Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất năm 2024
Quy định về lưu trữ hồ sơ mới nhất: các loại tài liệu - hồ sơ lưu trữ, thời gian lưu trữ chứng từ kế toán - hồ sơ trong doanh nghiệp, xử phạt vi phạm lưu trữ hồ sơ Show
Nội dung chính: I. Căn cứ pháp lý
II. Các loại tài liệu, hồ sơ có trong doanh nghiệpMỗi tài liệu, hồ sơ của doanh nghiệp đều có một giá trị và mục đích sử dụng riêng. Để thuận tiện cho công tác quản lý và theo dõi hồ sơ thì doanh nghiệp cần phân loại chúng theo từng nhóm, bao gồm: 1. Tài liệu, hồ sơ, giấy tờ hành chính văn phòng
(*): Bao gồm giấy phép đăng ký kinh doanh, biên bản họp, quyết định của hội đồng thành viên, giấy phép quyết định thành lập xây dựng nhà, cơ sở hạ tầng (nếu có). 2. Hồ sơ, tài liệu về nhân sự
\>> Tham khảo thêm: Quy chế lương thưởng cho người lao động. 3. Tài liệu về các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
4. Các loại hồ sơ, tài liệu về tài chính kế toán
III. Quy định về thời gian lưu trữ chứng từ kế toán, hồ sơ trong doanh nghiệpTùy thuộc vào giá trị của tài liệu mà quy định về thời hạn lưu trữ tài liệu, hồ sơ của doanh nghiệp sẽ khác nhau. Có những tài liệu chỉ cần đơn vị lưu trữ 5 năm hoặc cho đến khi tài liệu hết giá trị, hiệu lực. Song, cũng có những tài liệu đơn vị cần lưu trữ với thời hạn có thể lên đến 10 năm, 20 năm hoặc là vĩnh viễn. Cụ thể như sau: 1. Đối với nhóm tài liệu, hồ sơ, giấy tờ hành chính văn phòng Tài liệu, hồ sơ lưu trữ Thời hạn lưu giữ Biên bản họp 10 năm Điều lệ và các quy chế quản lý nội bộ của công ty Vĩnh viễn 2. Đối với nhóm tài liệu, hồ sơ tài chính kế toán Tài liệu, hồ sơ lưu trữ Thời hạn lưu giữ Chứng từ kế toán được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính 10 năm Các loại chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính 5 năm Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính và kế toán Dài hạn và hàng năm Vĩnh viễn 6 tháng và 9 tháng 20 năm Quý, tháng 5 năm Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao và thanh lý tài sản cố định Nhà đất Vĩnh viễn Tài sản khác 20 năm 3. Đối với nhóm tài liệu, hồ sơ về nhân sự Tài liệu, hồ sơ lưu trữ Thời hạn lưu giữ Các quyết định, bổ nhiệm bầu cử ban lãnh đạo, vị trí quản lý:
4. Đối với nhóm tài liệu về các hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty Tài liệu, hồ sơ lưu trữ Thời hạn lưu giữ
IV. Quy định xử phạt về vi phạm quy định lưu trữ hồ sơ, tài liệu doanh nghiệp1. Vi phạm không lưu giữ hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp Trường hợp doanh nghiệp không lưu giữ hồ sơ, tài liệu tại trụ sở chính hoặc tại địa điểm khác được quy định trong điều lệ công ty sẽ bị phạt từ 30.000.000 - 50.000.000 đồng (căn cứ Điểm D Khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP). 2. Vi phạm quy định lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán Trường hợp doanh nghiệp vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, việc xử phạt sẽ được thực hiện theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP, cụ thể: ➧ Phạt cảnh cáo đối với hành vi:
➧ Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng khi có một trong các hành vi vi phạm như sau:
➧ Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với các hành vi vi phạm như:
\>> Có thể bạn quan tâm: Quy định xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. V. Câu hỏi thường gặp về quy định lưu trữ chứng từ kế toán, hồ sơ, tài liệu1. Doanh nghiệp thường lưu trữ hồ sơ ở đâu? Doanh nghiệp thường lưu trữ hồ sơ tại trụ sở chính hoặc các địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh công ty được thành lập trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. 2. Doanh nghiệp có được lựa chọn thời gian lưu trữ hồ sơ không? Doanh nghiệp không được lựa chọn thời gian lưu trữ hồ sơ. Thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp phụ thuộc và giá trị từng loại hồ sơ đối với đơn vị, có thể từ 5 năm đến vĩnh viễn theo quy định của pháp luật. Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán được quy định thế nào?Quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán đúng pháp luật. Căn cứ vào quy định tại điều 12 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, những chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ, như phiếu thu chi và phiếu nhập xuất kho, cũng như tài liệu kế toán dùng cho quản lý và điều hành, phải được lưu trữ ít nhất là 5 năm. Thời gian lưu trữ hóa đơn là bao lâu?Cụ thể căn cứ theo Điều 12, 13, 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều của luật kế toán và Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn được hiểu một loại chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán dùng để trực tiếp ghi sổ và lập báo cáo tài chính là bao lâu?- Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; - Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Lưu trữ sơ sách kế toán trong bao lâu?10 năm nếu lưu trữ bằng hồ sơ giấy. Vĩnh viễn nếu lưu trữ dưới dạng điện tử…” – Căn cứ theo quy định tại điều 12, khoản 1,2 và 7, điều 13,14 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được tính từ ngày kết thúc của kỳ kế toán năm. |