất quán và theo dõi mọi khía cạnh của dự án trên một nền tảng duy nhất.
2. Khả năng dự báo:
Khi các dự án gần như hoặc thực sự vượt quá ngân sách và/hoặc thời hạn, hầu hết các công cụ sẽ cảnh báo cho công ty về các rủi ro, và giúp tối ưu hóa quá trình ra quyết định bằng cách đề xuất cách giải quyết để công ty có thể nhanh chóng sửa sai trước khi quá muộn.
3. Toàn cảnh:
Một trong những lợi thế lớn nhất nằm ở khả năng theo dõi và kiểm soát dự án từ quá trình lên kế hoạch cho tới giai đoạn kết thúc. Biết được phần của mình có khớp với tổng thể kế hoạch hay không, hay dự án có khớp với chiến lược công ty đề ra ban đầu hay không sẽ góp phần thúc đẩy mọi người hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn và hiệu quả hơn, thậm chí còn có thể ngăn chặn tình trạng vượt ngoài phạm vi dự án
4. Tăng cường hợp tác và trao đổi:
Các cá nhân có thể sử dụng công cụ giao tiếp tích hợp trong phần mềm để hợp tác xử lý vấn đề với những quản lý dự án cũng như các thành viên trong nhóm trong thời gian thực. Tất cả các thành viên trong nhóm đều có thể nhanh chóng truy cập vào ứng dụng, được cập nhật và nhanh chóng đối phó khi có vấn đề phát sinh.
5. Tương tác với khách hàng:
Nhà quản lý dự án và các đội ngũ cũng không phải là những người duy nhất được lợi từ những giải pháp này. Chúng cũng cho phép các nhóm dễ dàng trao đổi với khách hàng và các bên liên quan. Phía khách hàng có thể truy cập vào hệ thống, theo dõi tiến triển và dữ liệu của dự án. Bằng cách này, khách hàng sẽ cung cấp phản hồi trực tiếp, chỉnh sửa, và kiểm tra tiến trình trên cùng một nền tảng.
6. Trực quan và thông minh:
Tương tự những giải pháp công nghệ khác, phần mềm quản lý dự án được tạo ra để đơn giản hóa quá trình vận hành kinh doanh. Chúng phù hợp với tất cả mọi người, đặc biệt là lực lượng lao động am hiểu công nghệ, giúp tiết kiệm thời gian, công sức, giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa năng suất và hiệu suất làm việc.
Nhược điểm của những công cụ này là gì?
Ưu điểm của việc sử dụng các phần mềm quản lý dự án là vô tận. Chúng là một trong những công cụ cực kỳ hữu ích mang lại cho công ty lợi thế cạnh tranh cùng cơ hội trở nên nổi bật hơn so với các đối thủ của mình. Tuy nhiên còn có những khía cạnh khác cần phải xem xét, tùy thuộc vào nhu cầu và ưu tiên của công ty.
- Đầu tư tốn kém: Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn khá do dự trong việc áp dụng các công cụ quản lý dự án chất lượng vào quá trình hoạt động do chúng quá tốn kém. Nghiên cứu về các phần mềm quản lý phổ biến trên thị trường hiện nay cho thấy công cụ nào cũng đều mang những hạn chế nhất định. Vì vậy, dù chúng cung cấp nhiều giải pháp hữu ích nhưng nhiều khi các giải pháp đó đều được đặt theo yêu cầu hoặc được thực hiện bằng cách mua gộp nhiều chương trình hoặc gói phần mềm khác nhau.
- Có thể làm phức tạp các dự án đơn giản: Việc sử dụng các công cụ này trong việc lên kế hoạch và quản lý dự án là điều khá hứa hẹn, tuy nhiên, các dự án đơn giản hơn có lẽ sẽ không cần đến những phần mềm này. Nếu không sử dụng hợp lý, chúng thậm chí còn có thể làm phức tạp hóa vấn đề lên một cách không cần thiết.
- Tốc độ học tập: Mặc dù các phần mềm quản lý dự án được tạo ra để giúp các công ty sắp xếp công việc hiệu quả hơn, việc học cách sử dụng nó sao cho nhuần nhuyễn là một quá trình khá mất thời gian. Các nhà quản lý dự án cần phải học cách sử dụng những tính năng quan trọng nhất của phần mềm và đảm bảo rằng tất cả những thành viên trong nhóm đều hiểu rõ những thành phần liên quan trực tiếp tới nhiệm vụ mà họ phải chịu trách nhiệm.
- Người dùng trở nên quá phụ thuộc vào phần mềm: Nhiều người phụ thuộc vào hệ thống đó tới nỗi sẽ quên mất nhiệm vụ được giao nếu không có thông báo nhắc nhở. Thực chất, khá nhiều doanh nhân ưa sử dụng những phương pháp truyền thống hơn các giải pháp kỹ thuật số là bởi chúng làm tăng áp lực và thúc đẩy mọi người, đặc biệt là những ai “nước tới chân mới nhảy”, nhanh chóng hoàn thành công việc.
- Các vấn đề bảo mật: Việc khách hàng cũng như các bên liên quan có quyền truy cập vào hệ thống có thể dẫn tới việc những thông tin bảo mật hay nhạy cảm của công ty bị truyền ra bên ngoài.
Làm thế nào để đánh giá một phần mềm quản lý dự án?
Luôn có một mối quan hệ mật thiết giữa công cụ và kỹ thuật quản lý của nhà quản lý dự án. Chọn đúng cả phương pháp và công cụ hỗ trợ là nhiệm vụ hàng đầu của một nhà quản lý mỗi khi đứng trước một dự án.
Những tiêu chí cơ bản sau sẽ giúp bạn có một vài đánh giá sơ bộ xem liệu phần mềm này có phù hợp với tính chất dự án và đội nhóm của mình không, tất nhiên tùy vào mức độ phức tạp mà bạn có thể tự thêm những tiêu chí khác:
- Giao diện người dùng: Nó có được thiết kế rõ ràng, dễ hiểu và điều hướng trực quan không?
- Khả năng sử dụng: Phần mềm có dễ học không? Công ty cung cấp có đào tạo, hướng dẫn, hỗ trợ người dùng và công nghệ không?
- Tính năng và chức năng: Nó có cung cấp các tính năng quản lý dự án chính như quản lý tác vụ, công cụ lịch biểu, báo cáo, phân quyền sử dụng, chia sẻ tệp, công cụ cộng tác không?
- Tích hợp: Nó có dễ dàng đồng bộ hóa với các công cụ kinh doanh khác không?
- Chi phí: Với những tính năng và dịch vụ đi kèm thì chi phí của nó có hợp lý không?
Một số phần mềm quản lý dự án phổ biến hiện nay
Giữa thời thế công nghệ lên ngôi, thị trường cạnh tranh khốc liệt, các phần mềm quản lý công việc ra đời đem tới lợi thế tốc độ, năng suất vượt trội cho doanh nghiệp, và là trợ thủ đắc lực cho các nhà quản trị hiện đại.
Trên thị trường có khá nhiều cái tên nổi bật như Trello, Asana, Wrike, Jira,… nhưng để các doanh nghiệp lựa chọn được một giải pháp hữu ích và phù hợp thì còn phải cân nhắc nhiều yếu tố bởi vì mỗi phần mềm lại có những ưu và nhược điểm khác nhau, phù hợp với tùy doanh nghiệp và dự án.
Đọc review chi tiết về Top 5 phần mềm quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay |
Một công cụ quản lý dự án lý tưởng trong thời đại 4.0 phải là một công cụ có thể linh hoạt ứng dụng các mô hình quản lý, giúp giải quyết triệt để hầu hết các bài toán mà doanh nghiệp gặp phải trong quá trình triển khai công việc.
Mỗi phần mềm quản lý dự án đều có ưu và nhược điểm riêng. Không hề khó cho các nhà quản lý nếu muốn tìm hiểu về chúng vì mỗi nhà cung cấp đều có bộ phận tư vấn và chăm sóc khách hàng rất chu đáo - điều quan trọng nhất ở đây là nhà quản lý có nhận ra việc tìm hiểu này là cần thiết ngay lúc này hay không. Nhìn xung quanh, có lẽ bạn sẽ thấy mình đang là số ít còn lại vẫn sử dụng những công cụ lỗi thời như Email, Excel hay qua các phần mềm chat cho các nhiệm vụ đòi hỏi tính chặt chẽ và yêu cầu chất lượng cao.
Lời kết: Thức thời và tụt hậu
Quả thực cho đến thời điểm hiện tại vẫn chưa có một mô hình quản lý nào giải quyết một cách hoàn hảo tất cả các trường hợp mà doanh nghiệp có thể gặp phải. Các phương pháp quản lý được xây dựng dựa trên những quan điểm khác nhau và được tối ưu cho những mục đích sử dụng khác nhau. Với cương vị là một nhà lãnh đạo, bạn cần thiết phải hiểu rõ cách thức vận hành của các mô hình này để từ đó đưa ra các sự lựa chọn phù hợp và đạt được sự hiệu quả tối đa trong quản lý các dự án hiện tại và tương lai của doanh nghiệp.
Vai trò của quản lý dự án thì khỏi bàn, nhưng tầm quan trọng công nghệ - mà ở đây là những phần mềm hỗ trợ - không phải ai cũng nhận ra sự bức thiết vào lúc này. Trong thời đại 4.0, công nghệ sẽ là thứ nắm giữ vai trò quyết định đối với sự thành bại của doanh nghiệp. Việc áp dụng những tiến bộ khoa học công nghệ vào trong doanh nghiệp, đặc biệt là trong khâu quản lý dự án sẽ tạo ra sự khác biệt lớn về năng lực cạnh tranh đối với các doanh nghiệp khác trên thị trường. Sự khác biệt đó cũng chính là nhân tố đào thải trực tiếp các doanh nghiệp đuối sức ở thời điểm này.
Còn bạn, với cương vị là một nhà quản lý, bạn chọn THỨC THỜI hay TỤT HẬU?
Ngoài ra bạn hoàn toàn có thể tải phiên bản Ebook đầy đủ nội dung hơn với thiết kế đẹp mắt và có hình ảnh minh họa để chia sẻ cho đồng nghiệp và nhân viên.
Base Wework là một phần mềm quản lý công việc mạnh mẽ và toàn diện cho doanh nghiệp. Nền tảng của Base giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu cuối cùng của tổ chức bằng cách tạo ra một khung của các cuộc thảo luận phát triển, được hỗ trợ bởi các mục tiêu nhanh và phản hồi thời gian thực.
Base Wework - phần mềm quản lý công việc và dự án tích hợp đầy đủ các tính năng giúp tối ưu hoá quá trình đánh giá nhân viên của nhà quản lý. Với Base Wework, công việc luôn được theo dõi sát sao trong bất kỳ thời gian nào, cho dù bạn đang ở đâu, có đang sử dụng máy tính hay điện thoại. Đó chính là công cụ hỗ trợ mà bạn cần đầu tư nếu muốn thức thời với công nghệ 4.0 trong doanh nghiệp.
Nếu muốn tìm hiểu phần mềm của chúng tôi có thể giúp doanh nghiệp của bạn như thế nào, đăng ký để được tư vấn và sử dụng demo miễn phí ngay TẠI ĐÂY.