Yếu tố đánh giá tính khả thi httt năm 2024

1. đặc tính của thông tin Chất lượng của thông tin được thể hiện qua những đặc tính sau: - Độ tin cậy: độ tin cậy thể hiện độ xác thực và độ chính xác. Thông tin có độ tin cậy thấp sẽ gây cho doanh nghiệp những hậu quả tồi tệ. chẳng hạn hệ thống lập hóa đơn bán hàng có nhiều sai sót, sẽ gây ra sự phàn nàn từ phía khách hàng. Việc đó sẽ dẫn đến giảm số lượng khách hàng và doanh nghiệp. - Tính đầy đủ: tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nàh quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng được những đòi hỏi cảu tình hình thực tế. điều đso sẽ làm hại daonh nghiệp. - Tính thích hợp và dễ hiểu: trong một số trường hợp, nhiều nàh quản lý đã không sử dụng một số báo cáo mặc dù chúng có liên quan tới những hoạt động thuộc trách nhiệm của họ. nguyên nhân chủ yếu là do chúng chưa thích hợp và khó hiểu. có thể là do nhiều thoongt in không thích ứng cho người nhận, thiếu rõ ràng, sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đã nghĩa, hoặc sự bố trí chưa hợp lý của các phần tử thông tin. Điều đó dẫn đến hoặc là tổn phí tạo ra những thông tin không dùng, hoặc là ra các quyết định sai vì hiểu sai thông tin. - Tính an toàn: thông tin là nguồn lực quý báu cảu tổ chức cũng như vốn và nguyên vật liệu. hiếm cao doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức. - Tính kịp thời: thông tin cần được gửi tới cho người sử dụng vào đúng lúc cần thiết. Câu 1: Khái niệm hệ thống?
2. một tập hợp các phần tử tương tác được tổ chức nhằm thực hiện một mục đích xác định. Các phần tử ở đây là tập hợp các phương tiện vật chất và nhân lực. Hệ thống con bản thân nó cũng là một hệ thống nhưng là thành phần của một hệ thống khác. Những hệ thống mà chúng ta đang xem xét thực chất đều là các hệ thống con nằm trong một hệ thống khác và đồng thời cũng chứa các hệ thống con khác thực hiện những nhiệm vụ khác nhaucủa công việc. Việc hiểu được bất cứ một hệ thống đặc biệt nào đó thường đòi hỏi chúng ta phải có được một số kiến thức lớn mà nó phục vụ. Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý và một hệ thống chức năng thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin hỗ trợ việc ra quyết định, điều khiển, phân tích các vấn đề, và hiển thị các vấn đề phức tạp trong một tổ chức. Hệ thống thông tin có thể bao gồm những thông tin cụ thể và đặc biệt một con người, về các địa điểm khác nhau, về các sự kiện bên trong một tổ chức hoặc trong một môi trường xung quanh đó. Cau 4:. Phân loại theo cấp ứng dụng Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp: trợ giúp các cấp quản lý bậc thấp như trưởng nhóm, quản đốc… trong việc theo dõi các hoạt động và giao dịch cơ bản của doanh nghiệp như bán hàng, hóa đơn, tiền mặt, tiền lương, phê duyệt vay nợ, và lưu thông nguyên vật liệu trogn nhà máy. Mục đích chính của hệ thống ở cấp này là để trả lời các câu hỏi thông thường và giám sát lưu lượng giao dịch trong doanh nghiệp. còn bao nhiêu sản phẩm tồn kho ? Anh X đã lĩnh lương chưa? Hệ thống thông tin cấp chuyên gia: cung cấp kiến thức dữ liệu cho những người nghiên cứu trong một tổ chức. mục đích của hệ thống này là giúp đỡ các doanh nghiệp phát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin, và xử lý các công việc hàng ngày trogn doanh nghiệp Hệ thống thông tin cấp chiến thuật: được thiết kế nhằm hỗ trợ điều khiển, quản lý, tạo quyết định, và tiến hành các hoạt động của các nàh quản lý cấp trung gian. Quan trọng là hệ thống cần giúp các nhà quản lý đánh giá được tình trạng tốt hay không. ở cấp
3. tin cung cấp chủ yếu thông qua các báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm v.v… . Hệ thống thông tin cấp chiến lược: giúp các nhà quản lý cấp caco xử lý đưa ra các hướng chiến lược cũng như các xu hướng phát triển lâu dài. Mục tiêu của hệ thống thông tin giúp cho doanh nghiệp có khả năng thích ứng tốt nhất với những thay đổi trong môi trường. những câu hỏi họ đặt ra tương tự doanh nghiệp cần tuyển thêm bao nhiêu nhân công trong vòng năm 5 tới? xu hướng giá thành nguyên liệu đầu vào về lâu dài sẽ là gì, công ty sẽ chịu được mức chi phí nào? Nên sản xuất sản phẩm nào sau năm 5 tới? 1.4.2. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra a. Hệ thống thông tin xử lý giao dịch Hệ thống thông tín xử lý giao dịch ( transaction processing system – TPS) là hệ thống thông tin cơ bản phục vụ cấp tác nghiệp của doanh nghiệp. TPS là một hệ thống thông tin giúp thi hành và lưu lại những giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Ví dụ: nhập đơn đặt hàng, đặt phòng khách sạn, bảng lương, lưu hồ sơ nhân viên, và vận chuyển vật tư. TPS nằm ở cấp tác nghiệp, thực hiện các hoạt động chính như sau: - Thu thập: các giao dịch sự kiện - Xử lý: cập nhật, sắp xếp, tổng hợp - Phân phối: các báo cáo chi tiết, danh sách, tóm tắt - Người dùng: nhân viên tác nghiệp, quản đốc, trưởng nhóm Hệ thống xử lý giao dịch thường đống vai trò chủ chốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đến nỗi sự cố của TPS trong vòng ít giờ đồng hồ có thể gây thiệt hại nặng nề cho công ty và còn có thể ảnh hưởng tiêu cực tới các công ty khác. b. Hệ thống thông tin phục vụ quản lý Hệ thống thông tin phục vụ quản lý ( Management Information System – Mis): phục vụ các hoạt động quản lý của tổ chức. các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược..
4. báo cáo MIS lập danh sách tổng khối lượng đường được sử dụng ở quý này bởi một mạng lưới quán cà phê, hoặc so sánh tổng doanh số hàng năm của một số sản phẩm so với mục tiêu đề ra. Hệ thống phan tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất, nghiên cứu thông tin về thị trường… Các hệ thống này thường không linh hoạt và ít có khả năng phân tích. Phần lớn MIS sử dụng các kỹ năng đơn giản như tổng kết và so sánh chứ không phải các phương pháp học phức tạp hay thuật toán thống kê. MIS nằm ở cấp chiến thuật và thực hiện các hoạt động chính như sau: - Thu thập: dữ liệu khối lượng lớn từ TPS - Xử lý: các quy trình đơn giản (tổng kết và so sánh) - Phân phối: các báo cáo tổng hợp, tóm tắt - Người dùng: nhà quản lý bậc trung c. Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (Decision System- DSS) là hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là giúp các hoạt động ra quyết định. DSS nằm ở cấp chiến thuật và thực hiện các hoạt động chính như sau: - Thu thập: dữ liệu khối lượng nhỏ - Xử lý: tương tác, mô hình hóa để đánh giá các giải pháp - Phân phối: các báo cáo phân tích, trợ giúp ra quyết định - Người dùng: nhà quản lý bậc trung, chuyên gia d. Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành (Executive support System ESS) tạo ra một môi trường khai thác thông tin chung chứ khôn cung cấp bất cứ ứng dụng hay chức năng cụ thể nào. ESS nằm ở cấp chiến lược và thực hiện các hoạt động chính như sau: - Thu thập: dữ liệu đã tổng hợp - Xử lý: tương tác - Phân phối: các dự báo, phân tích, báo cáo tổng hợp
5. nhà quản lý cấp cao e. Hệ thống chuyên gia Hệ thống chuyên gia (Expert System – ES) là những hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vự nào đó Hệ thống chuyên gia gồm hai loại là hệ thống thông tin cung cấp tri thức và hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng. f. Mối quan hệ các thông tin nói trên Ví dụ: một đơn đặt hàng, hoặc tới một MIS cho việc báo cáo tài chính. Hình 1.3. Mối quan hệ giữa các hệ thống thông tin quản lý Rõ ràng, sự kết hợp giữa các hệ thống này đem lại lợi ích khá lớn vì thông tin có thể lưu chuyển dẽ dàng giữa các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp, và cùng một dữ liệu không phải nhập nhiều lần vào các hệ thống khác nhau. Tuy nhiển, việc tích hợp hệ thống rất phức tạp, chi phí cao và mất thời gian. Do vậy, mỗi doanh nghiệp cần phải cân nhắc kỹ giữa nhu cầu tích hợp hệ thống của mình và những khó khăn sẽ nảy sing khi đáp ứng nhu cầu đó. Phân loại hệ thống thông tin theo chức năng nghiệp vụ Tương tự như phân loại theo cấp tổ chức, hệ thống thông tin còn có thể được phân loại theo chức năng chúng phục vụ trong doanh nghiệp. theo cách phân loại này, mỗi một dạng hệ thống thông tin sẽ được gọi tên theo chức năng nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ trong cả cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật, và cấp chiến lược. những ví dụ vè hệ thống thông tin Hệ thống xử lý giao dịch (TPS) Hệ thống chuyên gia (KWS& OAS) Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS) Hệ thống phục vụ quản lý (MIS) Hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS)
6. gồm: hệ thống quản lý bán hàng và marketing, hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống thông tin kế toán, tài chính, v.v… chúng ta sữ nghiên cứu kỹ hơn về các hệ thống thông tin này trong chương 5 của giáo trình Câu 7: Quy trình phát triển hệ thống thông tin Quy trình phát triển hệ thống nói chung và hệ thống thông tin nói riêng được thiết kế qua 4 bước: (1) điều tra và phân tích, (2) thiết kế, (3) triển khai, và (4) vận hành và duy trì (xem hình 4.1). 4.1.1. Điều tra và phân tích hệ thống thông tin Mục tiêu chủ yếu của bước này là để (1) xác định những vấn đề của hệ thống đang tồn tại, (2) tìm hiểu những yếu cầu mới về thông tin, và (3) xác định hình thức kỹ thuật mới có khả năng hỗ trợ. Thông tin cần thiết cho tổ chức và người sử dụng nó a. Khảo sát sơ bộ Điều tra hệ thống có thể bắt đầu bằng việc khảo sát sơ bộ nhằm: Đạt được những hiểu biết về hệ thống ứng dụng đang tồn tại; Phát triển tốt mối quan hệ với người sử dụng hệ thống; Thu thập dữ liệu hữu ích tiềm ẩn trong hệ thống; Xác định bản chất của vấn đề đang được điều tra. Để có được kết quả mong muốn, đội ngũ nghiên cứu điều tra cần được thiết lập một cách có chọn lọc. Những nhân viên trong đội ngũ có thể là nhân viên chuyên hoặc không chuyên từ những phòng ban khác nhau nhưng đều phải có kinh nghiệm hay ít nhấy là phải được đào tạo về những thiếu sót còn tồn tại của hệ thống đang sử dụng thực sự sẽ là những người có ích nhất. Xem xét và đánh giá tài liệu: Các tài liệu có sẵn cần được tập trung theo nhóm tác nghiệp, để có thể dễ dàng tìm ra những mô tả từng công việc riêng lể, và do đó, dẽ xác định nguồn gốc của vấn đề. Phỏng vấn: Đây là phương pháp giúp người khảo sát tiếp cận với những người có kinh nghiệm nhất đối với một công việc nào đó và sự cho hiện tượng các tài liệu hiện hành không còn phù hợp với hiện tại nũa.
7. dữ liệu: Xây dựng lưu đồ dòng dữ liệu sẽ giúp chỉ rõ dòng dữ liệu giữa các tiến trình, tập tin và các điểm xuất dữ liệu. Một lược đồ là một hình ảnh trình bày các tiến trình. Sử dụng sơ đồ hoặc lược đồ dòng dữ liệu cho phép người khảo sát thực hiện công việc của họ dễ dàng hơn. Sử dụng bảng câu hỏi: Đội nghiên cứ cũng có thể sử dụng bảng câu hỏi theo cách hoặc phân tích viên hoặc nhân viên phòng ban được phỏng vấn trực tiếp trả lời bảng câu hỏi. . Đánh giá công việc: Đôi khi việc đánh giá trực tiếp công việc cũng có thể giúp cho việc khảo sát sơ bộ có hiệu quả hơn. b. Nghiên cứu tính khả thi Quá trình phát triển một hệ thống thông tin chủ yếu có thể khá tốn kém, nên bước điều tra hệ thống thường dòi hỏi nghiên cứu trước, gọi là nghiên cứu tiền khả thi. Nghiên cứu tiền khả thi nhằm xác định nhu cầu về thông tin của người sử dụng, và mực tiêu, giớ hạn, các yêu cầu về nguồn lực, chi phí, lợi ích mà hệ thống tin hứa hẹn. những gì timg được từ bước này thường được lập báo cáo đầy đủ bao gồm cả những phác thảo về hệ thống và kế hoạch phát triển hệ thống. Báo cáo này cần được bộ máy lãnh đạo của doanh nghiệp thông qua trước khi bắt đầu thực hiện. Nếu được chấp nhận thì bước phân tích hệ thống bắt đầu được thực hiện. Mục đích của bước nghiên cứu khả thi là nhằm đánh giá các phương án khác nhau và đưa ra một phương án thích hợp nhất. Tính khả thi của một phương án được xác định theo bốn loại tiêu chuẩn: Kỹ thuật, hoạt động, thời gian, và tính kinh tế (xem bản 4.1) Bảng 4.1 Các tài liệu chuẩn đánh giá án khả thi Tính khả thi về tổ chức Tính khả thi về kinh tế Hệ thống có thể hỗ trợ việc thiết lập mục tiêu chiến lược của tổ chức tốt tới mức nào? Khả năng tiết kiệm, gia tăng doanh thu, giảm phí đầu tư, tăng lợi nhuận Khả thi về kỹ thuật Khả thi về điều hành Các phần mềm và phần cứn cho phép sử dụng xây dựng hệ thống người cung cấp Khả năng chấp nhận của người Khả năng hỗ trợ việc quản lý Các yêu cầu của chính phủ, của
8. đồ dòng dữ liệu Lược đồ dòng dữ liệu giúp bạn xác định quá trình thành phần của hệ thống và mối thương tác giữ chúng. Lược đồ dòng dữ liệu chỉ rõ cách thức dữ liệu được đưa vào trong hệ thống, nới tới của dòng dữ liệu, và những gì được xử lý nhờ các phương tiện ký thuật thông tin hoặc nhờ phương tiện truyền thông bên tròn hệ thống. Các ký hiệu sử dụng trong lược đồ dòng dữ liệu Lược đồ dòng dữ liệu sử dụng bốn dạng ký hiệu liên kết với nhau bởi các mũi tên có hướng dòng dữ liệu. Những dạng ký hiệu này bao gồm: Ký hiệu dòng dữ liệu: một mũi tên sẽ chỉ rõ hướng di chuyển của dòng dữ liệu; Ký hiệu chỉ quá trình: gồm các khung hình vuông có các góc tròn đầu khung hình tròn chỉ rõ các quá trình xử lý dữ liệu; Ký hiệu kho lưu dữ liệu: gồm một hình chữ nhật mở chỉ nói dữ liệu được lưu trữ; Ký hiệu các thực thể: có thể có dạng hình tam giác hoặc hình chữ nhật chỉ các nguồn hoặc các hướng của dữ liệu, nhưng thực thể tham gia vào toàn bộ hệ thống Lược đồ dòng dữ liệu có thể dễ dàng mô tả mối quan hệ logic giữa các dữ liệu, các thực thể tham gia (các nguồn lực và các hướng sử dụng dòng dữ liệu), và các kho lưu trữ. Lược đồ dòng dữ liệu thường được sử dụng do nhiều nguyên nhân. Trước hết là do có thể vẽ nó hết sức đơn gian (phần lớn là các vòng tròn có mũi tên) và dễ chỉ ra các phần tử cơ bản và đong dữ liệu lưu chuyền thống. Lược đồ dòng dữ liệu cũng có thể được xẽ bằng các chi tiết hóa dần dần bắt đầu từ cái nhìn tổng quát ở mức cao, sau đó chi tiết dần xuống các mức thấp hơn. Điều đó giúp cho việc tạo môđun, tạo cấu trúc cho toàn bộ các dữ liệu và dòng dữ liệu trong hệ thống trở nen dễ dàng hơn. Tuy nhiên, lược đồ dòng dữ liệu đôi khi cũng có thể sử dụng để mô tả khía cạnh kỹ thuật của hệ thống. 4.1.2. Thiết kế hệ thống Sau bước điều tra và phân tích hệ thống, những hình dung sơ bộ hệ thống mới đã được thiết lập để thảo mãn yêu cầu thông tin cho người sử dụng. Bước thiết kế hệ thống đặc tả cách thức hoàn thành những yêu cầu này. Ở bước này, người ta xác định những trang thiết bị, những phần mềm sẽ được sử dụng những dữ liệu đầu ra, dữ liệu đầu vào, và cả cách thức tổ chức hệ thống dữ liệu để tiện cho việc phân tích và khai thác dữ liệu
9. kên đầy đủ. Những nội dung cần thiết kế chủ yếu bao gồm: (1) thiết kế giao diện người sử dụng, (2) thiết kế dữ liệu, (3) thiết kế quá trình, (4) đặc tả hệ thống, và (5) xác định các tiêu chuẩn thiết kế. a. Thiết kế giao diện người sử dụng Tập trung vào phương pháp nhập xuất dữ liệu và chuyển đổi dữ liệu và thông tin giữa hai dạng lưu trữ trên máy và truyền đạt cho con người. b. Thiết kế dữ liệu Tập trung vào việc thiết kế cấu trúc cơ sở dữ liệu và các tập được sử dụng bởi hệ thống thông tin dự kiến. thiết kế dữ liệu thường đòi hỏi phải có một thư viện dữ liệu. Trong đó, bao gồm những định nghĩa chi tiết về; tính chất của một thực thể (đối tượng, con người, địa điểm, sự kiện) có nhu cầu vệ thông tin đối với hệ thống thông tin, mối quan hệ giữa các thực thể với nhau, các yếu tố dữ liệu điều khiển các yếu tố dữ liệu đặc biệt và sử dụng trong hệ thống thông tin c. Thiết kế quá trình Bản chất của quá trình này là thiết kế các phần mềm cân thiết cho hệ thống thông tin. Vấn đề cơ bản là thiết kế yêu cầu cho những phần mềm có thể được mua trọn gói hoặc được phát triển bởi các chương trình tiện ích.. d. Đặc tả hệ thống Phương pháp thiết kế giao diện người dùng, và các sản phẩm, các cấu trúc dữ liệu, và các thủ tục điều khiển và sử lý đòi hỏi phải có các đặc tả phần cứng, phần mềm, và nhân sự riêng biệt cho hệ thống được đề nghị, các nhà phân tích hệ thống sẽ làm việc cừng với người sử dụng kiế thức của những người này cho các hoạt động công việc của chính người sự dụng kiến thức về hệ thống máy tính để dặc tả thiết kế và quá trình phát triển toàn bộ hệ thống thông tin. Giao tiếp người sử dụng: Nội dung, dạng biểu mẫu, và chuỗi các sản phẩm giao tiếp với người sử dụng như biểu diễn màn hình, các đoạn thoại tương tác, các tài liệu, và các báo cáo Cơ sở dữ liệu: là việc xác định một cách chi tiết nội dung, cấu trúc, cách phân phối, cách truy cập, phương pháp bảo trì và khôi phục cơ sở dữ liệu. Ví dụ: Phát triển một cấu trúc dữ liệu quan hệ, trong đó, các dữ liệu về khách hàng và sản phẩm được tổ chức theo các bảng đa chiều để dễ truy cập .
10. phần mềm tron gói, hay các chương trình của hệ thống đề nghị bao gồm cả những đặc tả về điều khiển và tực hiện. Phần cứng và thiết bị: là những phần cứng và các thiết bị cần cho sự hoạt động của hệ thống. Chẳng hạn như việc lắp dặt các hệ thống bán vé tự động ở mỗi một của ra sân ga và liên kết thông tin giữa chúng để truyền dữ liệu về xử lý taih trung tâm. Nhân sự: là yếu tố không thể thiếu trong bất cứ một công việc nào và nó đảm bảo sự thành công trong mọi chiến lược, mọi kế hoạch của một tổ chức. Đặc trưng về nhân sự đối với việc thiết kế một hệ thống thông tin trong hệ thống. e. Tiêu chuẩn thiết kế Hệ thống thông tin trên máy tính còn đòi hỏi phải có một hê thống các tiêu chuẩn thiết kế hệ thống đảm bảo cho việc thiết kế đạt được những yêu cầu đặt ra. Những tiêu chuẩn này có thể được thiết kế với nhiều dạng phần mềm khác nhau. 4.1.3. Triển khai hệ thống - Hoàn thiện mọi tài liệu về hệ thống cho biết lịch sử, quá trình thiết kế và mục tiêu của hệ thống đó - Hoàn thiện tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng giúp ngưới sử dụng hiểu rõ về hệ thống và cách sử dụng hệ thống 4.1.4. Vận hành và bảo trì hệ thống Bước này thực hiện các công việc như: cài đặt, khai thác và bảo trì hệ thống. Cài đặt bao gồm việc chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Thông thường có ba phương pháp là: cài đặt trực tiếp, cài đặt song song và cài đặt cục bộ. Đây là một quá trình rất mất thời gian và khó khăn. Nó là điểm mấu chốt để đảm bảo cho sự thành công lâu dài của hệ thống. Trong giai đoạn này, sau 6 tháng đầu thực hiện hệ thống, người ta thường tiến hành xem xét và đánh giá với mục đích là xác định xem hệ thống mới có đạt được mục tiêu đề ra ban đầu không. Thông thường, những điểm chủ yếu cần chú ý tới khi xem xét bao gồm: Mức độ sử dụng hệ thống: đó là số lượng các giao dịch được sử dụng bởi hệ thống trên tổng số các giao dịch mà doanh nghiệp phải thực hiện. Thông thường, người ta hãy sử dụng bản câu hỏi, các tham số điều khiển, hoặc bỏ phiếu để xác định mức độ sử dụng này.
11. của người sử dụng: Mục đích của việc điều tra này là phát hiện các thiếu sót còn tồn tại để tránh cho các dự án sau này và có thể để điều chỉnh ngay cho hệ thống đó nếu có thể. Chi phí và lợi ích: Xem xét và tính toán chi phí ban đầu phát triển hệ thống. Do hệ thống hoạt động trong một khoảng thoiwg gian xác định nên cúng có thể dễ dàng đánh giá chi phí và những hiệu quả mà hê thống đem lại, cho toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp. . Cau 8:. Phương pháp chu kỳ hệ thống Khi xu hướng làm việc có tính hệ thống xuất hiện và được áp dụng trong một doanh nghiệp nào đó để phát triển giải pháp về hê thống thông tin thì một chuỗi các quá trình hay một chu trình nhiều bước bắt đầu xuất hiện. Đó chính là chu kỳ xây dựng và phát triển hệ thống, mà thông thường bao gồm các bước: điều tra, phân tích, thiết kế, thực hiện, và bảo trì. Những hoạt động có liên quan đó thực sự có mối tương tác qua lại rất chặt chẽ. Do đó, trong thực tế, một số các hoạt động trong chu kỳ có thể thực hiện ở những bước hoàn toàn khác nhau trong chu kỳ phát triển hệ thống thông tin. Thêm vào đó, các nhà phân tích cũng có thể quay trở lại bất cứ hoạt động nào trước đó ở bất cứ thời điểm nào để hoàn thiện và chỉnh lý hệ thống mà họ đang phát triển. Hình 4.1. Phương pháp chu kỳ hệ thống Thiết kế Triển khai Vận hành và bảo trì Điều tra và phân tích hệ thống
12. cần nhận thấy rằng việc phát triển hệ thống như việc sử dụng các công cũ kỹ thuật phần mềm hỗ trợ cho máy tính, tạo mẫu thử, và phát triển địnhk hướng người sử dụng đều diễn ra một cách hoàn toàn tự động và có thể thay đổi một số các hoạt động trong chính quá trình phát triển hệ thống thông tin. Sự phát triển này nhằm nâng cấp chất lượng quá trình phát triển hệ thống và khiến cho nó trở nên dễ thực hiện hơn đối với các chuyên gia về hệ thống thông tin, đồng thời lại cho phép người sử dụng tự tạo ra những hệ thống phù hợp với họ. Đặc biệt, nó được ứng dụng không chỉ trong phát triển phần cứng. Tuy nhiên phương pháp này khá phức tạp và không phù hợp cho dự án nhỏ với ít rủi ro. Phương pháp này có thể áp dụng được cho những dự án lớn cón nhiều rủi ro hay sự thành công của dữ án có khả năng phân tích rủi ro. Cau 9 Thuê ngoài Thuê ngoài (outsourcing) là việc tổ chức thực hiện thiết kế và quản lý điều hành hệ thống thông tin dựa vào một tổ chức ngoài doanh nghiệp. Đây là một phương thức đã được tiến hành ngay từ khi các doanh nghiệp bắt đầu nghĩ tới việc thiết kế và khai thác hệ thống thông tin. Cho tới thời gian gần đây, các doanh nghiệp bắt đầu chú ý thuê ngoài nhiều hơn do những lợi ích rõ ràng của nó. Ưu điểm của việc thuê ngoài: Tính kinh tế: Các nhà cung cấp bên ngoài doanh nghiệp thường coa những chuyên gia về các dịch vụ hệ thống thông tin và các công nghệ mà họ có thể cung cấp cho các khách hàng đa dạng khác nhau. Chất lượng dịch vụ: Do các nhà cung cấp sẽ mất khách hàng nếu họ không làm hài lòng khách hàng, nên công ty thường dựa vào các nhà cung cấp bên ngoài hơn là vào các nhân viên của họ trong việc thiết kế và phát triển các hệ thống thông tin. Tính có thể dự đoán được: Các hợp đồng thuê ngoài với mức giá cố định ở một mức độ dịch vụ xác định sẽ làm giảm mức độ bất định về chi phí cho doang nghiệp.
13. Các doanh nghiệp phát triển thường phải đối phó với sự thay đổi thường diễn ra trong môi trường kinh doanh và một trong số những thay đổi đó gắn với sự thay đổi của cơ sở hạ tầng cho các hệ thống thông tin. Thuê ngoài sẽ giúp cho doang nghiệp có khả năng được sử dụng những công nghệ tiên tiến nhất mà không phải tốn kém quá nhiều cho việc đầu tư xây dựng ban đầu. Có thể sử dụng nhân công cho các dự án khác. Có thể tự do sử dụng nguồn vốn tài chính cho các hoạt động khác. Nhược điểm + Mất khả năng kiểm soát: Khi một công ty đặt trách nhiệm phát triển và điều hành hệ thống thông tin cho các tổ chức khác, nó có thể mất quyền kiểm soát hệ thống thông tin. Công ty sẽ bị phụ thuộc hoàn toàn vào những lựa chọn về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin mà nhà cung cấp có. + Sự bất ổn về thông tin chiến lược: Các bí mật thương mại và các thông tin riêng của doang nghiệp có thể rò rỉ tới các đối thủ cạnh tranh thông qua các nhà cung cấp. Điều này sẽ thực sự có hại khi các nhà cung cấp phát triển hoặc sử dụng các ứng dụng mang lại các ưu thế cạnh tranh cho một doang nghiệp khách hàng tới doang nghiệp khách hàng khác. + Tính phụ thuộc: Các doang nghiệp sẽ trở nên lệ thuộc vào các nhà cung cấp. Một nhà cung cấp gặp khó khăn về tài chính hoặc các dịch vụ tồi có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng cho khách hàng của nó. Thông thường có một số trường hợp mà các doanh nghiệp có thể thuê người ngoài như sau: + Khi doanh nghiệp bị giới hạn về cơ hội để khác biệt hóa các hoạt động dịch vụ của nó nhờ hệ thống thông tin. + Khi việc ngừng trệ dịch vụ hệ thống thông tin không đóng vai trò quan trọng đối với các hoạt động của doanh nghiệp. Chẳng hạn như đới với các công ty hàng không, việc ngừng trệ hệ thống thông đặt chỗ trước sẽ gây ra tai hại lớn, làm thất thoát doanh thu của doangn ghiệp. Nhưng đối với một số doanh nghiệp khác như các công ty bảo hiểm. việc đáp ứng ngay một lời phàn nàn của khách hàng không làm ảnh hưởng quan trọng tới sự sống còn của công ty. Đối với những doanh nghiệp dạng sau này thì việc thuê ngoài là một lựa chọn tốt.
14. thuê ngoài không tước mất các bí quyết kỹ thuật cần cho việc phát triển hệ thống thông tin tương lai của doanh nghiệp. + Khi khả năng của hệ thống thông tin hiện có của doanh nghiệp bị hạn chế, không có hiệu quả, và yếu kém về kỹ thuật. Một số các doanh nghiệp đã thuê ngoài như cách dễ dàng nhất để tân trang lại công nghệ thông tin của doanh nghiệp. Cau 12: Hệ thống mẫu thử nghiệm Phương pháp xây dựng hệ thống mẫu thử nghiệm (prototyping) là quá trình xây dựng một hệ thống thử nghiệm một cách nhanh chóng và ít tốn kém nhằm mô tả và đánh giá hệ thống để từ đó người sử dụng có thể dễ dàng xác định các nhu cầu thông tin. Bước 1: Xác định nhu cầu cơ bản của người sử dụng. Bước 2: phát triển hệ thống mẫu thử nghiệm ban đầu. Người thiết kế hệ thống sẽ tọa ra lập hệ thống thử nghiệm ban đầu một cách nhanh chóng, giống như việc sử dụng các công cụ phần mềm hệ thống (CASE tool). Bước 3: Sử dụng hệ thống mẫu thử nghiệm. Người sử dụng được khuyến khích làm việc cùng với hệ thống để xác định xem hệ thống đáp ứng được những nhu cầu của họ ở mức nào và tạo ra những dự kiến phát triển hệ thống thử nghiệm ở giai đoạn sau. Bước 4: Sửa chữa hệ thống mẫu thử nghiệm. Người xây dựng hệ thống ghi lại tấy cả các thay đổi mà người sử dụng đòi hỏi và sử chữa lại hệ thống thử nghiệm theo những đề xuất đó. Bắt đầu từ đó, các bước 3 và bốn sẽ được lặp lại cho tới khi người sử dụng hoàn toàn hài lòng với hệ thống. Ưu điểm của phương pháp xây dựng hệ thống mâu thuẫn thử nghiệm Người sử dụng sớm hình dung ra những chức năng và đặc điểm của hệ thống. Nhờ đó, có thể xây dựng một số các hệ thống thông tin nhanh hơn đặc biệt là khi mức độ không chắc chắn về các yêu cầu và giải pháp phát triển hệ thống cao. Hệ thống mẫu thử nghiệm đặc biệt có giá trị khi thiết kế giao diên người sử dụng rất khó xác định trước và phụ thuộc rất nhiều vào tình trạng cụ thể nên hệ thông thử nghiệm có thể khác phục được những khó khăn này.
15. nghiệm khắc phục được các vấn đề thường nảy sinh với phương pháp chu kỳ hệ thông. Nó khuyến khích được gia của người sử dụng vào quá trình phát triển hệ thông. Nhược điểm Khi mâu thuẫn (prototype) không chuyền tải hết các chức năng, đặc điểm của hệ thống phần mềm thì ngươi phải sử dụng có thể thất vọng và mất đi sự quan tâm đến hệ thống sẽ được phát triển. Mẫu thử nghiệm thường được làm nhanh, thậm chí vội vàng theo kiểu “hiện thực- sửa” và có thể thiếu sự phân tích đánh giá một cách cẩn thận tất cả khia cạnh liên quan đến hệ thống cần tính toán nhiều, và có sử dụng các thủ tục phức tạp. Việc này đôi khi không thể thực hiện được nếu thiếu sự phân tích các nhu cầu một cách rõ ràng nhờ phương pháp chu kỳ phát triển hệ thông vì sẽ rất khó có thể xưm xét được các tương tác giữa các phần việc khác nhau. Một khi đã được hoàn thành, các hệ thông mẫu thông thường nhanh chóng trở thành một phân của hệ thống cuối cùng. Nếu hệ thông mẫu làm việc tốt, các nhà quản lý sẽ không nhận thấy được nhu cầu cần lập trình và thiết kế lại. Trong khi đó, về phương diện kỹ thuật, hệ thống này có thể thực hiện không hiệu quả. Chúng có thể không áp dụng được cho nhiều người sử dụng hoặc không hiệu quả. Chúng có thể không áp dụng được nhiều người sử dụng hoặc cho một khối lượng dữ liệu lớn cần phải xử lý. Do đó, hệ thống có thể không đáp ứng nhu cầu trong tương lai, và việc chỉnh sủa nó cho những yêu cầu mới trở nên thực sự phức Cau13:. Phát triển hệ thống với các gói phần mềm Một chiến lược khác để phát triển hệ thống là mua một gói phần mềm đã được thiết lập sẵn. Các gói phần mềm có thể thay đổi từ những hệ thống thực hiện những nhiệm vụ rất đơn giản (như in nhãn địa chỉ từ một cơ sở dữ liệu có trên máy tính) tới những chương trình phức tạp với 400 môđun nhỏ và khoảng 500000 dòng lệnh được viết cho một hệ thống máy tính lớn. Các doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp này khi xảy ra một trong những tình huống sau: Đối với những chức năng phổ biến cho nhiều doang nghiệp
16. nghiệp không có đủ nguồn lực để xây dựng và thiết kế hệ thống thông tin với lực lượng nội tại trong doanh nghiệp. Với ít các chuyên gia hệ thống giàu kinh nghiệm và có kỹ nằng cao, các doanh nghiệp sẽ không có đủ nhân lực để thực hiện các dự án phát triển hệ thống. Đồng thời, việc thiếu khả năng về tài chính cũng sẽ khiến các doanh nghiệp này tới lựa chọn các chương trình khác phần mềm trọn gói có sẵn. Khi các ứng dụng trên máy vi tính được phát triển theo hướng người sử dụng. Rất nhiều các chương trình phần mềm được thiết kế cho máy vi tính là nguồn trợ giúp cho các doang nghiệp với ít chi phí nhất. Ưu điểm của phương pháp sử dụng gói phần mềm Các chương trình gói phần mềm thường được kiểm tra trước khi đưa ra thị trường, chính vì vậy, việc sử dụng các phần mềm trọn gói sẽ giúp doang nghiêp giảm bớt được thời gian thiết kế, tổ chức tập dữ liệu, xử lý các mối quan hệ, các giao dịch, xử lý các mối quan hệ, các giao dịch, xây dựng các báo cáo. Các gói phần mềm thường ít đòi hỏi các hệ thống hỗ trợ. Do chi phí bảo trì hệ thống thông tin thường chiếm 50 tới 80% tổng ngân sách dành cho hệ thống thông tin, nên việc sử dụng gói phần mèm sẽ làm giảm thiểu các chi phí cho hệ thống thông tin và giải phóng nguồn nhân lực nội tại trong doang nghiệp cho những công việc khác. Phương pháp này cũng sẽ giảm những điểm nút của tổ chức trong quá trình phát triển hệ thống. Người sử dụng sẽ dễ dàng chấp nhận hệ thống này do nó đã khá phổ biến trên thị trường, nên yêu cầu thiết kế và thiết kế lại được giảm tối thiểu cho doanh nghiệp. Nhược điểm Các chương trình thương mại hóa sẽ không đáp ứng được các yêu cầu về kỹ thuật và tính tinh tế cho nhiều dạng công việc đa dạng khác nhau. Thông thường các chương trình thường được thiết kế và mã hóa để thực hiện tốt một chức năng nào đó hơn là đào tạo ra một hệ thống với một số lượng lớn các chức năng nào đó hơn là tạo ra một hệ thống với một số lượng lớn các chức năng xử lý phức tạp đa dạng. Đôi khi, các gói phần mềm gây khó khăn cho việc phát triển do chi phí quá cao để chuyển đối. Các gói phần mềm có thể không đáp ứng được hoàn toàn những yêu cầu của tổ chức. Các chương trình này do chạy theo tính thương mại hóa nên đã cố gắng phù hợp
17. của các tổ chức khác nhau. Một số các phần mềm được thiết kế với những đặc tính được dành khai báo riêng theo yêu cầu của những người dùng khác nhau, nhưng chúng cũng vẫn chưa thể đủ đáp ứng những nhu cầu đa dạng phát sinh trong môi trường thực tế. Những điểm cần lưu ý khi lựa chọn các gói phần mềm: Để có thể sử dụng hệ thống gói phần mềm một cách có hiệu quả, cần phải lập ra một danh sách chi tiết các câu hỏi để xác định xem sản phẩm đó có thự phù hợp với những yêu cầu riêng biệt của tổ chức. Cau 14. Nguyên nhân thành công và thất bại trong xây dựng và phát triển hệ thống thông tin Những nguyên nhân nghiên cứu gần đây nhất cho thấy không chỉ có duy nhất một nguyên nhân quyết định sự thành công hay thất bại trong xây dựng và phát triển hệ thống thông tin. Người ta xác định được rằng các yếu tố sau đây quyết định sự thành bại của hệ thống: 4.4.1. Vai trò của người sử dụng Sự tham gia của người sử dụng trong quá trình thiết kế và thực hiện hệ thống thông tin đôi khi thực sự có ích cho toàn bộ công việc. Trước hết, nếu người sử dụng hợp tác chặt chẽ trong quá trình thiết kế thì họ có thể có nhiều cơ hội để để định hình hệ thống theo quyền ưu tiên của họ và các yêu cầu của công việc. Thứ hai, họ sẽ có phản ứng tích cức đối với hệ thống vì họ là những người tham gia vào quá trình biến đổi hệ thống. Sự tham gia của họ sẽ thúc đẩy những xu hướng tích cực đối với hệ thống. Tuy nhiên mối quan hệ giữa những chuyên gia thiết kế và người sử dụng lại sẽ là căn nguyên gây ra những vấn đề cho việc phát triển hệ thống thông tin. Người sử dụng và các chuyên gia thường là có kiến thức cơ bản khác nhau, có những mối quan tâm khác nhau, và có những thứ tự ưu tiên công việc khác nhau. Điều đó tạo nên cái gọi là hố ngăn cách giao tiếp giữa người sử dụng và nhà thiết kế. Những khác biệt đó dẫn tới sự bất đồng về lòng trung thành với tổ chức, bất đồng trong cách thức giải quyết các vân đề nảy sinh, và sự khác biệt trong cách sử dụng từ vựng chuyên môn. Chẳng hạn như, các chuyên gia hệ thống thông tin có thể có xu hướng giả quyết theo xu hướng kỹ thuật hay máy móc đơn thuần đối với các vấn đề nảy sinh. Họ tìm kiếm các giải pháp tinh vi và
18. thuật, sử dụng tính hiệu quả của các phần mềm và phần cứng để tối ưu hóa những chi phí cho việc sử dụng hoặc các nỗ lực mang tính tổ chức. Ngược lại, những người sử dụng lại nghiêng về những hệ thống giải quyết các vấn đề kinh doang hay làm thuận tiện cho nhiệm vụ của tổ chức hơn. Thường là những hướng giải quyết như vậy đều khác biệt, nên họ bắt đầu nói bằng những ngôn ngữ khác nhau. Đó là nguyên nhân chủ yếu dẫn tới những điểm mà hệ thống không thỏa mãn yêu cầu của người sử dụng và người sử dụng bị đảy ra khỏi việc thực hiện hệ thống. Khi hố ngăn cách giao tiếp giữa người sử dụng và người thiết kế càng lớn, hay hai nhóm này càng chạy theo những mụ tiêu khác nhau, thì rủi ro của hệ thống càng cao. Khi xảy ra những trường hợp như vậy, thì người sử dụng thường bị đảy ra khỏi quá trình thực hiện hệ thống. Khi họ không hiểu được những chuyên gia hệ thống thông tin đang nói gì thì dự án sẽ rơi vào bàn tay tháo tung của các chuyên giai hệ thống thông tin. Và không nghi ngờ gì là hệ thống đó sẽ chỉ có thể hỗ trợ được các nhu cầu của tổ chức đó ở mức thấp nhất. 4.4.2. Mức độ hôc trợ quản lý Nếu hệ thống thông tin có sự hỗ trợ của các cấp quản lý thì cả người sử và các chuyên gia hệ thống sẽ hiểu nó dễ dàng hơn. Cả hai nhóm đều sẽ cảm nhận được sự tham gia của mình được đánh giá cao và có mức độ ưu tiên cao. Họ đều dễ dánh giá công lao cũng như được khen thửng về các nỗ lực mà họ đã bỏ ra để phát triển hệ thống. Sự yểm trợ của bộ máy quản lý đồng thời cũng đảm bảo rằng dự án xây dụng hệ thống sẽ nhận được đầy đủ các nguồn lực đảm bảo cho sự thành công. Hơn thế nữa mọi thay đổi trong thói quen và các thủ tục làm việc, và bất cứ một sự sắp xếp lại nào trong tổ chức cho phù hợp với hệ thống mới đều sẽ hỗ trợ của các cấp lãnh đạo để đảm bảo có hiệu quả hơn. 4.4.3. Mức độ rủi ro và mức độ phức tạp của việc thực hiện dự án Các hệ thống thường khác nhau cơ bản về kích cỡ, lĩnh vực, mức độ phức tạp, và các cấu trức tổ chức cũng như kỹ thuật. Các nhà nghiên cứu đã xác định rằng có ba yếu tố cơ bản ảnh hưởng tới mức độ rui ro của dự án, + Quy mô của dự án: Các dự án càng lớn xét về số tiền chi phí cho nó, về số lượng nhân viên sử dụng cho dự án, thời gian dành cho việc thực hiện dự án, và số các đơn vị bị tác động, thì càng có rủi ro cao. Một nhân tố tạo rủi ro khác đó là kinh nghiệm của bản thân
19. đó đối với các dự án tương tự. Nếu doanh nghiệp đã quen với việc thực hiện các dụ án lớn, có chi phí cao, thì mức độ rủi ro sẽ giảm đi. Kết cấu của dự án: Một dự án có cấu trúc hơn so với các dự án khác. Các yêu cầu của chúng thường là rõ ràng hơn, và trực tiếp hơn, do đó, việc xác định các dữ liệu xuất và các quá trình sẽ dễ dàng hơn. Người sử dụng biết được chính xác là họ muốn cái gì, và rất ít có khả năng họ sẽ thay đổi quan điểm. Những dự án như vậy sẽ cố độ rủi ro cao thấp hơn so với những dữ án có những đòi hỏi chưa xác dịnh những dữ liệu xuất cần thiết vì chúng thường bị chính người sử dụng có thể không hài lòng với chính cái mà họ muốn. + Kinh nghiệm về công nghệ: Mức đọ rủi ro của dự án sẽ tăng lên nếu độ thực hiện dụ án và các nhân viên thực hiệ hệ thống thông tin thiếu những chuyên gia kỹ thuật cần thiết. Nếu đội thực hiện không quen với phần cứng, phân mềm hê thống, phần mêm ứng dụng, hay hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu của dự án, thì một trong những trường hợp sau đây rất dễ xảy ra: - Khó giữ đúng thời hạn do nảy sinh nhu cầu về những kỹ năng mới. - Có những vấn để kỹ thuật khác nhau do các công cụ không được sử dụng thích hợp - Phải chi tiêu cao hơn mức hạn định do sự thiếu kinh nghiệm với những phần cúng và phần mềm không theo một tiêu chuẩn thống nhất 4.4.4. chất lượng quản lý quá trình thực hiện Việc phát triển một hệ thống mới cần phải được quản lý một cách thận trọng và có sự phối hợp. Mỗi dự án thường bao gồm việc nghiên cứu và phát triển. Rất khó xác định được các yêu cầu một cách chi tiết để tự động hóa quá trình. Cùng một thông tin có thể sẽ được định nghĩa và diễn giải hoàn toàn khác nhau dưới cách nhìn nhận của những người khác nhau. Những người sử dụng khác nhau sẽ có tập các nhu cầu và đòi hỏi khác nhau. Do đó, cần phải đánh giá chi phí, lợi ích, và kế hoạch thực hiện dự án. Thiết kế cuối cùng cũng không phải luôn dễ dàng có được. Nhiều khi các hệ thống thông tin phức tạp bao hàm nhiều nhóm quan tâm, nhiều chi tiết, sẽ dẫn tới sự không chắc chắn về tính đúng đắn của các kế hoạch khởi đầu hệ thống, Thông thường, những yếu tố cơ bản đảm bảo sự thành công dễ bị quên lãng. Việc đào tạo để đảm bảo người sử dụng có thể sử dụng được hệ thống và hoàn toàn hiểu tiềm năng sử dụng hệ thống mới thì thường bị mất quyền ưu tiên so với các công việc khác
20. bị quên lãng trong quá trình phát triển hệ thống. Nguyên nhân cũng có thể là do số tiền cung cấp cho dự án không đủ cho các hoạt động đào tạo đó. Mâu thuẫn và tính không chắc chắn nảy sinh như một kết quả kế thừa của việc quản lý và tổ chức dự án quá tồi. Đôi khi việc quản lý tồi còn có thể dẫn tới một số các kết quả sau: - Chi phí vượt quá mức dự tính; - Thời gian vượt quá nhiều so với mức hy vọng; - Hạn chế về kỹ thuật trong quá trình thực hiện xảy ra nhiều hơn mức dự kiến; - Thất bại trong việc đạt được các lợi ích mong muốn. Quản lý dự án có thể tồi tệ tới đâu? Trung bình, các dự án tư nhân thường có khoảng thời gian hoàn thành dự án lớn gấp đôi so với dự tính ban đầu. Phần lớn các dự án được đưa vào vận hành không có các chức năng (những cái đã được hứa hẹn là sẽ có trong phiên bản cuối). Các dự án của nhà nước cũng có mức thất bại tương tự như vậy, đôi khi còn tồi tệ hơn. Vậy, cái gì là nguyên nhân gây ra sự quản lý tồi tệ như vậy? Sự thiếu hiểu biết và sự lạc quan: Các kỹ thuật ước tính độ dài thời gian cho phân tích và thiết kế thường được thực hiện rất tồi. Không hề có một chuẩn mực nào, chỉ có rất ít dữ liệu được truyền bá giữa các tổ chức với nhau, và phần lớn các ứng dụng đều là lần đầu tiên được sử dụng (nghĩa là không hề có khinh nghiệm về lình vực quan tâm từ trước đó). Những người làm công việc nghiên cứu thường không tiến hành nghiên cứu cho những hệ thống thương mại có kích cỡ lớn, mà thường chỉ tập trung vào các hệ thống có kích cỡ nhỏ, dễ giảng và học các dự án phần mếm mới. Các hệ thống có kích cỡ càng lớn, thì sự thiếu hiểu biết và tinh thần lạc quan càng cao. Do đó, các hệ thống đặc biệt lớn thì tỷ lệ thất bại càng đặc biệt cao. Nguyên nhân cơ bản là do giả thuyết rằng tất cả đều tốt đẹp trong khi thực tế lại hiếm khi xảy ra như vậy. Tháng làm việc hoang tưởng: theo truyền thống, các nhà thiết kế thường sử dụng đơn vị tính chi phí của các dự án theo tháng làm việc. Các dự án được tính theo cách đặt câu hỏi cần bao nhiêu tháng làm việc. Tuy nhiên, dù chi phí cho mỗi sản phẩm mà con người sản xuất ra trong mỗi tháng là rất khác nhau, nhưng toàn bộ chi phí cho quá trình phát triển dự án vẫn giữ nguyên. Điều đó có nghĩa là thêm nhân viên cho dự án không có nghĩa là cần giảm thời gian cần thiết để hoàn thanh dự án. Không giống như thu hoạch lúa, là một
21. phần tham gia là hoàn toàn xác định và không thay đổi, sự trao đổi thông tin giữa các thành viên là không cần thiết, và không cần phải đào tạo, phân tích và thiết kế hệ thống bao gồm những nhiệm vụ được liên kết theo lịch trình thời gian, không thể thực hiện được một cách riêng rẽ, và đòi hỏi việc mở rộng liên lạc và đào tạo. Phát triển phần mềm vốn đã là nỗ lực chung của cả nhóm, nên chi phí liên lạc sẽ tăng lên theo cấp số mũ khi mà số các thành viên tăng lên. Từ những phân tích trên, rõ ràng là việc tăng thêm nhân công sẽ làm giảm tiến độ công việc do phải tăng thời gian liên lạc, thời gian học hỏi của mỗi cá nhân, và đòi hỏi tăng thêm chi phí. Cau 16:. Các giai đoạn đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin Doanh nghiệp ứng dụng CNTT có thể chia thành bốn cấp độ (giai đoạn) như sau:  Đầu tư cơ sở  Đầu tư nâng cao hiệu suất hoạt động của các bộ phận phòng ban  Đầu tư nâng cao hiệu suất làm việc toàn thể DN  Đầu tư biến đổi DN để tạo lợi thế cạnh tranh a. Giai đoạn 1: Đầu tư cơ sở  Đầu tư ban đầu của DN vào CNTT  Trang bị phần cứng, phần mềm, nhân lực o Cơ sở hạ tầng công nghệ (phần cứng, phần mềm): đủ để triển khai một số ứng dụng thường xuyên của DN o Nhân lực: đào tào để sử dụng được các cơ sở hạ tầng trên b. Giai đoạn 2: đầu tư nâng cao hiệu suất hoạt động của các bộ phận  Doanh nghiệp sử dụng đồng thời nhiều gói phần mềm chuyên dụng để hỗ trợ cho hầu hết các chức năng kinh doanh:  Nhân sự  Theo dõi đơn hàng  Lập hóa đơn  Kế toán  Doanh nghiệp sử dụng chiến lược đầu tư này thường không sử dụng CNTT để xác định cách thức làm khác biệt hóa sản phẩm hoặc dịch vụ của họ
22. 3: Đầu tư nâng cao hiệu suất hoạt động của toàn doanh nghiệp  Số hóa toàn thể DN  Sử dụng các phần mềm tích hợp và các CSDL toàn doanh nghiệp Caau 17: . Khái niệm hệ thống thông tin tự động văn phòng Tự động hóa các công việc văn phòng là cách thay đổi thói quen làm việc và các trang thiết bị văn phòng. Tất nhiên, không ai trong chúng ta ngày nay còn làm việc trong những văn phòng mà toàn bộ thông tin đều được xử lý bằng tay. Các thiết bị văn phòng như máy chữ, máy photocopy, và các máy móc khác đã khiến cho công việc trong văn phòng đã có tác dụng làm thay đổi hoàn toàn các phương pháp làm việc thông thường, và truyền thông tin bằng các loại giấy tờ. việc thay đổi này được đánh dấu bằng sự phát triển của các hệ thống xử lý văn bản, xử lý ảnh, truyền thống, và các công nghệ thông tin khác. Hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng là một hệ thống thông tin dựa trên máy tính nhằm thu nhập, xử lý, lưu trữ, và truyền các mẫu thông báo, các lời nhắn, các tài liệu, và các dạng truyền tin khác giữa các cá nhân, các nhóm làm việc, và các tổ chức khác nhau. e. Các loại hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng - Hệ thống quản lý tài liệu Các công nghệ được sử dụng để tạo ra, xử lý, và quản lý tài liệu đã được biết như các công nghệ quản lý tài liệu. Những công nghệ này bao gồm các chương trình xử lý văn bản, hệ thống án loát văn phòng, lưu ảnh các văn bản, và quá trình làm việc. Các hệ thống tự động văn phòng Hệ thống in ấn điện tử Hệ thống truyền thông điện tử Hệ thống họp điện tử Hệ thống xử lý ảnh Hệ thống quản lý văn phòng Hình 5.1 Các loại hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng
23. lý văn bản được sử dụng để thiết lập, định dậng, sửa chữa, lưu trữ, quản lý và in ấn văn bản. Xử lý văn bản là một ứng dụng phần mềm được sử dụng rộng rãi nhất trong các văn phòng hiện thời.. Công nghệ ấn loát văn phòng là bước tiếp theo của xứ lý văn bản, cho phép người sử dụng tạo ra những tạp chí, những báo cáo đẹp không kém gì một người thiết kế trình bày sách trong một nhà xuất bản. Công nghệ ấn loát văn phòng đã được thực sự đưa toàn bộ quá trình in ấn của một nhà xuất bản và máy tính để bàn. - Hệ thống thông tin hỗ trợ công việc theo nhóm Phần mềm hỗ trợ công việc theo nhóm là một dạng phần mềm sử dụng đặc biệt cho các nhóm làm việc trong văn phòng nhờ các chức năng hỗ trợ và các dịch vụ giúp đỡ cho việc liên lạc giữa các thành viên trong nhóm. Mục đích của một phần mềm hỗ trợ công việc theo nhóm là làm tăng hiệu quả của các nhóm làm việc nhờ hệ thống liên lạc điện tử được hình thành giữa các thành viên. - Lịch điện tử Đây là một phần mềm cho phép lập lịch các cuộc gặp gỡ, và thiết lập kế hoạch hoạt động trong một văn phòng. Phần mềm này cho phép các thành viên trong nhóm có thể theo dõi lịch làm việc của cả nhóm hoặc của một cá nhân nào khác.. - Hệ thống truyền thông điện tử Hệ thống điện tử là một trong những ứng dụng quan trọng của tự động văn phòng. Thư điện tử, thư âm thanh, và fax cho phép các tổ chức gửi những thông điệp dưới dạng văn bản, video, âm thanh hoặc gửi tài liệu từ nơi này tới noi kia trong vòng vài giây chư không phải là vài ngày hoặc là vài giờ như trước đây nữa. Những hệ thống này bao gồm việc chuyển đổi, và phân phối các văn bản, các hình ảnh dưới dạng điện tử quang mạng, truyền thông, do đó làm giảm dòng các thông điệp, thư tín, thư báo, tài liệu, thư báo, tài liệu, và báo cáo đã từng làm hệ thống bưu điện của chúng ta bị ngập lụt. Thư điện tử (Email) là phần mềm cho phép các thông điệp được gửi từ noi này qua nơi khác bằng hệ thống điện tử. Hệ thống thư điện tử đã làm thay đổi cách thức con người làm việc và truyền thông tin. Một dạng đặc biệt của thư điện tử là thư thoại (voice mail). Trong đó, những thông điệp được gửi đi là mọt thông điệp bằng âm thanh chứ không đơn thuần là văn bản như trong thư điện tử thông thường.
24. và nói thông điệp của họ qua một miroFax không phải là một dịch vụ truyền thông mới. Mặc dù vậy, ưu thế của kỹ thuật số hóa hình ảnh và các hệ thống vi điện tử đã dấn tới một sự giảm giá đặc biệt và nâng cao khả năng của hệ thống fax. Fax cho phép bạn gủi những hình ảnh của các tài liệu quan trọng qua hệ thống điện thoại hoặc qua các đường nối kết viễn thông. Do đó, khả năng copy trên khoảng cách xa có thể coi như một tên gọi khác của hệ thống này. - Hệ thống thông tin tổ chức các cuộc gặp gỡ của một doanh nghiệp Với HTTT tổ chức các cuộc họp và cuộc gặp điện tử, con người không cần phải tiêu phí thời gian vào việc đi lại từ noi này tới nơi khác để gặp nhau trong một cuộc họp. HTTT tổ chức các cuộc gặp gỡ và họp điện tử được xây dụng trên cơ sở kỹ thuật quya video, truyền thông tự động cho phép các cuộc họp có thể diễn ra giữa các thành viên mà họ có thể hiên ở trong những phòng họp khác nhau, trong những tòa nhà khác nhau, thậm chí, ngay cả ở những vị trí khác nhau trên trái đất.. Có khá nhiều dạng hệ thống thông tin tổ chức gặp gỡ và họp điện tử. Có thể các thành viên không có mặt cùng một thời điểm và sẽ trả lời các câu hỏi mỗi khi thích hợp cho thời gian kết nối máy tính của họ với máy tính trung tâm điều khiển cuộc họp. Dạng này được gọi là hội nghị máy tính và nó giống như dạng trao đổi qua hệ thống thư điện tử. Các hệ thống hỗ trợ quyết định theo nhóm đối với các nhóm nhỏ thì sử dụng một hệ thống mạng kết nói các trạm và màn hình lơn trong phòng ra quyết định. Cả hai loại này đều đòi hỏi các thành viên phải dược cung cấp các thiết bị video và máy tính mạng. Họp viễn thông là một dạng quan trọng của hệ thống thông tin tổ chức các cuộc họp và gặp gỡ. Buổi họp diễn ra vào thời điểm thực, với các thành viên chính được phát đi qua truyền hình rộng khắp cho những nhóm lơn ở những vùng khác nhau. Một số các doang nghiệp làm việc phân phối, và các tập đoàn khách sạn đã sử dụng hệ thống họp viễn thông cho các sự kiện như các cuộc gặp gỡ giữa những người bán hàng, các chiến dịch giới thiệu sản phẩm mới, và đào tạo nhân viên. Mặc dù vậy, nhiều tổ chức vẫn cho rằng họp viễn thông khong có hiệu quả như các cuộc họp đối mặt, đặc biệt là khi các thành viên quan trọng chưa được đào tạo cáh thức để truyền thông sử dụng hệ thông này. Hơn nưa, chi phí cung cấp cho dạng họp này khong có hiệu quả nhu chi phí bỏ ra cho các cuộc họp thông thường.
25. Lợi ích và hạn chế trong xây dựng hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng Lợi ích HTTT tự động hóa văn phòng có những lợi ích cơ bản sau: Truyền thông hiệu quả hơn: Truyền thông trong khoảng thời gian ngắn hơn. Chẳng hạn như hệ thống fax và thư điện tử cho phép giảm thời gian truyền thông tin, nghĩa là giảm thời gian thông tin được gửi từ người gửi tới tay người nhận, và giảm thời gian kết nối điện thoại, giảm thời gian lặp lại các cuộc gọi, tránh khả năng người chua nhận chưa sẵn sàng nhận thông tin. Ngoài ra, HTTT tự động văn phòng còn cho phép loại bỏ việc thất lạc thư trong quá trình gửi hoặc sự chậm trễ thông tin khi đường dây điện thoại bị bận, mọt việc thường xuyên xảy ra trước đây. Hạn chế Những hạn chế tồn tại trong hệ thống bảo gồm: Chi phí cho phần cứng của HTTT tự động văn phòng là khá lơn. Người sử dụng có khả năng trực tiếp quan sát vai trò môi trường của công việc. Chẳng hạn nó có thể biến những người thu ký thành những chi phí biết tới đánh máy, không hề tiếp xúc với những người khác cùng làm việc trong một tổ chức. Việc để sử dụng và khó bảo đảm an toàn thông thông tin cũng có thể gây ra một số vấn đề đối với doanh nghiệp. Đôi khi người sử dụng nhận được những bản quant cáo hoặc những thông tin không yêu cầu cũng giây gián đoạn cho công việc của họ. Chi phí những hạn chế này được loại bỏ, hoặc giải quyết thích đáng thì mới tạo ra được sự hài lòng làm việc cho những nhân công tri thức trong một tổ chức. Cau 19: Một số đặc điểm quan trong quản lý tri thức (1) Quản lý tri thức là công việc khá tốn kém! Tri thức là tài sản, nhưng để quản lý nó có hiệu quả, các doanh nghiệp còn cần đâu tư thêm nhiều tài sản khác như tiền bạc và
26. Nhân viên trong một doang nghiệp còn cần phải được đào tạo theo cách thức mà họ có thể thu thập, đóng gói và phân loại tri thức. (2) Việc quản lý tri thức muốn hiệu quả đòi hỏi phải xây dựng một hệ thống giải pháp lại ghép giữa con người và công nghệ. Tuy đòi hỏi một chi phí khá tốn kém nhưng con người là mọt nguồn lức quý báu giúp cho doanh nghiệp có thể thu thập, phân tích, chuyển đổi và tổng hợp những tri thức không có cấu trúc. (3) Quản lý tri thức đòi hỏi những người quản lý phải có giá tri thức. Những nguồn lực chủ yếu của doang nghiệp như nhân lực và vốn kinh doanh thường có chức năng quan trọng trong tổ chức. Tri thức chỉ có thể quản lý tốt được nếu như một số nhóm trong doanh nghiệp được giao trách nhiệm rõ ràng cho từng công việc cụ thể.. (4) Quản lý tri thức có lợi từ việc sắp xếp, định hướng nhiều hơn là từ các mô hình, được xây dựng từ thị trường hơn là từ hệ thống thứ bậc. Kinh nghiệm cho thấy những mô hình phức tạp diễn tả cách thức lưu trữ và cấu trúc hóa dữ liệu cuối cùng chẳng được sử dụng vào việc gì. (5) Chia sẻ và sử dụng thông tin thường không phải là một hành động tự nhiên. Nếu tôi có những tri thức quý giá thì việc gì tôi phải chia sẻ nó? Nếu công việc của tôi tạo ra tri thức thì việc gì tôi phải đẩy mình vào tình trạng rủi ro khi sử dụng tri thức của người khác? Xu hướng hoàn toàn tự nhiên của con người là luôn tích trữ tri thức của mình và tìm kiếm tri thức của người khác. (6) Quản lý tri thức có nghĩa là phát triển quá trình xử lý công việc tri thức. Điểm quan trọng nhất là định rõ và phát triển quá trình quản lý tri thức tổng quát, nhưng tri thức được tổng hợp, sử dụng, và phân phối một cách mạnh mẽ thông qua một quá trình công việc đặc biệt (7) Truy cập dữ liệu mới chỉ là bước đầu tiên. Việc truy cập dữ liệu có thể diễn ra một cách nhanh chóng trong khuôn khổ các thư viện thông thường và các thư viện điện tử, nhưng việc quản lý tri thức có hiệu quả đòi hỏi phải có sự tập trung chú ý và nỗ lực. Có ai đó cho rằng sự tập trung là tiền tệ của thời đại thông tin. (8) Quản lý tri thức không bao giờ có điểm kết thúc. Các nhà quản lý cho rằng một khi họ có thể điều khiển được tri thức trong tổ chức của họ thì công việc của họ đã hoàn tất. Mặc dù vậy, cũng giống như quản lý nhân sự và quả lý tài chính, nhiệm vụ quản lý không bao giờ có một điểm dừng.
27. số đặc điểm của nền kinh tế trong thời đại thông tin Trước hết, là sự dịch chuyển các trung tâm sản xuất hàng hóa về các nước thuộc thế giới thứ ba, và các nước đang phát triển. Vào cùng thời điểm đó, các nước phát triển bắt đầu dịch chuyển dần về xu hướng dịch vụ. Các sản phẩm dệt, và thép dạng thỏi được sản xuất chủ yếu ở các nước châu Á, trong khi Bắc Mỹ và các nước châu Âu thì trở thành nguồn cung cấp các dịch vụ và sản phẩm kỹ thuật cao hay các phần mềm máy tính. Thứ hai, đã có một sự phát triển nhanh chóng các sản phẩm và dịch vụ thông tin tri thức. Các sản phẩm thông tin và tri thức là các sản phẩm đòi hỏi và có nhiều tri thức về cách thức sản xuất. Mức sử dụng tri thức trong các sản phẩm hiện tại cũng tăng lên đang kể so với các sản phẩm truyền thống. Xu hướng này có thể thấy rõ nhất trong ngành sản xuất ôtô nơi mà cả thiết kế và sản xuất đều chủ yếu dựa vào công nghệ thông tin cung cấp tri thức. Trong thập kỷ qua, các nhà sản xuất ôtô đã tăng cường thuế các chuyên gia máy tính, kỹ sư, và những nhà thiết kế trong khi giảm số công nhân trực tiếp sản xuất. Hàng loạt các công ty làm việc thuần túy trên thông tin và tri thức cũng đã ra đời và phát triển như Compuserve, Dow Jones News Service and Lexis. Số nhân công làm việc trong các công ty này hiện nay đã lên tới con số hàng triệu người. Thức ba, đã xuất hiện sự thay thế các công nhân sản xuất bằng sức lao động bởi các nhân công thông tin và tri thức trong lĩnh vực sản xuất hàng hóa. Những người vận hành máy móc thiết bị đã thay thế bởi những nhân viên kỹ thuật điều khiển các công cụ điều khiển máy móc thông qua máy tính. Thứ tư, những dạng mới của tổ chức vận hành trên cơ sở tri thức và thông tin đã xuất hiện và tham giai vào tất cả các quá trình sản xuất kinh doanh như sản xuất, xử lý, và phân phối thông tin. Sự chuyển biến rõ rệt đó đã khiến cho công nghệ và hệ thống thông tin tìm được vị trí ở trung tâm đầu não của các doanh nghiệp Cau 21: Khái niệm: HT cung cấp tri thức (KWS) là hệ thống hỗ trợ lao động có trình độ cao trong công việc chuyên môn hàng ngày của họ.
28. chuyên môn - Thu thập: các ý tưởng thiết kế, thông số kỹ thuật - Xử lý: xây dựng mô hình chuyên môn - Bản thiết kế, đồ họa, kế hoạch - Người dùng: chuyên gia, kỹ thuật viên 5.2.5. Các yêu cầu đối với hệ thống thông tin cung cấp tri thức Người khai thác tri thức thường tập trung mở rộng cơ sở tri thức bên ngoài cho nhóm làm việc của họ và cho tổ chức mà họ phục vụ. Họ cần dễ dàng truy cập vào các kho dữ liệu điện tử chứa các cơ sở thông tin bên ngoài. Những tri thức mà họ tìm kiếm có thể nằm trong các bài báo, các tạp trí được lưu trữ trong các thư viện hoặc trong một trung tâm nghiên cứu khoa học hoặc một tổ chức cung cấp bằng phát minh. Họ thường sử dụng phương thức liên lạc qua thư với các chuyên gia khác làm việc trong các trường đại học hoặc trong các tổ chức khác. Họ cũng có thể phải liên lạc thường xuyên với những người cùng công việc ngay trong tổ chức mà họ phục vụ, dù là những người đó đang ở bất cứ đâu trên thế giới. Do đó, đặc điểm đầu tiên mà hệ thông tin tri thức cần thỏa mãn là chúng phải liên hệ được với nhiều nguồn thông tin và dữ liệu bên ngoài hơn là các hệ thống thông thường khác. Tính chất thứ hai của hệ thông tin cung cấp tri thức là chúng đòi hỏi các phần mềm hỗ trợ đồ họa, phân tích, quản lý tài liệu, dữ liệu, và có khả năng truyền thông mức cao hơn các hệ thống khác. Thứ ba, hệ thông tin cung cấp tri thức còn đòi hỏi ơhair được hỗ trợ mạnh hơn về phần cứng. Hệ thông tin cung cấp tri thức cũng đòi hỏi phải có những giao diện tiện ích bởi nó sẽ giúp cho người sử dụng tiết kiệm thời gian khi thực hiện nhiệm vụ và có được thông tin mà không cần phải học cách sử dụng máy tính. Cuối cùng, hệ thông tin cung cấp tri thức đòi hỏi phải sử dụng các máy trạm mạnh hơn so với các máy vi tính thông thường
29. cung cấp tri thức (KWS) là hệ thống hỗ trợ lao động có trình độ cao trong công việc chuyên môn hàng ngày của họ. • Ở cấp chuyên môn - Thu thập: các ý tưởng thiết kế, thông số kỹ thuật - Xử lý: xây dựng mô hình chuyên môn - Bản thiết kế, đồ họa, kế hoạch - Người dùng: chuyên gia, kỹ thuật viên Cau 23: Các hệ thống thông tin Marketing tác nghiệp Hệ thống thông tin bán hàng Hệ thống thông tin khách hàng tương lai Khi tệp các khách hàng tương lai được lưu trữ trên các đĩa từ, thì các nhân viên bán hàng sẽ rất dễ tìm kiếm và tổng hợp thông tin về họ. Hệ thống thông tin liên hệ khách hàng Hệ thống thông tin liên hệ khách hàng cung cấp thông tin cho bộ phận bán hàng về các khách hàng, về sở thích của họ đối với các sản phẩm và dịch vụ và số liệu về quá trình mua hàng của họ trong quá khứ. Hệ thống thông tin hỏi đáp / khiếu nại . Hệ thống thông tin tài liệu Môt hệ thống thông tin tài liệu cung cấp cho nhân viên Marketing nhiều tài liệu có thể sử dụng ngay cho hoạt động của họ. Hệ thống thông tin marketing hoàn hảo cho doanh nghiệp 23/04/2013 10:34:26 SA - Số lần đọc: 391 Điều quan trọng trong quản trị một doanh nghiệp là quản trị được tương lai của doanh nghiệp đó, mà muốn quản trị được tương lai đó thì phải quản trị tốt luồng thông tin vào ra doanh nghiệp.
30. hội nhập kinh tế toàn cầu, doanh nghiệp phải đối phó với những thay đổi liên tục từ các yếu tố của môi trường vĩ mô, môi trường ngành, đối thủ cạnh tranh, hành vi người tiêu dùng,... Do đó, việc xây dựng một hệ thống thông tin marketing chuyên nghiệp nói chung và hệ thống thông tin tình báo marketing nói riêng ở mỗi doanh nghiệp là vô cùng cấp thiết để làm cơ sở hỗ trợ đề ra biện pháp marketing. Thông thường, nhà quản trị lấy thông tin tình báo marketing chủ yếu từ kênh phân phối, đại lý, khách hàng, nhà cung ứng, đọc hay xem trên các kênh truyền thông đại chúng (báo, tạp chí, tivi, radio, internet...), hoặc thông qua báo cáo từ các nhân viên cấp dưới. Tuy nhiên, ở hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hệ thống này không được xây dựng hoàn toàn chính thức, sơ sài và vẫn mang tính chất tùy tiện nên đôi khi thông tin có giá trị lại đến chậm, không đủ tin cậy, làm ảnh hưởng đến quyết định của nhà quản trị. Hơn nữa, tự thiết lập một hệ thống thông tin tình báo marketing bài bản đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự đầu tư nhiều về nhân sự, vốn, thời gian, thiết bị,... Trường hợp doanh nghiệp không có đủ ngân sách thành lập một trung tâm marketing nội bộ để thu thập và cung cấp thông tin tình báo marketing, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ Monitoring & Clipping (trích lục) từ các đơn vị nghiên cứu thị trường, nhà cung cấp dịch vụ marketing. Monitoring & Clipping mới chỉ được người làm marketing Việt Nam quan tâm trong thời gian gần đây nhưng thực ra dịch vụ này có một bề dày lịch sử hơn 150 năm với những khách hàng đầu tiên là giới nghệ sĩ, diễn viên, nhà văn, nhạc sĩ muốn tìm kiếm những bài báo in viết về bản thân họ. Khi các phương tiện truyền thông đại chúng phát triển đa dạng
31. này được mở rộng trên cả đài phát thanh, truyền hình và đặc biệt trên internet bằng cách sử dụng công cụ tìm kiếm kỹ thuật số và công nghệ quét hiện đại. Về bản chất, Monitoring & Clipping là dịch vụ thu thập, phân tích, đánh giá tin tức, đo lường giá trị truyền thông trên các phương tiện thông tin như: báo in, báo hình, báo điện tử, báo phát thanh... theo một đơn vị thời gian nhất định (thông thường báo cáo theo ngày). Theo đó, doanh nghiệp luôn theo sát động thái của đối thủ cạnh tranh và có được đánh giá sơ bộ hiệu quả chiến dịch, chương trình marketing, truyền thông của họ, nhờ vậy nhà quản trị đưa ra phương án phản ứng nhanh hơn, chính xác hơn. Ngoài thông tin về đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp còn nắm bắt được một cách toàn diện các chính sách, quy định, định hướng, phát ngôn của chính phủ, các tổ chức, cá nhân có thẩm quyền liên quan tới ngành hàng và lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp giúp doanh nghiệp có thời gian chuẩn bị chiến lược và ứng phó tình huống kinh doanh kịp thời. Mặt khác, mọi ý kiến phản hồi của khách hàng về sản phẩm, giá cả, hệ thống phân phối, chương trình khuyến mại, thương hiệu của doanh nghiệp cũng được ghi nhận trong hệ thống Monitoring and Clipping. Nhờ đó, doanh nghiệp thu được những thông tin thị trường một cách khách quan, chính xác với chi phí thấp hơn nhiều so với tổ chức các cuộc nghiên cứu khách hàng. Cuối cùng, Monitoring & Clipping cho doanh nghiệp cái nhìn tổng quan về chiến lược marketing của chính doanh nghiệp và của các doanh nghiệp khác trong ngành, từ đó doanh nghiệp có định hướng rõ ràng cho những kế hoạch trong tương lai. Từ những phân tích trên đây, thật khó thể phủ nhận những lợi ích của dịch vụ Monitoring & Clipping trong hoạt động quản trị marketing của doanh nghiệp, nhất là khi tính định hướng dư luận của báo chí ngày càng được khẳng định. Nhưng không phải người làm marketing nào cũng nhận ra được lợi ích đó và rất ít đại lý truyền thông có thể đáp ứng được yêu cầu cung cấp dịch vụ. Các công ty truyền thông nước ngoài có lợi thế công cụ (tool) mạnh, chuyên gia giỏi nhưng lại gặp rào cản về ngôn ngữ. Còn các công ty truyền thông trong nước có thể xử lý tốt thông tin về mặt ngôn ngữ nhưng về công cụ và nhân sự vẫn đang trong giai đoạn hoàn thiện. Hơn nữa, cho tới nay vẫn chưa có cỗ máy nào xử lý tốt hơn con người trong việc phân tích và đưa ra các quyết định marketing. Nên dù công cụ có hiệu quả đến đâu thì vai trò bộ não của con người vẫn không thể gạt bỏ. Và chỉ có những người trong ngành mới biết được chính xác thông tin có giá trị đến đâu và làm thế nào để quản trị thông tin đó.
32. trong quản trị một doanh nghiệp là quản trị được tương lai của doanh nghiệp đó, mà muốn quản trị được tương lai đó thì phải quản trị tốt luồng thông tin vào ra doanh nghiệp. Xây dựng Hệ thống thông tin marketing chính là chuẩn bị nền tảng vững chắc cho tương lai của doanh nghiệp.
33. Các hệ thống thông tin Marketing sách lược - Các hệ thống thông tin Marketing sách lược khác với các hệ thống thông tin tác nghiệp, vì bên cạnh các thông tin cơ sở chúng còn cho phép tạo các báo cáo, tạo các kết quả đầu ra theo dự tính cũng như ngoài dự tính, các thông tin so sánh cũng như thông tin mô tả. - Các hệ thống thông tin Marketing sách lược cung cấp các thông tin tổng hợp chứ không phải các dữ liệu chi tiết như hệ thống thông tin tác nghiệp như: dữ liệu bên trong, nguồn dữ liệu bên ngoài, dữ liệu khách quan, dữ liệu chủ quan. - Các hệ thống Marketing sách lược thường kết hợp các dữ liệu tài chính tác nghiệp với các dữ liệu khác để hỗ trợ cho các nhà quản lý Marketing trong quá trình ra quyết định sách lược. - Hệ thống thông tin quản lý bán hàng: Để đạt được các mục tiêu này, các nhà trị kinh doanh phải ra rất nhiều quyết định sách lược như:  Nên sắp xếp các các điểm kinh doanh như thế nào?  Bố trí các bộ phận bán hàng sao cho phù hợp với các địa điểm này.  Quyết định khen thưởng hoặc kỷ luật nhân viên bán hàng …  Cần tập chung vào đoạn thị trường nào để đạt được kết quả kinh doanh tốt nhất … - Hệ thống thông tin xúc tiến bán hàng: Hệ thống hỗ trợ cho nhà quản trị sách lược xem nên sử dụng cácphương tiện quản cáo và hình thức khuyến mãi như thế nào để có thể giành được thị trường đã chọn và hỗ trợ việc triển khai các hoạt động đó để đạt được kết quả kinh doanh.Các nhà quản lý có thể lập ra các kế hoạch quản cáo và khuyến mãi nhằm lấp khoảng trống giữa doanh thu thực tế và doanh thu kế hoạch. Hệ thống thông tin giá thành sản phẩm: Hệ thống này cung cấp thông tin cho các nhà quản trị để trợ giúp chohọ trong việc định giá cho sản phẩm, dịch vụ của họ. Giá của sản phẩm, dịch vụ ảnh hưởng tới doanh thu và lãi của doanh nghiệp do đó các hệ thống này là rất quan trọng Câu 26: Ví dụ: Chiến lược tích hợp ứng dụng theo chiều dọc của MES liên kết chương trình ERP với hệ thống điều khiển tự động của bạn để đưa ra một quy trình quản lý dựa trên giao tiếp giữa hệ thống ứng dụng doanh nghiệp và ứng dụng sản xuất tại nhà máy. Chiến lược tích hợp theo chiều ngang của MES cung cấp cho bạn một sự tích hợp để liên
34. vực khác nhau trong nhà máy hoặc thậm chí các nhà máy của doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng nguồn dữ liệu hiện thời và nguồn dữ liệu tin cậy, hệ thống giúp hướng dẫn, tạo sang kiến, đáp ứng, và báo cáo cho các hoạt động của nhà máy chính xác như chúng đang diễn ra. Nhà máy của bạn sẽ giảm được thời gian đầu tư vào việc phát hiện lỗi và cùng lúc đó giảm tổng thời gian sản xuất. Giải pháp MES loại bỏ các quy trình thủ công và tạo ra báo cáo tự động. Nguồn thông tin chính xác và mới nhất về tình trạng sản xuất, tạo điều kiện cho quá trình ra quyết định và giúp cho nhà quản lý giảm thiểu chi phí và theo dõi chi phí phát sinh cho mỗi sản phẩm. Giải pháp MES là công cụ quan trọng để đạt được hiệu quả tối đa cho toàn bộ nhà máy, giảm chi phí, và tăng chất lượng của sản phẩm. * CÁC DỊCH VỤ KHÁC - Hệ Thống Đo ONLINE hàm lượng dinh dưỡng trong thức ăn gia súc - Hệ thống đo lường chất lượng đầu vào trong chế biến thịt, thực phẩm - Hệ thống kiểm soát độ ẩm - Hệ Thống Lọc Sóng Hài Linh Động - Hệ thống quản lý và giải pháp tiết kiệm năng lượng Cau 25: 6.3.2.1. Các loại hệ thống thông tin nhân lực tác nghiệp
35. nhân lực mức tác nghiệp cung cấp cho quản trị viên nhân lực dữ liệu hỗ trợ cho các quyết định nhân sự có tính thủ tục lặp lại. Có rất nhiều hệ thống thông tin tác nghiệp thực hiện việc thu thập và thông tin về các dữ liệu nhân sự. Các hệ thống này chứa các thông tin về các công việc và nhân lực của tổ chức và thông tin về các quy định của chính phủ. Hệ thống thông tin quản lý lương Hệ thống có các tệp chứa các thông tin có ảnh hưởng tới lương của người lao động như: hệ số lương, nhóm thu nhập, và thâm niên nghề nghiệp của người lao động … Hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc Hệ thống thông tin quản người lao động Hệ thống này chứa tệp nhân sự. Tệp này chứa dữ liệu về bản thân các nhân viên: họ tên, giới tính, tình trạng gia đình, trình độ học vấn, kinh nghiệm Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người Đánh giá tình hình thực hiện công việc là quá trình so sánh tình hình thực hiện công việc với yêu cầu đề ra. Cau 27: 6.2.2.3 Các hệ thống thông tin sản xuất mức chiến lược Các quyết định chiến lược có thể là: - Lập kế hoạch và định vị doanh nghiệp - Lên kế hoạch và đánh giá công nghệp - Xác định lịch trình sản xuất - Thiết kế bố trí sản xuất trong doanh nghiệp - Trợ giúp xác định kế hoạch sản xuất dài hạn, nơi đặt mặt bằng sản xuất, khi nào thì nên lựa chọn phương tiện sản xuất mới, đầu tư vào công nghệ sản xuất mới... - Nâng cấp doanh nghiệp - Xây dựng một doanh nghiệp mới - Thiết kế và triển khai một phương tiện sản xuất mới - Lựa chọn công nghệ được sử dụng trong quá trình sản xuât
36. p kế hoạch và định vị doanh nghiệp Thu thập thông tin cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Một số thông tin bên ngoài tương đối khách quan và có thể đo đếm được như: - Tính sẵn có nhân công có tay nghề - Phương tiện vận chuyển, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu và thành phẩm - Địa điểm và giá cả đất đai mới phục vụ cho sản xuất Một số thông tin mang tính chủ quan và chỉ có thể định tính như thái độ của cộng đồng đối với doanh nghiệp và chất lượng dịch vụ của cộng đồng: các cơ hội giáo dục và đào tạo. Các nguồn thông tin bên trong xuất phát từ các hệ thống thông tin nhân lực, tài chính và các hệ thống sản xuất tác nghiệp và sách lược. Cau 28: Vai trò của nhà quản lý Bảng 7.1. Vai trò của các nhà quản lý và khả năng hỗ trợ của các hệ thống thông tin Vai trò Hệ thống hỗ trợ VAI TRÒ CÁ NHÂN Người đại diện Không tồn tại Người lãnh đạọ Không tồn tại Người liên lạc HTTT truyền thông điện tử (e- mail, họp qua video, gặp gỡ qua mạng máy tính) VAI TRÒ THÔNG TIN Trung tâm đầu não HTTT phục vụ quản lý Người phổ biến HTTT tự động hóa văn phòng, thư tín Người phát ngôn Hệ thống văn phòng và hệ chuyên gia VAI TRÒ QUYẾT ĐỊNH
37. Không tồn tại Người xử lý sự nhiễu loạn Không tồn tại Người phân phối các nguồn lực HTTT hỗ trợ ra quyết định Người đàm phán Không tồn tại Cau 29: Các mức độ ra quyết định Sự khác biệt trong quá trình ra quyết định có thể được phân theo các cấp quản lý như sau: o Tạo các quyết định chiến lược : Xác định các mục tiêu, các nguồn lực và các chính sách của một tổ chức trong một tương lai lâu dài. o Kiểm soát quản lý: việc ra các quyết định cho các quá trình điều khiển việc quản lý chủ yếu là xét theo cách làm thế nào mà các nguồn lực có thể hoạt động có hiệu quả và có kết quả và làm thế nào để các đơn vị của tổ chức thực hiện nhiệm vụ của nó một cách tốt nhất. Việc điều khiển quá trình quản lý đòi hỏi có một mối liên hệ chặt chẽ với những người thực hiện một nhiệm vụ cụ thể nào đó trong một tổ chức. o Tạo các quyết định ở cấp kiến thức: có liên quan tới việc đánh giá các sáng kiến về dịch vụ và sản phẩm mới, cách để truyền kiến thức mới, và cách để phân phối thông tin trong một tổ chức Kiểm soát hoạt động: tạo quyết định liên quan tới hoạt động cụ thể là nhằm xác định làm thế nào để đưa ra các hoạt động cụ thể từ các quyết định của các nhà quản lý và các nhà tạo chiến lược. Nó bao gồm cả việc quyết định bộ phận nào sẽ thực hiện nhiệm vụ, đưa ra các tiêu chuẩn cho việc sử dụng các nguồn lực và đánh giá các kết quả đạt được Cau 30: . Quá trình ra quyết định Nhìn chung, ta thấy rằng quá trình ra quyết định được tiến hành qua bốn bước như sau: o Thu thập tin tức: tìm kiếm thông tin về môi trường các sự kiện xác định, và các điều kiện được thể hiển một công việc, hoặc một nhiệm vụ nào đó. Tại bước này, HTTT sẽ cung cấp những thông tin bên trong và bên ngoài có thể cẩn thiết trong quá trình quyết định của mỗi người lãnh đạo cụ thể. HTTT sẽ rà soát lại tất cả các hoạt động đã diễn ra trong quá khứ của doanh nghiệp và các hoạt động đang diễn ra trong môi
38. để xác định tình trạng ra quyết định có tiềm năng. Những kết quả cung cấp của hệ thống thông tin sẽ giúp cho người quản lý nhận thức được liệu là một vấn để hay là một cơ hội đang xuất hiện đối với doanh nghiệp của họ. o Hoạt động thiết kế: phát triển và đánh giá các hoạt động khác nhau một trong những điều cần quan tâm nhất ở bước này đó là liệu các quyết định được ra là các quyết định có cấu trúc hay quyết định không cấu trúc. Quyết định có cấu trúc là quyết định mà theo đó các bước thực hiện một quyết định nào đó cần phải được xác định từ trước cùng đồng thời với một phương án được đưa ra. Chẳng hạn như quyết định về việc đặt hàng trước của một doanh nghiệp nào đó thường là một quyết định có cấu trúc. Quyết định không có cấu trúc là các quyết định trong đó phần lớn các bước thực hiện tiếp theo được lựa chọn một hành động nào đó là khó xác định trước. Các quyết định thiết lập một dây chuyền sản xuất mới, hoặc thay đổi chế độ khen thưởng cho công nhân viên trong một doanh nghiệp thường là các quyết định không có cấu trúc. Các quyết định có cấu trúc thường dễ dàng để lập trình còn các quyết định không có cấu trúc không rất khó lập trình. o Lựa chọn: lựa chọn một nhóm các hành động cụ thể. Hệ thống thông tin lựa chọn một quyết định nào đó thường phải thu thập đủ thông tin về vấn đề cần giải quyết và phải có một tập sẵn có các quyết định cùng các cân nhắc phải lựa chọn các quyết định trong một trạng thái được gọi là trạng thái sự hợp lý có giới hạn nghĩa là họ thường quyết định dựa trên một số lượng thông tin gần đủ và dựa trên một số giới lượng thông tin gần đủ và dựa trên một số giới hạn các lựa chọn khi nào nó đạt được một số các cân nhắc mang tính khách quan của họ và khi mà nó có thể tạo ra một số các kết quả ở mức chấp nhận được nào đó. Nói chung, hệ thống thông tin thường giúp các nhà quản lý bằng cách đưa ra một số các nhận xét nào đó, trong đó nhấn mạnh những điểm cần cân nhắc chủ yếu với mỗi một phương án. o Thực hiện: thực hiện các quyết định và điều hành chúng để có được thành công. Ở bước này, hệ thống thông tin giúp các nhà quản lý bằng cách cung cấp các báo cáo điều hành chịu ảnh hưởng bởi quyết định đã được đưa ra. Việc này giúp các nhà quản lý có khả năng đánh giá lại việc thực hiện quyết định và xác định liệu có tiếp tục thực hiện các quyết định đó nữa không.
39. Thế nào là hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định Các hệ thống máy tính ở cấp quản lý của một tổ chức cho phép tổng hợp dữ liệu và phân tích dữ liệu qua các mô hình phức tạp để hỗ trợ cho những quyết định dạng không có cấu trúc và nửa cấu trúc được gọi là hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định. Phần lớn các hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định trước đây đều nhằm giúp đỡ các nhà quản lý cấp cao. Ngày nay, hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định đã bắt đầu nhằm vào đối tượng là các nhà quản lý cấp trung gian là chính. Kinh nghiệm cho thấy rằng một hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định được tổ chức tốt có khả năng sử dụng ở nhiều cấp quản lý khác nhau trong một tổ chức. Các nhà quản lý cấp cao có thể sử dụng hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định tài chính để dự đoán khả năng trợ giúp tài chính của doanh nghiệp để đầu tư cho một phòng ban nào đó. Các nhà quản lý trung gian ở các phòng ban này có thể sử dụng những ước tính này với cùng một hệ thống, cùng một dữ liệu để tạo các quyết định về việc phân phối khoản tiền đó cho các dự án của phòng như thế nào. Các nhà quản lý dụ án trong phòng đó đến lượt lại sử dụng hệ thống này để bắt đầu dự án của họ, báo cáo lại cho hệ thống trên cơ sỏ thống nhất về bao nhiêu tiền sẽ được sử dụng. Sẽ là sai lầm nếu cho rằng các quyết định chỉ được tạo ra bởi một cá nhân trong một tổ chức lớn. Trong thực tế, nhiều quyết định được tạo ra nhờ việc thu thập các quyết định nhỏ hơn tổ chức. Thông thường, các quyết định phải được điều khiển bởi một nhóm trước khi thông qua. Trong các tổ chức lớn, việc tạo quyết định vốn đã là một quá trình làm theo nhóm và hệ thống thông tin có thể được thiết kế để có thể được thiết kế để có thể trợ giúp cho những quyết định theo nhóm này. Hệ thống thông tin có thể cung cấp việc điều khiển từng phần cho người sử dụng. Điều đó cón ghĩa là người sử dụng có khả năng tìm những dữ liệu thích hợp, lữa chọn và sử dụng các mô hình thích hợp, và điều kiện quá trình thực hiện nhờ những phương tiện có tính can thiệp chuyên nghiệp. Những hệ thống chuyên nghiệp như vậy, tất nhiên, cần phải có một cơ sở dữ liệu, các mô hình cơ bản, và một ngôn ngữ điều khiển. Các hệ thống chuyên gia như vậy có khả năng đào tạo, tra cứu và hỗ trợ, nhưng các phần việc thì được điều khiển bằng chinhsn người sử dụng. Cau 32. Các hệ thống yếu tố cấu thành của hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định

Yếu tố đánh giá tính khả thi httt năm 2024

Bài Viết Liên Quan

Quảng Cáo

Có thể bạn quan tâm

Toplist được quan tâm

Quảng cáo

Xem Nhiều

Quảng cáo

Chúng tôi

Điều khoản

Trợ giúp

Mạng xã hội