Pivot Table là một công cụ mạnh mẽ để tính toán, tóm tắt và phân tích dữ liệu cho phép bạn xem các so sánh, mẫu và xu hướng trong dữ liệu của mình. Việc lập báo cáo trở thành một nhiệm vụ thường xuyên đối với dân văn phòng. Do đó với những ai đang làm văn phòng, việc biết sử dụng Pivot Table là một sự cần thiết và mang tính quan trọng trong công việc. Để biết cách lập báo cáo không cần sử dụng công thức Excel phức tạp, hãy đọc hết bài viết này nhé.
Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ
Báo cáo thường mang tính tổng hợp, nên cần được trình bày khoa học, logic và hợp lý. Trên thực tế, có không ít báo cáo phức tạp, gây khó khăn cho người đọc. Hãy tham khảo bài viết dưới đây về cấu trúc báo cáo tổng hợp theo 3 mức điều kiện:
Tìm hiểu về một số dạng báo cáo thường gặp trên Excel
Giả sử bạn có một bảng dữ liệu gồm 6 cột và 200 dòng. Hãy lập báo cáo theo từng mã hiệu của từng khách hàng " Doanh nghiệp" trong chương trình ''Tiết kiệm" của Chi nhánh ''CN2".
Nếu không biết đến tính năng Pivot Table, có lẽ báo cáo này sẽ vô cùng phức tạp. Thế nhưng, với tính năng này, hãy cùng xem việc lập báo cáo đơn giản đến chừng nào nhé.
Hãy cùng thực hành ví dụ này bằng cách tải file đính kèm bài viết và làm theo chỉ dẫn bên dưới.
Phân tích yêu cầu và định hình cấu trúc báo cáo
Không chỉ tới khi làm báo cáo trên Pivot Table mới làm bước này, mà bạn cần làm mỗi khi gặp phải yêu cầu báo cáo. Việc phân tích yêu cầu sẽ giúp bạn nhận ra mục tiêu của báo cáo, các đối tượng có liên quan tới báo cáo. Từ đó, sẽ có thể hình dung, định hình được cấu trúc của bảng báo cáo. Đây là một bước rất quan trọng, mang tính quyết định cho việc báo cáo đúng hay sai, khoa học hay không.
Các bước bạn đọc cần làm như sau:
Xét các đối tượng liên quan đến báo cáo
- Báo cáo theo mã hiệu: có liên quan tới cột Mã hiệu, lọc ra những mã hiệu của khách hàng là ''Doanh nghiệp''
- Báo cáo theo khách hàng là ''Doanh nghiệp'': Trong cột Khách hàng, chỉ xét những đối tượng là ''Doanh nghiệp''
- Báo cáo theo chương trình là ''Tiết kiệm'': Trong cột Chương trình, chỉ xét những đối tượng là ''Tiết kiệm''
- Báo cáo theo chi nhánh: Trong cột Chi nhánh, chỉ xét những đối tượng là ''CN2''
- Kết quả cần tính toán, báo cáo là Số tiền
Xác định mối quan hệ của các đối tượng
Bố cục của bảng báo cáo được xây dựng như thế nào phụ thuộc vào việc xác định mối quan hệ của các đối tượng.
Ở ví dụ này, mối quan hệ được xác định như sau:
- Mã hiệu và Khách hàng: 2 trường dữ liệu này có liên quan tới nhau. Trong trường hợp này Khách hàng là đối tượng tổng quát, theo nhóm; Mã hiệu là đối tượng chi tiết, theo từng mã. Trong bố cục báo cáo thì 2 nội dung này phải nằm trên cùng 1 mục [1 chiều báo cáo].
- Chương trình: Chương trình không phụ thuộc vào đối tượng nào, do đó sẽ nằm trên 1 mục [1 chiều báo cáo]. Nếu Mã hiệu và Khách hàng nằm trên chiều Theo dòng thì Chương trình sẽ nằm trên chiều Theo cột [hoặc ngược lại].
- Chi nhánh: Đối tượng này cũng đóng vai trò độc lập, nên có thể đặt ở chiều thứ 3 của báo cáo.
- Số tiền: Đây là kết quả cần tính của báo cáo. Kết quả sẽ xác định tại vị trí giao điểm của các chiều báo cáo.
Do đó, bạn có thể hình dung được bố cục báo cáo sẽ được xây dựng như sau:
- Dạng thứ 1: Bố cục theo chiều dọc. Ở dạng này số lượng cột ít hơn số lượng dòng. Căn cứ theo trường dữ liệu nào có nhiều nội dung sẽ sắp xếp trên các dòng.
- Dạng thứ 2: Bố cục theo chiều ngang. Ở dạng này số lượng cột nhiều hơn số lượng dòng.
Thông thường, báo cáo theo dạng thứ 1 thường được sử dụng phổ biến. Bởi trong Excel ưu tiên các báo cáo có cấu trúc theo chiều dọc.
Sử dụng Pivot Table để lập báo cáo
Các thao tác mà bạn đọc cần thực hiện như sau:
- Chọn toàn bộ bảng dữ liệu bằng cách chọn 1 vị trí bất kỳ trong bảng dữ liệu rồi bấm phím tắt Ctrl + * [phím Ctrl và phím dấu *]
- Trong thẻ Insert chọn Pivot Table. Chọn nơi đặt Pivot Table là 1 trang tính [sheet] mới [chọn New Worksheet]
3. Xác định các thành phần trong báo cáo bằng Pivot Table
Để thực hiện bước này, chúng ta phải căn cứ vào các yêu cầu của báo cáo:
- Từng mã hiệu của khách hàng là khách lẻ. Do đó, trong Rows đặt 2 trường Mã hiệu và Khách hàng
- Chương trình là Tiết kiệm. Do đó, trong Columns đặt trường Chương trình
- Chi nhánh là CN2. Do đó, trong Filters đặt trường Chi nhánh
- Kết quả báo cáo là Số tiền. Do đó, trong Values đặt trường Số tiền.
Ta được kết quả báo cáo như sau:
4. Sau khi tạo ra Pivot Table, bạn đọc cần thực hiện lọc các đối tượng của báo cáo để phù hợp với yêu cầu báo cáo:
- Chi nhánh: Chọn CN2
- Khách hàng: Chọn Doanh nghiệp
- Chương trình: Chọn Tiết kiệm
Cuối cùng, kết quả thu được như sau:
Thật đơn giản phải không nào? Qua bài đọc này, các bạn đã có thể tự thiết lập các báo cáo theo điều kiện với Pivot Table chỉ bằng vài cú Click chuột, kéo và thả chuột. Để tìm hiểu các kiến thức hữu dụng như này, hãy đọc các bài viết trên blogs của Gitiho nhé!
Bài viết tham khảo khác:
HƯỚNG DẪN CÁCH SỬ DỤNG HÀM IF VỚI NHIỀU ĐIỀU KIỆN: AND, OR, HÀM IF LỒNG NHAU VÀ HƠN THẾ
Hướng dẫn cách copy chỉ những giá trị hiển thị sau khi lọc trong Excel
Hướng dẫn cách sắp xếp ngày trong Excel
Tài liệu kèm theo bài viết
Excel-Data-bao-cao-pivot-table.xlsxTải xuống
Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Tin học văn phòng
Gitiho.com - Nền tảng học online duy nhất tại Việt Nam tập trung vào phát triển kỹ năng làm việc dành cho người đi làm
Với sứ mệnh: “Mang cơ hội phát triển kỹ năng, phát triển nghề nghiệp tới hàng triệu người”, đội ngũ phát triển Gitiho.com đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương trình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án...
Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:
- 50+ khách hàng doanh nghiệp lớn trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,…
- 100.000+ học viên trên khắp Việt Nam
Tìm hiểu ngay các khóa học của Gitiho TẠI ĐÂY