Debit note trong logistics là gì năm 2024

Credit note (Credit memo) và Debit Note (Debit memo) là những loại chứng từ thường được sử dụng trong thương mại để điều chỉnh giá trị sai trên các chứng từ. Sau đây là sự khác biệt giữa 2 loại chứng từ này:

Credit note (credit memo): Là 1 chứng từ thương mại mà người bán sử dụng để bán cho người mua với số tiền thường nhỏ hơn hoặc bằng số tiền trên hóa đơn. Trong thương mại, loại chứng từ này thường được sử dụng khi người mua hàng ko nhận được hàng hóa, hoặc khách trả lại hàng hóa do bị hỏng, lỗi. Hoặc trường hợp khách hàng trả thừa tiền so với số tiền hàng trên hóa đơn thì có thể dùng credit note để trả lại tiền thừa. Việc người bán phát hành credit note có tác dụng kích thích người mua (khách hàng) quay lại mua hàng/dịch vụ trong tương lai.

Bạn quan tâm đến lĩnh vực Sales Logistics?

Khám phá QUY TRÌNH bán hàng hiệu quả trong ngành Logistics với khóa học "Double Your Sales"

Một ví dụ về Credit Note

Như vậy trường hợp khách hàng mang hàng trả lại thì người bán có thể trả lại bằng tiền mặt, bằng mặt hàng khác hoặc sử dụng credit note để trả để KH có thể sử dụng mua hàng sau này.

Debit Note (Debit memo): Là 1 chứng từ thương mại mà người mua gửi cho người bán. Người bán cũng có thể sử dụng Debit Memo (thay cho hóa đơn điều chỉnh) để điều chỉnh giá trị hóa đơn khi bị sai. Vì thế, thường Debit Memo chỉ được sử dụng ở mô hình kinh doanh B2B.

Trong ngành vận tải logistic và xuất nhập khẩu, hầu như mọi người đều biết debit note là gì? Tuy nhiên, thuật ngữ này khá ít thông tin dữ liệu. Vì vậy, nhằm cung cấp cho bạn nhiều điều bổ ích hơn nữa, mời bạn theo dõi bài viết dưới đây!

Debit note là gì?

Debit note hay debit memo là một giấy chứng từ dùng trong giao dịch thương mại xuất nhập khẩu. Chúng được bên mua xuất đi và chuyển đến người bán. Vậy nhiệm vụ của debit note là gì?

Tài liệu liên quan

Quy Trình Nhập Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Hàng Không

Debit Note là gì? Tại sao nó lại quan trọng đối với các giao dịch xuất nhập khẩu? Hãy cùng chúng tôi khám phá về Debit Note trong bài viết này, bao gồm cả việc giới thiệu mẫu Debit Note thường được sử dụng trong xuất nhập khẩu.

1. Debit Note là gì?

Debit Note, hay còn được biết đến với tên gọi khác là “giấy báo nợ”, là một loại chứng từ thương mại phổ biến trong các giao dịch quốc tế. Trong ngữ cảnh tiếng Việt, Debit Note chính là “giấy báo nợ”. Đây là một loại chứng từ do nhà cung cấp hàng hóa phát hành và gửi đến bên mua hàng với mục đích thông báo về các nghĩa vụ thanh toán liên quan đến các hóa đơn chưa được thanh toán hoàn toàn.

Debit Note cũng có thể được dùng để nhắc nhở về các khoản tiền sắp phải thanh toán hoặc để cung cấp thông tin về các hóa đơn sắp tới. Trong một số trường hợp, “giấy báo nợ” có thể được tạo ra bởi bên mua và gửi đến bên bán khi có yêu cầu trả lại hàng hóa đã mua.

Thêm vào đó, Debit Note còn đóng vai trò như một hóa đơn điều chỉnh (Debit Memo). Khi có lỗi xảy ra trong quá trình nhập liệu hoặc khi cần điều chỉnh giá trị hóa đơn tăng lên, Debit Note sẽ được sử dụng. Trong tình huống này, Debit Note sẽ đi kèm với một lời giải thích chi tiết để đảm bảo sự minh bạch giữa hai bên.

2. Debit Note có bắt buộc không?

Việc áp dụng Giấy Báo Nợ (Debit Note) không phải là điều bắt buộc. Nhà cung cấp có thể tự quyết định có sử dụng Debit Note hay không. Loại giấy này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi các giao dịch và cũng là một hình thức chứng từ cho bên mua để lưu trữ nội bộ. Do đó, việc sử dụng Debit Note là tùy thuộc vào sự lựa chọn của từng doanh nghiệp và không có quy định cụ thể phải sử dụng.

3. Debit Note được sử dụng trong trường hợp nào?

Debit Note thường được áp dụng trong các tình huống sau:

• Khi sản phẩm được nhận không đạt đến yêu cầu về chất lượng hoặc không khớp với đơn hàng ban đầu.
• Khi giá hoặc số lượng sản phẩm trên hóa đơn không đúng.
• Khi chi phí vận chuyển, thuế và các loại phí khác không được tính trong hóa đơn.
• Khi đối tác cung cấp gửi sai hàng hoặc số lượng hàng không đúng với yêu cầu.
• Khi hàng hóa bị hỏng hoặc mất trong quá trình vận chuyển.
• Khi bên bán nhận ra rằng họ đã tính thiếu tiền hoặc sai giá trong hóa đơn bán hàng trước đó, Debit Note sẽ thông báo về số tiền bị thiếu hoặc sai sót để bên mua có thể thanh toán bổ sung.
• Debit Note có thể được dùng để ghi nhận số tiền được hoàn lại cho khách hàng khi họ trả lại hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua.
• Khi có lỗi trong quá trình nhập liệu hoặc cần điều chỉnh giá trị hóa đơn tăng lên, Debit Note sẽ được sử dụng.
• Khi nhận được Debit Note, người bán hoặc người cung cấp cần kiểm tra lại thông tin trên đó và thực hiện việc trừ tiền tương ứng khỏi tổng số tiền mà người mua hoặc người nhận hàng cần thanh toán. Sau đó, họ cần cập nhật lại hóa đơn và gửi lại cho người mua hoặc người nhận hàng để tiếp tục quá trình thanh toán.

4. Mẫu Debit Note

Debit note chứa các chi tiết sau:

• Bên mua
• Bên bán
• Tên của sản phẩm
• Số tiền phải trả

Các chi tiết này giúp xác định rõ ràng về đối tượng và nội dung cần được nhắc nhở giữa hai bên.

5. Credit Note và Debit Note khác nhau ra sao?

Debit Note và Credit Note đều là những chứng từ quan trọng trong giao dịch thương mại, tuy nhiên, chúng có sự khác biệt rõ ràng:

• Debit Note: Đây là chứng từ do người mua phát hành để yêu cầu người bán cung cấp Credit Note. Debit Note được sử dụng khi cần điều chỉnh tăng giá trị hóa đơn do có lỗi trong dữ liệu. Nó chủ yếu liên quan đến việc tăng giá trị hóa đơn và nhắc nhở về việc thanh toán.
• Credit Note: Đây là chứng từ do người bán phát hành để giảm giá trị của hóa đơn đã xuất trước đó. Credit Note thường được sử dụng khi số tiền thực tế nhỏ hơn hoặc bằng số tiền được ghi trên hóa đơn. Nó chủ yếu liên quan đến việc giảm giá trị hóa đơn và trả hàng.

Như vậy, cả Debit Note và Credit Note đều đóng vai trò quan trọng trong việc điều chỉnh giá trị và thông báo nghĩa vụ thanh toán trong quá trình giao dịch.

Debit note khác credit note như thế nào?

Debit note được sử dụng để thông báo nghĩa vụ thanh toán hóa đơn hàng hóa còn thiếu. Ngoài ra, nó còn được sử dụng để nhắc nhở về các khoản tiền sắp đến hạn thanh toán hoặc cung cấp thông tin liên quan đến hóa đơn thanh toán sắp đến. Credit note được sử dụng để hủy bỏ giá trị hóa đơn đã xuất trước đó.

Debit note tiếng Anh là gì?

Giấy báo nợ tiếng Anh là Debit Note.

Debit note LCC là gì?

Phí Local Charge (viết tắt là LCC) là các loại phí cố định phải trả tại cảng load hàng và xếp hàng khi vận chuyển hàng hóa quốc tế. Các phí này sẽ được nhà vận chuyển (Shipper/Forwarder) thu kèm theo với cước tàu biển. Phí này sẽ được đóng và thu theo hãng tàu và cảng.

Debit note gửi khi nào?

Các hình thức Debit note phổ biến Debit note được lập ra dưới nhiều hình thức khác nhau nhưng phổ biến nhất là hai dạng: dạng bưu thiếp và dạng biên lai vận chuyển. Vậy các dạng Debit note là gì? Với dạng biên lai vận chuyển, Debit note được gửi đến bên mua sau khi họ đã nhận hàng nhưng chỉ thanh toán một phần tiền.