một tầng và giúp KTV có thể tập trung vào những phần chứa đựng nhiều sai phạm. Đối với mỗi tầng, tùy vào mức độ trọng yếu, KTV có thể áp dụng các
phương pháp chọn mẫu khác nhau. Thông thường, tầng chứa các khoản phải thu có giá trị lớn hoặc bất thường sẽ được kiểm tra 100, các tầng còn lại sẽ
được kiểm tra chọn mẫu ngẫu nhiên. Ví dụ về việc phân tầng đối với tổng thể có thể thực hiện theo bảng sau:
Bảng 3.1: Bảng minh họa kỹ thuật phân tầng trong tổng thể khi gửi thư xác nhận
Tầng Quy mô
Cấu tạo của tầng Phương
pháp kiểm tra
Loại yêu cầu xác nhận
1 10 Các khoản phải thu có giá
trị 10.000 USD Xác nhận
100 Yêu cầu gửi thư trả lời
trong mọi trường hợp 2
60 Các khoản phải thu có giá trị từ 5.000 USD đến
10.000 USD Dựa trên
bảng số ngẫu nhiên
Yêu cầu gửi thư trả lời trong mọi trường hợp
3 35 Các khoản phải thu có giá
trị 5.000 USD Chọn hệ
thống Chỉ yêu cầu trả lời nếu
không đồng ý với thơng tin đề nghị xác nhận
4 5
Các khoản có số dư Có Xác nhận
100 Yêu cầu gửi thư trả lời
trong mọi trường hợp
Cần lưu ý rằng, kết quả mẫu của tầng nào thì chỉ được sử dụng để dự đốn sai sót của tầng đó. Ngồi ra, để kết luận về toàn bộ tổng thể, KTV cần
xem xét rủi ro và mức trọng yếu liên quan đến các tầng khác trong tổng thể.
d. Về cách thức gửi thư xác nhận
Một trong những thủ tục kiểm toán quan trọng nhất là quá trình xác nhận các khoản phải thu. Mục đích chủ yếu của q trình xác nhận các khoản
phải thu là để thỏa mãn các mục tiêu có căn cứ hợp lý, đánh giá và thời hạn tính.
Có hai phương pháp thu thập xác nhận từ khách hàng là: xác nhận khẳng định yêu cầu khách hàng trả lời trong mọi trường hợp và xác nhận phủ
Nguyễn Thị Hồng Hạnh Kiểm toán 45A
định chỉ yêu cầu khách hàng trả lời nếu có bất đồng với thơng tin đề nghị xác nhận. Hình thức xác nhận khẳng định là một bằng chứng đáng tin cậy hơn vì
KTV có thể thực hiện những thủ tục tiếp sau nếu không nhận được câu trả lời. Với hình thức xác nhận phủ định, khơng trả lời được xem là sự xác nhận đúng
dù người mua có thể lờ đi yêu cầu xác nhận. Tuy nhiên, bù lại nhược điểm về mức tin cậy, sự xác nhận phủ định không tốn kém bằng sự xác nhận khẳng
định, và do vậy có thể gửi đi nhiều thư xác nhận hơn với cùng một chi phí. Trong quá trình gửi thư xác nhận nợ phải thu khách hàng, KTV của
Cơng ty ACPA chỉ sử dụng hình thức xác nhận khẳng định mà khơng sử dụng hình thức xác nhận phủ định. Rõ ràng, xác nhận dạng khẳng định đem lại
nguồn thông tin đáng tin cậy hơn. Tuy nhiên, Cơng ty có thể sử dụng thêm hình thức xác nhận phủ định để tiết kiệm chi phí tùy từng trường hợp cụ thể.
Thơng thường những tình huống cần sử dụng xác nhận khẳng định là:
Khi có số ít các tài khoản phải thu nhưng lại đại diện cho một phần đáng kể của tổng thể các khoản phải thu.
Khi KTV tin rằng có khả năng chứa đựng sai phạm trong các tài
khoản nợ phải thu.
Khi có lý do để tin là người nhận các lời xác nhận không xem xét thư xác nhận đúng mức. Thí dụ, nếu tỷ lệ hồi âm với những thư xác nhận
khẳng định ở kỳ trước đạt thấp thì thay thế chúng hoàn toàn bằng các xác nhận phủ định là điều khơng hợp lý.
Khi có văn bản pháp quy yêu cầu người môi giới và thương gia phải
thực hiện để bảo đảm lành mạnh trong hoạt động thương mại. Khi các điều kiện trên đây không tồn tại thì có thể sử dụng xác nhận
phủ định. KTV cũng có thể phối hợp giữa các dạng thư xác nhận nêu trên. Thí dụ, khi tài khoản Nợ phải thu khách hàng gồm một số ít các khách hàng với
số dư khá lớn và rất nhiều khách hàng có số dư tương đối nhỏ, KTV có thể
Nguyễn Thị Hồng Hạnh Kiểm toán 45A
gửi thư xác nhận khẳng định cho tất cả khách hàng có số dư lớn và chọn mẫu một số khách hàng có số dư nhỏ để gửi thư xác nhận dạng phủ định.
Khi lựa chọn hình thức gửi thư xác nhận KTV có thể tham khảo mẫu thư xác nhận sau:
Bảng 3.2: Mẫu thư xác nhận theo hình thức xác nhận phủ định
CƠNG TY XYZ
Lơ P, Khu Cơng nghiệp Q , Hà Nội Tel: 84-4-888 8888 Fax: 84-4-888 8888
Ngày 5 tháng 2 năm 2007
Cơng ty TNHH MN
Nguyễn Du, Hà Nội
Kính thưa Q ơngbà,
Xác nhận số dư cho mục đích kiểm tốn
Theo sổ sách của chúng tôi, số dư của Quý Công ty như sau:
Số dư ngày 31 tháng 12 năm 2006, khoản phải thu Quý Công ty là: 237.950 USD
Nếu số tiền trên phù hợp với sổ sách của Quý Công ty, Quý ông không cần trả lời. Còn nếu số tiền trên khơng chính xác, đề nghị Quý ông điền vào phần để trống dưới đây và
gửi trực tiếp đến kiểm tốn viên của chúng tơi theo địa chỉ sau: Cơng ty Kiểm tốn và Tư vấn ACPA
Gửi: Ông Nguyễn Mạnh Tuấn
Thành viên của NEXIA INTERNATIONAL Trưởng phòng Kiểm tốn
Tầng 18, Tháp Quốc tế Hòa Bình 106 Đường Hoàng Quốc Việt, Quận Cầu Giấy, Hà Nội
Tel: 84 4 755 6080
Việt Nam Fax:
84 4 755 6081
Tất cả các xác nhận qua fax phải có bản chính hoặc xác nhận bản gốc được gửi bằng đường
bưu điện theo sau. Do thời hạn hoàn thành báo cáo gấp, trong trường hợp có chênh lệch, xin Q Cơng ty vui
lòng gửi xác nhận trước ngày 8 tháng 2 năm 2007.
Chân thành cảm ơn sự hợp tác của Q ơngbà.
Nguyễn Thị Hồng Hạnh Kiểm tốn 45A
Kính chào,
Chữ ký có thẩm quyền Nếu Q ơng khơng đồng ý với số dư trên, xin vui lòng cung cấp các chi tiết:
TơiChúng tơi khơng đồng ý với số dư trên. Theo sổ sách của chúng tôi, số dư nợ phải trả cho Công ty XYZ tại ngày 311206 là
Dấu Tên Công ty
Chữ ký và họ tên Chức vụ
e. Về việc tìm hiểu HTKSNB trong kiểm toán Nợ phải thu khách hàng