Hiện nay, không ít người dùng thắc mắc cách chuyển hóa đơn điện tử sang file PDF như thế nào đơn giản, nhanh chóng? Do đó, bài viết dưới đây hoadondientu.edu.vn sẽ giúp bạn và doanh nghiệp giải đáp chi tiết vấn đề này.
1. Người dùng dễ dàng xuất hóa đơn điện tử định dạng PDF
Thực tế, không cần phải tiến hành chuyển đổi, người dùng vẫn hoàn toàn có thể lấy được hóa đơn định dạng PDF ngay sau khi xuất hóa đơn điện tử. Việc này được thực hiện rất đơn giản và nhanh chóng.
Cụ thể cách xuất hóa đơn điện tử định dạng PDF được tiến hành như sau:
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng
Để có thể xuất hóa đơn điện tử định dạng PDF, bước đầu tiên bạn cần đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử.
Hiện nay, hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử khi đăng nhập đều yêu cầu người dùng nhập 3 thông tin cơ bản: Mã số thuế doanh nghiệp, tên đăng nhập và mật khẩu. Trong đó, tên đăng nhập và mật khẩu sẽ do nhà cung cấp phần mềm cung cấp.
\>> Tham khảo: Công văn xin mở hóa đơn bị cưỡng chế.
Bước 2: Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử [nếu cần]
Bước này chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp lần đầu tiên phát hành hóa đơn điện tử.
Trường hợp doanh nghiệp bạn đã thực hiện phù hợp với doanh nghiệp lần đầu tiên phát hành hóa đơn điện tử, đối với các doanh nghiệp đã phát hành có thể bỏ qua, thực hiện luôn bước 3.
Bước 3: Xuất hóa đơn
Sau khi đã đăng nhập thành công vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng, bạn chọn chức năng lập hóa đơn mà mình muốn.
Chẳng hạn như với phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, tại giao diện trang chủ, bạn chọn chức năng “Hóa đơn”, chọn tiếp loại hóa đơn mà mình cần lập: Lập hóa đơn giá trị gia tăng, lập hóa đơn bán hàng,…
Chọn chức năng “Hóa đơn”.
Tiếp đó, hệ thống sẽ chuyển sang giao diện thông tin trên hóa đơn. Tại đây, bạn cần điền đầy đủ các thông tin cần thiết để tạo lập hóa đơn như: Mã hàng, tên hàng hóa & dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, %VAT, Thuế VAT,…
\>> Tham khảo: Biên bản điều chỉnh giảm giá trị hóa đơn.
Điền thông tin để lập hóa đơn.
Sau khi hoàn tất các thông tin hóa đơn, bạn nhấn chọn ô “Ghi”.
Nhấn ô “Ghi”.
Tiếp đó người dùng nhấn “Xuất hóa đơn”, tiến hành triển khai ký số để hoàn tất các bước xuất hóa đơn.
Nhấn ô “Xuất hóa đơn” rồi ký số để hoàn tất quy trình.
Tại hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, người dùng có thể dễ dàng tải hóa đơn điện tử đã xuất ở định dạng PDF hoặc XML về máy tính, bằng cách:
+ Chọn chức năng “Quản lý” trên giao diện chính;
Chọn chức năng “Quản lý”.
+ Chọn “Danh sách hóa đơn xem nhanh”;
+ Chọn hóa đơn cần lấy file PDF;
+ Nhấn ô “Tải hóa đơn” rồi chọn tải ở định dạng PDF.
Chọn “Tải hóa đơn” để lấy HĐĐT định dạng PDF.
Bên cạnh đó, người dùng còn có thể nhấn “In chuyển đổi”, kết nối với máy in để chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy nếu cần.
\>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Nhiều người dùng thắc mắc về cách chuyển hóa đơn điện tử sang file PDF như thế nào đơn giản và nhanh chóng. Tuy nhiên, đây là một sự nhầm lẫn không hề nhỏ, gây ra khó khăn cho người dùng khi sử dụng hóa đơn điện tử. Bởi, hoàn toàn không cần tiến hành chuyển đổi, người dùng vẫn có thể dễ dàng lấy được hóa đơn đơn điện tử định dạng PDF ngay trên hệ thống phần mềm HĐĐT mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
Chẳng hạn như nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn có thể lấy hóa đơn điện tử định dạng PDF theo hướng dẫn cực đơn giản dưới đây:
– Bước 1: Truy cập website einvoice.vn
Đầu tiên, để có thể tải được hóa đơn điện tử định dạng PDF, người dùng cần truy cập vào website của E-invoice.
Tại giao diện trang chủ, bạn nhấn chọn chức năng “TRA CỨU” để có thể tìm đúng hóa đơn mình muốn.
Chọn chức năng “TRA CỨU”.
– Bước 2: Điền thông tin tra cứu
Tại giao diện “Nhập thông tin tra cứu”, bạn cần điền đầy đủ các thông tin được yêu cầu để hệ thống tìm kiếm và trả lại kết quả là hóa đơn bạn mong muốn.
Cụ thể, bạn cần nhập các thông tin gồm:
+ Mã nhận hóa đơn: Được cung cấp từ trước bởi hệ thống phần mềm, ngay khi hóa đơn được xuất thành công;
+ Mã kiểm tra rồi;
+ Nhấn ô “TRA CỨU HÓA ĐƠN”.
\>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Điền thông tin để tiến hành tra cứu hóa đơn.
Chỉ cần dữ liệu nhập vào là đúng thì ngay lập tức hệ thống sẽ hiển thị kết quả là hóa đơn bạn đang tìm kiếm.
Tải hóa đơn điện tử file PDF về máy.
– Bước 3: Tải hóa đơn định dạng PDF
Tại kết quả là hóa đơn được hệ thống trả về, ở phần “Tải hóa đơn”, bạn nhấn chuột vào ô “Dạng PDF” để có thể hoàn thành tải hóa đơn điện tử file PDF về thiết bị mà mình đang sử dụng.
Như vậy, hoàn toàn không cần tiến hành chuyển đổi thì người dùng vẫn có thể dễ dàng lấy được hóa đơn điện tử file PDF trên các hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
Bởi hầu hết các hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử như E-invoice đều được thiết kế tạo ra hóa đơn ở định dạng XML và PDF ngay sau khi nhấn xuất. Điều này góp phần tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người dùng khi sử dụng hóa đơn điện tử. Không những thế, hệ thống phần mềm HĐĐT còn hỗ trợ việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy dễ dàng và hợp pháp.
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ: